Этой статьи я писал, что мы ищем инструмент, который бы позволял нам лучше управляться с задачами и небольшими проектами для развития Зеновы. Теперь у нас уже есть небольшой опыт использования одного из таких инструментов и я могу уже кое что рассказать.

Сразу скажу, от выбора различных приложений глаза просто разбегаются. Попробуйте забить в поисковике фразу "лучшие приложения (сервисы) для управления задачами (проектами)". И вы увидите десятки предложений на подобную тему.

Для меня лично очень важно было понять и ограничить полет фантазии тем, что я не пытаюсь автоматизировать текущие операционные процессы (прием заявок, консультации клиентов, выставление счетов, отгрузки и пр.). Нам нужно управляться с задачами, которые ВЫХОДЯТ ЗА РАМКИ ПОВСЕДНЕВНЫХ ПРОЦЕССОВ.

Выбирать пришлось между такими типами приложений:

Задачи представлены в виде списка и разбиты по темам;

Задачи представлены в виде карточек на канбан-доске;

Задачи представлены в графическом виде (например, диаграмма Ганта);

Сложные приложение, где задачи могут быть представлены в различных видах.

С самого начала в моей голове засело желание выбора универсального приложения, где можно было бы представлять задачи и в виде доски и диаграммой Ганта. Такую возможность дает, например, Битрикс 24. Это большая система для управления коммуникациями внутри бизнеса, где блок задач и проектов составляет только один из модулей. Сам по себе модуль задач детально разработан и в нем множество возможностей (считать рабочие часы, объединять задачи в проекты, представлять задачи в виде списка, доски или сетевой диаграммы и пр.). Однако это тот случай, где больше возможностей не значит лучше. Например, для работы с задачами пользователю придется переключаться с других пунктов меню системы. Также перед ним постоянно будут маячить кнопки выбора вида представления задач (список, доска, диаграгмма). Лишние кнопки - лишнее отвлечение. В управлении задачами Битрикса есть еще одна существенная проблема. Там нельзя разбивать задачи по темам (например, текущие вопросы, маркетинг, развитие и т.п.).

Я решил, что нам нужно более лаконичное приложение, где будет реализовано управление задачами (проектами) и ничем иным. А сами задачи будут представлены только одним образом без возможности выбора. Осталось выбрать этот образ. Диаграммы Ганта пришлось отбросить сразу. С ними удобно обозревать общие сроки выполнения задач, но они плохо отвечают на вопрос ЧТО ПРОИСХОДИТ В ДАННЫЙ МОМЕНТ. К тому же мы прекрасно понимали, что не все задачи могут иметь четкие сроки выполнения. А диаграмма Ганта всегда подразумевает явное указание сроков. Задачи без сроков по определению будут некорректно отображаться на диаграмме Ганта, ведь там всегда присутствует временная шкала.

Trello vs Wunderlist

В итоге в финал нашего небольшого конкурса вышли 2 приложения: Trello (задачи в виде канбан-доски) и Wunderlist (задачи в виде списка). Оба приложения очень лаконичные и удобные. У обоих есть вполне функциональная бесплатная версия. А также оба приложения кроссплатформенные - у них есть десктопная и мобильная версии, которые всегда синхронизированы между собой в облаке. Я создал аккаунты в обоих системах и стал пользоваться ими параллельно.

Как я выяснил, функционал обоих приложений предельно близок. Но в Wunderlist задачи располагаются в одном измерении (сверху вниз), а в Trello в двух измерениях (сверху вниз и слева направо). Возможность располагать задачи в двух измерениях в Trello дает большое преимущество. Ты всегда с ходу понимаешь какие задачи в настоящее время выполняются, а какие еще не начаты, отложены, ждут проверки и т.д.

Изображение 1. Рабочий интерфейс Wunderlist

Изображение 2. Рабочий интерфейс Trello

На выше приведенных изображениях показан вид рабочего интерфейса Wunderlist и Trello с одними и теми же задачами.

Левая часть рабочего стола содержит меню. В обоих приложениях оно очень похоже. Там мы видим перечень досок (списков) задач. Я разделил для себя задачи на семейные, личные, автомобильные, рабочие личные, рабочие общие текущие, рабочие общие развивающие (да-да, помимо рабочих задач я не преминул воспользоваться шансом упорядочить и лично-семейные дела тоже).

В правой части стола показан перечень задач с доски Работа. В моем примере их три. В Wunderlist все три задачи расположены друг под другом. А в Trello они распределены по столбикам. Две задачи в столбике "В процессе", а третья задача в столбике "Отложено". И в этом большой плюс Trello. Не нужную в настоящий момент задачу переносим в столбик "Отложено" и она не маячит перед глазами постоянно. Когда вы смотрите на эту же самую задачу в Wunderlist, то не понимаете мгновенно, что в настоящий момент ей заниматься не надо. А значит тратите лишнее мыслетопливо на то, чтобы это вспомнить. И это происходит каждый раз, когда вы смотрите на этот список.

Конечно, в Wunderlist можно создать список под названием "Отложено" в левом меню (как это у меня и было сделано). Однако в нем будут смешаны задачи совершенно разных видов (и личные и рабочие) и обращаться к такому списку будет не очень удобно.

