Каждый работающий человек имеет право на отпуск. Он может отличаться по численности дней, взять его можно как в начале года, так и в другое время. Фактически дни отдыха предоставляются после определенного отработанного времени.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Мы редко задумываемся над тем, как соотносится период рабочего времени и отпуска. Однако, законодательно предусмотрено удержание денежных средств при увольнении, если отпуск уже отгулян.

В каких случаях появляются

В трудовом законодательстве существует понятие «отпуск авансом». Один из простых примеров — получение полноценного времени на отдых спустя полгода работы.

Если следовать букве закона, первый отпуск спустя 6 месяцев труда должен составлять лишь 14 дней. Получая 28 суток на решение личных проблем, поездку на дачу или курорт, работник пользуется четырнадцатью авансовыми днями.

Работодатель не имеет право предоставлять отпуск на меньшее количество дней, это указано в статье 115 ТК РФ. Данные нормы вводились не случайно. Они касаются здоровья граждан и требуются для полноценного восстановления сил.

В трудовом коллективе ведется график отпусков для удобства руководителей, бухгалтеров и самих работников. Если сотрудника отправляют отдыхать в начале года, создается прецедент, когда год еще не отработан, а отпуск уже отгулян.

Отрабатывая год не полностью, но получив отпуск авансом, гражданин должен иметь в виду, что в бухгалтерии имеют право удержать с него часть денежных средств.

Обязательно ли удерживать

При оформлении отпуска бухгалтер тщательно выверяет данные, подсчитывает отработанные дни. Дополнительно предоставляются отпускные.

В Трудовом кодексе предусмотрено право руководства компании на взыскание средств при увольнении сотрудника. Так как обязанностью это не является, то решать, взыскивать или нет, должны в каждом отдельном случае.

Данная процедура строго не оформляется, не предусматривает выпуска приказов и актов. Если принято решение о взыскании, то сотрудник информируется в устной форме, а для возврата суммы выпускается распоряжение.

Также администрации компании следует учитывать, что возможны ситуации, при которых взыскивать денежные средства нельзя.

Когда запрещается

Нельзя произвести удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении в следующих случаях:

• если увольнение происходит на фоне ликвидации организации;
• если работник попал под сокращение;
• при смене собственников компании, когда увольнение производится вынужденное;
• при форс-мажорных обстоятельствах;
• если сотрудник скончался;
• если причиной увольнения стала болезнь сотрудника или его призыв на военную службу.

Таким образом, следует внимательно изучать причины увольнения.

Размер суммы

Важное значение имеет размер удерживаемых средств. Эта информация будет полезна как работодателю, так и самому сотруднику.

Итак, если возникла ситуация, в которой администрация решает взыскать сумму выданных отпускных сверх нормы, то следует также учесть правило. При увольнении каждый работник получает расчет в виде одной или нескольких выплат. С каждой из них работодатель сможет взыскать только 20%. Ниже мы опишем порядок действий в данной ситуации.

Сумма отпускных к возврату рассчитывается бухгалтером идентично расчету отпускных. В основе формулы стоит показатель средней заработной платы. Точно выводится число дней, за которые отпуск был получен авансом.

Чтобы получить сумму к удержанию, понадобится это число дней умножить на среднюю дневную заработную плату.

Нередки обратные ситуации, когда отпуск не был использован. При увольнении работнику придется выплатить компенсацию.

Порядок действий

При обращении с заявлением на увольнение бухгалтерия запускает процедуру окончательного расчета сотрудника. Последовательность такова:

• производится расчет удерживаемой суммы;
• на фирменном бланке в произвольной форме бухгалтер оформляет внутреннее распоряжение о взыскании суммы (важно подробно расписать, за сколько дней отпуска производится перерасчет);
• работник должен ознакомиться с распоряжением и вписать в него словами «с распоряжением ознакомлен», а также выразить письменно свое согласие и поставить подпись.

Как составить приказ и его образец

Утвержденной формы документа не существует. Сам текст оформляется на фирменном бланке в произвольной форме.

В нем обязательно должны присутствовать следующие данные:

• фамилия, имя и отчество работника;
• должность;
• число излишне предоставленных отпускных дней;
• итоговая сумма удержания;
• с каких средств производится возврат суммы.

Отдельно следует отвести две строки для того, чтобы сотрудник написал в ней, что ознакомлен с ситуацией.

