Письмо о смене генерального директора (образец)

Гендиректор является представителем общества в отношениях с государственными органами, работниками и партнерами. В случае избрания на эту должность другого лица меняется и лицо фирмы, поэтому о данном факте следует уведомить тех, с кем фирма выстраивает отношения. Для этого партнеру направляется письмо о смене генерального директора, образец которого вы сможете найти в данной статье.

Когда и как происходит смена гендиректора

Назначение нового руководителя может быть обусловлено как заранее оговоренными причинами, так и непредвиденными обстоятельствами.

Случаи, когда с директора снимаются полномочия по управлению обществом, как правило, предусматриваются уставом ООО. Среди них:

• истечение срока, на который директор назначался;
• волеизъявление самого директора;
• общее решение сторон;
• смерть лица, являвшегося директором;
• избрание нового директора.

Данные основания являются самостоятельными и не зависят от эффективности деятельности руководителя. Последняя является особым обстоятельством, которое подвергается оценке других органов управления ООО и собственников бизнеса. Основания для смены директора в этом случае совпадают с основаниями увольнения по инициативе работодателя, предусмотренными ТК РФ (ч. 1 ст. 81 ТК РФ). В частности, участники общества могут принять решение сменить гендиректора, если тот:

• систематически нарушает свои трудовые обязанности (п. 5 ст. 81 ТК РФ);
• нарушил коммерческую тайну (пп. «в» п. 6 ст. 81 ТК РФ);
• совершил действия, которые дают основания для утраты к нему доверия (п. 7 ст. 81 ТК РФ);
• принял решение, которое повлекло причинение ущерба обществу (п. 9 ст. 81 ТК РФ).

Это лишь примеры действий директора, за которыми может последовать его смена. Гендиректор является в первую очередь работником общества, поэтому его пренебрежительное отношение к своим трудовым обязанностям может стать основанием для принятия на эту должность нового работника.

Переизбрание гендиректора оформляется решением общего собрания участников общества или совета директоров в зависимости от того, кем избирается в данном обществе гендиректор, либо единоличным решением единственного учредителя.

Данное изменение регистрируется в налоговом органе путем подачи заявления Р14001 . После регистрации смены директора о данном факте нужно известить банк и контрагентов.

Уведомление банка о смене директора

Сообщить обслуживающему фирму банку о том, что сменился директор, — обязанность фирмы, ведь прежний гендиректор имел полномочия подписывать платежные документы от имени ООО, совершать действия с денежными средствами и счетами общества. Для обслуживания организации банк обязан идентифицировать клиента, а для этого он должен убедиться в наличии у представителя клиента полномочий действовать от имени последнего.

Поэтому сразу после регистрации изменений в реестре юрлиц обществу следует направить в адрес банка письмо-уведомление с сообщением о смене директора, а лучше новому директору лично посетить банк для того, чтобы оформить карточку образцов подписей и подтвердить свое право выступать в отношениях с банком от имени ООО.

В банк необходимо представить:

• решение о смене директора;
• выписка из реестра юрлиц;
• паспорт нового руководителя;
• приказ о его назначении.

Письмо контрагенту о смене генерального директора

Уведомление об изменениях партнеров фирмы - скорее правило делового этикета. Закон не устанавливает такую обязанность организации.

Деловой смысл этого уведомления заключается в том, что гендиректор:

• вправе вступать в договорные отношения с другими организациями от имени ООО, обладает правом подписи договоров и связанных с ними документов;
• является «лицом фирмы» и представляет ее в отношениях с государственными органами и контрагентами, в том числе отвечает за сохранение ее деловой репутации;
• ведет деловую переписку от имени ООО, принимает претензии от организаций-контрагентов и др.

Так как такое письмо не является обязательным, требования к его форме не установлены. Уведомление составляется в свободной форме с учетом правил деловой переписки.

В письме, как правило, содержатся:

• обращение к руководителю организации-контрагента с указанием его фамилии, имени и отчества;
• собственно сообщение о том, что в фирме произошла смена генерального директора;
• по желанию автора письма - основания такой смены;
• дата прекращения полномочий прежнего директора и вступления в должность нового руководителя;
• в качестве приложения - решение о смене директора.