То же самое относится к новым задачам. В Wunderlist есть список "Входящие" (см. левое меню на изображении). Туда вы должны забрасывать только что придуманные задачи до того, как начнете ими заниматься. Но и здесь Trello выигрывает на мой взгляд. В нем нет нужды создавать отдельную тему для новых задач. Вместо этого у вас внутри каждой доски создается столбик "Новые задачи". Если новая задача носит личный характер, то я переключаюсь на доску "Личное" и создаю новую задачу там. Таким образом все задачи проходят сортировку по типу уже в момент создания. Это удобно и в этом нет ничего сложного.

Около суток мне понадобилось для выявления победителя между двумя сервисами. Им стал Trello. Не потому что он лучше сделан, а потому что представление задач в виде канбан-доски лучше, чем представление задач в виде списков.

Впечатления от использования Trello

На момент написания этой статьи я пользуюсь сервисом Trello около двух недель. Общие впечатления весьма положительные. Я стал тратить гораздо меньше усилий на планирование. Не времени, а именно усилий. Раньше я многие задачи держал в голове, что требовало высокого напряжения и концентрации внимания, а теперь могу спокойно созерцать их перед собой на экране. В результате мое мыслетопливо больше не расходуется чрезмерно на планирование. Соответственно больше сил остается именно на решение самих задач.

Если раньше я вел параллельно не больше двух проектов (создание нового сайта Зеновы и создание учетной системы), то теперь решился добавить еще и третий проект - улучшение качества ответов на входящие заявки клиентов. И мне кажется, это еще не предел.

Командное использование сервиса мне тоже показалось весьма удобным. Создаешь рабочую доску, подцепляешь туда членов команды. Затем в каждой отдельной задаче можно добавить участников, которые и будут получать уведомления обо всем происходящем с этой задачей. Опять же меньше головной боли - не нужно помнить кому и что поручил.

Теперь об ограничениях сервиса

Управлять сложными проектами, где участников больше 5 человек, с помощью Trello будет сложно. Нет интуитивно понятного способа связывания задач между собой. Ведь неплохо было бы, например, иметь возможность привязать начало выполнения одной задачи к окончанию другой.

Trello не позволяет строить сетевые графики и каким-то иным образом визуализировать данные. Конечно, есть многочисленные внешние плагины к Trello, но пользоваться ими будет наверняка сложнее, чем базовым интерфейсом. К тому же полноценно пользоваться внешними плагинами можно в платной версии системы. Впрочем цена не так уже и высока.

Резюме

Несмотря на малое время пользования сервиса я 80-90% я уже уверен, что Trello органично впишется в набор инструментов, которыми мы пользуемся в Зенове. Кроме того, благодаря этому сервису мы гораздо быстрее разработаем прочие приложения, которые позволят реализовать наше видение будущего бизнеса и вывести его на новый уровень.

Надо только помнить, что Trello (а равно и любой другой хороший сервис для управления задачами) лишь поможет организовать и упорядочить ваши усилия по развитию, но никак не заменит их. Это лишь такое посредническое звено, которое позволяет быстрее претворять претворять задуманное (стратегическое планирование) в жизнь (операционные процессы).

Так как нам нужен контроль и четкая картина по проектам, мы внедрили систему Scrum.

Для тех, кто в танке, Scrum — это методология управления проектами, которая построена на принципах тайм-менеджмета.

В этой статье мы поделимся способом планирования благодаря сервису Trello. Но сначала расскажем о нашем пути.

Главной задачей было настроить идеальную работу по проектам, чтобы минимизировать ситуации по срыву дедлайнов и устранить проблему со сломанным телефоном.

В начале нашего пути мы выбрали Яндекс.Трекер.

Яндекс предлагает свой мессенджер Ямб для пользователей Трекера, что показалось довольно интересной фишкой. Но возникла проблема, мессенджер не загружался и не устанавливался на некотрых компьютерах. В трекере мы не могли проследить полноценный процесс работы по проекту и этапы по нему. Через 3 месяца Яндекс запросил абонентскую плату и отключил трекер.

А работать-то надо!

Бумажный вариант.

У нас есть стена, на которой мы приклеиваем листы с нашими целями. Теперь, если мы их отклеим, то придется перекрашивать всю стену.

Это тот вариант, в котором мы просто засоряли бы стену офиса стикерами и т.д.Тут тоже есть минусы: - На это мы будем тратить много стикеров, которые будут отклеиваться и теряться.- У всех разный почерк, стена станет грязной.- Некоторые наши сотрудники работают на удаленке и они не имеют доступ к стене в офисе, чтобы просмотреть задачи.

Электронный вариант

Мы искали сервис, который будет удовлетворять все наши потребности. Выбор небольшой.

1. Basecamp. Тот же самый треккер. К сожалению, к Scrum не имеет никакого отношения.

Интерфейс Basecamp

Агентства и студии любят этот сервис, но для нашей системы он не подошел. Сервис на английском языке, это путает.

2. Asana. Хороший сервис, думали останосится именно на нем. Но за использование полезных фич потребовали плату. Нам этот вариант не подошел, мы скупердяи.

Сервис крутой, в нем есть система аналитики, подойдет для Scrum. Но нам не понравился интерфейс. Нам хотелось сделать доску, как у команды “Пегий Дудочник” из сериала Кремниевая долина.

