С необходимостью учета командировочных расходов сталкивается практически каждый бухгалтер. Речь идет о суточных, расходах по проезду, найму жилья в командировке, о среднем заработке, который согласно требованиям законодательства нужно сохранить за сотрудником на период командировки. В настоящей публикации Н.В. Фимина, юрист, эксперт по вопросам налогообложения, рассматривает ряд нестандартных ситуаций по учету командировочных расходов и типичные ошибки бухгалтеров при отражении данных хозяйственных фактов. Методисты фирмы «1С» приводят порядок отражения командировки сотрудника, начиная от оформления кадровых документов и до расчета заработной платы на примере программы «1С:Зарплата и управление персоналом 8».

ст. 168 ТК РФот 30.04.2008 № 1024-6 .

от 06.03.2008 № Ф09-184/08-С3 , ФАС МО от 18.09.2007, 25.09.2007 № КА-А40/9510-07 , ФАС СЗО и др.

Ошибки при учете командировок, по которым работник не выполнил служебное задание

Служебное задание (форма № Т-10а) является одним из основных документов по командировкам. В служебном задании помимо сведений о работнике и о месте его работы нужно указать цель, время и место командировки. По возвращении из командировки работник заполняет раздел «Краткий отчет о выполнении задания».

Если служебное задание не выполнено не по вине работника, необходимо иметь в виду следующее. Возмещение командировочных расходов не ставится в зависимость от выполнения сотрудником служебных обязанностей (ст. 168 ТК РФ). Таким образом, организация должна оплатить сотруднику проезд, суточные, проживание за время нахождения в служебной командировке и иные командировочные расходы независимо от того, выполнил он задание или нет. Подтверждает данный вывод Роструд в письме от 30.04.2008 № 1024-6 .

В отношении учета данных затрат при расчете налога на прибыль споры с проверяющими не исключены. Однако имеется положительная для налогоплательщиков арбитражная практика. Так, в постановлении ФАС УО от 15.04.2008 № Ф09-2237/08-С2 указано, что право на признание в налоговом учете командировочных расходов налогоплательщика никак не связано с результатами командировки. Такие же выводы содержатся в постановлениях ФАС УО от 06.03.2008 № Ф09-184/08-С3 , ФАС МО от 18.09.2007, 25.09.2007 № КА-А40/9510-07 , ФАС СЗО от 25.09.2007 № А56-52300/2006 и др.

Важно отметить, что правильная формулировка служебного задания поможет снизить или вовсе исключить эти риски. Например, в самой формулировке можно заложить возможность отрицательного результата: вместо «выполнить» указать «оценить возможность выполнения работ и при наличии такой возможности выполнить». В таком случае, даже если работы не будут произведены, служебное задание будет выполнено.

Ошибки при учете несостоявшейся командировки

На практике возможна ситуация, когда по независящим от работодателя причинам командировка отменяется, но при этом часть расходов по ней уже была оплачена (например, уже оплачены визы).

Например, если командированный сотрудник заболел и вместо него в поездку был направлен другой работник, то, на наш взгляд, болезнь работника никак не влияет на производственную необходимость данных затрат. Вместе с тем при таком подходе не исключены претензии проверяющих.

В любом случае стоимость виз, предназначенных для въезда командированных лиц на территорию иностранного государства, оплаченных организацией, не подлежит обложению НДФЛ. Отмена поездки не изменяет квалификацию данного вида выплат физическим лицам (письмо Минфина России от 06.05.2006 № 03-03-04/2/134).

Если в результате отмены командировки у работодателя возникает необходимость сдать приобретенные ранее билеты, перевозчик, как правило, удерживает часть их стоимости.

В данном случае возврат купленного билета приравнивается к нарушению условий договора перевозки. А значит, удержанная перевозчиком сумма есть ни что иное, как санкция за нарушение условий договора перевозки. Налоговое законодательство не запрещает относить на расходы при расчете налога на прибыль суммы санкций за нарушение договорных обязательств (подп. 13 п. 1 ст. 265 НК РФ).

Выполнение названных требований позволяет учесть командировочные при расчете налога на прибыль (ст. 252 НК РФ). Если же эти требования выполнены не будут, речь идет о нарушении трудового законодательства. Размер штрафа по статье 5.27 «Нарушение законодательства о труде и об охране труда» КоАП РФ составляет, в частности:

• для руководителя - от 1000 до 5000 руб.;
• для организации - от 30 000 до 50 000 руб.

Кроме того, деятельность работодателя может быть приостановлена на срок до 90 суток.

Ошибочное оформление поездок водителей в качестве командировок

Командировкой признается разовая поездка работника по распоряжению руководителя на определенный срок, в которой он выполняет служебное поручение вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). Служебные поездки сотрудников, работа которых носит разъездной характер, нельзя относить к командировкам (ст. 166 ТК РФ , п. 3 Положения).

В арбитражной практике есть отдельные арбитражные решения, подтверждающие, что действующее трудовое законодательство не содержит норм, запрещающих руководителю организации оформлять рейсы водителей (в том числе дальнобойщиков) в виде командировок (постановления ФАС МО от 05.10.2009 № КА-А41/10098-09, ФАС ПО от 09.04.2008 № А57-11527/06).

Командировка правомерна, если, например:

• водитель будет следовать к месту командировки не на автомобиле, которым управляет, а, например, на самолете;
• водитель направляется в регион (местность), отличный от места его работы, которое оговаривалось при приеме (например: если в трудовом договоре или должностной инструкции водителя указано, что он работает в Москве, а направляют его в Тулу).

Ошибки при начислении оплаты за работу в выходной или праздничный день

За время нахождения штатного сотрудника в командировке за ним сохраняется средний заработок (ст. 167 ТК РФ).

Если во время командировки сотрудник привлекается к работе в выходные или праздничные дни, оплата этого времени должна производиться с учетом норм, установленных трудовым законодательством (п. 5 Положения).

