Заполнение всевозможных бланков и иных документов отнимает у предпринимателей множество времени. Пенсионный фонд пошел навстречу бизнесменам и разрешил сдавать необходимые отчеты не на магнитных носителях и не в бумажном, а в электронном виде, что позволяет сократить количество затрачиваемого на оформление и подачу документации времени.

Для подключения к системе электронного документооборота предприниматель должен обратиться в отделение ПФР и предоставить некоторые документы, в число которых входит заявление о подключении к электронному документообороту с ПФР.

Что представляет собой заявление о подключении к электронному документообороту с ПФР?

Заявление необходимо для того, чтобы Пенсионный фонд получил письменное официальное согласие бизнесмена на перевод документооборота фирмы в электронный вид. Документ представляет собой бланк с внесенными в него особыми сведениями об предприятии - сюда обязательно включаются данные о форме шифрования информации, сведения о юридических и физических лицах.

Как правильно заполнить заявление по форме р26001 – узнайте

Законодательно предусмотрены следующие варианты подачи документации предприятием в Пенсионный фонд:

• Отчет сдается специализированной компанией. Такой вариант оптимален в случае, если бухгалтерия не справляется с нагрузкой или по иным причинам не может заниматься сдачей отчетности. При выборе этого варианта с фирмой, предоставляющей услуги, заключается договор аутсорсинга.

Чтобы фирма имела право на работу с личными данными сотрудников, руководству предприятия следует получить письменное согласие каждого сотрудника на передачу их данных другой компании и использования ею полученных сведений.

• Сдача отчетности через спецоператора. Этот вариант для фирм, в штате которых более пяти десятков сотрудников, более мелкие компании вправе выбрать первый вариант. Суть метода заключается в поиске компании, специализирующейся на обеспечении электронного документооборота между фирмами и Пенсионным фондом.

Найти спецоператора можно в интернете и заключить с ним договор. У каждого спецоператора имеется собственная система шифрования, поэтому при заполнении заявления необходимо указать, какой алгоритм будет использоваться при передаче документов.

В заявлении обязательно указывается ряд сведений:

• Об предоставляющей услуги шифрования и передачи данных компании - полное точное название компании-оператора и тип средства информационной криптозащиты (СКЗИ).
• Об юридическом лице - ИНН и полное точное наименование компании, КПП и контакты (телефонные номера и адрес электронной почты), регистрационный код в ПФР.
• О физическом лице - ФИО, данные паспорта, контакты (e-mail и номер телефона), номер регистрации физлица в Пенсионном фонде; адреса постоянной регистрации и места проживания.

и пошаговое руководство по заполнению находятся в публикации по ссылке.

В век бурного развития коммуникационных технологий многие предприятия, вынужденные страховать своих сотрудников, не хотят тратить время и средства на заполнение бумажных документов для Пенсионного фонда и их передачу в региональное отделение.

Государство пошло навстречу предпринимательству и разрешило подавать всю отчётность по страхованию работников в электронном виде. Чтобы подключиться к электронной системе документооборота, работодатель должен заполнить и отправить в местное отделение ПФР несколько документов, в числе которых значится и заявление.

Что это за документ?

Заявление, подачей которого руководство фирмы удостоверяет свою готовность перейти на систему документооборота через интернет, представляет из себя бланк с некоторыми сведениями об организации, интересующими Пенсионный фонд (в частности, сюда включаются сведения о физических, юридических лицах и форме шифрования предоставляемых данных).

Документ, представляемый в ПФР, необходим для того, чтобы пенсионная служба получила оформленное согласие работодателя на переход на электронную систему взаимного обмена бумагами и получила возможность перевести фирму на такой документооборот.

Варианты и сроки подачи

Законодательство в сфере пенсионного страхования предусматривает несколько вариантов подачи документации организацией в ПФР:

• Сдача отчёта через спецоператора. В интернете можно найти немало предложений от компаний, чьим основным профилем деятельности является обеспечение электронного обмена документами между ПФР и фирмами. Каждый спецоператор имеет свою систему шифрования, поэтому в заявлении обязательно нужно указать, с помощью какого алгоритма будет передаваться вся сопроводительная документация.
  Данный способ подачи необходимых бумаг обязателен для фирм со штатом сотрудников более 50 человек. Более мелкие организации вправе выбрать второй способ.
• Сдача отчёта специальной компанией. Если бухгалтер не желает вникать во все тонкости процедуры подключения к системе электронного обмена информацией, предприятие может поручить все действия специализированной организации. При выборе такого варианта необходимо заключить с компанией, предложившей наилучшие условия, . Чтобы сторонняя организация смогла оперировать личными данными сотрудников, руководству фирмы, осуществляющей переход на электронную отчётность, необходимо получить письменное согласие всех служащих на передачу и использование их данных другой компанией.