Интерфейс Asana

3. Trello.

Решили взять Trello. Мы были с ним знакомы, но пришла идея настроить Scrum через доски и карточки. Основные функции бесплатны, это важно, мы же скупердяи, помнишь;)Плюс мы нашли дополнительный виджет в хроме для диаграмм Ганта. Это супер крутая фича для менеджеров.

Минус — ты не видишь ответственного за проект. Но за проект ответственны менеджеры, должности прописаны в Trello и при этом мы знаем их в лицо.

Короче, это был самый подходящий для нас вариант.

Как мы настроили Scrum.

Мы определились, что будем делать доски отдельно для каждого проекта.

Внутри каждой доски-проекта, менеджер создает следующие колонки:

• Общая — в нем будут находиться все задачи по проекту.
• To Do — задачи на спринт, которые мы переносим из общей колонки (СПРИНТ — 1 рабочий день)
• In Progress — задачи, к которым приступил исполнитель.
• On Review — просмотр реализации проекта.
• Committed — отработка комментариев.
• Testing — задачи, которые тестируются.
• Done — выполненные задачи.

К каждой задаче ставим метки.

В процессе реализации, мы переносим задачу из колонки в колонку. Благодаря этому мы видим работу по проекту.

Каждый менеджер может открыть проект и вникнуть в процессы всех дел.

Slack следит за нашей работой.

Мы ушли от Telegram и перешли на Slack. Теперь общение по рабочим моментам идет только через него.

Благодаря нашему боту по имени Robi, который следит за успеваемостью, мы проговариваем утром и вечером список всех наших проработанных задач.

Его задача спрашивать и собирать информацию. Он задает простые вопросы: «Чем собираешься заняться?» «Какие у тебя планы?» «Все ли тебя устраивает?»

Включили функцию учета времени. Robi задает вопрос: «Во сколько ты сегодня пришел/ушел?» и сотрудник пишет время своего прихода/ухода.

Многие недооценивают Trello в эффективности построения работы. Но я расцениваю его, как самый успешный и удобный инструмент для работы Scrum.

От чего мы отказались сразу и не пожалели, чему мы научились?

• Аналоговый Scrum, со стикерами и испорченной стеной.
• Все задачи должны быть собраны в одном месте.
• Единый внутренний мессенджер в компании.
• Все должно быть наглядно.

Вот так коротко и по пунктам рассказали вам о нашей работе. Будем рады, если наш кейс помог разобраться в Scrum.

Нам не жалко, делайте как мы;)

С чем сейчас работает руководитель проекта? Какие инструменты использует, чтобы планировать, собирать данные, контролировать ситуацию, готовить отчеты?

Чаще всего это MS Project, Excel и почта. Прекрасные средства, я и сам очень долго ограничивался ими. Но на большом проекте, особенно в распределенной команде, работать становится труднее. Слишком много телодвижений нужно совершить, чтобы поставить задачи, собрать статус по ним, откорректировать план и дать обратную связь.

Но есть и другие средства, и я расскажу о некоторых из них, начиная от самых простых и бесплатных к более сложным и дорогостоящими.

• Asana
• Trello
• SmartSheet
• Мегаплан
• Clarizen

Вообще, программ для управления задачами настолько много, что перебирая и пробуя их, до выполнения задач можно и не добраться. Надеюсь, эта статья сократит вам путь к тому приложению, которое будет именно для вас.

Эдвард Деминг проводил на своих семинарах следующую демонстрацию. Сначала он просил своих слушателей, часто очень опытных управленцев, перечислить известные им методы мотивации и честно записывал их.
Затем вызывал одного из зала, завязывал ему глаза, подводил его к миске в которой были белые и красные шарики, и предлагал выбрать десять красных, не снимая повязки. Естественно, у человека не получалось.
Тогда он начинал применять разные способы мотивации по списку:
-Материальная мотивация! Я дам тебе 10 долларов, если ты выберешь только красные шарики!
-Отрицательная материальная мотивация! Я оштрафую тебя на 10 долларов, если ты выберешь хоть один белый шарик!
-Эмоциональная мотивация! Джонни, я верю в тебя, ты крутой парень! Я знаю, ты выберешь только красные шарики! Друзья, давайте хором: «Джонни! Джонни! Ты крутой! Ты справишься!»
-Карьерная мотивация! Я уговорю твоего начальника повысить тебя по службе, если ты выберешь только красные шарики!
-Мотивация отпуском! Я разрешу тебе уйти домой раньше, если ты выберешь только красные шарики!
Все равно шарики не выбирались. Этой демонстрацией Деминг хотел сказать, что без технологии, без инструментов, вслепую невозможно добиться успеха, независимо от того насколько умен и мотивирован сотрудник.

Без средств, позволяющих посмотреть, кто и чем занимается, какие задачи в работе, что по ним происходит, каков прогресс, руководитель проекта слеп, его глаза завязаны. Можно, конечно, ходить разговаривать, собирать отчеты, проводить совещания, и тоже важно, но…

Самое главное преимущество онлайновых инструментов в том, что в процесс управления задачами включаются все участники. Внесение данных по текущим задачам, изменение текущих оценок по сроками и факта по трудозатратам, перекладывается на исполнителей. Если процесс налажен, то руководитель всегда видит текущую картину по проекту. Он может поставить и проконтролировать выполнение задачи, дать обратную связь через систему, не собирая людей на длинные бестолковые совещания.

