Правила ведения трудовых книжек изменятся. Нормативы и регламент ведения, хранения и учета трудовых книжек Общие правила ведения и выдачи трудовых книжек

09.01.2024 Регистрация фирмы

Трудовая книжка — один из важнейших документов, задействованных при оформлении отношений между работодателем и наемным сотрудником. Нормы обращения с ней определены на уровне федеральных правовых актов. Правила ведения трудовой книжки — образец достаточно строгого законодательства. Какова их специфика?

Общие факты о ведении трудовых книжек

Главный законодательный источник, регламентирующий правила ведения трудовых книжек — 225-е Постановление Правительства России, изданное 16 апреля 2003 года. В нем последовательно изложены все нюансы, касающиеся корректного обращения с данным документом. Рассмотрим общие факты о ведении трудовых книжек, которые содержатся в Постановлении.

Данный правовой акт устанавливает, что трудкнижка — это главный документ, отражающий сведения о деятельности и стаже гражданина. В Постановлении сказано, что работодатели обязаны заводить трудовые книжки (а также продолжать ведение действующих) для каждого сотрудника, который проработал в организации более 5 дней (при условии, что эта работа — основная).

Можно отметить, что в тех достаточно редких случаях, когда работодатель - физлицо, трудкнижка не заводится - это запрещено законом.

Ключевые сведения, которые отражаются в трудкнижке: персональные данные о сотруднике, характере выполняемой им работы, информация о переходах между разными работодателями, факты о наградах за различные достижения. Какие-либо дисциплинарные взыскания в документ не вписываются, если только это не увольнение.

Заполняются трудовые книжки на русском, а в национальных российских республиках возможно использование местных языков, которые имеют статус государственного.

Оформление книжек

Правила ведения трудовой книжки мы можем начать исследовать с пунктов, отражающих особенности заполнения документа. Перечислим важнейшие факты, касающиеся этого процесса:

Если сотрудник принят на работу в первый раз, то компания-наниматель должна оформить трудкнижку для него в течение недели после того, как человек начнет свою ;

Сведения о сотруднике вписываются в рассматриваемый документ на основе паспорта или иного признанного законом источника, удостоверяющего личность;

Данные об образовании, полученном работником, а также о его специальностях, профессии берутся из дипломов и иных документов, подтверждающих квалификацию;

Как только трудкнижка оформлена, работодатель обязуется корректным образом вести ее. Но по сути дела, все, что может делать компания с трудовой книжкой — это вносить в нее записи и производить корректировки. Поэтому исключительно важно знать, как правильно вносить в соответствующий документ записи.

Внесение записей

Правила ведения трудовой книжки предполагают, что все записи в нее (например, касающиеся переводов, фактов о квалификации, увольнениях, награждениях и т. д.) вносятся на основании приказа, которые должен подписать компетентный человек из руководящего состава компании-работодателя. Внесение в трудкнижку сведений должно осуществляться без использования сокращений. Записи должны сопровождаться порядковым номером. Всякий раз, когда кадровая служба фирмы корректирует трудовую книжку работника, она должна уведомить его об изменениях под роспись.

Если предстоит внесение в документ сведений об увольнении, то формулировки должны полностью соответствовать тем, которые предусмотрены в ТК РФ и иных федеральных законах. Если прекращается в соответствии с 77-й статьей ТК РФ, то в трудкнижке необходимо сослаться на необходимый пункт из 1-й ее части. Если человек увольняется на основании положений 81-й статьи ТК РФ, то в документе также необходимо отразить предусмотренные законом формулировки. Если трудовой договор прекращается в силу не зависящих от работодателя и сотрудника обстоятельств, то ссылка должна быть на положения 83-й статьи ТК РФ.

Если сотрудник пожелает, то в трудкнижке могут быть зафиксированы сведения, касающиеся работы по совместительству (в том числе увольнение с нее). Но для этого работник должен предоставить в кадровую службу документ, которые подтверждает его трудовые отношения с другим работодателем.

В числе иных популярных записей, которые предусматривают правила ведения трудовой книжки — сведения о военной службе (а также о работе в органах внутренних дел и иных государственных и силовых структурах). Также в документ могут быть вписаны сведения, отражающие факт прохождения сотрудниками курсов повышения квалификации.

В трудкнижке, как мы отметили выше, фиксируются сведения о награждениях сотрудника в силу его трудовых достижений. Это может быть информация о государственных наградах, о почетных званиях, о вручении грамот, значков, дипломов и иных видах поощрений, которые предусмотрены законами РФ и локальными правовыми актами работодателей.

Изменения и исправления

Правила ведения трудовой книжки также допускают внесение в данный документ изменений и исправлений. Каким образом они должны производиться? Если речь идет об изменении ФИО, даты рождения, информации об образовании, то действия кадровой службы должны подтверждаться документами, имеющими отношения к обновляемым фактам.

Если так получится, что кадровик ошибся, внося запись в трудкнижку, то это можно исправить. При этом соответствующую корректировку может произвести кадровая служба также и на новой работе, если в ее распоряжении будет подтверждающий документ от предыдущего работодателя.

Если речь идет об исправлениях в разделах, отражающих факты о работе или о награждениях, то неверные данные нельзя зачеркивать: следует делать пометки о том, что они недействительны, а рядом вносится правильная информация.