Данный документ может быть представлен в виде:

• внутреннего приказа;
• распоряжения.

Фактически документ идентичен приказам, которые позволяют удерживать суммы с работников за прогулы, нанесение материального ущерба и по иным причинам. Ниже представлен образец текста.

Составление данного документа позволит соблюсти формальности и порядок ведения учета денежных средств компании.

Как выполнить расчет

Расскажем подробнее о том, как производятся расчеты в связи с увольнением сотрудника, взявшего отпуск авансом за неотработанный год. Процедура не сложная.

Расчет производится на основании оформленного приказа об увольнении. Изначально рассчитывается количество целых месяцев и дней, которые человек отработал в компании. Начало отсчета — дата принятия на работу, конец — дата увольнения.

Количество дней округляется до полного месяца по общему правилу: если их более пятнадцати, то месяц прибавляется. Если меньше, то остается в расчете полное количество месяцев.

Затем высчитывается количество наработанных дней отдыха. Делается это просто по формуле:

ДО	дни отпуска (стандартно 28)
ОМ	отработанные месяцы в году

Например, сотрудник Антонов отработал в этом году 8 месяцев и 17 дней. В расчет берется 9 месяцев после округления. При этом он использовал отпуск в полном объеме. По формуле, приведенной выше, считаем: 28/12*9=21. Получается, что гражданин Антонов отработал 21 день отпуска, а за остальные 7 предусмотрен возврат.

Следующий расчет позволяет узнать, каков средний заработок сотрудника в день. Эти цифры легко определит бухгалтер, который постоянно насчитывает как заработную плату, так и отпускные.

Считаем: 38500/29,3=1314 рубля. Умножим эту сумму на 28 (число дней использованного отпуска) и получим 36792 рубля. Именно такую сумму получил Антонов после расчета отпускных.

Умножим 1314 на число дней неотработанного отпуска (7) и получим сумму для возврата. Итого 9198 рубля. Бухгалтера высчитывают эту сумму в программе, но могут перепроверить данные.

НДФЛ и взносы

Следует учитывать, что производить корректировки по бухгалтерскому учету и налоговому заранее неправильно. Делается это именно в тот месяц, когда был оформлен приказ об увольнении.

Перерасчету подлежат:

• налог на доход физических лиц (НДФЛ);
• налог на прибыль.

Страховые взносы не пересчитываются. Важный нюанс: если компания решила не взыскивать с работника средства, то и НДФЛ не следует пересчитывать, поскольку эти выплаты производятся в пользу работника. В данном случае перерасчету подлежит налоговая база учета налога на прибыль.

Размер излишне начисленных отпускных влияет на уменьшение базы перечисленных страховых, поэтому этот момент следует учесть.

Cледует помнить, что если с работника удержан НДФЛ выше необходимого, ему требуется сообщить об этом и подать соответствующее заявление на возврат.

Что делать если зарплаты не хватает для покрытия задолженности

Не всегда суммы расчетных средств при увольнении достаточно для того, чтобы покрыть долг перед компанией за использованный отпуск. В этой связи разъясним ситуацию.

Получить возврат от работника можно только с его согласия. То есть он должен поставить подпись под приказом или распоряжением. Кроме того, действует ограничение на изъятие средств только в размере 20% от одной выплаты.

Если средств не хватает, есть два пути:

• работник самостоятельно возвращает остаток средств по личной инициативе;
• возврат осуществляется через суд.

Так как суммы изъятия не велики, то организации крайне редко обращаются в суд с иском. Тем не менее, вернуть данные средства таким образом, выиграв процесс, вполне реально.

Особенности для пенсионера

Выход на пенсию — особый случай в жизни каждого работника. Работодателю же стоит понимать, что если в заявлении об увольнении сотрудник указывает причину «в связи с достижением пенсионного возраста», производить возврат средств за использованный отпуск не представляется возможным.

Формулировка может звучать иначе, но сути это не меняет: перерасчет не производится, внутренний приказ об удержании средств не оформляется.

Отправляясь за авансом отпускных дней, помните, что они предоставляются работнику в счет неотработанного полного года, то есть авансом. При увольнении придется вернуть часть полученных отпускных.

Трудовое законодательство гарантирует каждому работнику право на ежегодный отдых от своей трудовой деятельности. Отпуск должен предоставляться работнику в размере не менее 28 дней за 1 рабочий год.