Ключевым фактором становится удобство пользования такой системой. Сложно и дорого заставлять людей работать с недружественной, некрасивой системой, в которой ввод данных занимает много времени и внимания. Силы уходят на отчетность, а не на продуктивную работу.
Повторюсь, таких систем - огромное множество. Охватить все и систематически сравнить их нет никакой возможности. Особенно учитывая то, что они все очень разные по предназначению, возможностям и цене.

Поэтому, не претендуя на полную объективность, поделюсь своими впечатлениями о тех, с которыми удалось поработать. Может быть кто-то услышит созвучные мотивы и попробует новый для себя инструмент или наоборот не будет тратить время на тестирование и освоение, зная уже, с какими подводными камнями придется столкнуться.

Asana

Один из проектов Google, а ныне разрабатываемая отдельной компанией Asana лаконична, в начальном варианте бесплатна, проста и удобна. Задумана как средство организации работы и коммуникации команды.

Asana, пожалуй, знают все, и я ее включил в обзор, во-первых, для полноты картины, а во-вторых, чтобы облегчить вам решение - читать ли статью дальше. Если мои выводы по Asana кардинально отличаются от ваших, то значит наши критерии разные, и не стоит более тратить время.
Первое впечатление очень хорошее. Интерфейс продуман, действия очевидны, все на своих местах, поэтому период обучения минимальный. Параметров на задаче минимум - название, описание, дата исполнения и ответственный. Можно добавить метку, файл, подзадачи. Трудоемкости у задачи нет, длительности нет, добавить новые поля нельзя, связей между задачами нет. Ни о каком планировании сроков и ресурсов речь не идет.
По задаче можно вести заметки и информировать участников, решать открытые вопросы, обмениваться файлами. Приходят извещения по почте. Можно пользоваться мобильными приложениями на телефоне или планшете.

Статусов у задачи по большому счету два - Открыта и Завершена. Когда мы пользовались Asana, пришлось договариваться, что означает Завершена - исполнитель считает, что он закончил работу, или руководитель согласен, что задача действительно выполнена? Часто эти мнения расходятся, и возможны варианты. Мы решили, что исполнитель закрывает задачу, когда закончил работу над ней, а руководитель может ее переоткрыть с комментариями, если он считает, что стоит еще над ней поработать. Для большого количества задач и большой команды, это, конечно, очень ненадежно.

Выводы

В качестве персонального планировщика и таск-трекера небольшой команды - прекрасное средство! Простой интерфейс и бесплатный вариант использования облегчают запуск. Развитые средства коммуникации позволяют отказаться от почты и эффективно общаться.

Но, как руководитель проекта, вы быстро вырастите из этих штанишек. Вам захочется выстроить календарный график, запланировать ресурсы, собирать затраты и т.д. И тогда вы перейдете к более серьезным средствам.

Возможны варианты платного использования (21-25$/месяц порциями по 5 пользователей), которые увеличивают лимиты по объему загружаемых файлов, дают больше возможностей по распределению прав доступа и управления пользователями, но меня эти дополнительные опции не заинтересовали. На мой субъективный взгляд они не релевантны - эти возможности не нужны для небольших команд, а для большой я бы Asana не использовал.

Trello

Trello - еще более простой и в каком-то смысле более красивый таск-трекер по сравнению с Asana. Использована модель доски, на которой развешиваются стикеры с задачами в нескольких колонках (Запланировано, В работе, Выполнено), как в agile командах.

Таких досок можно создать много.
По возможностям Trello очень близка к Asana, а интерфейс кому-то покажется более удобным и наглядным.
Классная фишка, что внутри задачи можно создавать чек-листы, что позволяет разбивать задачу на более мелкие действия и контролировать выполнение задачи поэтапно, видеть, как продвигается дело.

В начальном варианте использования Trello бесплатно. В платном варианте (3.75$/месяц/пользователь) добавляются дополнительные возможности по администрированию и обеспечению безопасности и ограничению доступа.

Выводы

Использование Trello оправдано в тех же ситуациях, что и Asana. Больше подходит тем командам, которые работу по scrum. Дает более наглядную картинку о ситуации в рамках порции работ, которая умещается на одной доске, когда количество задач в этой порции исчисляется несколькими десятками.

Smartsheet

Я не использовал Smartsheet в реальной работе и тем не менее решил упомянуть это приложение (www.smartsheet.com). Причина в том, что оно цепляет с первого взгляда. Представьте себе Excel, скрещенный с MS Project и выведенный в онлайн. От Excel здесь абсолютная простота и гибкость электронных таблиц, в которых можно создать нужные вам колонки, добавить формулы, отформатировать и раскрасить клеточки.
При этом вы можете посмотреть то, что вы создали в диаграмме Гантта или в календаре, связать задачи, отслеживать исполнение.

Есть набор готовых шаблонов для создания новых таблиц, как для управления проектом, так и для других целей, таких как управления финансами, взаимотношениями с клиентами, маркетинга и т.д.

При этом, поскольку это онлайн приложение, вы предоставляете доступ к таблицам всем, кому это необходимо, можете вести дискуссии по таблице и оставлять комментарии к строкам, присоединять файлы и оповещать участников.
Стоимость индивидуального использования - 14$/мес, для рабочих групп - 39$/мес.