Если отгул за работу в выходной или нерабочий праздничный день работнику не предоставлен, нужно начислить оплату:

• сотрудникам, которым установлена часовая ставка, - не менее чем по двойной часовой ставке;
• сдельщикам - не менее чем по двойной сдельной расценке;
• сотрудникам с постоянным окладом - в зависимости от выполнения месячной нормы труда. Если в выходной день сотрудник работал в пределах месячной нормы, ему нужно доплатить не менее одинарной дневной (часовой) ставки. Если он работал сверх месячной нормы, доплата должна составить не менее двойной дневной (часовой) ставки.

Таким образом, неправильно будет начислять работнику двойную оплату по среднему заработку. Необходимо учитывать его ставку (размер оклада).

В письме УФНС России по г. Москве от 16.08.2006 № 20-12/72393 указано, что для признания в целях налогообложения прибыли расходов на командировки, приходящиеся на выходные и праздничные дни, к отчету необходимо приложить заверенную копию правил внутреннего распорядка, предусматривающих режим работы в выходные и праздничные дни, утвержденных руководителем организации, в которую направлялся в командировку сотрудник организации.

Напомним, что выходной день - это не обязательно суббота или воскресенье. У работодателей, приостановка работы у которых в выходные дни невозможна по производственно-техническим и организационным условиям сотрудникам можно установить выходные в любые дни рабочей недели согласно внутренним правилам трудового распорядка (ч. 3 ст. 111 ТК РФ). В таком случае суббота и воскресенье будут для сотрудника рабочими днями. Соответственно, и оплачивать их нужно в обычном порядке. То есть если командировка приходится на субботу и воскресенье, которые по индивидуальному графику работника выходными не являются, оплатить их нужно в общем порядке - исходя из среднего заработка.

Довольно часто день отъезда и приезда из командировки выпадают на выходные дни. В таком случае у бухгалтера может возникнуть вопрос, как их оплачивать.

Согласно пункту 9 Положения средний заработок за период нахождения работника в командировке, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, сохраняется за все дни работы по графику, установленному в командирующей организации.

При этом сохранение среднего заработка за дни нахождения в пути, приходящиеся на выходные или нерабочие праздничные дни, Положением не предусмотрено.

Неверное оформление документов, подтверждающих, что на время командировки сотрудник поселился в арендованной квартире

Во время командировки сотрудник вправе проживать не только в гостинице, но и в другом жилом помещении (например, на съемной квартире). В таком случае подтвердить расходы на наем жилья можно документами, составленными в произвольной форме (абз. 4 п. 1 ст. 252 НК РФ , постановление ФАС СЗО от 26.02.2008 № А26-1621/2007). Например, актом, подписанным владельцем квартиры и нанимателем (командированным сотрудником).

Однако важно, чтобы в этом документе имелись все обязательные реквизиты, предусмотренные действующим Федеральным законом от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (п.2 ст.9).

Иногда суды при рассмотрении налоговых споров принимают в качестве доказательства, обосновывающего позицию налогоплательщика, первичные учетные документы, которые не содержат отдельные обязательные реквизиты (см., например, решение ФАС МО от 24.04.2007 № КА-А41/3090-07). Однако это единичные судебные решения.

Снизить риск претензий со стороны налоговых органов можно, если оформить документ, поименованный в ГК РФ - договор аренды.

Официальная позиция контролирующих ведомств заключается в том, что арендную плату за тот период, когда арендованное жилье пустовало, в расходы включить нельзя. Такие затраты не признаются экономически обоснованными (п. 1 ст. 252 НК РФ). Данный вывод содержится в письмах Минфина России от 25.03.2010 № 03-03-06/1/178 , от 20.06.2006 № 03-03-04/1/533 , от 25.01.2006 № 03-03-04/1/58 . Чтобы обосновать расходы за те дни, когда в арендованной квартире проживает командированный работник, можно использовать командировочное удостоверение, проездные документы, приказ о командировке и т. д.

Ошибочное доначисление налогов, когда командированный работник не возвратил неиспользованный аванс

На практике нередко возможны ситуации, когда работник, возвратившись из командировки, в установленный срок не отчитывается по денежному авансу, выданному ему перед отъездом. Подотчетные суммы, не подтвержденные документами и не возвращенные в срок, не являются доходом работника - это его задолженность перед организацией.

Эту задолженность организация в установленном законом порядке имеет возможность взыскать. Например, удержав сумму долга из зарплаты. Для этого руководитель организации должен издать приказ о взыскании в произвольной форме.

Оформить приказ нужно не позднее одного месяца с того дня, как закончился срок, установленный для отчета. Удержать из месячной зарплаты сотрудника можно не более 20 процентов от начисленной суммы (ст. 138 ТК РФ).

Взыскать суммы с сотрудника можно, если он не оспаривает основание и размер удержаний. В противном случае взыскать задолженность можно будет только через суд. Такие правила установлены в , 248 Трудового кодекса РФ и подтверждены в письме Роструда от 09.08.2007 № 3044-6-0 .

Доходом сотрудника указанная задолженность может стать только в случае прощения долга. Такой подход подтверждают письмо Роструда от 11.03.2009 № 1144-ТЗ, от 09.08.2007 № 3044-6-0 , постановления ФАС УО от 19.08.2004 № Ф09-3354/04-АК, ЦО от 08.01.2004 № А54-2875/03-С21.

Оформление командировок вместо вахтового метода

И при работе вахтовым методом, и при командировке работник выезжает в местности, отличные от места нахождения работодателя.

Поэтому важно отличать эти понятия. Основные отличия заключаются в следующем:

1. Командировка предполагает разовое служебное поручение, а вахта - выполнение заранее спланированной производственной деятельности. Примерный перечень организаций, которым целесообразно использовать вахтовый метод работ, утвержден постановлением Госкомтруда СССР, Секретариата ВЦСПС, Минздрава СССР от 31.12.1987 № 794/33-82 .

2. При вахтовом методе возможен только суммированный учет рабочего времени.

3. Перечень сотрудников, которых нельзя привлекать к работе вахтовым методом, шире, чем перечень сотрудников, которых нельзя направлять в командировки (ст. 264 , 298 ТК РФ).