Возможен сценарий, при котором организация, допустившая ошибку в оформлении трудовой книжки, изменила правовой статус. В этом случае корректировки в документе должна произвести фирма, ставшая правопреемником компании. При ликвидации организации изменения в трудкнижку вносит новый работодатель. Аналогичный сценарий - если нанимателем выступает ИП, ликвидировавший свой статус.

Выдача дубликата трудкнижки

Рассмотрим еще один важный аспект, который включают в себя правила ведения трудовых книжек. 225-е Постановление Правительства РФ допускает выдачу их дубликатов. При этом оснований для проведения данной процедуры может быть несколько. Изучим ключевые, что содержат правила ведения трудовой книжки. Что делать работнику, если он, например, случайно потерял соответствующий документ?

В первую очередь нужно сообщить об этом факте работодателю. По закону, компания должна выдать в этом случае дубликат трудкнижки в течение 15 дней. Оформляя данный документ, работодатель должен внести в него сведения, отражающие стаж работы (который подтверждается документально), а также информацию о наградах.

Возможен вариант с выдачей дубликата вместо действующей трудовой книжки, которая содержит недействительную запись об увольнении или факте перевода на другое место работы. В этом случае новая версия документа будет содержать все необходимые данные, за исключением некорректных.

Правила ведения, хранения трудовых книжек предполагают, что работодатель должен обеспечивать их целостность, не допускать повреждений, не должен терять соответствующие документы. Но бывает так, что в силу разных причин компания все-таки нарушает одно из этих правил. Например, по причине чрезвычайной ситуации. Если так получилось, что трудовые книжки в массовом порядке утеряны работодателем, то сотрудников, зафиксированный в них, устанавливается специальной комиссией. В ее состав входят компетентные представители компаний-работодателей, различных профсоюзных организаций и иных уполномоченных структур.

Комиссия изучает документы, которые есть у сотрудника — справки или, например, те, что имеют отношение к деятельности профсоюза — билеты, учетные карточки, расчетные книжки. Если соответствующих источников у работника в наличии нет, то факты о том, что он работал в такой-то компании, могут быть подтверждены на основе свидетельских показаний двух и более человек, которые когда-то являлись коллегами для человека. После работы комиссии дубликаты документов, оформленные в установленном порядке, выдаются работникам. Возможно также подключение судов к процессу установления длительности трудового стажа.

Выдача книжки при увольнении

Существует несколько нормативных актов, так или иначе коррелирующих с Постановлением, которое устанавливает правила ведения трудовой книжки. Согласно ТК РФ, в частности, работодатель обязан выдать сотруднику соответствующий документ на руки после увольнения. Как это осуществляется на практике?

В процессе увольнения записи, которые кадровая служба работодателя вносила в трудкнижку сотрудника, должны быть в установленном порядке заверены. Также свою подпись должен поставить сам работник. Если информация в трудкнижку вносилась не только на русском, то заверяются формулировки также и на другом языке.

Оформление вкладышей

К трудовой книжке также может прилагаться оформленный в установленном порядке вкладыш. Обладает он уникальными идентификаторами — серией и номером. Он применяется, если в трудкнижке заполнены все или относящиеся к какому-либо из разделов страницы, в результате чего вписывать новые сведения некуда.

Вкладыш ведется согласно тем же правилам, что и трудовая книжка, и без этого документа он недействителен. Всякий раз, когда кадровая служба оформляет вкладыш, необходимо ставить штамп, отражающий этот факт, в трудкнижке.

Хранение книжек

В 225-м Постановлении отражаются не только базовые правила ведения трудовой книжки. Как хранить данные документы, а также вести их учет, там также рассказано. Можно отметить, что соответствующие процедуры работодатель должен вести не только в отношении действующих трудовых книжек и вкладышей, но также и бланков.

Для обеспечения корректного учета документов компания должна завести несколько документов:

Приходно-расходную книгу, в которой фиксируются сведения по бланкам трудкнижек и вкладышей;

Книгу учета движения документов.

Формы соответствующих документов определяются в нормативных актах, издаваемых органами исполнительной власти РФ. Касательно приходно-расходной книги — в нее должны заноситься сведения обо всех процедурах, отражающих получение или же, расходование бланков, о которых идет речь. Необходимо, осуществляя учет, указывать серию и номер каждого документа. В книге учета движения книжек и прилагаемых к ним вкладышей необходимо регистрировать документы, которые принимаются от сотрудников, поступающих на работу, а также трудкнижки и дополняющие их вкладыши. При фирмы расписывается в обеих книгах.

Бланки трудкнижек и вкладышей подлежат хранению в качестве документов строгой отчетности. Выдаются они только компетентным сотрудникам компании по заявке. Специалист соответствующего профиля должен предоставлять в свою бухгалтерию отчет о том, как обстоят дела с количеством бланков, о денежных суммах, что получены за трудкнижки и вкладыши.

Аспекты изготовления и приобретения трудовых книжек

Трудкнижка — важнейший документ, и потому изготавливается он в порядке, который утверждается на уровне официальных органов власти. Бланки трудовых книжек, а также вкладышей обладают соответствующими элементами защиты. Компания-работодатель должна сама приобретать рассматриваемые типы документов, но, вместе с тем, вправе брать на себя компенсацию соответствующих издержек со стороны работников.

Трудкнижки в России: эволюция законодательства

Интереснейшие факты отражает эволюция законодательства, устанавливающего правила ведения трудовых книжек. Россия — государство с часто меняющимися законами во многих сферах. По мнению многих юристов, сфера трудового права и смежного с ним отраслей — яркий тому пример.