Выводы

Название говорит само за себя, это все-таки больше электронные таблицы, но обогащенные средствами календарного планирования. По интерфейсу очень привычно, похоже на MS Excel и Project. Для полноценного управления сложным проектом не хватает многих функций, связанных с планированием ресурсов. В целом - очень красивое средство для общения с командой и заказчиком, позволяющее наглядно показать план-график проекта.

Мегаплан

Мегаплан (megaplan.ru) пошел чуть дальше, чем предыдущие приложения. Это система, претендующая на полный цикл управления, начиная с управления взаимоотношениями с клиентами и заканчивая учетом финансов. При этом создатели сохраняют предельную простоту, так необходимую для небольшого предприятия, в котором нет претензий на уникальность бизнес-процессов.

Чтобы не выбиваться из общей логики повествования ограничимся только возможностями управления задачами в Мегаплане. В этой части у него есть необычные и красивые фишки.

Структура задач в Мегплане весьма гибкая. Задача может быть сама по себе, может находиться в составе проекта, есть подзадачи, в внутри задачи есть еще «Дела» - аналог чек-листа, как и в Asana, и в Trello. Дела могут быть не только внутри задачи, но и сами по себе. Естественно, есть еще вехи.

Очень хорошо сделан ввод упомянутых Дел. В текстовой строке набираешь текст и система сама его структурирует и превращает в отметку в календаре. Например, текст «Встреча с заказчиком в субботу в 14:00» система интерпретирует как необходимость добавить в ваш календарь событие под название Встреча с заказчиком, в ближайшую субботу в 14:00". Или «Звонок послезавтра в 12:15».

Событие может быть назначено не только себе, но и другому сотруднику, если в строке пишешь имя пользователя. Тогда событие будет помещено не в ваш календарь, а календарь сотрудника. Можно тоже самое делать не с клавиатуры, а мышкой - система предлагает список на выбор: Встреча, Звонок…; Сегодня, Завтра, Послезавтра…; 8:00, 9:00…

Есть забавные вещи, которых вы не увидите в других системах. Например, в списке статусов, которые можно назначить задаче, есть «Провалить». Или по каждой задаче можно назначить бонус за своевременное выполнение и штраф за провал. И то и другое может быть в деньгах или «моралях».

У задачи есть Старт, Длительность, Финиш и Дедлайн. Можно еще поставить признак «Горит». Плановые трудозатраты по задаче пишется текстом, соответственно собрать общую трудоемкость по всем задачам ветки не удастся.
Можно связывать задачи, указывав предшествующие, и просматривать график в диаграмме Ганта.

Некоторых вещей, к которым мы привыкли в MS Project здесь нет. Например, не хватает базового плана. История по изменению задачи тоже не ведется. Поэтому сравнить, что было и что стало и по каким причина, не получится.
Понравилась помощь по системе, которая сделана для нормальных людей, а не для «айтишников». Подсказки собраны по статьям: как сделать это, как сделать то-то. Но общего справочника по функциям иногда не хватает.

Отлично работает служба поддержки. Как только регистрируешься в системе, звонит представитель поддержки продаж и предлагает свою помощь.
Стоимость системы колеблется в значительных пределах в зависимости от количеств пользователей и набора функций. Минимальная цена для 5 пользователей и варианта использования «Совместная работа» - 1450 руб/мес. Полный набор функций «Бизнес» для 5 пользователей - 3200 руб/мес. При покупке на более длительный период месяц обходится дешевле.

Выводы

Мегаплан очень симпатичное и простое приложение, пригодное для использования в небольших компаниях, готовые работать в предложенной модели. При этом покрывается основные бизнес-процессы работы с клиентами и рабочей командой. Настроек и возможностей адаптировать заложенные алгоритмы в Мегаплане очень мало. Функциональность находится на базовом уровне, но сделана продуманно и изящно. Для серьезного управления проектами маловато, но для начального уровня - вполне подойдет. Очевидным плюсом является очень быстрое и дешевое начало использования - все очевидно, просто, и при этом с хорошей системой подсказок.

JIRA

С JIRA, которую выпускает австралийская компания Atlassian , пришлось поработать плотно, в течение длительного времени. Мы выбрали это приложение из нескольких альтернатив, исходя из того, что оно широко известно, производит впечатление очень основательного продукта, есть огромное количество плагинов, и оно поддается адаптации, начиная от простых настроек и заканчивая написание собственных расширений.

Применение JIRA для управления проектами и задачами менее распространено, чем, скажем, для управления запросами и инцидентами. Изначально JIRA была создана как баг-треккер, и в этом она очень хороша, особенно с дополнением в виде плагина Service Desk.
Но мы использовали JIRA для управления задачами на проектах. Высокоуровневый план делали в MS Project, а все текущие задачи велись в JIRA. Из высокоуровневого плана в JIRA перекочевывали вехи и ключевые задачи. Есть плагин для синхронизации с MS Project, но после тестирования, я отказался от его использования.

Более детальные задачи заводили руководитель проекта, руководитель группы или сами исполнители. То, что работа распределена по всем участникам проектной команды, снимает значительную нагрузку с руководителя проекта по ведению плана проекта.

По сути JIRA очень проста. Есть запросы (issues) разных типов, которые могут означать и задачу, и ошибку, и новое требование. У запроса есть атрибуты, можно прицепить файл, связать его с другим запросом, вести по нему переписку, посмотреть историю изменений.