Документ можно подавать до 20-го числа второго месяца, предшествующего отчётному периоду. Так, если организация планирует перейти на электронный документооборот с ПФР с третьего квартала 2016 года, бумага должна быть передана в региональное отделение фонда не позднее 20 мая этого года.

Что нужно в нем указать?

Согласно типовой форме документа, работодатель должен предоставить следующие сведения:

• Информация об участнике, являющимся юридическим лицом. Организация, выплачивающая страховые взносы на будущую пенсию сотрудников, должна предоставить в фонд пенсионного страхования следующие сведения:
  • полное наименование компании;
  • регистрационный код в Пенсионном фонде;
  • юридический адрес;
  • фактический адрес местонахождения.
• Информация об участнике, являющимся физическим лицом. Физические лица должны представить следующие данные:
  • контактные данные (телефоны, e-mail);
  • паспортные данные;
  • номер, под которым физлицо зарегистрировано в ПФР;
  • адрес, по которому зарегистрировано физическое лицо;
  • адрес, по которому оно фактически проживает.
• Сведения об организации, предоставляющей услуги передачи данных и шифрования:
  • полное название оператора;
  • тип СКЗИ (средства криптозащиты информации).

Порядок отправки необходимой документации в ПФР через одного из операторов вы можете посмотреть на следующем видео:

Дальнейшие действия

После подачи заявления работодатель должен совершить следующие действия:

1. Дождаться рассмотрения документов Пенсионным фондом и одобрения заявки (может занять от одной недели до одного месяца).
2. Подписать с региональным отделением фонда соглашение о переводе на электронное взаимодействие (документ обязательно должен быть составлен в двух экземплярах, один из которых передаётся работодателю, а другой остаётся на хранение в государственном учреждении).
3. После того, как Пенсионный фонд вернёт работодателю подписанные со своей стороны заявление и соглашение, организация может начать осуществление настройки программы, с помощью которой шифруются и передаются данные в отделение пенсионного страхования. По завершении процедуры можно начинать обмениваться с ним всеми необходимыми данными.

Заявление в ПФР на подключение электронной отчетности — необходимое условие для сдачи отчетов по ТКС в Пенсионный фонд. Мы расскажем вам о том, где взять бланк для заявления в фонд и какие сведения в нем нужно указать.

Виды электронной отчетности в ПФР

После передачи администрирования страховых взносов налоговым органам у страхователей осталась обязанность представления в ПФР отчетности, содержащей сведения индивидуального (персонифицированного) учета:

• СЗВ-М;
• СЗВ-СТАЖ;
• ОДВ-1;
• СЗВ-ИСХ;
• СЗВ-КОРР.

При этом у страхователей есть 2 способа сдачи отчетности в ПФР:

• в виде документов в бумажной форме;
• электронной форме.

Оба способа отчетности доступны страхователям с числом застрахованных лиц за предшествующий отчетный период до 25 человек (п. 2 ст. 8 закона «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» от 01.04.1996 № 27-ФЗ).

Если этот показатель составляет 25 человек и более, альтернативы нет: отчитаться можно только электронно.

Порядок подключения страхователя к электронному документообороту ПФР

Плюсы электронного документооборота (ЭД) с ПФР очевидны:

• вам не нужно лично посещать территориальный орган ПФР;
• система ЭД позволяет оперативно исправлять выявленные в отчетности ошибки;
• иные преимущества (обеспечение конфиденциальности передаваемой информации, возможность формирования на предприятии электронного архива всего документооборота с ПФР и др.).

Чтобы подключиться к ЭД, необходимо оформить с ПФР Соглашение об обмене электронными документами в системе электронного документооборота.

Кроме того, для организации ЭД вам понадобится:

• установить необходимое программное обеспечение (для формирования отчетов по установленным формам, криптографическое программное обеспечение);
• воспользоваться услугами удостоверяющего центра по созданию и поддержке сертификатов ключей электронной подписи для ЭД ПФР;
• назначить ответственное за организацию ЭД с ПФР лицо на вашем предприятии.

Сдавать отчетность в ПФР в электронном виде можно через аккредитованный удостоверяющий центр либо через уполномоченных представителей. Последний вариант будет дешевле, но первый — удобнее. Удостоверяющие центры предоставляют абсолютно все необходимое программное обеспечение (в том числе и собственную ЭЦП) и осуществляют техподдержку — бухгалтер может прямо на рабочем месте видеть: ушел ли отчет в фонд, вернулся на доработку с замечаниями или был принят без нареканий.