4. Сотрудники, отправляющиеся на вахту, должны пройти обязательный медосмотр в порядке, предусмотренном приказом Минздравсоцразвития России от 12.04.2011 № 302н (ст. 213 , 298 ТК РФ). Медицинские противопоказания при работе на вахте установлены пунктами 48, 49 Порядка, утвержденного в Приложении № 3 указанного приказа.

5. При командировке режим рабочего времени работодатель установить не может, так как он априори должен соответствовать режиму организации куда командирован работник. В случае вахтового метода режим работы устанавливает направляющая сотрудников в отдаленные районы организация. Продолжительность вахты не может превышать одного месяца, в исключительных случаях - трех месяцев (ст. 299 ТК РФ), при этом продолжительность ежедневной работы (смены) не может быть более 12 часов, а ежедневного (междусменного) отдыха с учетом обеденных перерывов - менее 12 часов (п. 4.2, 4.3 Основных положений , утвержденных постановлением Госкомтруда СССР, Секретариата ВЦСПС и Минздрава СССР от 31.12.1987 № 794/33-82).

6. Имеется разница в оплате: при командировке - оплата по среднему заработку, суточные; при вахтовом методе - оплата по тарифной ставке, выплата надбавок и компенсаций, установленных законодательством в отношении вахтового метода.

7. В случае командировки сотрудник по возвращении должен предоставить письменный отчет о ее результатах, вахтовый метод характеризуется отсутствием любых письменных отчетов после окончанию работы.

Однако при ошибочном оформлении вместо вахтового метода командировок претензии налоговых инспекторов маловероятны. Это скорее сфера контроля трудовых инспекций.

Рассмотрев различные ситуации и типичные ошибки, отметим, что при кажущейся простоте такой хозяйственный факт, как направление работника в командировку, может на практике вызывать немало вопросов и далеко не все из них в настоящее время являются надлежащим образом урегулированными.

Оформление командировки в программе "1С:Зарплата и управление персоналом 8"

Предположим, что организация направляет сотрудника в командировку с 19 января 2012 года по 25 января 2012 года.

Оформим командировочные документы: Кадровый учет -> Учет невыходов -> Командировки организации -> Добавить . Вносим данные из приказа на командировку.

Флаг Освобождать ставку следует устанавливать, когда установлен флаг контроля штатного расписания и планируется перевод другого сотрудника на эту позицию на период командировки.

Если флаг Напомнить не установлен, то автоматически, начиная с дня следующего за днем окончания командировки считается, что сотрудник вышел на работу на свое рабочее место в соответствии со своим графиком работы.

Если же этот флажок установить, то для того, чтобы указать, с какого числа сотрудник вернулся на свое рабочее место, нужно ввести документ Кадровый учет -> Учет невыходов -> Возврат на работу .

Из документа Командировки организаций мы можем распечатать следующие формы:

• Т-9 - Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку;
• Т-9а - Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку;
• Т-10 - Командировочное удостоверение;
• Т-10а - Служебное задание.

На основании кадровых документов о направлении сотрудника в командировку сформируем расчетные документы: Расчет зарплаты по организации -> Анализ неявок -> Заполнить .

При этом подбираются все неявки, оформленные кадровыми и расчетными документами, у которых дата документа попадает в указанный период. В нашем случае это документы за январь 2012 года.

С этой обработкой пользователям удобно работать следующим образом:

Отменить у всех документов флаг Отметка ;

Установить отбор (правой кнопкой мыши) по типу неявки, который обрабатываем (в нашем случае в командировке );

Взять «первичные» документы кадрового учета и начать их обрабатывать. Для этого берем подписанный Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку. Находим соответствующую строку. Сверяем внесенные в программу данные с теми, которые подписаны руководителем. В случае обнаружения несоответствия следует вернуть документ в отдел кадров на доработку. При полном соответствии - установить флаг Отметка ;

После обработки «первичных» документов необходимо последовательно «нажать» (на экране мышкой) кнопки Создать документы, Рассчитать, Провести . Эти команды действуют только на отмеченные строки. При этом создаются, рассчитываются и проводятся соответствующие расчетные документы Оплата по среднему (рис. 1).

Рис. 1

Просмотреть эти автоматически созданные в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» документы можно, нажав «кнопку» Открыть расчетный или Расчет зарплаты - Неявки Оплата по среднему .

Можно ввести эти документы и без обработки. Расчет зарплаты -> Неявки -> Оплата по среднему и просто «вручную» заносить в новые документы все данные из приказа на командировку.

Если в выходной день в командировке произошел «авральный» выход на работу сотрудника, то для его оплаты следует внести документ Оплата праздничных и выходных дней (рис. 2).

Рис. 2

В результате проведенных документов отчет Табель учета рабочего времени Т-13 имеет вид, представленный на рисунке 3.

Минфин России в ответе на обращение налогоплательщика разъяснил, что оплата проезда сотрудника из командировки к месту работы, если он обратно не вернулся, а ушел в отпуск, не является экономически оправданной и не может быть включена в состав затрат, снижающих налоговую базу по налогу на прибыль (письмо Департамента налоговой и таможенной политики Минфина России от 21 октября 2016 г. № 03-03-06/3/61516 " ").

В рассмотренном примере после выполнения служебного поручения сотрудник из командировки не вернулся, а остался в том же месте для проведения отпуска. В этом случае днем окончания командировки следует считать последний день перед отпуском, уточнили финансисты. Следовательно,расходы по оплате его проезда к постоянному месту работы не отвечают критериям признания расходов, предусмотренным . Организация в данном случае оплачивает возвращение сотрудника из места отпуска, а не из служебной командировки. Соответственно, компания не вправе учесть указанные расходы при формировании налоговой базы по налогу на прибыль.

Отметим, что ранее Минфин России занимал противоположную позицию, полагая, что если работник с разрешения руководителя организации остался в месте командировки, используя выходные дни, либо выехал к месту командировки в выходные дни, предшествующие дате начала командировки, оплата организацией проезда к месту командировки и обратно не приводит к возникновению у работника экономической выгоды. Соответственно, эти затраты можно учесть в расходах по налогу на прибыль ().

