На сегодняшний день в ИФНС можно подавать информацию об отсутствии обязанности представлять расчет 6-НДФЛ в форме письма или сообщения. Ранее подобные сведения назывались «нулевой расчет 6-НДФЛ». Мы ниже размещаем несколько образцов данного письма или сообщения в зависимости от сложившейся ситуации

Когда следует подавать в ИФНС подобную письменную информацию, заменяющую сейчас нулевой расчет 6-НДФЛ?

Специалисты называют несколько случаев, когда можно подавать письмо с информацией об отсутствии обязанности представлять расчет 6-НДФЛ вместо нулевого расчета по этой же форме. Рассмотрим их:

• если рабочим не выплачивалась заработная плата (это возможно в отпуске без оплаты);
• если в компании трудится один учредитель (согласно с заключенным трудовым договором) и ему при этом заработная плата не выплачивается;
• если компания открылась сравнительно недавно, поэтому за прошедший налоговый период заработная плата рабочим в принципе выплачиваться не могла.

Дело в том, что подобные ситуации объединяет одно общее обстоятельство - рабочим не выплачивается заработная плата. И именно при таких обстоятельствах обязанности налогового агента аннулируются. Также отпадает и необходимость в сдаче 6-НДФЛ для налоговой инспекции (НК, статья № 230, пункт 2, абзац 3). Об этом идет речь и в письме № БС-4-11/4901 ФНС от 23.03.2016 г.

А вот информация об этом должна подаваться в виде письма, которое и адресуется руководящим работникам ИФНС. Это нужно сделать, чтобы не выплачивать денежный штраф за непредставление 6-НДФЛ. В противном случае сотрудники налоговой инспекции не будут осведомлены об уважительных причинах отсутствия необходимой информации. Советник гражданской госслужбы нашего государства 1-го класса - Николай Стельмах (Министр финансов России), в своем интервью для журнала «Упрощенка», констатирует такой факт: данная подача нужной для налоговой инспекции информации избавит организацию от подачи нулевого расчета (форма 6-НДФЛ). Но также и уточняет, что российское законодательство не требует, чтобы такая информация подавалась в обязательном порядке. Эта процедура нужна для подстраховки. И заключается она в написании сообщения или письма в произвольном виде, с указанием причины отсутствия данного расчета (например, в организации нет рабочих либо отсутствовали денежные выплаты за отчетный период, либо не было какой-либо деятельности вообще).

Вы можете скачать образец письма о нулевом расчете 6-НДФЛ, которое многие рекомендуют подавать в ИФНС, чтобы избежать штрафов или блокировки счетa.

Нулевой расчет 6-НДФЛ сдавать не нужно

Сдавать расчеты по форме 6-НДФЛ должны все налоговые агенты (п. 2 ст. 230 НК РФ). Налоговые агенты это, как правило, работодатели или заказчики по договорам гражданско-правового характера, по которым физлица получают доходы.

Вместе с этим, если в течение отчетного периода организация или ИП не начисляли и не выплачивали физлицам никаких доходов, не удерживали налог и не перечисляли НДФЛ в бюджет, то сдавать расчеты 6-НДФЛ не нужно. Дело в том, что такой ситуации организация или ИП не признаются налоговыми агентами. Вывод подтверждается абзацем 3 пункта 2 статьи 230 НК и письмами ФНС России от 23.03.2016 № БС-4-11/4901 и от 04.05.2016 №БС-4-11/7928.

Организация или ИП вправе подавать в ИНФС нулевой расчет 6-НДФЛ (несмотря на то, что не обязаны это делать). Налоговая инспекция, в свою очередь, должна принять нулевой расчет.Налоговая инспекция, в свою очередь, должна принять нулевой расчет.

Зачем нужно письмо про нулевой 6-НДФЛ

Сразу скажем, что Налоговый кодекс РФ не предусматривает направление или подачу каких-либо писем про нулевые расчеты 6-НДФЛ. Однако целесообразность подачи такого письмо обусловлена следующим.