Что делает это приложение действительно мощным инструментом, так это Бизнес-процессы (workflow), с помощью которых отслеживается жизненный цикл запросов. При этом процесс может быть разным для разных типов запросов, разных проектов, и его можно настраивать в зависимости от свойств запроса и роли пользователя. В некоторых из компаниях JIRA используют как BPM-машину (управление бизнес-процессами), и делают на ней систему, обеспечивающую документооборот, управление договорами, согласование командировок и т.д.

Минусом для управления проектами является то, что в JIRA практически отсутствуют возможности управления сроками. Планирование сроков приходится делать вовне, в MS Project. В JIRA по оставшемуся объему работ можно оценить примерную возможность выполнения запланированных работ к определенной вехе, и для этого есть встроенные отчеты и диаграммы. Но для полноценного календарного планирования этого недостаточно.

Стоимость JIRA колеблется в широких пределах: 10$ в месяц за 10 пользователей, 300$ в месяц за 100 пользователей и до 24 000$ за сервер для корпоративного использования. Можно работать в облаке, можно ставить на собственный сервер. Плюс к основной цене прибавляются плагины, некоторых из которых крайне полезны, как уже упомянутый Service Desk, а также JIRA Agile (в прошлом GreenHopper), средства для управления разработкой и т.д.

Cтоит упомянуть еще один связанный продукт - Confluence. Confluence - это развитая и удобная wiki, с помощью которой мы вели базу знаний, и в некоторых случаях размещали там проектную документацию, когда можно было перенести акцент с отдельных документов на wiki странички, что делает информацию более доступной и лучше структурированной.

Выводы

JIRA - серьезная система, больше подходит для организации поддержки и разработки, но может быть использовано и в проектах для управления задачами. Сильные стороны - это надежность, значительные возможности для адаптации под нужны предприятия, огромное количество плагинов и расширений, хорошая система для управления бизнес-процессами.

Минусы. Не всем нравится интерфейс, который смотрится несколько старомодно. Использование для управления проектами требует некоторого приспособления к возможностям приложения и некоторого воображения. И стоимость. Купив все необходимые плагины и связанные приложения, в итоге можете затратить в 2-3 раза больше, чем стоит сама JIRA. С другой стороны, все корпоративные приложения стоят недешево, и ценник Atlassian в этом отношении очень гуманный.

Clarizen

Израильская компания Clarizen , основанная в 2006, выпускает одноименную систему. В ней редким образом сочетается возможность управлять портфелем проектов (PPM - Portfolio Project Management) и организовать совместную работу (CWM - Collaborative Work Management). Хорошо сделанный интерфейс помогает видеть и картину по компании в целом, так и каждую задачу в отдельности.
Это приложение, пожалуй, ближе всего подходит для удовлетворению потребности и руководителя проектов, и проектной команды, и руководства компанией.

Проект может содержать в себе произвольное по уровням вложенности количество подпроектов. Внутри проекта есть вехи и любое количество уровней вложенности задач. При этом любую задачу можно вывести на roadmap. Roadmap интерактивный, можно подвигать вехи. Степень заполненности вехи на рисунке означает степень выполнения задач, которые к ней относятся.

В задаче есть все необходимы атрибуты, а если их не хватает, можно добавлять собственные поля.

Большие возможности для кастомизации открывает возможность так называемых Custom Actions. Фактически, это подпрограммы, которые помогает автоматизировать рутинные действия, например, разбить задачу на несколько, связать их последовательно и назначить на каждую ресурс. Научиться делать новые custom actions несложно, похоже на макросы в Excel.

Для Clarizen написано некоторое количество плагинов для расширения функциональности и интеграции с другими приложениями (например с Salesforce, JIRA…). Либо можно делать собственную интеграцию с помощью веб-сервисов.

Для коллективной работы есть оповещения, возможности вести дискуссию по задаче, отчитываться о ходе выполнения задачи. Причем участник для этого не обязательно должен быть зарегистрированным пользователем. Из системы отправляем письмо участнику проекта, котором просьба отчитаться и ссылка, кликнув по которой человек открывает специальную форму со списком задач и отмечает, сколько процентов он по каждой задаче на данный момент выполнил. Это очень сильно экономит затраты на лицензии, которые весьма недешевы.

Минимальная стоимость пользователя - 30$/мес для варианта с некоторыми ограничениями. Серьезное использование требует уже 45$/месяц/на пользователя. А есть еще вариант 60$ для варианта без всяких ограничений и с расширенной поддержкой.

Но ни в одной системе я не видел таких возможностей для управления ресурсами! В случае, если у вас множество разнородных проектов и общий пул ресурсов, очень трудно сбалансировать эффективное использование рабочего времени и надежное планирование сроков выполнения задач. Clarizen позволяет видеть картинку в целом, и в одной форме подвигать задачи по любому из проектов, и перекинуть задачу на другого исполнителя, и назначить дополнительный ресурс на задачу. И все это с минимальным загромождением экрана и использованием drag&drop.

К сожалению автоматических процедур, которые бы облегчили подбор оптимального расписания, в системе нет, приходится двигать задачи вручную. Однако, учитывая сложность подбора оптимального графика, когда нужно учесть приоритеты задач, интересы заказчиков, квалификацию ресурсов, поправки на неопределенность и неточность исходных данных, вряд ли это может быть полностью автоматизировано. Если кто-нибудь пользовался выравниваем ресурсов в MS Project, поймут, что я имею в виду.