Скачать письмо о смене генерального директора

Вопрос о смене генерального директора становится актуальным для многих организаций, столкнувшихся с острой необходимостью регистрации нового уполномоченного лица в качестве руководителя. Некоторые компании пытаются в самостоятельном порядке внести изменения в единый реестр юридических лиц. Однако, в любом случае, необходимо подготовить уведомление ИНФС о смене генерального директора.

Стоит отметить, что при смене руководства организации не требуется внесение изменений в учредительную документацию. Именно поэтому не нужно в процессе регистрации нового директора оплачивать установленную государственную пошлину.

Для понимания особенностей составления соответствующего уведомления необходимо ознакомиться с нормативной базой, с установленными сроками подачи, с порядком заполнения, с наиболее популярными способами подачи подготовленного ранее пакета документации, а также с необходимостью оформления внутренних документов.

Как происходит процедура

Процедура смены единоличного исполнителя от лица организации в 2019 году была немного упрощена. Это обуславливается возможностью использования службы одного окна.

Регистрация актуальных изменений в государственном реестре юр. лиц осуществляется следующим образом:

• подготовка установленного пакета документации – происходит заполнение формы Р14001, а также протокола и решения о смене гендиректора;
• передача документации в территориальный контролирующий орган;
• получение одобрения от налоговой службы;
• оформление новой банковской карточки, привязанной к счету и генерирование нового ключа доступа.

Стоит отметить, что необходимость оплаты в данном конкретном случае не регламентируется действующим законодательством.

Разные территориальные инспекции применяют собственные прав правила приема заявительной документации. Однако в подавляющем большинстве случаев процедурные момент внесения изменений в реестр практически идентичны. Основным этапом в регистрации изменений является подготовка установленного пакета документов.

Для этого в организации проводится общее собрание участников, на котором решается актуальный вопрос о сменен генерального директора. По результатам встречи составляется протокол, который в обязательном порядке должен быть подписан всеми участниками. В случаях, если ООО было создано одним единственным лицом, то должно быть оформлено специальное заявление о смене руководства.

Важно отметить факт того, что большинство территориальных органов достаточно редко запрашивают протоколы собраний из-за того, что законодательство не устанавливает обязательность предоставления соответствующей документации.

В любом случае в территориальное отделение налоговой инспекции предоставляется заявление по форме Р14001. К заполнению бланка стоит отнестись с особой внимательностью. Такой фактор обуславливается тем, что даже самая незначительная ошибка может привести к отказу в осуществлении регистрационной процедуры.

Всю форму целиком распечатывать не нужно. Достаточно только приложить лист Б к первым трем листам документа, который содержит в себе всю актуальную информацию о новом генеральном директоре. Не рекомендуется оставлять в рассматриваемой форме пусты поля. Лучше внести все необходимые сведения, а в оставшихся разделах проставить прочерки. Это поможет в удостоверении регистрирующего органа о том, что у компании нет такой информации.

Действующий юридический адрес организации должен быть указан в форме в соответствии с установленным классификатором КЛАДР. Все заполненные страницы нумеруются по порядку. В каждом конкретном случае заполненная форма заверяется в нотариальном порядке. При самостоятельном скреплении листов документа в адрес компании может поступить отказ в реализации регистрационной процедуры.

Подача рассматриваемого заявления производится не позднее трех дней с момента фактического принятия решения на общем организационном собрании. В противном случае на должностное лицо может быть наложена штрафная санкция в размере 5000 рублей, что в полной мере регламентируется положениями статьи 14.25 КоАП РФ.

Нормативная база

В качестве нормативной базы в рамках регистрации нового генерального директора выступает Федеральный Закон о государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей №129.

Также соответствующая операция может регулироваться следующими приказами ФНС и Минфина:

Зачем нужно сообщать в налоговую

Руководитель любой компании имеет полномочия для осуществления деятельности хозяйственного характера, а также для принятия решений от имени организации без официальной доверенности. Именно поэтому сведения о таких уполномоченных лицах должна быть в обязательном порядке отображена в реестре юридических лиц. Данное требование устанавливается положениями действующего федерального законодательства.

Уведомление ИНФС о смене генерального директора необходимо для получения новым директором права на подписание соглашений с . Еще одной причиной информирования является возможная ответственность административного характера за несоблюдение соответствующего требования.