Дело в том, что не дождавшись расчета 6-НДФЛ, налоговая инспекция вправе заблокировать расчетный счет организации или ИП. Блокировка возможна если расчет 6-НДФЛ не будет сдан в течение 10 рабочих дней со дня окончания срока его подачи (См. « »). Ведь инспекция попросту не будет знать, является ли организация или ИП налоговым агентом или 6-НДФЛ попросту забыли представить.

Вероятность такого развития событий, к сожалению, есть. И чтобы обезопасить бизнес имеет смысл подать в налоговую письмо в свободной форме, в котором сообщить, что у организации или ИП нет ни работников, ни подрядчиков и поэтому 6-НДФЛ не подается.

Приведем пример такого письма.

Как часто подавать письмо

Указанное выше письмо можно написать один раз. В таком случае в письме следует указать, что организация или ИП будет сдавать расчеты по форме 6-НДФЛ как только у появится такая обязанность.

Однако возможен и ещё более надежный вариант – такое письмо можно подавать в инспекцию по итогам каждого отчетного периода. Тем самым, по итогам каждой отчетной кампании налоговикам будет приходить «напоминание» о том, что ждать расчеты 6-НДФЛ от компании или ИП не нужно.

Напомним, что отчетные периоды для сдачи 6-НДФЛ такие:

• I квартал;
• полугодие;
• девять месяцев;

Сдать 6-НДФЛ, к примеру, за 2 квартал 2016 года нужно не позднее 1 августа 2016 года. Соответственно, после 1 августа 2016 года можно представлять в ИФНС такое письмо.

Срок подачи письма

Конкретный срок подачи письма, разумеется, не установлен. Письмо подается исключительно на усмотрение налогового агента. Однако, если уж решили направить налоговикам письмо, что его лучше подавать сразу по окончании каждой отчетной кампании и не дожидаться истечения 10 дней. Ведь если расчет 6-НДФЛ не будет сдан в течение 10 рабочих дней со дня окончания срока его подачи, ИФНС сможет заблокировать банковские счета организации (п. 6 ст. 6.1, п. 3.2 ст. 76 НК РФ). В этот период и следует напомнить налоговикам, что расчета от вас можно не ждать.

Письмо об отсутствии обязанности представлять расчет 2-НДФЛ необходимо отправить в налоговую службу в случае, если заработная плата за отчетный период работникам организации не выплачивалась.

ФАЙЛЫ

Оптимально алгоритм предоставления либо непредоставления расчета 2-НДФЛ уточнять по телефонам конкретной налоговой службы по месту регистрации организации. У каждой могут быть свои порядки. Существует несколько вариантов развития событий при складывающейся ситуации:

• Налоговая служба вообще не требует предоставления какой-либо документации по этому поводу. Редкий, удачный для отвечающего за документооборот сотрудника компании и не вполне юридически грамотный случай.
• Налоговики требуют отправить на их адрес письмо об отсутствии обязанности предоставлять расчет 2-НДФЛ. И больше никаких подтверждающих бумаг не просят.
• Помимо письма, работник налоговой ставит вас в известность, что для юридически грамотного оформления операции понадобится справка из банковской организации в качестве основания. Она должна сообщать о том, что средства с расчетного счета компании на зачисление заработной платы сотрудникам не снимались.

К любому варианту необходимо быть готовым. Таким образом, приложенные бланк и образец письма являются удобными в деле предоставления отчетности.

Ситуации

Организации создаются для того, чтобы приносить владельцам прибыль. Когда этого не происходит, они не являются и налоговыми агентами. Но и основную функцию свою не выполняют. Отправка сотрудников в неоплачиваемые отпуска или иные причины не предоставлять расчет 2-НДФЛ чаще всего возникают у компаний:

• Молодых, недавно сформированных. На «раскачку» им требуется определенное время. Поэтому первые год или два такая организация вполне может работать «в минус», не вызывая пристального внимания со стороны налоговиков.
• В кризис. Даже стабильные компании вполне могут «пережидать» неблагополучные времена именно в такой форме. Ведь выплата заработной платы сотрудникам является одной из главных статей расходов.