Выводы

Clarizen - система, наиболее подходящая из всех рассмотренных для организации коллективной работы, управления большими проектами и портфелем проектов, хотя и не самая дешевая. Ее сильные стороны - это очень удобный, продуманный интерфейс, богатая функциональность, возможности для самостоятельного расширения и автоматизации. Крутейшие средства для планирования загрузки ресурсов и календарного планирования. Плюс, система быстро развивается.
К минусам можно отнести только высокую стоимость.

Заключение

Все рассмотренные программы хороши для своего применения. Asana и Trello подойдут в том случае, если требуется отследить текущие задачи - поставить, проконтролировать их выполнение, организовать переписку по ним. Обе системы бесплатны, если не требуется большого объема дискового пространства и дополнительных функций администрирования.

Smartsheet и Мегаплан обладают расширенной функциональностью и вместе с тем сохраняют простоту. Системы пригодны для базового управления проектом и организации деятельности небольшого предприятия. Бесплатного варианта уже не не предусмотрено.

JIRA и Clarizen гораздо более сложные и дорогие системы. Могут применять для всех типов задач, начиная от организации работы малой группы до большого предприятия. Возможности настройки и кастомизации очень большие. JIRA скорее применима для организации поддержки и разработки, Clarizen - для управления портфелем проектов.

В обзор не попало очень много достойных систем. Наверное, стоит еще упомянуть Redmine, Адванта, Comindwork, Liquidplanner, Innotas, AtTask…

Но идеальной системы не существует, доказывать, что одна чуть лучше другой, можно бесконечно. Поэтому берите любую, попадающую в область применения, и используйте. В любом случае в процессе эксплуатации обнаружится, что чего-то не хватает, особенно учитывая изменяющиеся обстоятельства. Но инструмент - это всего лишь инструмент, настоящий мастер с помощью одного топора может построить теплый и красивый дом, а неумехе не поможет и полный арсенал станков и приспособлений.

Инструмент для управления проектами Trello пользуется большой популярности среди команд разных размеров. Его базовая функциональность бесплатна, он удобен и прост в использовании. Trello поддерживает сторонние сервисы, а значит его можно сделать еще лучше и функциональнее. Мы выбрали девять таких сервисов.

Elegantt

Расширение для Chrome Elegantt удостоилось внимания основателя Trello Майкла Приора. На первый взгляд, Elegantt делает не так много - добавляет диаграммы Ганта для слежения за прогрессом выполнения проектов. На самом деле, это очень наглядный способ, который позволяет понять, на каком этапе находится проект.

После установки расширения не нужно ничего делать - Elegantt будет автоматически встроен во все текущие и будущие проекты. Расширение не получает никакой информации - все данные остаются на серверах Trello.

Tab

Обязательное приложение для тех, кто пользуется Trello на Mac. Tab позволяет управлять досками прямо со строки меню. В открывающемся окошке поддерживаются все базовые функции: можно перемещать задачи, создавать проекты и доски, общаться с коллегами и получать уведомления. Приложение стоит $0,99 и еще $1,99 нужно заплатить в том случае, если вы пользуетесь дополнительными функциями Trello Gold.

Еще одно расширение для Chrome, которое умеет превращать письма из Gmail в карточки Trello. Расширение добавляет кнопку в интерфейс веб-версии Gmail. В Trello сохраняются текст письма, тема и время. Расширение давно не обновлялось, но все существующие функции работают отлично.

Clusto [закрыт в 2016 году]

Завершая тему синхронизации Gmail и Trello, стоит рассказать о Clusto. Это iOS-приложение объединяет данные с Gmail, Google Calendar, Trello, Evernote, Dropbox и Asana. По словам разработчиков, возможность получить информацию с любого из этих приложений в одном месте, ускоряет работу.

Предыдущий их проект Augment выполнял практически такую же задачу. Закрыв Augment, они решили сосредоточиться на более усовершенствованном Clusto. Приложение пока недоступно для скачивания. Однако если оставить свой электронный адрес на сайте, можно получить три месяца пользования бесплатно и ранний доступ к тестированию этой странной, но, в теории, эффективной концепции управления несколькими сервисами из одного места.

PunchTime

Trello хорош для управления проектами, но не для управления временем сотрудников. Поэтому разработчики PunchTime создали приложение, которое работает вместо с Trello и нивелирует этот недостаток.

PunchTime можно использовать в веб-версии, в виде приложений для iOS и Android или прямо в Trello, установив расширение для Chrome. Сервис показывает статистику того, на что тратили время сотрудники, и позволяет ставить следить за количеством потраченного времени на задачи с помощью таймера. Вся функциональность PunchTime бесплатна.

Любителям Scrum

Простое расширение Scrum for Trello для Chrome, Firefox и Safari дает возможность добавлять к названию задачи количество времени для ее выполнения. Еще один сервис для любителей Scrum - Burndown . Он добавляет в интерфейс Trello диаграммы сгорания задач, которые показывают количество сделанной и оставшейся работы.

Corello

Великолепный инструмент для тех, кто использует Trello по полной. Corello выводит всю важную статистику на отдельный экран. Сколько задач находится в работе, сколько багов, досок, какова производительность каждого сотрудника - Corello показывает все это в виде диаграмм и лаконичных карточек. В течение 21 дня сервисом можно пользоваться бесплатно, затем нужно купить подписку, цена на которую начинается с $39 в месяц.

