Одна из неотъемлемых составляющих деловых отношений – это деловая переписка. Одним из видов которой, в свою очередь, является гарантийное письмо. В нем отправителем выражаются обещания/гарантии осуществления каких-либо действий относительно адресата, напрямую связанных с интересами адресата. Письмо это – не официальное обязательство, а подтверждение обязательств, которые берет на себя отправитель. Каждое гарантийное письмо в обязательном порядке подписывается руководителем организации, имеет соответствующие печати и регистрируется через канцелярию компании.

Как оформить гарантийное письмо – нюансы составления гарантийного письма

В наши дни гарантийные письма – довольно распространенное явление в деловой сфере. Наиболее часто они используются в следующих случаях:

1. Подтверждение оплаты за что-либо (работа, услуги, товары и пр.).
2. Гарантия отсроченного платежа.
3. Намерения юр/лица относительно потенциального сотрудничества.
4. Предоставление информации 3-им лицам.

Особенности составления гарантийного письма:

1. Сугубо деловой язык, отсутствие длинных и размытых фраз.
2. Четкость формулировок.
3. Указание вида обстоятельств или изложение всей процедуры по выполнению обязательств.
4. Составление данного документа на фирменном бланке отправителя.
5. Скрепление документа печатью компании-отправителя.
6. Наличие подписи руководства и гл/бухгалтера.
7. Стилистические, и тем более орфографические/пунктуационные ошибки в письме недопустимы.
8. Не по правилам оформленное письмо могут признать недействительным.

Большая часть подобных документов начинается с фраз «Настоящим письмом заверяем (гарантируем)…» или «Ввиду договора, подписанного между нашими компаниями и осуществленной предоплаты…», и пр. При условии, что речь в письме – о гарантиях оплаты, в обязательном порядке указываются реквизиты банка. Также к письму нередко прикладывают копии определенных документов, если в этом есть необходимость.

Что должно быть в письме?

1. Название компании-отправителя + стандартный набор реквизитов организации.
2. Порядковый номер письма + дата регистрации данного документа, как исходящего.
3. Данные адресата (ФИО либо название компании).
4. Суть обращения – в содержании письма.
5. Подпись адресата (руководителя).
6. Гербовая печать организации (читаемый оттиск).

Основные виды гарантийных писем – характеристики и особенности заполнения гарантийных писем для физических и юридических лиц

Предоставление организацией гарантийного письма может осуществляться и физическим, и юридическим лицам, в соответствии с обстоятельствами. Причем, само слово «гарантия» может в тексте даже не упоминаться. Главное, чтобы в содержании письма присутствовало подтверждение намерений организации. Виды гарантийных писем следующие:

1. Гарантийное письмо об оплате задолженности или на оплату приобретенного товара. Этот документ чаще всего используется в отношениях фирм и компаний. Таким письмом компания подтверждает обязательства – своевременно осуществить оплату за услуги/товары, что были предоставлены в долг.
2. Гарантийное письмо на выполнение работ. В таком документе, помимо номера/даты «исходящего» и адресата, обычно указываются сами обязательства (к исполнению), их объем и сроки. Формулировки - «Гарантируем…», «Настоящим гарантируем…» и пр. А также реквизиты, подпись с расшифровкой и печать.
3. Гарантийное письмо о предоставлении юридического адреса или гарантийное письмо потенциального арендодателя. Этот документ нужен для регистрации юр/лица, не имеющего своего помещения и арендующего площадь. По запросу арендатора собственником помещения оформляется подобный документ (то есть, подтверждение юридического адреса компании), который по сути является гарантией предоставления организации указанного в регистрационных документах помещения в аренду. Стоит отметить, что отсутствие этого письма не может стать поводом для последующего отказа в регистрации.
4. Гарантийное письмо на поставку товара. В этом документе обычно пишут об обязательствах поставщика относительно сроков и количества товаров/услуг. Письмо должно максимально четко отвечать ранее подписанному вами договору.
5. Гарантийное письмо о трудоустройстве. Данный документ создается на бланке предприятия-адресата. В тексте письма указывается – кому, от кого и по какой специальности предоставляются гарантии в трудоустройстве.
6. Гарантийное письмо приема на работу. Этот документ являет собой подтверждение подписания договора на базе трудовых отношений между работодателем и самим сотрудником. Такое письмо часто требуется предоставить в ФМС при, например, отправлении сотрудника в другую страну. Также письмо используется в качестве юридического документа, при традиционном трудоустройстве и регулировании отношений «работник/работодатель».
7. Гарантийное письмо для приглашения иностранца. Его составляет юридическое лицо, по приглашению которого в страну прибывает для работы иностранный гражданин. В письме указывают, что организация обязуется обеспечить такого работника жильем, регистрацией, медицинской и прочей помощью на весь срок его пребывания в РФ. Все доходы при депортации сотрудника организация тоже обязуется взять на себя.