Вторая ситуация является угрожающей для компании. Более того, если она продолжительное время находится в таком «зависшем» состоянии, то это вызывает вопросы у налоговых служб. Последние организуют разнообразные проверки таких компаний. Ведь, возможно, таким способом организация может уклоняться от уплаты полагающихся налогов.

Периодичность

Расчет 2-НДФЛ в подавляющем большинстве случаев сдается один раз в год. Информация предоставляется на каждого сотрудника, который числится в организации, отдельно. Крайний срок при этом – 1 апреля. Причем если эта дата выпадает на выходной день, то «границей» становится будний день, предшествующий этой дате.

Причем интересно, что одновременно с приемом на работу сотрудника юридическое лицо либо индивидуальный предприниматель автоматически соглашаются предоставлять в налоговые органы соответствующую отчетность. Вся ответственность за этот процесс лежит на руководителе компании.

Таким образом, и письмо об отсутствии обязанности предоставлять расчет 2-НДФЛ отправляется тоже только один раз в год.

Вне налогов

Некоторые выплаты работникам не облагаются налогом, таким образом, по этим выплатам предоставлять расчет 2-НДФЛ также не нужно. К ним относятся:

• Выплаты при увольнении. Не стоит переживать, если увольнение произошло уже в начале отчетного периода. Выплаты при увольнении налогом не облагаются. Но если работнику была положена компенсация за неиспользованный отпуск, то тут уже без пополнения налоговой базы не обойтись. При расчетах, касающихся отпуска, 2-НДФЛ в отчетный период сдавать придется, даже если работник уволился.
• Командировочные расходы сотрудникам. Но они не должны превышать 700 рублей в сутки при командировках по России и 2500 рублей в сутки при отправлении сотрудника в зарубежные страны.

Составные части документа

Собственно, письмо будет состоять всего из одной фразы. Все остальное – принятая в деловом общении «обязательная программа». К ней относятся:

• Оформление письма на специализированном бланке компании. Общение с налоговой службой необходимо вести на достойном уровне. Если официальных бланков нет под рукой либо не существует в природе, то просто в верхней части письма об отсутствии обязанности представлять расчет 2-НДФЛ перечисляются реквизиты компании отправителя. Так можно будет идентифицировать послание в общем потоке корреспонденции.
• Наименование и номер конкретного подразделения ФНС, в который направляется бумага. Очень важно, чтобы компания была зарегистрирована в сфере ответственности этого участка налоговой службы.
• Подпись руководителя организации.
• По возможности – печать.
• Дата составления письма.
• Если такая система принята, то номер отправленного сообщения.

Письмо может быть зарегистрировано в журнале исходящей корреспонденции.

Текст письма

Несмотря на то, что сообщение должно быть лаконичным, в нем должны быть отражены принципиально важные моменты. В представленном для скачивания образце письма, в основной его части, указано:

• Полное наименование организации отправителя, ее ИНН, КПП.
• Год, за который должен быть предоставлен расчет 2-НДФЛ.
• Велась ли организацией хозяйственно-финансовая деятельность.
• Выплачивалась ли заработная плата работникам. В письме не указывается, по какой именно причине она не выплачивалась.
• Претендуют ли работники, числящиеся за организацией, на трудовой стаж.

Последняя графа имеет значение, так как, с юридической точки зрения, сотрудники, которые числятся в компании, в некоторых случаях могут рассчитывать на начисление стажа по какой-либо деятельности.

Письмо об отсутствии обязанности представлять расчет 2-НДФЛ является важной частью деловой переписки с налоговой службой, расположенной по месту регистрации юридического лица или ИП.

В период нестабильной экономической обстановки у каждого предприятия может возникнуть необходимость временного приостановления своей деятельности, чтобы избежать увеличения расходов, приносящих фирме убытки. В этом случае необходимо уведомить контролирующие органы об отсутствии у него , во избежание и обязательных платежей. В противном случае таковые превратятся в задолженность фирмы и повлекут наложение на нее штрафных санкций.