Именно поэтому, для предотвращения рисков, связанных с возможными проблемами, нужно своевременно направить уведомление о смене руководителя в территориальную налоговую инспекцию.

Выдержки из образца уведомления об увольнении директора (смене гендира):

Сроки подачи

В соответствии с нормами статьи 5 Федерального Закона №129 подача заявления об осуществлении государственной регистрации нового руководителя организации должна быть проведена в течение трех рабочих дней с момента принятия решения. Оповещение налогового органа осуществляется по месту фактического расположения организации.

Заявление по форме №Р14001 подписывается также новоиспеченным генеральным директором. Стоит отметить, что появление или прекращение полномочий исполнительного органа никак не связано с фактом внесения соответствующих сведений в единый государственный реестр.

Заполнение уведомления ИНФС о смене генерального директора

Рассматриваемая документация включает в себя прошение о внесении изменений о новом генеральном директоре в национальный реестр. Актуальная форма уведомления устанавливается специальным приказом ФНС РФ №ММВ-7-6-25. Она предусматривает считывание сведений машинным методом.

Именно потому важно учитывать следующие основополагающие нюансы:

• документ заполняется от руки исключительно с использованием печатных символов;
• для внесения информации используются черные чернила;
• в документе не допускается наличие помарок или исправлений;
• между всеми словами должны быть выдержаны пробелы;
• в случае переноса слов с одной строчки на другую не нужно проставлять дополнительные знаки;
• если слово начинается со следующей строки, а предшествующие было полностью вписано в предыдущую, то должна быть выдержана одна пуста клетка между ними для того, чтобы компьютер распознал это в качестве пробела.

Стоит более подробно рассмотреть оформление каждого раздела:

Важно помнить о факте того, что уведомление в каждом конкретном случае оформляется в нотариальном порядке для подтверждения достоверности информации и для придания юридической значимости. Пустые страницы документа не предоставляются.

Способы подачи документов

Внутренние правила приема документации в ФНС содержат в себе информацию о том, что заявление о смене генерального директора может быть предоставлено в территориальное отделение следующими способами:

• лично в отдел канцелярии инспекции – данная операция может быть осуществлена как прошлым, так и новым руководителем по доверенности или уполномоченным нотариусом;
• через территориальное отделение Многофункционального центра;
• почтой России с описью вложения;
• в электронной форме через официальный сайт налоговой службы или с помощью портала оказания государственных услуг;
• через нотариуса, который заверял подпись на документе.

Стоит отметить, что после передачи в руки сотрудников налоговой службы пакета документации в руки заявителя выдается специальная расписка, содержащая перечень переданных сведений и дату ответного решения. Инспекция вносит требуемые изменения в базу данных в течение 5 рабочих дней и выдает специальный лист. Данный документ официально подтверждает завершение регистрационной процедуры.

Оформление внутренних документов организации

Регистрация нового генерального руководителя не считается сложной процедурой. Это обуславливается тем, что оформление изменений в налоговых органах может быть осуществлено без привлечения специалистов. Вся документация должна быть подана в специальное окно для юридических лиц.

Простота не может быть отнесена к подготовке внутренних документов. Генеральный директор является представителем компании, обладающим расширенным спектром полномочий. Например, он может свободно осуществлять любые расчетные операции, подписывать соглашения от имени организации, давать обязательства материального или нематериального характера и так далее.

Именно поэтому каждый этап смены руководителя должен быть оформлен документально.

При смене генерального руководителя организации необходимо подготовить следующий пакет внутренних документов:

• если директор увольняется по собственному желанию, то подготавливается заявление;
• в случае увольнения руководителя учредителями – письменное уведомление;
• трудовое соглашение с новым руководителем4
• акт приема-передачи учредительной документации и материальных ценностей с подписью прошлого директора.

Сообщение банку

Уведомление в финансовую организацию по факту смены руководителя компании должно быть в обязательном порядке предоставлено сразу после вступления нового директора в должность. В данном случае некоторые банки могут приостановить возможность интернет-банкинга, так как цифровая подпись прошлого руководителя становится недействительной в автоматическом порядке.

Некоторые банки могут запросить дополнительный пакет документации в случаях, если полномочия генерального директора были продлены по факту заключения нового трудового соглашения.