Образец заявления в ПФР на подключение электронной отчетности

После того как вы выбрали удостоверяющий центр или компанию — уполномоченного представителя, вам нужно написать заявление в ПФР. Образец заявления можно скачать на сайте фонда .

Заявление содержит просьбу к ПФР подключить страхователя к системе электронного документооборота и содержит следующие сведения:

• ОГРН;
• юридический и фактический адреса страхователя;
• его регномер в ПФР;
• расчетный счет и среднесписочную численность сотрудников;
• прочие данные.

Нередко менеджеры удостоверяющего центра или уполномоченного представителя предоставляют бланк заявления для подключения электронной отчетности с ПФР сразу при заключении договора об оказании услуг электронной отчетности.

Специалисты ПФР после получения от компании заявления должны будут предоставить Соглашение об обмене электронными документами в системе электронного документооборота по ТКС.

Итоги

Если вы обязаны передавать отчетность в ПФР в электронном виде, то вам следует заключить с фондом соглашение об электронном документообороте. Для этого нужно написать в ПФР заявление с просьбой осуществить подключение вашей компании к системе электронного документооборота. Бланк такого заявления можно скачать на сайте ПФР.

Чтобы отчитываться в пенсионный фонд через интернет, заключите с ПФР соглашение. Без него фонд не примет отчётность в электронном виде.

Как оформить соглашение с ПФР

1. Позвоните в своё отделение ПФР и спросите, какие документы нужны, чтобы отчитываться через интернет. Есть формы, которые утверждены законодательством, но ПФР может попросить документы по собственному шаблону. Тогда скачайте их на сайте регионального ПФР или возьмите в самом отделении.
2. Если ПФР принимает документы по общим шаблонам, скачайте и заполните:
   — — в двух экземплярах.
   — — в одном экземпляре.
3. Отнесите документы в ваше отделение ПФР. Иногда сотрудник фонда просит заехать за подписанным экземпляром позже.

Как заполнить заявление

Если вы ИП, то заполните блок «Сведения об Участнике (физическом лице)». Если вы директор организации — «Сведения об Участнике (юридическом лице)».

Блок «Сведения об Уполномоченном представителе» заполняют сотрудники или организации, которые собираются отчитываться за страхователя по доверенности со своей электронной подписью.

Сведения об операторе и СКЗИ:

— Наименование Организации — оператор, который указан в договоре: АО «ПФ «СКБ Контур» или ФГУП ЦентрИнформ.

— Средство СКЗИ — КриптоПро CSP.

Если вы в Санкт-Петербурге или Ленинградской области

Формы документов для этих регионов отличаются об общих:

• Соглашение об обмене электронными документами — в двух экземплярах
• Заявление о подключении к электронному документообороту — в двух экземплярах

Если вы в Новгородской области

1. Скачайте и заполните соглашение:
   — Соглашение для ИП
   — Соглашение для ООО
2. Переименуйте файл в «Соглашение. Регистрационный номер организации в ПФР», например: «Соглашение. 000-000-000000». Формат файла — ворд, расширение «.doc».
3. Отправьте файл соглашения в ПФР. Для этого загрузите его к письму, которое создали через раздел «Отчётность» → «Письма в ФНС и ПФР».
4. ПФР получит соглашение и отправит вам тот же файл, в приложении к которому укажет номер и дату соглашения. Не забудьте указать их в разделе «Реквизиты» в Эльбе.

Если вы в Челябинской области

Кроме заявления и соглашения заполните карточку страхователя . После этого позвоните в ваш ПФР и уточните, что делать дальше. Возможно, фонд попросит поставить на карточке подпись удостоверяющего центра. Тогда обратитесь в сервисный центр, где получали электронную подпись.

Если вы в Ханты-Мансийском автономном округе

1. В Эльбе в разделе «Реквизиты» → «Сотрудники» → «Реквизиты в ПФР» укажите фиктивные сведения о соглашении с ПФР. Например, «регистрационный номер: 000-000-000000, номер соглашения: 0000, дата соглашения: 01.01.2017».
2. Отправьте в ПФР письмо с любым содержанием через раздел «Отчётность» → «Письма в ФНС и ПФР».
3. Обратитесь в Пенсионный фонд и заключите соглашение. Если инспектор попросит номер соглашения ПФР и СКБ Контур, то укажите: №467/10 от 13.05.2010.
4. Не забудьте указать данные настоящие номер и дату соглашения в разделе «Реквизиты» в Эльбе.