Письма в инстанции

На практике встречаются ситуации, когда организация не в состоянии осуществлять свою финансово-хозяйственную деятельность на протяжении длительного периода времени. При этом следует помнить, что, оформляя документы в России, территориальный налоговый орган и фонд социального страхования с целью сдачи обязательной отчетности, руководитель предприятия должен в обязательном порядке предоставить указанным органам информационное письмо об отсутствии своей деятельности.

Оформляется подобное уведомление, как правило, на фирменном бланке юридического лица с указанием периода неосуществления деятельности и приложением подтверждающих указанное обстоятельство документов. Иначе говоря, для снижения затрат при неосуществлении хозяйственной деятельности организации последняя может направить в отчетные органы документ, который подтвердит, что работа фирмы была приостановлена. Этот документ и будет называться на практике письмом об отсутствии деятельности.

Уведомляем письмом налоговую инспекцию

Законодательно установленной формы уведомления налоговой инспекции об отсутствии деятельности организации не существует. Поэтому возможно оформление такого письма юридическим лицом в произвольной форме с желательным содержанием следующей информации:

1. Название и адрес органа ФНС, который будет являться адресатом письма.
2. Организационная форма и фирменное название юридического лица, уведомляющего ФНС.
3. и адрес местонахождения исполнительного органа фирмы.
4. , КПП, ОГРН и иные реквизиты организации (можно использовать фирменный бланк юр. лица, уже содержащий в себе все его фирменные признаки).
5. Наименование документа, в данном случае: «Письмо об отсутствии деятельности и объектов налогообложения».
6. Текст письма должен содержать:

• название организации и указание на ее правовую форму в соответствии с ;
• временной период приостановления деятельности;
• приложение документов, подтверждающих отсутствие осуществления организацией уставной деятельности;
• виды налогов, по которым отсутствует объект налогообложения фирмы.

Письмо в обязательном порядке визируется руководителем и главным бухгалтером, при наличии у юр. лица такового, а также заверяется печатью организации.

Образец письма в налоговый орган выглядит следующим образом:

• заказным почтовым письмом с подробной описью вложения и уведомлением, которое после вручения его работнику налоговой инспекции вернется по адресу организации или на ее абонентский ящик;
• сдать лично в налоговую инспекцию руководителем организации или уполномоченным на это лицом с обязательным проставлением на втором экземпляре письма специалистом налогового органа, принимающим документ, даты, подписи и штампа, свидетельствующих о его принятии;
• направить через специальную курьерскую службу;
• сдать посредством направления через личный кабинет юр. лица на сайте ФНС, подписав документ квалифицированной цифровой подписью.

Все вышеуказанные способы направлены на обеспечение доказательства направления фирмой письма — уведомления.

Заполняем образец письма в ПФР

Установленного образца письма об отсутствии деятельности организации, направляемого в ПФР также не существует. должно содержать аналогичные сведения, которые заполняются юр. лицом при отправке документа в налоговый орган. Кроме этого, в письме обязательно нужно сделать ссылку на следующее:

• в указанный период з/п сотрудникам не платилась;
• указать численность штатных работников, их личные и паспортные данные, место проживания;
• отметить, что все работники предупреждены организацией о том, что лишаются права на страховой стаж по закону «Об обязательном пенсионном страховании» № 167-ФЗ.

К письму прикладывается банковская справка об отсутствии операций по расчетному счету фирмы. Кроме того, юр. лицом представляется ведомость уплаты страховых взносов на ОПС по форме АДВ-11.

Следует отметить, что у организации, деятельность которой приостановлена, отсутствует обязанность по сдаче в ПФР отчетности СЗВ-М.

Письма в ПФР выглядит так:

Составляем письмо в ФСС России

В фонд страхования письмо составляется по аналогии с ФНС и ПФР. Готовый документ также подписывается руководителем и главбухом предприятия, к нему прикладывается справка из финансового учреждения об отсутствии движения денег по счету.