В качестве уведомительной документации банки просят предоставить:

• справочное свидетельство, подтверждающее внесение изменений в ЕГРЮЛ;
• выписка из протокола собрания учредителей организации, которые принимали решение о смене руководителя – может быть также предоставлена заверенная копия данного документа;
• внутренний приказ организации о вступлении в должность нового уполномоченного лица.

Письмо о смене генерального директора носит информационный характер. Этот документ ставит перед фактом контрагентов организации.

ФАЙЛЫ 2 файла

Когда глава какого-либо учреждения меняется, это должно быть зафиксировано в Едином государственном реестре юридических лиц. Не позднее трех дней с момента назначения нового лица организация обязана подать соответствующую бумагу в отделение налоговой службы по месту регистрации компании. А после можно уже рассылать письма соответствующего содержания в другие организации. Также нужно поступить, если у генерального директора просто по каким-то причинам изменилась фамилия.

Важно: уведомление о смене генерального директора имеет унифицированную форму, а информационное сообщение в виде письма – нет. Тот, кто составляет бумагу, вправе добавлять данные, давать комментарии (естественно, соблюдая нормы деловой переписки).

Составные части письма

Документ имеет произвольную форму. Однако строится согласно общепринятому алгоритму. Так, в самом верху листа обычно расположены:

• Реквизиты компании. В бланке под них просто оставлено свободное пространство. В идеале все подобного масштаба и направленности документы печатаются на бланках конкретной организации, которые содержат ее наименование, адрес, телефон и другие контактны данные изначально.
• Номер письма. Он необходим для осуществления корректной регистрации исходящей корреспонденции.
• Дата подписания документа. Без подписи он не имеет юридической силы.
• Адресат. Если это юридическое лицо, то указывается сначала организация, затем – должность и ФИО конкретного сотрудника этой организации, которому предназначается послание.

Помимо вводной части, которая одинакова для большого количества документации, у письма о смене директора есть основная часть. Она может начинаться с фраз: «Настоящим письмом уведомляем Вас…» или «Данным письмом информируем Вас…», или просто «Информируем Вас, что с сегодняшнего дня генеральным директором назначен Иванов Иван Иванович».

Унифицированной формы для образца письма нет. Однако следует лаконично и аргументировано сообщить адресату суть бумаги – информацию о смене директора. При этом необходимо в качестве приложения указывать бумагу, которая являлась основанием для такой смены.

Итак, обязательные для основной части моменты – это:

• ФИО нового генерального директора.
• Дата, с которой он приступил к выполнению своих обязанностей.
• Какой документ является основанием для этого. Им может быть протокол общего собрания акционеров (владельцев) компании либо решение единственного учредителя.

Кто расписывается

При составлении документа многие задаются вопросом, кто должен заверять письмо: старый или новый генеральный директор организации. Ответ здесь однозначный: новый. Ведь документ о его назначении уже вступил в силу. И даже если налоговые органы еще пребывают в неведении о смене директора, все равно подписывать и заверять документацию своей визой имеет право теперь только новый начальник.

На практике часто случается такая ситуация, когда у власти в компании находятся сразу два человека.

Для того чтобы избежать таких моментов и возможных связанных с этим неурядиц, необходимо сразу же в протоколе о собрании собственников по этому вопросу прописывать конкретные даты увольнения предыдущего работника и назначения нового.

Приложения

Так как подпись ставит новый начальник, в письме нужны доказательства предоставленной информации, иначе открылись бы широкие возможности для мошенников. Подставные лица могли бы пользоваться возникающей неразберихой при сообщении подобного рода сведений. Поэтому к каждому письму о смене генерального директора обязательно прикрепляются:

• Копия протокола общего собрания, на котором было принято решение о его назначении. На практике для удобства в нем же прописывают увольнение старого.
• Копия доверенности на подписание документации.
• Копия приказа о назначении генерального директора. Смысл доверенности может быть в него включен.

Обязательной будет только первая бумага, но, прикрепив копии остальных, можно сделать свое обращение более аргументированным. Каждая организация в этом случае поступает согласно своему Уставу.

Заключительная часть письма – это подпись нового генерального директора и по возможности печать организации. Таким образом контрагенты и иные лица, которым будет адресовано письмо, узнают, как расписывается новый руководитель.