Как появляются отпуска авансом

По общему правилу, новому работнику предоставляется . Но по соглашению с нанимателем этот срок может быть сокращен. То есть сотрудник, не отработав 1 год, за который положен отпуск, получает оплачиваемый отдых авансом.

В результате, если сотрудник отгулял отпуск авансом и увольняется, он должен возвратить полученные отпускные.

Такая же ситуация может возникнуть и в последующие годы работы, когда закон вообще не регламентирует срок необходимой отработки за год для получения полного отпуска. В итоге уже через месяц работы в отчётном году, работник может уйти в оплачиваемый полный отпуск. В некоторых случаях, когда между работником и нанимателем существуют доверительные отношения, возможно предоставление отпуска даже за будущий год.

Чем опасен для работодателя отпуск авансом

Наниматель рискует, предоставляя работнику отпуск заранее. Дело в том, что сотрудник может воспользоваться своим правом уволиться во время или сразу после отпуска, в то время как наниматель оплатил ему все дни отпуска, предусмотренные за целый год работы.

В соответствии со ст.137 ТК работодатель имеет право удержать с сотрудника, уволившегося до окончания полного рабочего года, за который он получил отпускные, излишне уплаченные ему денежные средства. В то же время удержание при увольнении за предоставленный авансом отпуск происходит с некоторыми затруднениями.

Статья 138 ТК запрещает производить с работника удержания, превышающие 20% его заработной платы. Эти требования распространяются и на окончательный расчёт с работником при его увольнении. То есть, если сумма отпускных будет составлять больше 20% расчётного, наниматель рискует не получить её обратно.

Этот вопрос можно решить двумя способами.

• Работник добровольно возвращает нанимателю оставшуюся сумму отпускных за неотработанные дни отпуска. Работодатель не может давить на сотрудника или угрожать ему отказом в увольнении при невыплате оставшейся части отпускных, так как это право, но не обязанность работника.
• Наниматель обращается в суд за удержанием оставшейся части отпускных. Сделать это можно только при следующих обстоятельствах:
  1. При расчёте отпускных работнику была совершена ошибка, из-за чего он получил большую сумму, чем ему полагалось;
  2. Работник признан в судебном порядке виновным в простое компании;
  3. Излишние отпускные были начислены сотруднику по его вине.

В остальных случаях расчёт при увольнении, если отпуск использован авансом, производится в общем порядке с удержанием максимум 20% от общей суммы выплат при расторжении трудового договора.

Когда не производится удержание за отпуск, предоставленный авансом

Закон предусматривает случаи, когда наниматель вообще не может производить удержание за неотработанные дни отдыха. К ним относятся следующие основания увольнения работника:

1. Отказ от перевода на другую должность, который необходим ему по медицинским показаниям;
2. Прекращение действия организации или ИП;
3. Сокращение численности или штата работников;
4. Для директора, главного бухгалтера организации – смена собственника компании;
5. Увольнение в связи с призывом в армию;
6. Восстановление по решению суда или КТС на рабочем месте сотрудника, ранее занимавшего эту должность;
7. Инвалидность работника или другое заболевание, делающее его неспособным трудиться (подтверждается медицинским документом);
8. Смерть сотрудника или нанимателя – физического лица.

Пошаговая инструкция

Для удержания за использованный авансом отпуск при увольнении работодателю нужно выполнить следующие шаги.

• Определиться с суммой излишне уплаченных отпускных . Для этого нужно определить сколько полных месяцев, за которые сотруднику положен отпуск, он отработал в компании. В итоге должно получиться целое число, поэтому, если человек отработал меньше 14 дней месяца – его отбрасывают, а если больше – округляют до целого месяца. Полученное число умножают на 2,33 (28 дней / 12 месяцев). Результат будет равен количеству дней отдыха, которые сотрудник заработал. Подробнее о расчете отпуска при неполном отработанном месяце — читайте здесь

  Затем из фактически предоставленных дней отпуска вычитают полученное число. Так определяют количество дней, за которые нужно удержать отпускные. Сумма удержания определяется исходя из среднедневного заработка работника.