Основными сведениями письма в ФСС будут:

1. Указание на ФСС.
2. Название фирмы.
3. Адреса, основные реквизиты юр. лица.
4. Указание на отсутствие движения средств по счету и неначислении з/п работникам.

Образец письма для ФСС находится ниже:

На основании изложенного следует, что письмо об отсутствии деятельности призвано информировать контролирующие органы о неведении коммерческой деятельности предприятием в определенный период времени. Направляется такой документ с единственной целью – избежать необоснованного начисления налогов и взносов, . Законодательно установленной формы такого письма нет, поэтому оформить его фирма может по своему усмотрению, руководствуясь общими правилами делопроизводства.

Напишите свой вопрос в форму ниже

Здравствуйте.

Вопрос об обязанности уведомить об отсутствии работников рассматривался в суде и дошел до Верховного суда РФ. Судами был сделан вывод о том, что нахождение предпринимателя на учете как работодателя в отсутствие фактических трудовых отношений (либо гражданско-правовых) с физическими лицами и, как следствие, в отсутствие выплат (вознаграждений) им не может служить основанием для того, чтобы считать этого предпринимателя плательщиком страховых взносов и требовать от него представления сведений персонифицированного учета (см. Постановление от 10.06.2016 № Ф08-3645/2016 по делу № А63-6525/2015).

Судья ВС РФ в Определении от 04.10.2016 № 308-КГ16-12410, в свою очередь, согласился с позицией нижестоящих судов и отказал отделению ПФР в передаче кассационной жалобы для рассмотрения в судебном заседании Судебной коллегии по экономическим спорам ВС РФ. Обоснование следующее. В силу положений ст. 11 Закона № 27-ФЗ страхователь в составе персонифицированных сведений обязан представить сведения о выплатах, фактически включенных им в базу для исчисления страховых взносов, и суммах страховых взносов, фактически им начисленных. Положениями Закона № 27-ФЗ обязанность представлять сведения персонифицированного учета, расчеты по начисленным и уплаченным страховым взносам возложена на плательщиков страховых взносов, а не на лицо, формально имеющее статус страхователя-работодателя, но фактически не имеющее работников и не производящее выплаты и иные вознаграждения.
Более того, в Законе № 212-ФЗ не содержится нормы, обязывающей страхователя, не производящего выплаты и иные вознаграждения физическим лицам, представлять сведения, предусмотренные ч. 9 ст. 15 данного закона. При этом ни Закон № 212-ФЗ, ни Закон № 27-ФЗ не определяют обязанности страхователя, не производящего выплаты физическим лицам, по представлению индивидуальных сведений, в том числе о выплатах, которые им не включались в базу для исчисления страховых взносов, и суммах страховых взносов, которые им не начислялись.

И еще. Проанализировав положения п. 26 – 29 Порядка, судья ВС РФ пришел к выводу, что перечисленные нормы прямо не устанавливают заявительный порядок снятия с учета физического лица – работодателя – индивидуального предпринимателя при прекращении им трудового договора с наемным работником без прекращения предпринимательской деятельности.

Резюмируем сказанное. Если индивидуальный предприниматель состоит на учете в отделении ПФР как работодатель, но при этом не имеет фактических трудовых (либо гражданско-правовых) отношений с физическими лицами и не производит в их адрес никаких выплат, то он не обязан:

Подавать заявление о снятии с учета в качестве работодателя;
- представлять в ПФР расчеты (в том числе нулевые) по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное пенсионное страхование и иные сведения персонифицированного учета.

При неблагоприятном развитии событий (в случае возникновения претензий со стороны ревизоров ПФР) предприниматель для защиты своих интересов может воспользоваться выводами из комментируемого судебного решения.

То есть направлять какие-то уведомления куда бы то ни было при уменьшении до 0 количества наемных работников не требуется. Но это не отменяет того, что если Вам от этого будет спокойнее, то Вы действительно можете в произвольной форме уведомить налоговую об отсутствии с какой-то даты у Вас сотрудников.