Особые случаи

Помимо налоговиков, о смене директора также в обязательном порядке информируются банки, которые обслуживают компанию. Это закреплено в Инструкции Банка России №153-И от 30 мая 2014 года.

Помимо этого, вновь назначенный руководитель должен посетить банковскую организацию, для того чтобы оставить там образцы своей подписи. Только после совершения этого действия его «автограф» будет действительно заверять денежные поручения и прочую финансовую документацию организации.

Обязательно ли уведомлять партнеров

По закону компания обязана уведомить о смене директора только налоговую службу и банк. Однако согласно правилам делового общения контрагенты тоже должны быть в курсе существующего положения дел. Особенно это касается случаев, в которых предыдущий генеральный директор был уволен из организации в связи с утратой доверия. Его действия могли быть связаны и с деловыми партнерами.

Помимо этого, существует еще один повод уведомить деловых партнеров: с ними следует заключить дополнительные соглашения ко всем договорам, в которых фигурирует ФИО старого специалиста (для того чтобы они имели юридическую силу).

Таким образом, массовая рассылка писем о смене генерального директора – это обязательный пункт в алгоритме любой уважающей себя компании. Если не хочется тратить драгоценное время на подписание множества копий, можно воспользоваться факсимиле подписи нового начальника.

Можно перечислить разные обстоятельства, при которых в ООО меняют гендиректора. Данные по сотруднику на этой должности в учредительных документах не отображаются. Но зато они содержатся в ЕГРЮЛ. Потому любые соответствующие изменения требуют государственной регистрации. Сама регистрация должна пройти не менее, чем через три дня после того, как на общем собрании было принято соответствующее решение.

При работе с документами официального типа наиболее широким набором полномочий наделяют гендиректоров. Потому к вопросу смены человека на этой должности надо подойти с максимальной серьёзностью. И опираться только на действующее законодательство.

Чтобы избежать возможных проблем в дальнейшем, необходимо позаботиться об оформлении:

1. Бумаг учредительного характера.
2. Процесса по передаче печати. Материальные личные ценности передаются отдельно.

Наиболее частые причины смены людей на должности – либо желания остальных членов сообщества, либо личное стремление самого специалиста.

В любом случае, о замене надо письменно известить кандидата не позднее 30 дней до того, как пройдёт непосредственное увольнение. Относительно ухода сообщает и сам сотрудник, если это решение принимается по собственному желанию.

Учредители могут не только согласиться с таким заявлением, но и отвергнуть его. Если они согласны – занимаются организацией общего собрания, на котором составляется протокол.

Отдельно принимают решение по смене руководящего состава. После этого максимум за 3 дня сам руководитель должен подать документы в налоговые органы, чтобы там внесли необходимые изменения.

Информационное письмо о смене генерального директора: образец и реквизиты

«Уведомление о смене генерального директора» – обязательный документ, предусмотренный законодательством. Сначала такие письма направляются в банки, занимающиеся обслуживанием счетов юридического лица. И только потом – контрагентам.

Обращаемся к представителям налоговых органов

Адресату документы направляются уже после того, как внесены соответствующие изменения. И после того, как в содержании Росреестра уже подтверждено, что гендиректор сменился. До этого момента решение не имеет никакой силы, и нет смысла составлять саму бумагу.

Официальное письмо направляется в налоговую службу сразу после того, как возникает соответствующий повод.

Это обязательное требование согласно закону. Для этого используют форму №P14001 . Других документов не нужно, только само заявление.

Общаемся с банками и контрагентами

В данном случае форма составления письма – свободная. Банкам необходимо сообщить новую информацию максимум за три рабочих дня. Иначе на предприятие налагается штраф.

В каком порядке заключается договор между ИП и ООО? Статья на эту тему

С юридической точки зрения, контрагентам не обязательно отправлять такое письмо. Но лучше сообщить своим партнёрам об изменениях, чтобы подстраховаться на будущее. Особенно, если увольнение директора связано с утратой доверия. В деловом мире это считается правилом хорошего тона.

Есть сведения, присутствие которых обязательно:

1. Документ пишется от лица только нового руководителя. В конце стоит его подпись, обязательно заверенная у нотариуса.
2. Не надо уточнять, почему именно уволили предыдущего директора. Особенно, если не хочется распускать лишних слухов. Достаточно использовать одну короткую фразу. Если нет желания, причину можно вообще не указывать . Согласно общим требованиям, вообще можно не указывать ничего, кроме самого факта снятия старого руководителя с должности, и назначения на его место нового. Для остальных сведений – приложения.