Гарантийное письмо с юридической стороны - имеет ли юридическую силу гарантийное письмо?

По сути, гарантийное письмо не относится к виду официальных подтверждений обязательств. Такое понятие в кодексе РФ просто отсутствует. Но судебная практика с использованием гарантийных писем уже существует, и юридическая сила этого документа будет зависеть от его оформления и текстового наполнения.

Прежде всего следует знать, что гарантийное письмо – это особое деловое некоммерческое письмо, которое содержит в себе гарантию, другими словами подтверждение выполнения каких-либо действий, оплаты или соблюдение определенных условий: сроков и факта оплаты за выполненные работы, поставленную продукцию, оказанные услуги, гарантию качества и другое. Можно с уверенностью сказать, что гарантийное письмо является способом обеспечения исполнения обязательства стороной сделки. Гарантийное письмо часто отправляется после получения претензии и является одним из способов урегулировать спорный вопрос.

Об оплате задолженности

Директору Общества с ограниченной ответственностью

«Крыша и стена ремонт»

ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО

Донецкий профессиональный лицей является государственным учебным заведением, финансируемым за счет бюджетных средств, согласно, утвержденной смете. Расходы по оплате услуг электроснабжения на 2014 год предусмотрены и утверждены в полном объеме.

В связи с задержкой поступления бюджетных денежных средств в ноябре 2014 года образовалась вынужденная задолженность.

Настоящим письмом гарантируем оплату услуг электроснабжения и погашение образовавшейся задолженности в полном объеме за ноябрь и декабрь текущего года до 25 декабря 2014 года.

С уважением

Директор Л.Ю. Карапузова

Пример

Директору ООО «Рога и копыта»

Иванову Игорю Викторовичу

от Петрова Владимира Ивановича,

проживающего по адресу:

г. Ульяновск, ул. Ленина, д. 1 кв. 1.

Контактный тел.: +7 111 111 11 11

Гарантийное письмо

Я, Петров Владимир Иванович, обязуюсь оплатить работы, выполненные ООО «Рога и копыта», согласно договору на оказание услуг от 16.05.2014 № 2 в сумме 16 500 (шестнадцать тысяч пятьсот) рублей в срок до 15.05.2015.

Роспись (расшифровка)

О приеме на работу

ООО «Стиль» Ректору технологического
25.11.2015 № 133 университета
Морозову Г.А.

Гарантийное письмо

Я, Иванов Петр Иванович, директор ООО «Стиль» подтверждаю свое обязательство о приеме на работу Галкиной Ирины Федоровны, студентки четвертого курса Технологического университета для прохождения практики, в качестве помощника инженера технолога на период с 01.12.2015 по 30.12.2015 года.

Директор___________ П.И.Иванов
МП

Бланк

Текст гарантийного письма об оплате, поставке продукции или своевременном выполнении работ должен включать в себя следующие обязательные данные:

— номер и дату издания документа

— реквизиты организации-адресата

— наименование документа - «Гарантийное письмо»

— подпись должностного лица, составившего документ

На юридический адрес от собственника

С 2016 года требуется обязательно указывать в гарантийном письме конкретное арендуемое помещение (помещение, офис или комнату), без указания конкретного арендуемого помещения налоговая вынесет отказ в регистрации.