Прежде всего, отметим, что правила ведения трудовой книжки до 2003 года и те, что установлены сейчас, регулировались принципиально разными нормативными актами. Несмотря на то что к 2003-му современная российская государственность вполне состоялась, в сфере регулирования оборота трудкнижек действовали советские законы. Так, порядок заполнения соответствующих документов регулировался постановлением №656 от 06.09.1973 г., изданного Совмином СССР, а также Всесоюзным центральным советом Профсоюзов совместно - «О трудовых книжках рабочих и служащих». В соответствии с данным источником права была также издана Инструкция, согласно которой должен был осуществляться учет трудкнижек на советских предприятиях. Утвержден данный документ был, в свою очередь, Постановлением Госкомтруда СССР. Один из самых доступных ресурсов, с помощью которых можно для справки найти советские правила ведения трудовой книжки - «Консультант». Но встречается данный документ и в других справочно-правовых системах.

Какие интересные факты содержат советские правила ведения трудовых книжек? Россия сильно их изменила? В принципе, многие из положений изданного в СССР правового акта были схожи с теми, что мы наблюдаем в современном законодательстве. Так, например, в одном из положений советского документа сказано, что сотрудники должны знакомиться с фактами внесения любых изменений в трудкнижки или вкладыша в нее. Примерно те же формулировки, как мы отметили выше, содержат правила ведения трудовых книжек 2014 года.

Также в числе норм, имеющих характер схожести с современными — положение о том, что с каждой записью в трудкнижке, отражающей факт приема человека на работу, увольнение или перевод на другое место выполнения трудовых обязанностей, кадровая служба должна ознакомить сотрудника под роспись.

Вместе с тем, на уровне указанных нами положений прослеживаются также значительные различия между советским и российским подходом к ведению трудкнижек. Так, например, в правовых актах, изданных в СССР, было сказано, что сотрудник должен ставить подписи, заверяющие те иные корректировки в документе, в специальных формах. В то время как правила ведения трудовых книжек 2014 года допускают, что человек может подписываться также и в самой трудовой книжке.

Различия в версиях

Другой важнейший исторический аспект, отражающий специфику российских трудкнижек — то, что выпускаются они в разных сериях. Сейчас их насчитывается 5. Самая первая серия вышла на следующий год после того как были введены новые правила ведения трудовых книжек российского образца, заменившие советские нормы. Серия получила индекс ТК. В сравнении с предыдущими версиями трудкнижек, бланк немного уменьшился, изменил цвет.

Серия ТК характеризуется несколькими степенями защиты. Так, например, на всех страницах трудкнижек присутствует видимое в словосочетание «Трудовая книжка», а также в виде аббревиатуры ТК. Листы документов новых серий сшиты с помощью нити «Биколор», которая состоит из двух цветов.

Как мы отметили выше, с 2004 года вышло 5 серий трудовых книжек. В 2004-2005 годах — ТК, в 2006 - 2007-х использовалась другая серя — ТК — I, с 2008 года по июнь 2010-го — следующая, ТК — II, затем — ТК — III, действовавшая до 2012 года. В 2013 году вышла новейшая серия трудкнижек — ТК — IV.

Какое это имеет практическое значение? Дело в том, что принадлежность трудкнижки той или иной серии может повлиять, к примеру, на определение ее подлинности. Если документ серии 2012 года содержит данные, даже если соблюдены все правила ведения трудовой книжки, 2010 года, то он будет недействителен. Быть может, работодатель попросту не смог проследить за соответствием года выпуска книжки тому моменту, когда она заполнялась, но законодатель может трактовать это как Можно также отметить тот факт, что работодатели обязаны удостоверяться в том, что трудкнижки, приносимые работниками с предыдущих предприятий, подлинные — и не только посредством проверки соответствия информации, отраженной в документе, году выпуска его серии.

"Отдел кадров бюджетного учреждения", 2009, N 11

Ведение трудовых книжек во всех учреждениях и предприятиях обязательно. Статьей 66 ТК РФ определено, что трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Порядок ее ведения достаточно полно регламентирован Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее - Правила), утвержденными Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее - Постановление N 225) и Инструкцией по заполнению трудовых книжек (далее - Инструкция), утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 (далее - Постановление N 69). Вместе с тем на практике возникают вопросы, не получившие прямого ответа в законодательных актах. Рассмотрим некоторые из них.

Кто отвечает за ведение трудовых книжек?

Согласно п. 45 Правил ответственным за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них (далее - работа по ведению трудовых книжек) является работодатель. Ответственность непосредственно за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя. Из этого следует вывод, что, если работодатель не издал приказ о назначении лица, ответственного за указанную работу, или не зафиксировал такую обязанность в трудовом договоре с работником, исполнение данных обязанностей остается за работодателем.

Напомним несколько важных моментов относительно установления трудовых обязанностей работников: если при заключении трудового договора не было достигнуто соглашение относительно отдельных трудовых обязанностей, в дальнейшем это возможно сделать лишь с письменного согласия работника путем заключения дополнительного соглашения к трудовому договору и установления совмещения или заключения отдельного трудового договора и установления совместительства. Те же правила применяются, когда работник, ответственный за ведение трудовых книжек, длительное время отсутствует (болезнь, командировка, отпуск).