Можно ли возместить стоимость проезда сотрудника к месту командировки и обратно на такси, узнайте из материала "Расходы на проезд в командировках в целях налогообложения прибыли" в "Энциклопедии решений. Налоги и взносы" интернет-версии системы ГАРАНТ.
Получите бесплатный доступ на 3 дня!

Напомним, что при направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой (). Работники направляются в командировки на основании решения работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы ().

Вместе с тем, при исчислении налога на прибыль налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ). При этом, расходами признаются экономически оправданные и документально подтвержденные затраты, произведенные для осуществления деятельности, направленной на получение дохода (). Расходы на командировки, в частности расходы на проезд работника к месту командировки и обратно, относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией продукции ().

Работник может задержаться в месте командировки на выходные или для проведения отпуска. Либо, не возвращаясь домой, сразу уехать к месту отдыха. Можно ли в налоговом учете признать расходы на такие командировки?
Служебная командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). С согласия непосредственного руководителя или генерального директора организации работник вправе объединить командировку и свой отпуск. Так, он может выехать к месту назначения до начала командировки и провести там отпуск или выходные. Или, наоборот, по окончании служебной поездки не возвращаться к месту работы и остаться на отдых в городе, куда был направлен.

В указанных случаях дата одного из проездных билетов (к месту назначения или обратно) будет отличаться от даты начала или окончания командировки, указанной в командировочном удостоверении. Этот факт налоговики нередко используют в качестве основания для исключения стоимости такого билета из командировочных расходов. Кроме того, они требуют удержать НДФЛ со спорной суммы, если она была возмещена работнику.

Однако есть аргументы, которые могут переубедить инспекторов. Также эти доводы пригодятся организации для защиты своих интересов в суде.

Ситуация первая - работник задержался в месте командировки для отдыха
Налог на прибыль. Днем окончания командировки в таком случае является последний рабочий день, предшествующий отпуску. Получается, что дата обратного билета приходится не на время служебной командировки, а на период очередного отпуска работника. Несмотря на это, организация-работодатель вправе включить стоимость обратного билета в расходы, уменьшающие налогооблагаемую прибыль (см. врезку на с. 57). Но правильность своей позиции ей скорее всего придется доказывать в суде. Для этого можно воспользоваться следующими аргументами.

Прежде всего нужно обратить внимание суда на то, что независимо от срока пребывания сотрудника в месте командировки работодатель обязан возместить ему все расходы на проезд в обе стороны. Данное требование закреплено в статье 168 ТК РФ и пункте 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.08 № 749 (далее — Положение).

Тот факт, что работник возвращается из места командировки позднее, в большинстве случаев не приводит к увеличению общей суммы расходов на его проезд. Ведь данные расходы все равно возникли бы у организации, даже если бы сотрудник не оставался в месте командировки на время отпуска. Следовательно, компания, возместившая работнику стоимость проезда, не завысила величину командировочных расходов.

Кроме того, в Налоговом кодексе не содержится условия о том, что стоимость обратного билета можно включить в состав командировочных расходов, только если дата этого билета и дата окончания командировки совпадают (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Минфин России согласен, что у организации все равно возникли бы затраты на оплату проезда командированного сотрудника из места командировки к месту его постоянной работы. При этом время, проведенное работником в месте назначения, и причины его задержки роли не играют. Такой вывод содержится в письмах этого ведомства от 31.12.10 № 03-04-06/6-329 , от 16.08.10 № 03-03-06/1/545 и от 26.03.09 № 03-03-06/1/191 .

Однако специалисты Минфина России отмечают, что более поздний отъезд работника из места командировки должен быть разрешен руководителем. Подобное разрешение можно оформить отдельным приказом или распоряжением генерального директора организации либо включить его в приказ о направлении работника в командировку. Примерная формулировка: «Разрешить Н.П. Кузнецову по окончании служебной командировки не возвращаться в г. Нижний Новгород и задержаться в г. Астрахани на 10 календарных дней для проведения очередного оплачиваемого отпуска. Бухгалтерии компенсировать Н.П. Кузнецову стоимость проезда от места командировки к месту постоянной работы (из Астрахани в Нижний Новгород) согласно представленному авансовому отчету и обратному билету».

Арбитражные суды, как правило, соглашаются, что расхождение в датах на командировочном удостоверении и билете не является препятствием для признания расходов на служебные поездки. Ведь такое требование не предусмотрено нормами НК РФ. Примеры подобных судебных решений — постановления ФАС Уральского округа от 19.06.07 № Ф09-3838/07-С2 и от 04.05.07 № Ф09-3119/07-С2 . 

Таким образом, если организация готова судиться, у нее достаточно высокие шансы выиграть в суде.

Менеджер ООО «Компания» (г. Москва) С.А. Герасимов в период с 29 по 31 августа 2011 года находился в служебной командировке в г. Калининграде. По окончании командировки он остался в Калининграде еще на две недели (с 1 по 14 сентября) для проведения очередного оплачиваемого отпуска. На это имеется разрешение генерального директора ООО «Компания», отраженное в приказе о направлении работника в командировку. Обратный авиабилет по маршруту Калининград — Москва датирован 14 сентября 2011 года. Работник вышел на работу из отпуска 15 сентября и в тот же день представил авансовый отчет по командировке. Стоимость авиабилета в обе стороны (туда и обратно) составила 6800 руб. (НДС не выделен).

Работник задержался в месте командировки с разрешения генерального директора компании. Поэтому организация компенсировала работнику всю стоимость проезда в оба конца (по маршруту Москва — Калининград — Москва). В сентябре 2011 года она включила в расходы, уменьшающие налогооблагаемую прибыль, 6800 руб. 1 Возмещение работнику других видов расходов (стоимости проживания в месте назначения, суточных и др.), связанных с командировкой, в данном примере не рассматривается.