Одним из обязательных приложений будет копия протокола общего собрания, на котором и принято решение об отстранении нового директора, и назначении нового.

Прикрепляются сами конкретные решения о снятии с должности и назначении на неё. Что касается обязательных реквизитов, то достаточно будет полного названия организации вместе с электронным адресом почты.

Если генеральный директор меняется одновременно с учредителем

В данном случае процесс проходит согласно общим правилам. Небольшое изменение – лишь в том, что новый учредитель сам пишет заявление от своего лица . И потом его принимают в состав руководителей предприятия.

В этом случае проводится общее собрание, на котором принимаются определённые решения.

• Утверждение нового формата учредительных и других документов.
• Внесение изменений в состав учредителей.

Протокол с формой Р14001

К заполнению этих форм необходимо подойти со всей ответственностью.

Достаточно малейших ошибок и неточностей, чтобы адресаты просто отказались внести соответствующие изменения.

Форма Р14001 встречается в двух вариантах. Один – новый, другой является устаревшим. Актуальность сохраняет каждый, потому допускается заполнение любого. Отдельного внимания заслуживает поле с Адресом – туда вносят только информацию, соответствующую классификации КЛАДР.

Информационное письмо - некоммерческое деловое письмо, основной целью которого является информирование, реклама, извещение о дальнейшем сотрудничестве, о сроке действия договора, об аспектах деятельности компании, продукции компании и т.п. Информационное письмо может выступать в качестве маркетингового инструмента на пути продвижения продукции компании, привлечения новых клиентов и увеличения продаж.

Как написать информационное письмо

Оформление информационного письма осуществляется согласно установленных для деловой переписки правил, его структура соответствует общей структуре делового письма.

В зависимости от цели информационного письма, выделяют следующие его разновидности:

• письмо-сообщение (извещение, уведомление) - о смене цен, директора, реквизитов компании, о проведении переговоров, об отгрузке продукции и т.п.;
• письмо-заявление - о каких-то намерениях адресанта;
• письмо-подтверждение - о получении товара, денежных средств, документов;
• письмо-напоминание - о выполнении обязательств;
• рекламно-информационное письмо - реклама продукции, услуг; сюда также относится информационное письмо о компании.

Часто к информационному письму прилагается сопроводительное письмо, где информация предоставляется в развернутом виде и более детально, а также отдельными положениями законодательных и других нормативных правовых документов.

Подписывает данное письмо руководитель компании, иногда его заместитель или даже секретарь. В случае массовой рассылки (в большом количестве) можно обойтись без подписи либо использовать факсимиле.

Образец информационного письма о смене директора

О смене директора

Настоящим письмом уведомляем Вас о смене директора нашей организации на основании протокола № 11/B от 20.11.2012 г. С 23.11.2012 г. директором ООО «Мишель» назначена Литвинова Тамара Васильевна.

Копия протокола № 11/B от 20.11.2012 г. прилагается.

Образец информационного письма о выставке

Уважаемые участники!

Просим вас ознакомиться с условиями участия в выставке «Город моими глазами» и подтвердить ваше согласие на участие в течение 5-ти дней .

1. Выставка состоится 09 февраля 2012 года с 9.00 до 19.00 на Гоголевском бульваре в здании «Фотоцентра» Союза журналистов России.
2. Минимальный размер изображения по короткой стороне - 20см (напр. отпечаток 20х30), максимальный по длинной стороне - 45см (напр. отпечаток 30х45).
3. Фотографии будут размещаться на стендах, на ватмане.
4. Каждый участник выставки может разместить до 10 работ. Просьба сообщать о количестве фотографий заранее.
5. Определиться в количестве и формате фотографий и выслать нам на электронный адрес [email protected] для предварительного ознакомления их мини-изображения (preview 800х600 точек) с названием и фамилией автора вам необходимо до 01 февраля .
6. Готовые и утвержденные работы можно будет принести 07 февраля .

C уважением, оргкомитет

Приложение. Сведения о фотовыставке (жюри, партнеры).