Одним из наиболее часто возникающих является вопрос о том, может ли работник отдела кадров выдать трудовую книжку ее владельцу для представления, например, в Пенсионный фонд и кто несет ответственность в случае ее утери. В Письме Роструда от 18.03.2008 N 656-6-0 было разъяснено, что ответственность за сохранность трудовой книжки работника в любом случае несет специально уполномоченное лицо. И даже наличие расписки работника о том, что он обязуется вернуть трудовую книжку в отдел кадров по миновании надобности, не снимает указанной ответственности с кадровика. Поэтому сотрудникам кадровых служб рекомендуем представлять документы работника в Пенсионный фонд самостоятельно или, если трудовая книжка требуется работнику по иным причинам, делать ее нотариально заверенную копию.

Ответственность работника и работодателя различна. Если работник, ответственный за ведение трудовых книжек, не исполняет или ненадлежаще исполняет свои обязанности, его можно привлечь к дисциплинарной ответственности в порядке ст. ст. 192 - 193 ТК РФ. Если же нарушения законодательства о труде были выявлены при проведении проверки контролирующими органами, составляется протокол об административном правонарушении и к ответственности привлекается работодатель по ст. 5.27 КоАП РФ как должностное или юридическое лицо. В первом случае нарушение влечет наложение административного штрафа в размере от 1000 до 5000 руб., во втором - от 30 000 до 50 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.

Однако не во всех случаях нарушения норм ведения трудовых книжек уполномоченное работодателем лицо будет нести дисциплинарную ответственность. Обратим внимание на формулировку п. 35 Правил: при увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек. Однако тем же пунктом установлено, что работодатель обязан выдать работнику в день увольнения (последний день работы) его трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении. Аналогично из указанного выше п. 45 Правил следует, что если работодатель не организовал работу по ведению трудовых книжек, то работника, ответственного за данную работу, нельзя привлечь к ответственности за неисполнение должностных обязанностей.

Учет трудовых книжек

Согласно п. п. 41, 42 Правил бланки трудовых книжек и вкладышей к ним учитываются в приходно-расходной книге (форма установлена в Приложении 2 к Постановлению N 69), которая ведется в бухгалтерии, хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке. По окончании каждого месяца это лицо обязано представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации.

В кадровой службе или ином подразделении организации, оформляющем прием и увольнение работников, обязательно ведется книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (форма установлена в Приложении 3 к Постановлению N 69), в которой регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь.

Обе названные книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы (п. 41 Правил): сургучная печать проставляется на часть листа бумаги, при этом она должна захватывать концы шнура и обложку журнала, а пломба ставится лишь на концы шнура. В настоящее время требование о скреплении сургучной печатью или опломбировании соблюдается редко. Чаще всего книги опечатываются печатью организации, и контролирующие органы обращают на это внимание работодателей, но, как правило, не применяют взыскания, если выполнены остальные требования к ведению кадрового делопроизводства (и трудовых книжек в частности).

Если бланк трудовой книжки испорчен

В соответствии с п. 42 Правил испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта. Данное правило применимо и к случаям, когда произошла массовая порча трудовых книжек. Приведем пример указанного акта.

МОУ "Средняя общеобразовательная школа N 12"

Утверждаю

Директор

Петрова Галина Анатольевна

Акт N 2

об уничтожении испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей в них

Комиссией в составе Павликова В.А., Тихоновой Р.И., Шмелевой А.Г. составлен настоящий акт о том, что за период с 01.10.2009 по 30.10.2009 при оформлении оказались испорчены 2 (два) бланка трудовой книжки и 1 один бланк вкладыша в трудовую книжку, в том числе:

Бланки трудовой книжки:

серия ТК N 5646511;
серия ТК N 5646512.

Бланк вкладыша в трудовую книжку - серия ВТ N 7897433.

Книжки не пригодны для использования по назначению и подлежат уничтожению путем сожжения.

Начальник отдела кадров Павликов /В.А. Павликов/
Главный бухгалтер Тихонова /Р.И. Тихонова/
Секретарь Шмелева /А.Г. Шмелева/

Можно к акту приложить вырезанные номера испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей к ним, что в дальнейшем подтвердит их уничтожение.

Трудовая книжка при приеме на работу

Если работник принимается на работу и уже имеет трудовую книжку, лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, остается лишь внести в нее необходимые записи. Согласно ч. 3 ст. 66 ТК РФ работодатель (за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, если работа у этого работодателя является для работника основной. Буквальное толкование данной нормы позволяет не вносить в трудовую книжку работника, проработавшего менее пяти дней, запись о приеме на работу. Однако это не означает, что с работником можно не заключать трудовой договор, поскольку согласно ст. 67 ТК РФ трудовой договор, не оформленный в письменной форме, подлежит оформлению не позднее трех рабочих дней со дня фактического допущения работника к работе.

Если же работник впервые поступает на работу, согласно п. 8 Правил оформление трудовой книжки осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу. У кадровиков часто возникает вопрос: кто должен покупать трудовые книжки - работник или работодатель? В соответствии с п. п. 44 и 47 Правил это должен делать работодатель, а именно он обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее и при выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее взимает с него плату, размер которой определяется размером расходов на их приобретение. Данное положение законодательства Определением ВС РФ от 06.09.2007 N КАС07-416 было признано не противоречащим нормам ТК РФ.