• Издание приказа на удержание . В документе нужно отразить распоряжение работодателя на удержание конкретной суммы с работника за необработанные дни отпуска при увольнении. Так как по закону согласие сотрудника на такое удержание не требуется, то соответствующая отметка для работника в приказе не нужна. Однако он должен быть ознакомлен с документом под роспись.
• Сделать перерасчёт в отчётных документах . Если работник отгулял отпуск авансом и увольняется, то переплата отпускных, не является ошибкой организации, поэтому вносить изменения в налоговую отчётность нет необходимости. Декларацию по налогу на прибыль заполняет с учётом того, что переплаченные отпускные относятся к внереализационным доходам.

  В отчёте по ЕСН и пенсионным отчислениям налоговая база того периода, когда произошло удержание отпускных, уменьшается на сумму удержаний.

Задавайте свои вопросы в комментариях к статье и получите ответ специалиста

Удержание за не отработанные дни отпуска при увольнении, может быть произведено работодателем, при наличии на то законных оснований. Для того же, чтобы знать, в каких случаях возможно удержать сумму излишне выплаченных отпускных и как это сделать, полезно будет ознакомиться с нашей статьей.

Экономический смысл удержания

По законодательству работник может воспользоваться отпуском за первый год спустя полгода после приема на работу. В последующие годы отпуск может быть использован в любое время. Единственное условие - продолжительность одной части не менее 14 дней. Оставшиеся части можно разбивать в произвольном порядке.

При увольнении работника, организация обязана в последний день произвести с ним окончательные расчеты. При неиспользованном до конца отпуске, работнику выплачивается компенсация за оставшиеся положенные ему дни. В противоположной ситуации, когда работник использовал до конца отпуск за год, а увольняется до его окончания, работодатель имеет право провести удержание отпускных при увольнении, использованных авансом .

Удержание отпускных при увольнении использованных авансом возможно в размере не более 20 % от общей выплаты.

Суммы удержанного отпуска влияют на расчеты по страховым взносам, НДФЛ и налогу на прибыль.

Когда появляются не отработанные отпускные

Понять механизм появления не отработанных отпускных поможет следующий пример.

Выпускник технического университета Птичкин П. Н. устроился на вертолетный завод 01.07.2017, а в январе 2019 года получил право уйти в отпуск (абз. 2 ст. 122 ТК РФ) и воспользовался этой возможностью. Длительность его отпуска составила 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ).

Детальнее о предоставлении отпуска и его продолжительности узнайте из статьи «Ежегодный оплачиваемый отпуск по Трудовому кодексу (нюансы)».

Во время отдыха он получил более выгодное предложение о работе и сразу после выхода из отпуска уволился с завода.

Таким образом, к моменту увольнения Птичкин П. Н. заработал только половину законного отпуска: 14 дней (6 мес. × 28 дней / 12 мес.), а использовал все 28 дней. Неотработанных к моменту увольнения дней отпуска оказалось 14 (28 – 14).

Поскольку перед уходом в отпуск сотрудник получил всю сумму отпускных, к моменту увольнения у него образовался долг перед фирмой за оплаченные авансом 14 дней отпуска.

Право на отпуск за первый рабочий год возникает спустя полгода работы в организации (ст. 122 ТК РФ). Последующие отпуска оформляются согласно утвержденному графику.

К чему может привести отсутствие в компании графика отпусков, см. в материале «Унифицированная форма № Т-7 - график отпусков».

«Отпускные» права и обязанности

При разрыве трудовых отношений работодатель должен выполнить множество обязательных действий, регулируемых трудовым законодательством. В их числе обязанность выдачи работнику всего заработанного им к моменту увольнения.

Отпускные выплаты - один из элементов окончательного расчета с увольняющимся сотрудником. Их состав зависит от того, сколько накоплено неотгулянных отпускных дней и воспользовался ли сотрудник в текущем периоде своим правом на отпуск (ст. 127 ТК РФ).

Об обстоятельствах, влияющих на расчет отпускных дней при расторжении трудового договора, см. в материале «Как рассчитать количество дней отпуска при увольнении?».

Помимо указанной обязанности у работодателя есть право - удержать из дохода увольняющегося работника сумму авансовых отпускных (ст. 137 ТК РФ).

Реализовать указанное право можно не во всех случаях. Если увольнение сотрудника происходит по основаниям, перечисленным в ст. 137 ТК РФ, удержать с него излишне выплаченные отпускные не получится. Например, подобный запрет на удержание за отпуск при увольнении касается ситуации увольнения по причине сокращения штата или закрытия фирмы, а также в иных предусмотренных законодательством случаях.