Письмо готовится на фирменном бланке собственника или арендатора, желательно в шапке письма указать реквизиты и контакты, по которым сотрудники регистрирующего органа могут связаться и перепроверить указанную в письме информацию. Строгих требований к содержанию письма нет, заполняется оно в свободной форме с указанием собственника помещения, адреса помещения, чем подтверждены права на собственность и кому предоставляется в аренду. Оно может быть предоставлено напрямую от собственника помещения, так и от арендатора, сдающего помещения по договору в субаренду. На сайте БУХпрофи вы можете скачать требуемый вам образец:

О выполнении работ

Гарантийное письмо на выполнение работВ гарантийном письме на выполнение работ отправитель гарантирует своему контрагенту, что определенный объем работ по заключенному договору будет выполнен в конкретный срок.

В письме могут содержаться и несколько сроков, когда отправитель будет выполнять и сдавать работу поэтапно.

Обычно подрядчик прибегает к гарантийному письму, если срываются сроки выполнения, сдачи работ по основному договору, чтобы внести ясность для заказчика. Однако это письмо не гарантирует того, что заказчик будет согласен на новые условия.

Отправитель также может гарантировать качество выполнения услуг. Качественно означает, что работа будет выполнена в соответствии с ГОСТ, СНиП и иными правилами.
Гарантийное письмо по поводу выполнения работ можно составить тогда, когда между сторонам еще нет никакого договора.

Отправитель гарантирует в письме своевременную оплату и конкретную сумму, если получатель письма выполнит какую-либо работу. Данное письмо можно расценить как приглашение к заключению основного договора.

Об оплате товара

Рассмотрим более подробно аспекты при оформлении гарантийного письма. При составлении документа можно воспользоваться как фирменным бланком организации, так и простым листом А4. В правом верхнем углу указываются реквизиты адресата: название поставщика, должность, ФИО руководителя компании-поставщика.

Заполненное гарантийное письмо регистрируется в журнале исходящей документации, ему присваивается исходящий регистрационный номер, который записывается в левом углу документа.

Гарантийное письмо должно содержать следующие пункты:

— название документа, дата составления письма, номер заявки на просьбу поставить товар;

— указывается сумма, которая будет уплачена;

— дата оплата за товар или график платежей;

— указание способа оплаты, написание банковского счета (К/с, расчетный счет) и реквизитов (ИНН, КПП, ОКПО) организации;

— определяется вид ответственности за невыполнение обязательства: пенни, штрафы и т.д.;

— ставятся подписи руководителя организации, документ заверяется печатью организации.

Если гарантийное письмо написано правильно, то при несвоевременной оплате поставщик может обратиться в судебные органы для взыскания задолженности.

Договор поставки товаров, продукции → Гарантийное письмо. Оплата за поставку товара

20 г. должность, название организации в чей адрес адресовано письмо гарантийное письмо прошу вас поставить товар, согласно заявки № от «» 20 г. оплату гарантируем с расчетного счета № в...

Образец гарантийного письма

Договор оказания услуг, работ → Образец гарантийного письма

образец гарантийного письма заполняется на фирменном бланке организации. заверяется фирменной печатью, подписью руководит...

Гарантийное письмо (вариант)

Договор оказания услуг, работ → Гарантийное письмо (вариант)

Амп директору (руководителю, начальнику) дата, исх.номер (название предприятия) гарантийное письмо просим вас выполнить услуги в виде (предмет обращения) оплату гарантируем с расчетного счета № отделение ба...

Гарантийное письмо на завершение работ на объекте

Договор оказания услуг, работ → Гарантийное письмо на завершение работ на объекте

(заказчику) гарантийное письмо (исполнитель/название организации дающей гарантию), огрн, как исполнитель работ на объекте расположенном по адре...

Гарантийное письмо (форма)

Договор долга, кредита → Гарантийное письмо (форма)

на бланке организации-гаранта наименование банка (или угловой штамп, дата, исх.номер) гарантийное письмо (наименование организации-гаранта) гарантирует погашение кредита, выданного (наименование банка) (наименование...

Гарантийное письмо

Договор долга, кредита → Гарантийное письмо

гарантийное письмо (на бланке организации-гаранта) гарантируем погашение ссуд, выданных и имеющих быть выданными (кому - ...

Гарантийное письмо (приложение к договору о международном лизинге)

Лизинговый договор, соглашение → Гарантийное письмо (приложение к договору о международном лизинге)

гарантийное письмо гарантийное письмо no. выдано. (название организации-арендодателя) место выдачи. (адрес) 1. в св...