Если же имели место массовая утрата работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций, неправильное первичное заполнение трудовой книжки или вкладыша в нее или их порча не по вине работника, стоимость испорченного бланка оплачивается работодателем (п. п. 34, 48 Правил).

Вкладыш в трудовую книжку выдается, если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов. Согласно п. 38 Правил вкладыш должен вшиваться в трудовую книжку и без нее недействителен. При этом в трудовой книжке (как правило, на странице с личными данными сотрудника) ставится штамп с надписью "Выдан вкладыш" (а в случае отсутствия его делается аналогичная запись) и указываются серия и номер вкладыша (п. 39 Правил).

Иногда у кадровиков возникает другой вопрос: нужно ли вновь поступившему на работу гражданину заводить трудовую книжку нового образца (введен в действие с 01.01.2004), если у него имеется книжка старого образца? Пунктом 2 Постановления N 225, которым были введены в действие новые трудовые книжки, установлено, что имеющиеся у работников трудовые книжки ранее установленного образца действительны и обмену на новые не подлежат. Поэтому если работник был принят на работу в промежуток времени с 01.01.1975 (дата, когда было введено в действие Постановление Совмина СССР и ВЦСПС от 06.09.1973 N 656 "О трудовых книжках рабочих и служащих") до 01.01.2004, записи необходимо производить в прежней трудовой книжке, но по правилам, установленным Постановлениями N 225 и N 69. Когда же один из разделов трудовой книжки образца 1973 г. будет полностью заполнен, работнику выдается вкладыш в трудовую книжку образца 2004 г. Если же работник поступает на работу впервые после 01.01.2004 и при этом предъявляет для заполнения трудовую книжку образца 1973 г., такой документ считается недействительным, и работнику необходимо выдать книжку нового образца.

Бывают случаи, когда кадровики отказываются принимать трудовые книжки по причине отсутствия на титульном листе печати организации, выдавшей трудовую книжку, либо в связи с неточностью или некорректностью отдельных записей. Считаем, что такой отказ неправомерен, поскольку ответственность за неправильное оформление трудовой книжки несет работодатель, а не работник. Но вместе с тем данная неточность не может быть устранена новым работодателем, поскольку п. 2.2 Инструкции установлено, что первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает также лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации (печать кадровой службы), в которой впервые заполнялась трудовая книжка. Работникам во избежание затруднений при подаче документов в Пенсионный фонд рекомендуем обратиться по первому месту работы для проставления печати на титульном листе, если организация еще существует, или получить в архиве документ о ликвидации данной организации.

На работу принят совместитель

Статьей 65 ТК РФ установлено, что при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю трудовую книжку. Исключение составляют случаи, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства. Пунктом 20 Правил установлено, что по желанию работника сведения о работе по совместительству (об увольнении с этой работы) вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству, - копии приказа о работе по совместительству, заверенной подписью руководителя организации или уполномоченного им лица и печатью. Порядок внесения записи установлен п. 3.1 Инструкции:

в графе 1 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки ставится порядковый номер записи;
в графе 2 - дата приема на работу в качестве совместителя;
в графе 3 - запись о принятии или назначении в качестве совместителя в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве существенного), наименования должности, специальности, профессии с указанием квалификации;
в графе 4 - наименование документа, на основании которого внесена запись, со ссылкой на его дату и номер.

В таком же порядке производится запись об увольнении с этой работы.

Отметим особенность оформления записи о работе по совместительству: поскольку запись по основному месту работы вносится на основании документов сторонней организации, в графе 4 делается ссылка на документ с указанием наименования организации. Например : "Приказ МДОУ "Детский сад N 1" от 15.10.2009 N 16".

До настоящего времени так и не разрешен в законодательстве вопрос о том, как поступать кадровику, если работник с основного места был уволен, но продолжает работать по совместительству, а запись о работе по совместительству была внесена в трудовую книжку. Возможны два варианта действий, не противоречащие законодательству:

Увольнение работника с работы по совместительству и заключение с той же организацией трудового договора как с основным работодателем. При этом работнику выплачивается компенсация за неиспользованный отпуск или удерживаются суммы за отпуск, предоставленный авансом. Заключение же нового трудового договора влечет возможность установления работодателем испытательного срока и необходимость вновь включить отпуск работника в график отпусков, но согласно ст. 122 ТК РФ отпуск за первый год работы может быть предоставлен по истечении шести месяцев непрерывной работы у данного работодателя, что в рассматриваемой ситуации можно трактовать как нарушение прав работника.
Заключение дополнительного соглашения о том, что с определенной даты работа по совместительству считается основной работой. Соответственно, издание кадрового приказа с такой же формулировкой и внесение в трудовую книжку записи "Работу в (наименование организации) считать основной с (дата)".

В случае, когда работник уволился из организации, где работал по основному месту работы, записи в трудовые книжки вносятся по последнему месту работы, где работник продолжает работать по совместительству.

Оформление дубликата трудовой книжки

Дубликат трудовой книжки выдается работнику в следующих случаях (п. 33 Правил):

если в трудовой книжке имеются записи об увольнении или переводе на другую работу, признанные недействительными;
если трудовая книжка (вкладыш) пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т.п.).

Тогда работник должен подать письменное заявление с просьбой оформить дубликат трудовой книжки.

Кроме того, если работник по своей вине утерял трудовую книжку, он обязан немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы, а работодатель обязан выдать работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи соответствующего заявления (п. 31 Правил).