Кроме того, работодатель может разобраться с долгом работника иным способом. Об этом поговорим в следующем разделе.

Когда действует запрет на удержание отпускных

Излишне выплаченные отпускные за полученный авансом отпуск работодатель может удержать из заработной платы увольняющегося сотрудника, за исключением нескольких случаев. Так, согласно абз. 4 ч. 2 ст. 137 кодекса, удержание при увольнении за предоставленный авансом отпуск не может быть произведено, если сотрудник увольняется по причине:

• отказа от перевода на другую работу по медпоказаниям либо из-за отсутствия такой возможности у работодателя;
• сокращения штата у работодателя либо его ликвидации, а также смены собственника, которая привела к увольнению руководства компании;
• восстановления по решению суда (трудинспекции) работавшего ранее на этой должности сотрудника;
• призыва на воинскую службу (в т. ч. альтернативную);
• признания сотрудника по медпоказаниям нетрудоспособным;
• наступления форс-мажора, признанного российским правительством таковым и не позволяющим далее продолжать трудовую деятельность;
• смерти ИП-работодателя.

Если имеет место хотя бы одно из указанных выше оснований, работодатель не вправе удержать за отпуск при увольнении. Если же сотрудник увольняется по другим причинам, то у работодателя есть все основания произвести при увольнении удержание за использованный отпуск из его заработной платы. Удержание, согласно ч. 3 ст. 137 кодекса, должно быть произведено в течение месяца после завершения срока, определенного для погашения сотрудником возникшей задолженности в виде переплаченных отпускных.

Если же говорить об удержании за неиспользованный отпуск при увольнении, то оно не производится, т. к. отпускные в этом случае сотруднику не выплачивались. Более того, перед увольнением работнику предоставляется соответствующая компенсация, рассчитываемая по правилам об очередных и дополнительных отпусках, утвержденным Наркомтрудом СССР 30.04.1930 № 169 (далее - Правила).

1. дни, которые отработал сотрудник;
2. ежегодный отпуск, дни нетрудоспособности, праздники и выходные;
3. дни, которые работник взял за свой счет. Но учитывают не более 14 календарных дней за год.

Второе правило – если у сотрудника помимо целых месяцев есть еще и неотработанные дни, то их округляют до полных месяцев. Здесь главное запомнить, что остаток в 14 дней и меньше не учитывают. А дни, начиная с 15 округляют до полного месяца.

Например, у сотрудника неотработанными остались 4 месяца и 17 дней. Тогда бухгалтер возьмет в расчет удержания 5 месяцев.

Как узнать, сколько дней отпуска положено сотруднику за год

Обычно отпуск равен 28 календарным дням (ч. 1 ст. 115 ТК РФ). Для большинства работников именно это значение и возьмет бухгалтер для расчета компенсаций и удержаний за неиспользованный отпуск при увольнении. Однако есть исключения.

К примеру, если ваш сотрудник моложе 18 лет, то отпуск у него должен быть 31 календарный день (ст. 267 ТК РФ). Для учителей в формуле используют 42 или 56 дней (ст. 334 ТК РФ). Конкретное значение зависит от должности педагога (постановление Правительства РФ от 14 мая 2015 г. № 466). Инвалиды же имеют право на 30 дней (ст. 23 Федерального закона от 24 ноября 1995 г. № 181-ФЗ).

Сколько можно удержать у сотрудника за использованный авансом отпуск при увольнении

Из выплат, которые положены работнику при увольнении, бухгалтер вправе удержать не более 20 процентов от суммы, которая осталась после вычета НДФЛ (ст. 138 ТК РФ). Все что свыше, сотрудник вправе погасить добровольно.

Пример

Менеджер устроился на работу 22 августа 2017 года. Увольняется он 19 июня 2019 года. В декабре 2017 года менеджер отгулял 28 календарных дней. Средний дневной заработок составил 501 руб.

Рабочий год у менеджера начинается с 22 августа 2017 года и заканчивается 21 августа 2019 года. Неотработанный период составляет два месяца и два дня. По правилам округляем это значение до двух полных месяцев.

За июнь 2019 года менеджеру начислили 25 000 руб. Вычетов по НДФЛ у него нет, поэтому налог равен 3 250 руб. (25000 руб. х 13%). Сумма к выдаче – 21 750 руб. (25000 руб. — 3250 руб.)

Удержать можно не более 4 350 руб. (21750 руб. × 20%).