Ollert

Несмотря на полезные функции, цена Corello все-равно может отпугнуть. Его бесплатный и упрощенный аналог - Ollert. Этот сервис таким же образом собирает важную информацию, которую не показывает Trello, и дополняет ее графиками и диаграммами.

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter , чтобы сообщить нам.

Об идее и функциональности расширения.

В закладки

Проблематика

В мире таск-трекеров большое количество продуктов. Какие-то вполне хороши, другие оставляют желать лучшего. Каждая команда, создавая продукт, как правило, делает его «под себя».

В конечном итоге тот функционал, который был им необходим, работает хорошо, чего, к сожалению, не скажешь об остальном... Его либо нет, либо он работает плохо, другим командам, которые приобретают такой продукт, приходится с этим мириться.

В этой ситуации сложно удовлетворить потребности большинства и соблюсти баланс между функциональностью и простотой использования. На наш взгляд, лучше всех это получается у Trello, но даже при работе с ним мы регулярно сталкивались с рядом проблем.

Нам, как и многим другим командам, не хватало простой и удобной в использовании диаграммы Гантта, а переходить на другие таск-трекеры не хотелось, так как они имеют еще больше слабых сторон. Поиски расширений для Trello не увенчались успехом.

Это были либо надстройки от сторонних таск трекеров с примитивным уровнем синхронизации, либо ни на что не годные интегрированные расширения. Так возникла идея создать расширение, которое решит проблему удобного и быстрого визуального планирования c помощью диаграммы Гантта - GoodGantt

Демонстрация сервиса

GoodGantt интегрируется в ваш Trello настолько глубоко, насколько это возможно, создавая впечатление, что никакой надстройки нет и диаграмма Гантта - это часть сервиса.

Все проекты в одной области

Особенностью Trello является то, что мы имеем отдельную доску с задачами для каждого проекта, но при планировании сроков и нагрузки на членов команды нужно видеть ситуацию по каждой из досок в одном месте.

Вы можете выбирать какие доски и в какой последовательности будут отображаться на диаграмме Гантта и этот вид будет сохраняться на всех ваших досках.

Интеграция с тайм-трекерами

Одним из преимуществ GoodGantt является учет времени по задачам с помощью тайм-трекера. Этот подход имеет ряд важных преимуществ как для менеджмента, так и для самого сотрудника. Менеджер понимает текущую ситуацию по загруженности членов команды и имеет «железную» отчетность перед клиентом в случае разногласий, а сотрудник имеет возможность возможность себя дисциплинировать и точнее планировать сроки будущих задач на основе уже имеющейся статистики.

• Иметь полный контроль над текущей ситуацией по проекту;
• Точнее планировать сроки завершения этапов;
• Равномрно распределять нагрузку между членами команды.

Синим - изначальные планы. Зеленым - фактическое время по трекеру.

Но зачем создавать еще один тайм-трекер, которых и так на рынке много?! Мы просто можем использовать уже существующие решения и настроить интеграции между ними и нашим продуктом, а пользователь уже сам решит, какой из трекеров наиболее удобен для его задач.

Приятным дополнением будет возможность посмотреть краткую статистику по затраченному на задачу времени. Если это один пользователь - отображается только затраченное время, а если несколько - появляется возможность посмотреть их относительный вклад по времени в процентах.

Автоматическое перемещение карточек

Имея интеграцию с тайм-трекером, мы также можем отслеживать факт начала выполнения работы. Следовательно можно автоматизировать процесс перемещения карточки с задачей из столбца «Все задачи» в столбец «Выполняется», предварительно произведя простые настройки. Это довольно удобно, так как члены команды как правило забывают перемещать задачи по нужным столбцам, а менеджеры не всегда за этим могут уследить.

Добавим к этому возможность создавать карточки задач прямо из диаграммы Гантта, что позволит нам автоматически перемещать эту карточку в нужную нам колонку, в данном случае «Все задачи».

Последний тип перемещения, который можно добавить в наш список, - это возможность преносить задачи в столбец «Завершенные», если их прогресс выполнения (выставляется вручную исполнителем) равен 100%.

У каждого проекта/доски в диаграмме Гантта есть меню с настройками, которое позволяет определить, в какие из столбцов будут переноситься карточки с задачами.

Панель доступности членов команды

На мой взгляд, одна из самых полезных вещей для менеджера проектов. Панель показывает, сколько задач в день приходится на отдельного члена команды. При клике на «день» с количеством задач покажет вам какие задачи из каких проектов назначены на члена команды в этот день.

Теперь без труда можно определять, на кого из вашей команды приходится больше задач, чем нужно, и равномерно распределять нагрузку между ними.

Майлстоуны

Как часто Вы пытаетесь найти майлстоуны в своей диаграмме Гантта? Если у Вас большое количество задач по разным проектам, то сделать это довольно струдно.

Никогда не понимал, зачем такую важную информацию как «Этап проекта» делать одним из самых незаметных элементов?! решает эту проблему. Майлстоуны всегда отображаются на всю высоту области просмотра, и информация об этапе доступна даже если Вы прокрутили Ваш список задач далеко вниз.

Прочий функционал

Помимо всего прочего, Вы можете удобно следить за любыми изменениями в карточках, не переключаясь между видами. Об этом будет свидетельствовать красный индикатор напротив каждой задачи.