Налог на доходы физических лиц. Сумма возмещения работнику расходов на проезд до места командировки и обратно не является его доходом и не облагается НДФЛ (абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ). В Налоговом кодексе нет условия о том, что указанное правило действует только в тех случаях, когда дата окончания командировки и дата обратного билета совпадают.

Тем не менее Минфин России считает, что при несовпадении указанных дат нужно принимать во внимание, на сколько эти даты различаются. Если работник остался в месте командировки лишь на несколько дней, например на выходные или праздничные дни, возмещение организацией стоимости обратного билета не приводит к возникновению у него дохода, облагаемого НДФЛ. Такой вывод содержится в письмах Минфина России от 31.12.10 № 03-04-06/6-329 , от 16.08.10 № 03-03-06/1/545 и от 10.06.10 № 03-04-06/6-111 .

Другая ситуация — время пребывания работника в месте командировки значительно превысило срок, установленный в приказе о направлении его в служебную поездку. Самый распространенный пример — работник остался в месте назначения для проведения отпуска. Минфин России убежден, что в этом случае сотрудник, которому работодатель компенсировал стоимость обратного билета, получил доход в натуральной форме (письма от 31.12.10 № 03-04-06/6-329 и от 10.06.10 № 03-04-06/6-111).

Сумма такого дохода равна стоимости проезда от места проведения отпуска до места постоянной работы, включая НДС (п. 1 и подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ). С этой суммы организация обязана удержать НДФЛ и перечислить его в бюджет (п. 1 и 4 ст. 226 НК РФ).

Арбитражные суды придерживаются иного мнения. Они считают, что возмещение работодателем стои- мости проезда к месту командировки и обратно ни при каких обстоятельствах не может быть признано доходом работника (постановление ФАС Уральского округа от 19.06.07 № Ф09-3838/07-С2). Сумма такого возмещения не облагается НДФЛ на основании абзаца 10 пункта 3 статьи 217 НК РФ. При этом причины и продолжительность задержки сотрудника в месте командировки значения не имеют.

Продолжим рассмотрение предыдущего примера. С.А. Герасимов, менеджер ООО «Компания», является налоговым резидентом РФ.

Следуя разъяснениям Минфина России, компания признала стоимость обратного авиабилета доходом командированного сотрудника, полученным им в натуральной форме. Сумма указанного дохода составила 3400 руб. (6800: 2), НДФЛ с него — 442 руб. (3400 руб. × 13%). Таким образом, организация выплатила работнику 6358 руб. (6800 - 442).

Ситуация вторая — работник выехал к месту командировки до ее начала
Налог на прибыль. В этом случае днем начала командировки считается первый рабочий день, в который сотрудник должен был приступить к выполнению своих обязанностей. Однако дата проездного билета к месту командировки не совпадает с датой ее начала. Поэтому у работодателя могут возникнуть проблемы с признанием стоимости такого билета в налоговом учете.

Как и в предыдущей ситуации, организация вправе включить стоимость проезда к месту командировки в расходы, уменьшающие налогооблагаемую прибыль. При этом более ранний отъезд работника к месту назначения должен быть санкционирован руководителем компании. Но даже при наличии такого разрешения организация не застрахована от претензий налоговиков. Скорее всего, защитить свою позицию она сможет только через суд. Аргументы, которые помогут компании в судебном процессе, приведены выше.

Налог на доходы физических лиц. Учитывая мнение Минфина России, работодателю безопаснее удержать НДФЛ со стоимости проезда к месту командировки, если до ее начала сотрудник провел в этом месте отпуск и не возвращался к месту постоянной работы. Естественно, речь идет о тех случаях, когда организация компенсирует работнику полную стоимость проезда в обе стороны (письма Минфина России от 31.12.10 № 03-04-06/6-329 , от 16.08.10 № 03-03-06/1/545 и от 10.06.10 № 03-04-06/6-111).

Допустим, сотрудник выехал к месту командировки раньше лишь на несколько дней. Например, командировка начинается с понедельника, но с разрешения руководителя работник уехал в пятницу, чтобы провести в месте назначения выходные дни. В этом случае стоимость проезда к месту командировки, компенсированная сотруднику, не является его доходом. Значит, с этой суммы организация не обязана удерживать НДФЛ. Аналогичные разъяснения приведены в письмах Минфина России от 31.12.10 № 03-04-06/6-329 и от 16.08.10 № 03-03-06/1/545 .

Ситуация третья — работник отозван из отпуска и отправлен в командировку
Бывает, организация вызывает работника до окончания его отпуска для того, чтобы срочно направить в служебную командировку. В подобной ситуации сотрудник обычно не возвращается домой, а сразу из места, где он отдыхал, уезжает в командировку. Нередко после выполнения служебного задания он снова возвращается к месту проведения отпуска.

Налог на прибыль. В указанных случаях пункт отправления в служебную поездку или пункт прибытия из нее, а зачастую оба пункта не совпадают с местом постоянной работы командированного сотрудника. На этом основании инспекторы исключают расходы на его проезд. Причем они ссылаются на пункт 4 Положения. В названном пункте говорится, что днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного сотрудника. Днем приезда из командировки является дата прибытия транспортного средства в место постоянной работы.

Однако независимо от того, откуда работник выехал к месту командировки и куда вернулся, работодатель обязан возместить ему все расходы на проезд (ст. 168 ТК РФ и п. 11 Положения). А сумму возмещения он вправе включить в расходы, уменьшающие налогооблагаемую прибыль. Ведь очевидно, что работника досрочно отозвали из отпуска, так как на то имелась производственная необходимость. Более того, в Налоговом кодексе нет условия о том, что для признания расходов на проезд к месту командировки и обратно пункт отправления и пункт прибытия должны совпадать с местом постоянной работы командированного сотрудника.

Минфин России подтвердил, что при отзыве сотрудника из отпуска организация может включить в расходы стоимость его проезда из места проведения отпуска к месту командировки и обратно (письма от 08.12.10 № 03-03-06/1/762 и от 16.08.10 № 03-03-06/1/545). Ведь такие расходы возникают у работодателя вне зависимости от места, где находился работник непосредственно перед началом командировки.