Долг за предоставленный авансом отпуск равен 2 338 руб. (501 руб. × 2 мес. × 28 дн. : 12 мес.). Из зарплаты бухгалтер может удержать всю сумму долга.

Пример 1. Калькуляция удерживаемой суммы излишней выплаты по отпускным при увольнении

А. В. Остров работал в ООО «Василек» с 1 декабря 2015 г. Его рабочий год должен был продлиться до 20 ноября 2016 г. В указанном периоде ему предоставлялся отпуск длительностью 28 дней. Средний заработок работника составил 230 руб. Но А. В. Остров уволился 30.06.2016. Производится калькуляция суммы, которую нужно удержать.

Получается, что уволенный не отработал 5 месяцев. Это значит, что ему выплатили лишнюю сумму отпускных, которую следует вернуть в кассу ООО «Василек». Итак, ООО «Василек» удержало 2 530 руб. из суммы зарплаты, выплаченной увольняемому А. В. Острову при расчете в последний день работы.

Пример 2. Удержание избыточной выплаты по отпускным при увольнении работника, стандартные контировки

П. В. Смирнов работал в ООО «Зорька» с 15.01.2016. Отпуск ему оформляли с 15.07.2016 сроком на 12 дней. После отпуска П. В. Смирнов проработал до августа и уволился по соглашению сторон 15.08.2016. Таким образом, он не доработал до конца рабочего года 5 месяцев.

Поскольку уволенный брал отпуск 12 дней за полный рабочий год, а не доработал 5 месяцев, то наниматель вправе вернуть избыточную выплату денег за 5 дней (12 / 12 = 1 день; 1 * 5 = 5 дней). В последний день работы П. В. Смирнову выдали причитающиеся выплаты, из которых была удержана сумма за неотработанные 5 дней по отпускным. Бухгалтерией использовались основные контировки:

• ДТ 20 (26, 44 и т. д.), КТ 70 - зачисление зарплаты при увольнении;
• ДТ 20 (26, 44 и т.д.), КТ 69 - взносы в ПФР;
• ДТ 70, КТ 68 - исчисление НДФЛ;
• ДТ 20 (26, 44 и т. д.), КТ 70 - снижение трат на сумму избыточных выплат по отпускным;
• ДТ 20 (26, 44 и т. д.), КТ 69 - коррекция ПФР;
• ДТ 70, КТ 68 - коррекция НДФЛ;
• ДТ 70, КТ 50 - выдана зарплата.

Налоговые особенности

Необходимость пересчета начисленных налогов и взносов зависит от того, что администрация решила делать с излишне выданными отпускными. Если данные суммы «прощены» работнику, то производить перерасчет НДФЛ и страховых взносов делать не нужно. Они, в первую очередь, являются выплатами работнику, а потому подлежат как обложению НДФЛ, так и начислению на них выплат по страхованию.

С другой стороны, при отказе в удержании суммы, необходимо произвести корректировку базы по расчету налога на прибыль - их необходимо исключить из расходов, уменьшающих доходы.

При удержании выполнять корректировку сумм взносов и удержанного налога НДФЛ необходимо только в момент увольнения. Вносить исправления в тот день, когда производились сами выплаты, не нужно.

Размер отпускных, какие были выданы излишне, уменьшают базу по взносам в соцфонды в месяц их возврата работником. В связи с этим расчет отчислений нужно будет производить по уменьшенной базе.

Когда производится оформление бланка 2-НДФЛ, то необходимо на сумму удержанных отпускных уменьшить размер полученного заработка в этот месяц, а сумму начисленного НДФЛ - на сумму налога, полученного при пересчете.

Внимание! За администрацией устанавливается обязанность при возникновении излишне удержанных сумм НДФЛ, сообщить об этом работнику в срок 10 дней. Последний должен подать заявление на возврат этих сумм.

Администрация, после получения данного заявления, может уменьшить сумму налога, который нужно перечислить в бюджет, на размер налога, предъявленный работником к возврату.

Бухгалтерские проводки

Порядок, как в бухгалтерском учете показывать удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении было раскрыто Минфином в его письме, опубликованном в 2003 году. При этом в нем был показан случай, при котором работник добровольно погашает сумму долга наличными средствами. В документе Минфин советует для выполнения всех корректировок пользоваться методом сторно.