Решение о выдаче дубликата трудовой книжки оформляется резолюцией руководителя, проставленной на заявлении работника. О выдаче дубликата делается отметка в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них: в графе, содержащей сведения о прежней трудовой книжке, указывается, что выдан дубликат, и его номер работник должен заверить это своей подписью, а далее в отдельной графе в общем порядке регистрируется выданный дубликат.

Порядок заполнения дубликата трудовой книжки установлен в разд. 7 Инструкции:

Титульный лист дубликата трудовой книжки заполняется по общим правилам, установленным в разд. 2 Инструкции. При этом вносятся сведения, актуальные на момент заполнения дубликата трудовой книжки (новая фамилия, если имело место ее изменение, полученное образование). В правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки делается надпись "Дубликат", а на титульном листе прежней трудовой книжки пишется "Взамен выдан дубликат" с указанием его серии и номера (п. 1.2 Инструкции).
Если работник до поступления в данную организацию уже работал, то в графу 3 (раздел "Сведения о работе") дубликата трудовой книжки прежде всего вносится запись об общем и/или непрерывном трудовом стаже до поступления в данную организацию, подтвержденном соответствующими документами. Общий стаж работы записывается суммарно: указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, у какого работодателя, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки. После этого общий и/или непрерывный трудовой стаж работы, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы в следующем порядке:

в графе 2 указывается дата приема на работу, в графе 3 записывается наименование организации (работодателя), где работал работник, а также структурное подразделение и работа (должность), специальность, профессия с указанием квалификации, на которую был принят работник. Сведения о переводах на другую постоянную работу внутри одной организации также указываются в дубликате, если подтверждены представленными документами;
далее в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора), а в графе 3 - причина (основание) увольнения, если в представленном работником документе имеются такие данные. Если документы не содержат полностью указанных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся сведения;
после этого в графе 4 указываются наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате.

Кроме того, п. 32 Правил установлено, что в дубликат трудовой книжки вносятся сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.

Все записи, произведенные в дубликате трудовой книжки, заверяются подписью работника, подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью организации. Такой вывод следует из анализа положений Постановлений N 225 и N 69.

Инструкцией установлена обязанность работодателя оказать содействие работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий поступлению на работу к данному работодателю. С представленных документов, подтверждающих стаж работы, снимаются копии, заверяются работодателем или кадровой службой и возвращаются владельцу. Также ему возвращается прежняя трудовая книжка, если она имеется в наличии.

Собирать документы с предыдущих мест работы нет необходимости, если дубликат трудовой книжки выдается в связи с тем, что сделанная в трудовой книжке запись об увольнении или переводе на другую работу признана недействительной. В этом случае работник кадровой службы просто переносит в дубликат все произведенные в трудовой книжке записи, за исключением записи, признанной недействительной (п. 33 Правил). Считаем, аналогично можно поступить в случае, когда трудовая книжка была, например, порвана или испачкана, но все записи полностью доступны для прочтения.

Учитывая сложность процедуры сбора документов с предыдущих мест работы, рекомендуем работникам кадровых служб при приеме работников на работу снимать с трудовых книжек копии и заверять подписью лица, ответственного за их ведение, а также печатью организации. После увольнения работника необходимо также снять копию листа трудовой книжки с записью о расторжении трудового договора и подписью работника, ознакомленного с данной записью. Хотя это и не предписано законом, такая процедура позволит в дальнейшем избежать необходимости представления документов с предыдущих мест работы, если потребуется оформить дубликат трудовой книжки.

Получение трудовой книжки при увольнении

Выше было указано, что работодатель несет административную ответственность за невыдачу работнику в день увольнения (последний день работы) трудовой книжки с внесенной в нее записью об увольнении. Кроме того, невыдача трудовой книжки в день увольнения, а равно внесение в трудовую книжку неправильной или не соответствующей законодательству формулировки причины увольнения работника, может повлечь за собой возмещение работнику материального ущерба, вызванного невозможностью трудоустроиться (ст. 234 ТК РФ). А именно работнику возмещается не полученный им за все время задержки заработок, который согласно п. 62 Постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 N 2 "О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации" рассчитывается исходя из среднего заработка по правилам, установленным в Положении об особенностях исчисления средней заработной платы, утвержденном Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922.

Днем увольнения в случае задержки выдачи трудовой книжки будет признан день, когда работнику выдана трудовая книжка. Согласно п. 35 Правил о новом дне увольнения работника (прекращении трудового договора) издается приказ (распоряжение) работодателя, а также вносится запись в трудовую книжку. Ранее внесенная запись о дне увольнения признается недействительной в порядке, установленном настоящими Правилами.

Кадровику следует помнить, что при получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (п. 41 Правил). Если в день прекращения трудового договора невозможно выдать работнику трудовую книжку либо работник отказывается ее получить, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Со дня направления такого уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ).

В любом случае, если трудовая книжка или ее дубликат не были получены работником при увольнении или ближайшими родственниками в случае смерти работника, такие документы хранятся у работодателя до востребования (п. 43 Правил). Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом 06.10.2000, установлены следующие сроки хранения документов:

трудовые книжки, которые не были востребованы, - не менее 50 лет (п. 342);
документы (отчеты, акты, сведения) об учете трудовых книжек и вкладышей к ним - 3 года (п. 351);
книги выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним - 50 лет (п. 358).

По истечении указанных сроков хранения документов они подлежат уничтожению в установленном законом порядке.