Для того чтобы облегчить работу бухгалтера, в частности, чтобы подключить документооборот с ПФР, необходимо выполнить ряд действий: заполнить заявление о подключении к электронному документообороту ПФР и соглашение с ПФР об электронном документообороте 2019. Подробнее об этих тонкостях в материале.

Ввиду очень насыщенного информационного потока очень важно оптимизировать работу бухгалтера. Одним из способов достижения этой цели является подключение к электронному документообороту с Пенсионному фонду. Преимущества такого взаимодействия очевидны — нет необходимости посещать Пенсионный фонд и сдавать отчетность, кроме того есть возможность оперативно выявить и исправить ошибки.

Цифровой документооборот с Пенсионным фондом безопасен. По закону, вся информация, участвующая в документообороте, не подлежит передаче третьим лицам.

Что нужно для подключения электронного документооборота

Организации для начала документооборота с ПФР необходимо заполнить следующие документы:

• заявление о подключении к электронному документообороту в 3 экземплярах;
• соглашение о подключении к электронному документообороту в 2 экземплярах.

Вышеперечисленные документы необходимо передать в отделение Пенсионного фонда, с которым, собственно, и будет заключено соглашение. Предоставить их может либо руководитель, либо другое лицо, на основании доверенности от этой организации. Доверенность может быть составлена в произвольной форме, она должна содержать информацию о том, что данное физическое лицо имеет право доставлять и получать документы, связанные с оформлением подключения электронного обмена бумагами с Пенсионным фондом. Такую доверенность должен подписать руководитель, также в ней необходимо проставить печать организации-страхователя.

Перед заполнением заявления и соглашения необходимо определиться с выбором аккредитованного удостоверяющего центра или его уполномоченных представителей, которые берут на себя техническую сторону подключения по телекоммуникационным каналам связи. На сегодняшний день , более чем достаточно.

Что касается соглашения о подключении к электронному обмену документами, то его бланк можно скачать на сайте ПФР.

Как заполнить заявление на электронный документооборот с ПФР

Суть заявления в том, что организация-страхователь намерена наладить обмен документами с Пенсионным фондом. В шапке заявления необходимо указать, в какое именно отделение вы подаете заявление, а ниже — дату, с которой необходимо подключить услугу. Затем заполняют следующие данные:

• наименование организации;
• ИНН, КПП;
• регистрационный номер в ПФР;
• данные о банке, в котором обслуживается данная организация;
• юридический и фактический адрес;
• среднесписочная численность сотрудников.

После того как данные о юридическом лице будут заполнены, необходимо внести информацию о выбранном удостоверяющем центре или о его уполномоченном представителе.

В завершении заявитель подписывает документ и ставит на нем печать, подтверждая таким образом свое согласие с условиями.

Работники ведомства после получения заявления должны предоставить Соглашение о подключении электронного документооборота по телекоммуникационным каналам связи. Этот документ также необходимо заполнить. На рассмотрение заявления Пенсионный фонд может потратить от одной недели до месяца. В случае если в реквизитах страхователя будут ошибки, заявление не примут.

Соглашение о подключении к электронному документообороту с ПФР

Неправильно заполненный бланк работники Пенсионного фонда вернут на исправление, поэтому будьте внимательны. Если вы получили бланк в Пенсионном фонде, то обычно реквизиты нужного отделения ведомства уже заполнены. Если вы скачали Соглашение о подключении к электронному документообороту без реквизитов Пенсионного фонда, то тогда вам необходимо прописать наименование и контактную информацию того отделения фонда, куда вы обратились. Необходимо также заполнить все данные страхователя. После этого надо подписать документ и поставить печать. Образец шапки этого документа представлен ниже.

Обратите внимание: в Соглашении о подключении к электронному обмену документами ПФР указано, что вы можете рассчитывать на обмен информацией с Пенсионным фондом посредством интернета, факса и других современных коммуникационных систем. После получения всех документов ведомство может рассматривать их от двух недель до месяца.

Внимание! При переходе к другому специальному оператору договор необходимо перезаключить. Бывает, что не все УПФР требуют перезаключения соглашения, однако по регламенту это необходимо сделать.

После того как заявитель получит обратно подписанные экземпляры заявления и соглашения, можно начинать настройку программы, с помощью которой шифруются и передаются данные в отделение пенсионного страхования. По завершении процедуры можно начинать обмен.

Образец заполнения Заявления в ПФР об подключении электронной отчетности

Заявление стандартной формы