Как работодателю оформить возврат

Удержание и возврат суммы за неотработанный отпуск производится при расчете с сотрудником в день его увольнения.

Чтобы определить, сколько трудящийся остается должен за недоработанный период, необходимо рассчитать количество месяцев и дней, проработанных в организации, и количество не отработанных им дней до окончания рабочего года.

1. Разделить количество отпускных дней на 12 месяцев и умножить на количество проработанных месяцев на предприятии.
2. От количества дней отпуска на время действия трудового договора отнять получившееся число в первом случае.

При подсчете количества месяцев число можно округлить. Если последний месяц был отработан менее чем на половину, то он не учитывается, если на половину и больше, то считается как один отработанный месяц.

Получившееся число неотработанных дней также разрешается округлять до целого числа. Делать это необходимо в пользу работника.

Нужно ли составлять приказ

Приказ об удержании излишне выплаченной суммы отпускных при увольнении необходимо оформлять работодателю, дабы обезопасить себя от споров и судебных разбирательств с бывшим сотрудником. Общепринятой формы приказа нет, поэтому его составление считается произвольным для каждой организации.

Руководитель должен издать приказ об удержании в течение месяца со дня завершающего срок на возвращение неотработанного аванса.Важно указать в документе информацию о работнике (имя, фамилию, должность), количество неотработанных дней, сумму долга за неотработанный период. Также в конце должна быть пометка о том, что сотрудник ознакомлен с условиями, и его подпись для согласия с написанным в документе.

Если работник не согласен возвращать деньги, использованные авансом

Если суммы для удержания из заработной платы желающего уволиться недостаточно, тогда можно просить работника внести недостающие деньги на добровольной основе. В случае несогласия последнего возвращать выплаченные ему средства за неотработанный период можно обратиться в суд. Однако тут мнения юристов расходятся.

Трудовой кодекс не предусматривает взыскания излишне выплаченных отпускных в судовом порядке.При этом некоторые специалисты утверждают, что если имеется возможность доказать неправомерные действия уволившегося, можно взыскать ущерб, причиненный предпринимателю согласно статьям 248, 391 Трудового кодекса.

Также работодатель имеет право отказаться от удержания неотработанных средств, если работник уволился и отказался добровольно оплачивать долг.

Отказ от удержания должен быть обоснован руководителем в случае налоговых проверок. Обоснованием может стать недостаток суммы для возврата из зарплаты.

По закону каждый сотрудник после определенного периода работы имеет право взять отпуск. Несмотря на то, что период отдыха должен предоставляться согласно утвержденному графику, с разрешения начальства он может передвигаться на более ранние сроки. В результате, если такой работник решит расторгнуть , у него возникнет удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении.

ТК определяет, что возможность получить у каждого сотрудника возникает только после того, как он будет трудиться в компании не меньше 6 месяцев. Причем взять он может сразу полный период. Однако, если в дальнейшем у него возникнет желание произвести увольнение, то от него потребуется вернуть денежные средства, которые были выданы за неотработанные дни отдыха.

Закон обязывает каждого работодателя перед началом нового года оформлять и вводить в действие на будущий период. В случае, если сотрудник отправляется отдыхать сразу в начале года, то может создаться прецедент, что отпуск будет начислен фактически авансом за весь будущий год.

Ведь перед тем, как отпустить работника отдыхать, кадровик производит расчет даты, по которую предоставляется время отпуска. В этом случае действует правило, что каждый полный месяц дает право на 2,33 дня оплачиваемого отдыха.

Помимо основного периода, законом либо внутренними нормативными актами еще может предоставляться .

Внимание! Поскольку отдых ему уже предоставлен, но фактически данные дни еще не отработаны, то при увольнении бухгалтеру придется произвести удержание за неотработанный отпуск при увольнении.

Удерживать за неотработанные дни или нет

Выполнять удержание из зарплаты ранее выданных отпускных - это право, а не обязательное к выполнению действие для работодателя. При увольнении такого рода работника администрация имеет право решить не удерживать с него лишние суммы.

При этом формат данного решения не регламентирован. Можно просто сказать сотруднику, что возвращать лишние отпускные не нужно. Но поскольку в случае возникновения разногласий, устную договоренность никак нельзя будет подтвердить, лучше все же закрепить такое решение документально. Например, можно подписать двухстороннее соглашение о том, что предприятие прощает долг работника перед ним по выплаченным отпускным.