Если же работник, своевременно не получивший трудовую книжку, обратился к работодателю за ней, необходимо истребовать с работника соответствующее письменное заявление и выдать трудовую книжку не позднее трех рабочих дней со дня его обращения (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ).

Е.Л.Новицкая

Эксперт журнала

"Отдел кадров

бюджетного учреждения"

а) фамилия, имя, отчество, дата рождения (число, месяц, год) - на основании паспорта или иного документа , удостоверяющего личность;

б) образование, профессия, специальность - на основании документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки).

10. Все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении - в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).

11. Все записи в трудовой книжке производятся без каких-либо сокращений и имеют в пределах соответствующего раздела свой порядковый номер.

12. С каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.

(см. текст в предыдущей редакции)

13. Трудовая книжка заполняется в порядке , утверждаемом Министерством труда и социальной защиты Российской Федерации.

(см. текст в предыдущей редакции)

14. Записи в трудовую книжку о причинах прекращения трудового договора вносятся в точном соответствии с формулировками Трудового кодекса

15. При прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным статьей 77 Трудового кодекса Российской Федерации (за исключением случаев расторжения трудового договора по инициативе работодателя и по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (пункты 4 и этой статьи)), в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт части первой указанной статьи.

(см. текст в предыдущей редакции)

16. При расторжении трудового договора по инициативе работодателя в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт статьи 81

17. При прекращении трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в трудовую книжку вносится запись об основаниях прекращения трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации.

18. При прекращении трудового договора по другим основаниям, предусмотренным Трудовым кодексом Российской Федерации или иными федеральными законами, в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующие статью, пункт Трудового кодекса Российской Федерации или иного федерального закона.

19. При прекращении трудового договора с работником, осужденным в соответствии с приговором суда к лишению права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью и не отбывшим наказание, в трудовую книжку вносится запись о том, на каком основании, на какой срок и какую должность он лишен права занимать (какой деятельностью лишен права заниматься).

20. Сведения о работе по совместительству (об увольнении с этой работы) по желанию работника вносятся по месту основной работы в трудовую книжку на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.

21. В трудовую книжку по месту работы также вносится с указанием соответствующих документов запись:

А) о времени военной службы в соответствии с Федеральным законом "О воинской обязанности и военной службе", а также о времени службы в органах внутренних дел, Государственной противопожарной службе Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы, органах налоговой полиции, органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ и таможенных органах;

(см. текст в предыдущей редакции)

22. Соответствующие записи, внесенные в трудовую книжку лиц, освобожденных от работы (должности) в связи с незаконным осуждением либо отстраненных от должности в связи с незаконным привлечением к уголовной ответственности, установленными соответственно оправдательным приговором либо постановлением (определением) о прекращении уголовного дела за отсутствием события преступления, за отсутствием в деянии состава преступления или за недоказанностью их участия в совершении преступления, признаются недействительными. Работодатель по письменному заявлению работника выдает ему дубликат трудовой книжки без записи, признанной недействительной. Дубликат трудовой книжки выдается указанным лицам в порядке, установленном настоящими Правилами.

В трудовые книжки лиц, отбывших исправительные работы без лишения свободы, вносится по месту работы запись о том, что время работы в этот период не засчитывается в непрерывный трудовой стаж. Указанная запись вносится в трудовые книжки по окончании фактического срока отбытия наказания, который устанавливается по справкам органов внутренних дел.

Об отмене трудовых книжек в их привычном бумажном виде говорится уже много лет. И с начала 2018 г. Правительство РФ перешло от слов к делу, объявив о поэтапном переходе к цифровым аналогам документа. Но Россия – страна большая, и реформы в ней проходят не быстро. Тем более, что у сторонников подобного перехода есть немало оппонентов, грозящих катастрофическими последствиями такого шага. Пока же правила ведения и хранения трудовых книжек («корочек») остаются актуальными, а, значит, их надо знать.

Законодательное регулирование вопроса

Ведение трудовых книжек и записи в них, а также хранение данных документов регулирует сразу несколько законодательных актов:

Трудовой кодекс, где данному вопросу посвящена 66-я статья;
Правительственное постановление о ведении трудовых книжек № 225 от 16.04.2003;
Инструкция по заполнению трудовых книжек (разработана постановлением Министерства труда № 69 от 10.10.2003).

С 2003 года порядок ведения трудовых книжек в РФ практически не менялся, так как на протяжении 15 лет в указанные нормативные акты вносились лишь незначительные и немногочисленные правки.

Трудовые книжки: порядок учета ведения и хранения

Трудовая книжка (далее – ТК) является главным документом, подтверждающим стаж сотрудника , и свидетельствующим о его профессиональной карьере. Однако неправильное заполнение может превратить важный документ в сомнительную «бумажку», а несоблюдение правил хранения и вовсе приводит к его утрате.

Инструкция по ведению трудовых книжек-2018

На сегодняшний день действуют следующие основные правила:

Работодатель обязан вести трудовые книжки на всех подчиненных, проработавших у него более 5-ти дней.
Если гражданин впервые трудоустроился, ему должны оформить новую ТК в течение недели.
Вести трудовые книжки на каждого работника обязаны не только юридические лица (организации различной правовой формы), но и индивидуальные предприниматели.
В документ вносятся сведения:

о каждой работе, на которую устраивался владелец книжки (указывается полное наименование работодателя, должность работника, время приема и увольнения, а также основание для расторжения трудового договора);
о переводах – внешних и внутренних;
о награждениях работника и поощрениях его труда (благодарности , госнаграды, ценные подарки и прочее);
о работе по совместительству – если работник изъявляет желание ее вписать;
о периоде прохождения военной службы ;
о профессиональном образовании сотрудника – на основании предоставленных дипломов.