Гарантийное письмо о предоставлении юридического адреса регистрируемому предприятию

Договор поручительства → Гарантийное письмо о предоставлении юридического адреса регистрируемому предприятию

в московскую регистрационную палату исх. nо. филиал гарантийное письмо настоящее гарантийное письмо является поручительством надлежащего исполнения взятых на себя обязательств...

Гарантийное письмо на предоставление адреса нежилого помещения для регистрации ООО или любого другого юридического лица

Учредительные договоры, уставы → Гарантийное письмо на предоставление адреса нежилого помещения для регистрации ООО или любого другого юридического лица

На бланке собственника дата город гарантийное письмо организация.......... являющаяся собственником здания (нежилого помещения…), расположенного по адре...

Гарантийное письмо на предоставление адреса для регистрации общества с ограниченной ответственностью (вариант 2)

Учредительные договоры, уставы → Гарантийное письмо на предоставление адреса для регистрации общества с ограниченной ответственностью (вариант 2)

По требованию г. «» 201 г. гарантийное письмо уведомляем вас о том, что общество с ограниченной ответственностью «» предоставляет...

Акт-квитанция на выполнение гарантийных и платных работ по ремонту телефонных аппаратов. Форма № тф-2-22 (письмо минфина рф от 22.02.94 № 16-36)

Бухгалтерская отчётность, бухгалтерский учёт → Акт-квитанция на выполнение гарантийных и платных работ по ремонту телефонных аппаратов. Форма № тф-2-22 (письмо минфина рф от 22.02.94 № 16-36)

6 форма nо. тф-2/22 штамп предприятия связи с указанием адреса, nо. телефона акт-квитанция nо. на выполнение гарантийных и платных работ по ремонту (ненужное зачеркнуть) телефонных аппаратов (ф., и., о. абонента) (дата приема заяв...

Гарантийное письмо на предоставление адреса для регистрации Общества с ограниченной ответственностью (вариант 1)

Учредительные договоры, уставы → Гарантийное письмо на предоставление адреса для регистрации Общества с ограниченной ответственностью (вариант 1)

Разрешении сдачи в субаренду без дополнительных согласований или, если такого пункта в договоре не обнаружится, дополнительное письмо от собственника о разрешении сдачи в субаренду этого помещения.

Гарантийное письмо учредителя, предоставляющего свой домашний адрес в качестве юридического адреса предприятия

Договор поручительства → Гарантийное письмо учредителя, предоставляющего свой домашний адрес в качестве юридического адреса предприятия

в (регистрирующий орган) от (ф. и. о.) являющегося учредителем (полное название предприятия) гарантийное письмо настоящее гарантийное письмо является поручительством надлежащего исполнения взятых на себя обязательств я...

Образец . Расчет сумм, полученных сверх предельного уровня рентабельности по продукции (товарам,услугам письмо настоящее гарантийное письмо является по...

Возможные варианты его предназначения:

1. отправитель гарантии «Об оплате задолженности» или «О подтверждении оплаты» подтверждает, что обещанные им денежные средства будут выплачены им в полном объеме. Определенный срок выплаты в этом же сообщении и указывается.

   Такой документ часто используют те участники рынка, которые испытывают затруднения с выполнением своих обязательств, например – не могут своевременно оплатить поставленные товары из-за возникновения форс-мажорных обстоятельств. Сообщение такого типа должно содержать подписи руководителя и главного бухгалтера организации.

   На фото представлен пример документа:
   

2. Документ «О предоставлении юридического адреса» составляется, при наличии соответствующей договоренности, потенциальным арендодателем, по просьбе заинтересованной в этом стороны, не имеющей собственного, или уже оформленного в аренду, помещения. Сообщение такого типа должно содержать информацию относительно прав собственности и характеристик подлежащего последующей аренде объекта недвижимости.

   Письмо предоставляется в налоговую инспекцию, так как, согласно правилам государственного учета, при регистрации организации требуется указание данных ее фактического местоположения (адреса), которые и будут впоследствии ее юридическим адресом.