Отметим, если расходы на проезд работника из места отпуска к месту командировки существенно превышают стоимость билета на проезд туда же от места постоянной работы, налоговики могут исключить сумму превышения из расходов. В подобной ситуации организации скорее всего придется обращаться в суд.

У компании должен быть приказ о досрочном вызове работника из отпуска с указанием причин отзыва, а также приказ или распоряжение о направлении его в командировку. В данном приказе или распоряжении можно указать, что организация возмещает сотруднику все расходы на проезд от места отдыха к месту командировки, а при необходимости и обратно к месту продолжения отпуска. Полный перечень документов, необходимых для подтверждения командировочных расходов, приведен во врезке выше.

Налог на доходы физических лиц. Поскольку работника отзывают из отпуска по производственной необходимости, он не получает экономической выгоды от возмещения работодателем стоимости проезда к месту командировки и обратно к месту отдыха.

Значит, стоимость проездных билетов, которую организация компенсировала сотруднику, не нужно включать в его доходы и удерживать с нее НДФЛ (абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ). Аналогичные разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 08.12.10 № 03-03-06/1/762 и от 16.08.10 № 03-03-06/1/545

Обратите внимание

Документы, без которых нельзя учесть расходы на командировки

Примерный перечень документов, которые необходимы для признания командировочных расходов в налоговом учете, содержится в письмах Минфина России от 19.11.09 № 03-03-06/1/764 и от 14.09.09 № 03-03-05/169 , а также в письме ФНС России от 25.11.09 № МН-22-3/890 . В число обязательных документов включены:

—авансовый отчет командированного работника, который должен быть утвержден руководителем организации. Этот отчет составляется по форме № АО-1 (утв. постановлением Госкомстата России от 01.08.01 № 55);

—командировочное удостоверение по форме № Т-10 (утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1). Удостоверение не нужно оформлять, если работник направлен в командировку за пределы РФ (п. 15 Положения). Исключением из этого правила являются поездки в государства — участники СНГ, с которыми заключены межправительст-венные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничные органы не делают отметок о пересечении государственной границы. В случае командировки в такие страны СНГ командировочное удостоверение нужно выписывать;

—документы о фактических расходах на наем жилого помещения и на проезд к месту командировки и обратно;

—документы об иных расходах работника, связанных со служебной поездкой.

Наличие других документов, которые составляются в связи со служебной командировкой, не является обязательным для признания расходов на нее в налоговом учете. К таким документам Минфин России и ФНС России, в частности, отнесли:

—приказ или распоряжение о направлении работника в командировку (формы №  Т-9 или Т-9а, утвержденные постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1);

—служебное задание на командировку по форме № Т-10а (утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1);

—отчет сотрудника о выполненной в командировке работе (краткий отчет предусмотрен в форме № Т-10а, подробный отчет составляется в произвольной форме).

Несмотря на разъяснения контролирующих ведомств, рекомендуем оформлять и те документы, которые отнесены к необязательным. Ведь их наличие поможет организации обосновать необходимость поездки и, значит, подтвердить экономическую целесообразность затрат на нее.

Это особенно актуально, когда по итогам командировки не было получено конкретного результата. Пример — работник направлен в другой город для поиска клиентов, но вернулся, так и не заключив ни одного договора. Без служебного задания на командировку и отчета работника организация не сможет обосновать расходы на такую поездку/

Вайтман Е. В., эксперт журнала «Российский налоговый курьер»

При направлении работника в командировку (приказ о командировании с 19 по 24 сентября) в связи с отсутствием прямых авиарейсов до место назначения был запланирован маршрут Салехард-Тюмень-Новосибирск-Тюмень-Салехард,при возвращении из командировки сдан авансовый отчет, работником покупались билеты на самолет по указанному маршруту, но по возвращении из командировки, сотрудник прилетел в Тюмень 22 числа в вечернее время, а в Салехард вылетел только 24 числа (в пределах командировочного срока) по причине отсутствия билетов на 23 число. Необходимо ли в бухгалтерию организации предоставлять какие-либо документы, подтверждающие отсутствие билетов на 23 число и правомерно ли взыскание стоимости обратного перелета из командировки с сотрудника, если он не подтвердит отсутствие билетов на 23 число?

Ответ

Если сотрудник вернулся из командировки в пределах сроков командировки, то оснований для подтверждения отсутствия билетов и удержания стоимости билет, нет.

Подробно об этом см. материалы в обосновании.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух» .

«Чтобы правильно закрыть командировку и подтвердить расходы на нее, сотрудник должен сдать в бухгалтерию все необходимые документы. А именно:

 авансовый отчет и подтверждающие документы к нему - подтверждают расходы сотрудника в командировке. К отчету сотрудник должен приложить проездные билеты, счета за проживание, кассовые и товарные чеки, квитанции электронных терминалов (слипы) и т. п.;*

 ксерокопии загранпаспорта - с отметками о пересечении границы, если сотрудник находился в загранкомандировке.

Все эти документы сотрудник должен принести в течение трех дней после возвращения из командировки. Отсчитывать надо рабочие дни. Если сотрудник вернулся из поездки в выходной день или в праздник, то трехдневный срок считайте с того дня, когда он вышел на работу. Этот срок распространяется как на внутренние, так и на зарубежные командировки.

Такой порядок следует из пункта 26 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 № 749, и пункта 6.3 указания Банка России от 11 марта 2014 № 3210-У.

А что если сотрудник принесет авансовый отчет и другие документы по командировке с опозданием? В таком случае бухгалтерию, конечно, никто не накажет. Кодексом РФ об административных правонарушениях не предусмотрены штрафы за подобное нарушение».