Каждой записи присваивается порядковый номер, сокращения в них не допускаются.
В книжку не вносятся:

сведения о дисциплинарных взысканиях (если только это не увольнение «по статье»);
информация о поощрительных денежных премиях, выплаченных работнику.

Правила ведения трудовых книжек в РФ 2018 год никак не изменил. Но, возможно, что с введением электронной документации они постепенно утратят свою актуальность.

Хранение трудовых книжек

ИП и юридические лица – работодатели, обязанные вести трудовые книжки. Это правило установлено Трудовым кодексом. Но они также должны ответственно их хранить. ТК являются бланком строгой отчетности, и за ними необходимо установить строгий контроль.

Основные правила хранения трудовых книжек таковы:

Документы необходимо убрать в надежный сейф или специально оборудованное и охраняемое служебное помещение.
Работодатель, обеспечивающий сохранность трудовых книжек, обязан вести два журнала:

об учете бланков ТК и ее вкладыша;
о движении ТК (и вкладыша).

Испорченные бланки документов уничтожаются, о чем составляется соответствующий акт .

Сколько хранится трудовая книжка, невостребованная работником или его родственниками (в случае смерти), определено специальным приказом Минкультуры № 558 от 16.02.2010. В нем говорится, что сроки хранения трудовых книжек длятся 75 лет (п. 664 приказа № 558).

Назначение ответственного лица

Лицо ответственное за ведение трудовых книжек назначается приказом руководителя организации. Обычно выбор падает на одного из сотрудников кадровой службы, а если она отсутствует, это полномочие возлагается на секретаря, делопроизводителя или работника бухгалтерии.

Приказ о трудовых книжках содержит:

ФИО и должность ответственного лица;
указание возлагаемой на него обязанности (ответственности);
номер и дата оформления документа;
подпись издавшего приказ руководителя.

На приказе также должна стоять подпись лица ответственного за ведение трудовых книжек. Тем самым он подтверждает свое согласие на исполнение данных полномочий.

В законодательстве Российской Федерации существует несколько правовых актов, содержащих инструкции по заполнению трудовых книжек (далее – ТК), их ведению и хранению. Правила включают в себя, прежде всего, требования к оформлению записей в данном документе. Рассмотрим их подробнее.

В настоящий момент в обороте делопроизводства имеются ТК трех видов. Это книжки 2004, 1973 и 1938 годов выпуска. Независимо от периода, правовой статус этих документов не изменился, поэтому выдавать взамен экземпляры нового образца не нужно.

Российское законодательство посредством правовых актов предъявляет определенные требования к ведению, заполнению и граждан.

Правила внесения записей:

И нформацию записывают аккуратным почерком шариковой или гелевой ручкой, содержащей свето- и водостойкие чернила черного, синего или фиолетового цвета. Это защищает написанное от повреждения. Необходимость данной меры обусловлена тем, что срок использования трудовой книжки большой (до 75 лет), а информация, отраженная в ней, представляет ценность.
Согласно Инструкции по правильному заполнению и ведению, неприемлемы сокращения. Такие слова как «приказ», «распоряжение», «пункт» и т.д. вносят полностью. Этим требованием специалисты отдела кадров иногда пренебрегают, нарушая правила.
Каждую запись нумеруют в предназначенной для этого графе.

Инструкция по ведению трудовых книжек

Несмотря на многонациональность нашей родины, инструкция обязывает заполнять документ на русском языке. Республики, входящие в состав Российской Федерации, имеют право дублировать записи на своем языке, если он признан для данной территории официальным.

Как правильно заполнить трудовую книжку, или состав записей:

Сведения о работнике. В документе отражаются следующие персональные данные владельца: ФИО, дата рождения, информация об образовании, профессии, специальности.
Сведения о стаже. Наиболее объемная информация документа, содержит данные об обязанностях сотрудника, переводе на другую работу или должность, увольнение, присвоение нового разряда, повышении квалификации. Помимо этого, отражается информация о времени учебы, прохождении службы в рядах российской армии, об отбывании наказания. Данные сведения размещаются в соответствующей графе, как показано на образце в конце статьи.

Для отражения информации о заслугах работника выделен специальный раздел: «Сведения о награждении ». На этих страницах описывают историю рабочей доблести: государственные награды, присвоение почетных званий, грамот, награждение нагрудными знаками, дипломами, другие виды поощрений.

Сведения, вносимые в документ, должны быть максимально полными и включать в себя: порядковый номер, дату, ссылку на документ-основание
Информация должна отражать истинное положение дел.
Персональные данные работника (ФИО), согласно инструкции, вносят в именительном падеже. Не допускается сокращения данной информации, замены ее инициалами.
Даты пишут полностью, арабскими цифрами, при этом используют двухзначное обозначение для дней и месяцев (09, а не 9) и четырехзначное - для года (2003 г., а не 03 г.).
На ставят разборчивую подпись ответственного лица и заверяют печатью.
При выдаче дубликата, сверху титульного листа делают соответствующие пометки вручную либо штампом.