   На картинке представлен образец документа:
   

3. Гарантийное письмо в банк применяется в качестве одного из способов обеспечения кредитного договора. Срок действия подобного обязательства должен быть увеличен на 15-20 дней больше от окончательной даты погашения кредита.
4. В гарантии «О выполнении работ» должно быть: описание вида работы, соответствие ее результатов определенным стандартам, (например – ГОСТу), конкретный срок ее выполнения, адрес объекта недвижимости и другие данные.

   На картинке представлен пример документа:
   
   ва гражданину другой страны – для предоставления его в УФМС, или – может понадобиться студенту, для предоставления его в учебное заведение.

   Ниже можно увидеть пример заполненного документа:
   
   

   Значение и составление

   Что дает его составление? Несмотря на то, что гарантийное письмо содержит печать организации и подписи ответственных лиц – руководителя, а в отдельных случаях и главного бухгалтера, оно, тем не менее, не относится к документам юридического значения, которые могут быть использованы в суде в качестве доказательства .

   Такое сообщение может быть представлено в судебном разбирательстве, но только в исключительных случаях, которые здесь не рассматриваются.

   Подготовкой, или – составлением подобных документов в организации занимается секретарь или опытный делопроизводитель. Квалификация специалиста подразумевает знание необходимых правил оформления таких бумаг.

   В процесс его создания входят такие этапы, как:

   • подготовка проекта письма;
   • согласование его с ответственным лицом;
   • регистрация и отправка адресату.

   Если возникает необходимость передачи информации более обширного объема, то все, относящиеся к документу страницы, должны быть прошиты и пронумерованы.

   Входящие гарантийные сообщения регистрируются и подшиваются.

   Физические лица, или ИП, вполне могут написать гарантию в произвольной форме, используя при этом обычный бумажный лист формата А-4. Крупные организации, как правило, применяют для этой цели стандартные, предварительно изготовленные бланки, содержащие логотип, реквизиты компании. Наиболее солидные компании стремятся использовать бланки, изготовленные типографским способом.

   Обязательные пункты юридического документа

   Несмотря на то, что законодательством не установлен четкий регламент оформления таких бумаг, определенные, устоявшиеся стандарты все же существуют.

   Обязательными для гарантийного письма любого типа будут следующие элементы его структуры:

   1. реквизиты отправителя, куда должны быть включены следующие данные: адрес организации, номера телефонов (факсимильной связи), адрес электронной почты, адрес сайта организации, номера ИНН, а также ОГРН (основной государственный регистрационный номер).

      Такой набор реквизитов является минимальным для бланка письма и обязательно должно быть оставлено поле для проставления исходящего номера документа.

   2. Заголовок не должен быть слишком длинным. Правила деловой переписки предполагают использование в качестве начальной буквы о (об), но возможны и другие варианты. Можно написать «Гарантийное письмо», а можно просто указать тему сообщения.
   3. Текст письма, или – его основное содержимое, должен начинаться с обращения, которое принято выражать в форме «Уважаемый». Выравнивание текста лучше производить по центру.
   4. Подпись проставляется от руки, располагаясь после напечатанной на официальном бланке информации относительно должности ответственного лица.

      Если подпись оставляет доверенное лицо, то в приложении к письму должна присутствовать доверенность, подтверждающая полномочия на подписание документа.

      Затем должна быть поставлена печать организации.

   Если присутствуют приложения к письму, то информация об этом располагается в его левом нижнем углу.

   Следует учесть, что правила составления подобного сообщения не допускают в его тексте:

   • сокращений;
   • эмоциональности;
   • использования разговорных выражений, жаргона, просторечия или сленга;
   • наличия ошибок, а также исправлений или помарок.

   Неуместными будут слишком длинные послания. Крайне желательно, чтобы текст письма содержал четкие и лаконичные формулировки, исключающие двусмысленность их понимания. Стиль изложения, выдержанный в спокойном, нейтральном тоне, будет лучшим вариантом.

   Гарантийное письмо является частью деловой переписки и предназначено как для подтверждения выполнения взятых на себя ранее обязательств, так и для соответствия каким-либо условиям. Этот официальный документ, как правило, не обладает юридическое силой для предоставления его в суде в качестве доказательства. Для подобных бумаг существуют определенные, устоявшиеся правила относительно их структуры и составления.