«Налог на прибыль

Документально подтвержденные расходы, связанные с проездом сотрудника до места командировки и обратно, включите в состав прочих расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Документальным подтверждением могут служить проездные билеты, бланки строгой отчетности, кассовые чеки и т. д. При этом вид общественного транспорта (самолет, поезд и т. д.) и уровень обслуживания в нем (бизнес-класс, вагоны повышенной комфортности и др.) не важны*. Такие выводы есть в письме Минфина России от 10 июня 2016 № 03-03-06/1/34149.

Даже если по расходам на проезд нет оправдательных документов, организация вправе оплатить их (п. 11 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 № 749). Однако при налогообложении прибыли эту компенсацию учесть нельзя (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Ситуация: как учесть при расчете налогов и взносов расходы на служебную поездку, если указанные в билете даты не совпадают с датами в приказе о командировке

Расчет налога на прибыль и НДФЛ зависит от обстоятельств. Если сотрудник вернулся из служебной поездки значительно позже (например, провел в месте командировки отпуск), не учитывайте расходы на билет при расчете налога на прибыль и удержите с них НДФЛ. Страховые взносы с компенсации документально подтвержденных расходов на проезд не начисляйте.

Налог на прибыль

Затраты на обратный проезд включите в состав расходов, только если отклонения в датах небольшие и более ранний выезд сотрудника в командировку (задержка выезда из командировки) произошел с разрешения руководителя. В нем надо указать целесообразность выбытия в более раннюю или позднюю дату.

Целесообразность можно подтвердить, например, тем, что из-за отсутствия билетов выбыть из места командировки в срок было невозможно. Или покупка билета на более позднюю (раннюю) дату позволила сократить расходы на проезд. При этом соответствующее разрешение руководителя следует оформить письменно (например, приказом).*

Приказ директора поможет обосновать расходы, например, в ситуации, когда командировка закончилась в последний рабочий день недели, а сотрудник вернулся из нее в один из ближайших выходных. Например, остался в месте командировки на субботу и воскресенье.

Не включайте затраты на проезд в расходы, если сотрудник уходит в отпуск и проводит его в месте командировки. Если сотрудник вернулся домой только после отпуска, расходы на оплату его билета экономически необоснованны. В этом случае получается, что организация оплачивает возвращение сотрудника из места отпуска, а не из служебной командировки. Ведь командировка закончилась в последний день перед отпуском (письма Минфина России от 21 октября 2016 № 03-03-06/3/61516 и от 20 ноября 2014 № 03-03-06/1/58868).

Главбух советует: есть аргументы в пользу того, что расходы на возврат из командировки после отпуска можно учесть при расчете налога на прибыль. Они пригодятся, если вы готовы судиться

Работодатель должен компенсировать сотруднику расходы на проезд в командировку и обратно (ст. 168 ТК РФ). Делать это нужно независимо от того, сколько времени сотрудник провел в месте назначения и при каких условиях он вернулся. В законодательстве нет требования о том, что дата обратного билета должна точно совпадать со сроком окончания командировки.

Расходы на проезд сотрудника из места командировки уменьшают базу по налогу на прибыль (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Эти расходы экономически обоснованны, так как организация оплачивает их в своих интересах, а не в интересах сотрудника. Точно такие же расходы она бы заявила, если бы сотрудник вернулся домой сразу после служебной поездки. Поэтому расходы на обратный билет можно учесть при налогообложении прибыли, даже если сотрудник задержался в месте командировки по причине отпуска (при условии, что они произведены с разрешения руководителя, который подтвердил целесообразность затрат).

Такие выводы следуют из положений статьи 252 Налогового кодекса РФ и писем Минфина России от 11 августа 2014 № 03-03-10/39800, от 26 августа 2013 № 03-03-06/1/34813, ФНС России от 20 августа 2014 № СА-4-3/16564 (размещено на официальном сайте ФНС России в разделе «Разъяснения ФНС России, обязательные для применения»). Аналогичная позиция приведена в постановлении ФАС Уральского округа от 19 июня 2007 № Ф09-3838/07-С2».

При этом действующим законодательством не предусмотрено, что для оплаты и учета расходов на проезд обязательно должна совпадать дата прибытия в место командировки, указанная в командировочном удостоверении, с датой фактического прибытия сотрудника в место командировки (по билету). Таким образом, дата окончания командировки в командировочном удостоверении может быть раньше даты фактического выезда из нее, например, если работник решил задержаться и выехать позже, чтобы провести в месте командирования выходные или нерабочие праздничные дни по своим делам. При этом работник обязан согласовать более поздний выезд из командировки и получить письменное разрешение работодателя (например, это может быть соответствующая отметка в приказе на командировку).

Оформление документов, если сотрудник задержался в командировке

Служебная записка Ситуация: обязательно ли оформлять служебную записку о направлении сотрудника в командировку Нет, не обязательно. Однако служебную записку необходимо оформить, если:

• сотрудник едет в командировку (или обратно) на личном, арендованном или служебном транспорте.

  
  В такой ситуации фактический срок пребывания в месте командирования необходимо указать в служебной записке, которую сотрудник по возвращении из командировки представляет работодателю вместе с оправдательными документами, подтверждающими использование транспорта: путевым листом, счетами, квитанциями, кассовыми чеками и т. д.;

• по возвращении из командировки у сотрудника нет вообще никаких документов, подтверждающих проезд и проживание в поездке.

Сотрудник остался в месте командировки на выходные или отпуск

Наличие такой отметки подтвердит целесообразность возвращения из командировки в более позднюю дату и снимет вопрос о необходимости оплачивать суточные, зарплату и прочие командировочные расходы за дни, когда сотрудник находился в другом городе по собственной инициативе.* Данный подход следует применять и в том случае, если работник решил выехать в место командирования заранее. Главное, чтобы разница в датах не превышала разумных пределов и сохранялась связь между поездкой и командировкой.

Если срок пребывания сотрудника в месте командирования значительно превышает срок, установленный в командировочном удостоверении, например, если после командировки работнику предоставлен отпуск, который он проводит в месте командирования, то оплата проезда уже не может рассматриваться как компенсация расходов, связанных со служебной командировкой.