О том, , будет интересно тем лицам, которые заинтересованы в том, чтобы получить от должника какой-то подтверждающий документ. В нем заемщик обязуется выполнить определенные действия в рамках взаимных отношений сторон. Гарантийное письмо применяется в различных сферах, о том, как написать гарантийное письмо, поговорим ниже. Гарантийное письмо – это документ делового оборота, составляемый одной из сторон (или физическим лицом), во время проведения сделки, который содержит в себе информацию подтверждающею соблюдения оговоренных условий, а также выполнение каких-либо действий.

Гарантийное письмо – это некий собой способ обеспечения обязательств. Не только юридические лица интересуются тем, как написать гарантийное письмо, порой физические лица, также нуждаются в документе подобного типа.

Гарантийное письмо актуально в следующих сферах:

Трудовое право. В этом случае, при приеме на трудовую деятельность необходимо написать гарантийное письмо. Как правило, оно требуется при подаче пакета документов в ФМС для граждан-мигрантов.
Договорное право. Тут существует много нюансов, которые предполагают написание подобного письма. К примеру, договор аренды, займа, гарантийный документ от владельца помещения или об оплате долга, и т.д.

Форма гарантийного письма – произвольна, поэтому его совсем не трудно составить, а содержание основывается на определенной ситуации.

Можно несколькими методами направить второму лицу гарантийное письмо:

1. Заказным письмом по почте.
2. Лично в руки. В таком случае, сторона, которая получила письмо, должна поставить свою подпись на втором документе.
3. При помощи электронной почты.

Как составить гарантийное письмо

Закон не предусматривает нормы составления гарантийного письма, однако при заполнении формы желательно обратить внимание на следующие моменты:

В обязательном порядке, прописывается получатель документа, а именно его ФИО полное или наименование юр. лица, телефон, адрес, и другие информационные сведения;

Тело письма предполагает полную опись – по какой причине возникли правоотношения сторон, что конкретно обеспечивает данное письмо, в какие установленные сроки будут происходить конкретные действия, описанные в гарантийном письме и т.д.;

Можно приложить дополнительные документы к составленному письму, если вы посчитали, что с данными сведениями должен ознакомится получатель;

Если гарантийное письмо составлено на нескольких страниц, то они все должны пронумеровываться и прошиваться или можно поставить подпись на каждой странице;

В большинстве случаев, гарантийное письмо пишется в ответ на какую-либо претензию, поэтому нужно данный факт отразить в тексте документа;

Обязательно ставятся подпись и дата в конце документа, при этом подпись только проставляет уполномоченное лицо (от юр. лица требуется дополнительно печать).

Форма письма

Чтобы правильно написать гарантийное письмо, необходимо ознакомиться с его бланком. Он составляется от имени юр. лица и должен в себе содержать все реквизиты (сокращенное или полное наименование, ОГРН, ИНН, телефон, адрес). Если документ пишется физ. лицом, то разрешается произвольный порядок написания.

Как написать гарантийное письмо?

Разрешено составлять документ в письменной форме или же на официально утвержденном бланке юр. лица, или на простой бумаге физ. лицом. Гарантирующая сторона должна написать определенные сроки в зависимости от определенной ситуации. Если это необходимо можно описать методы выполнения, которые обязуется осуществить вторая сторона.

Конечно, гарантийное письмо не считается документом, обязательным в осуществлении, так как оно не имеет нормативного характера. Тем не менее, при его написании обе стороны надеются на честность в исполнении должника. Другими словами, такие документальные отношения, целиком и полностью основаны на доверии.

Пример гарантийного письма:

Директору ОАО «Еврострой»
Кисличенко Олегу Викторовичу
от Панова Сергея Петровича
проживающего по адресу:
г. Пенза, ул. Горького, д. 2 кв. 8
Контактный тел.: +7 111 258 23 58

Гарантийное письмо

Я, Панов Сергей Петрович, обязуюсь оплатить полученный стройматериал от ОАО «Еврострой», согласно составленному договору на предоставление строительных материалов от 17. 04. 2015 № 3 в сумме 20 500 (двадцать тысяч, пятьсот) рублей в оговоренный срок до 20. 07. 2015.
15.04.2015

Подпись (расшифровка)

Мы постарались, как можно детальнее рассмотреть, как правильно писать гарантийное письмо , надеемся изложенный материал окажет вам помощь в любой жизненной ситуации.