Работник задержался в командировке, особенности налогообложения

Инфо

В этом случае сотрудник оформляет служебную записку по возвращении из командировки, которая должна содержать подтверждение принимающей стороны о сроке прибытия сотрудника к месту командирования и выбытия обратно. К ней он прикладывает документ, в котором принимающая организация подтверждает, что он находился в это время по месту командирования.Причем такой документ сотрудник составляет самостоятельно, вернувшись из командировки.

Внимание

Об этом сказано в пункте 7 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749. А вот оформление служебных записок о направлении в командировку ни одним нормативным актом не предусмотрено.

Но если руководство организации сочтет составление таких записок целесообразным, это правило можно закрепить локальным документом (п. 3 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

Календарь событий

Однако, если сотрудник возвращается из командировки позднее даты, которая установлена в приказе о направлении в командировку, оплата его проезда в некоторых случаях не может рассматриваться как компенсация расходов, связанных со служебной командировкой. Так, если сотрудник возвращается из командировки значительно позже установленной даты (в т.

ч. если он проводит в месте командировки отпуск), со стоимости обратного билета удержите

НДФЛ. В этом случае организация оплачивает за сотрудника проезд от места отдыха (отпуска) до места работы. Следовательно, оплата стоимости проезда не может рассматриваться как компенсация расходов, которые связаны со служебной командировкой.

В такой ситуации у сотрудника возникает экономическая выгода, а значит, со стоимости обратного билета нужно удержать НДФЛ (ст. 41, подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ).

Имеет ли право сотрудник остаться на выходные в командировке

Ведь в письме речь идет не о продлении командировки, а о случае, когда работник решил остаться в городе по своим делам. А про приказ чиновники упомянули как бы вдогонку, напомнив, что если компания решит продлить командировку, то приказ необходим.

Поэтому, если ваш работник решил остаться в месте командировки по-своему усмотрении, то приказ о продлении не нужен. Расходы на обратный билет можно подтвердить авансовым отчетом, который подпишет руководитель фирмы.

Что делать Тем не менее, существует вероятность, что Инспекторы на местах сочтут такие расходы необоснованными, утверждая что работодатель в этом случае оплачивает возвращение работника не из служебной командировки, а с места отдыха. Но у организации в этом случае есть возможность отстоять спорные расходы в суде – постановление ФАС Уральского округа от 19 июня 2007 г.

№ А50-17977/06.
До отъезда в командировку он подал работодателю заявление с просьбой разрешить по личным обстоятельствам провести в месте командирования «длинные выходные» с 12 до 15 июня 2014 года. С согласия работодателя он вернется из командировки в понедельник, 16 июня 2014 года.Может ли компания учесть расходы на оплату стоимости проезда командированного работника из г. Санкт-Петербурга в г. Москву? Признается ли оплата проезда в место постоянной работы доходом работника, облагаемым НДФЛ? Решение Сотрудник задержался в месте командировки на выходные с разрешения руководителя. Поэтому расходы на приобретение проездного билета для проезда П.Р.

В командировке остался на выходной согласие руководителя

При этом соответствующее разрешение руководителя следует оформить письменно (например, приказом). Причиной задержки может стать, например, и то обстоятельство, что сразу после командировки сотрудник уходит в отпуск и проводит его в месте командировки или просто остается на выходные.

По этому поводу представители Минфина России отмечают следующее. При оценке целесообразности аналогичных затрат нужно исходить из того, что расходы человека на проезд из места командировки были бы понесены в любом случае, независимо от срока, проведенного сотрудником в месте назначения.
А значит, расходы на обратный билет можно учесть при налогообложении прибыли, даже если сотрудник задержался в месте командировки по причине отпуска или выходного (при условии, что они произведены с разрешения руководителя, подтверждающего целесообразность этих расходов).
Аналогичные выводы следуют из писем Минфина России от 8 ноября 2013 г. № 03-03-06/1/47813 и от 3 сентября 2012 г. № 03-03-06/1/456. Если же сотрудник остается в месте командировки непродолжительное время (например, на выходные или праздничные нерабочие дни), то оплата проезда от места проведения командировки (отдыха) до места работы к возникновению экономической выгоды не приводит.

В этом случае удерживать НДФЛ со стоимости билета не нужно. Такие же правила применяются и в случае, когда сотрудник убывает в командировку ранее даты, указанной в приказе.

Например, для того, чтобы подготовиться к выполнению задания в месте командировки. Аналогичные выводы следуют из писем Минфина России от 20 июня 2014 г. № 03-03-РЗ/29687, от 7 августа 2012 г. № 03-04-06/6-221, от 16 августа 2010 г. № 03-03-06/1/545, от 10 июня 2010 г. № 03-04-06/6-111.

Финансисты не дают однозначного ответа, утверждая, что если работник возвращается из места командирования позднее установленной даты, указанной в приказе о командировании, оплата его проезда в некоторых случаях не может рассматриваться как компенсация расходов, связанных со служебной командировкой. В качестве критерия для оценки целевого характера расходов на проезд из командировки, предлагается использовать длительность периода времени на который задержался работник в месте командирования.

В частности, если срок пребывания в месте командирования значительно превышает срок, установленный приказом о командировании (например, в случае, если сразу после окончания командировки работнику предоставляется отпуск, который он проводит в месте командирования), имеет место получение работником экономической выгоды, предусмотренной ст.

Командировка совместителя Порядок оплаты труда совместителей, направленных в командировку, имеет ряд особенностей. Средний заработок совместителей определите в том же порядке, что и для основных сотрудников (п.

19 Порядка, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922). Если в командировку направлен внутренний совместитель с обоих мест работы, то средний заработок ему сохраните как на основной работе, так и на работе по совместительству.
Если в командировку направлен внешний совместитель, ему также сохраните средний заработок (по совмещаемой должности). Причем по месту основной работы он должен быть освобожден от исполнения трудовых обязанностей (например, взять отпуск за свой счет).
Если сотрудник направлен в командировку одновременно по основному и по совмещаемому месту работы, средний заработок за ним сохраняется по обеим должностям.