Помимо этого, в таком документе также желательно показать сумму, которая «прощается» работнику, а также число дней отпуска, за какие она начислена. В конце соглашения обязательно проставляются реквизиты каждой стороны, подписи и печати (при наличии).

Работник может принять решение по своему желанию вернуть сверх полученную им сумму. В этой ситуации бухгалтеру не придется выполнять удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении.

Также необходимо точно определить количество дней, за какие были получены лишние отпускные. Для этого можно воспользоваться .

После этого можно приступать к расчету суммы к возврату. Чтобы это сделать, необходимо средний дневной заработок умножить на число переплаченных дней.

Внимание! В ситуации, если длительность последнего периода отдыха меньше, чем число излишне оплаченных дней, то сначала задолженность рассчитывается с использованием среднего заработка последнего периода, затем - того, какой использовался в предыдущем и т. д.

Шаг 2. Документальное оформление и удержание долга из заработка работника

Закон устанавливает, что размер долга может быть удержан только после того, как с зарплаты были сняты все предписанные законодательством налоги и сборы.

Иногда возникают ситуации, когда сотрудник, который увольняется, получил отпуск заранее. При подобном раскладе фирма имеет право на удержание определенной суммы.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Проблема в том, что существующая законодательная база не дает четкого ответа, как решать данный вопрос.

Существуют некоторые нюансы, которые нужно принимать во внимание при вычислении удерживаемой суммы.

Трудовой Кодекс

Оформляя приказ об удержании за неотработанные дни отпуска при увольнении, требуется следовать пункту 1 статьи 138 Трудового кодекса Российской Федерации.

Иначе говоря, компания не вправе выполнять удержание с сотрудника больше двадцати процентов его зарплаты. Удерживать отпускные необходимо, ограничиваясь данным пределом.

Если размер всех выплат при увольнении ниже суммы, которая удерживается, то сотрудник вправе в добровольном порядке перечислить недостающие деньги в кассу фирмы либо на банковский счет.

Если гражданин дает отказ, организация может подать судебный иск с требованием взыскать излишки, которые были выплачены, основываясь на статьях 382 и 383 Трудового кодекса России.

При каких условиях появляются авансированные дни

В законодательной базе ТК РФ отсутствует понятие «авансированный отпуск». В статье 122 указано, что правом на ежегодно оплачиваемый отдых обладают сотрудники, которые проработали в компании минимум шесть месяцев.

Однако по договоренности нанимателя и сотрудника отпуск можно предоставить и раньше указанного периода.

Это означает, что трудящиеся с небольшим стажем все-таки могут получить досрочный отдых, если глава организации согласится.

Нужно отметить, что существуют категории граждан, имеющие право ухода на отдых до получения полугодового стажа. Это беременные, несовершеннолетние, опекуны.

А можно ли подписать соглашение о прощении долга

Организация вправе отказаться от удержания и не взыскивать с сотрудника денег. Удержание части отпускных — это право нанимателя, а не обязанность.

Когда запрещается выполнять удержание

Удержание невозможно осуществить в следующих ситуациях:

Выполнение процедуры

Чтобы осуществить удержание части отпуска, которая не отработана, нужно выполнить 3 процедуры:

1. Расчет суммы;.
2. Оформление документов;.
3. Удержание излишков.

Рассчитываем сумму

Если компания не собирается быть щедрой и забывать о суммах, которые сотрудником не отработаны, бухгалтеру потребуется потрудиться.

При процедуре подсчета:

• определяется количество дней, которые не отработаны;
• уточняются данные о среднем заработке за день;
• рассчитывается размер авансовых отпускных.

Для того чтобы вычислить число дней, необходимо:

1. Разделить полную длительность отдыха на двенадцать.
2. Умножить результат на рабочий стаж сотрудника в фирме (в месяцах).
3. Отнять от числа использованных дней отпуска полученный результат.

К примеру, за период работы сотрудник компании часть отпусков использовал не полностью, при этом в году перед увольнением его отпуск соответствовал .

На дату увольнения появились «двусторонние» отпускные — те, что не использованы за предыдущий период (две недели); те, что не отработаны за рабочий год (десять дней).

В таком случае фирма-наниматель должна компенсировать сотруднику неиспользованный отдых.

Если бы трудящийся не имел в прошлых периодах неиспользованных дней отдыха, то по итогам расчета количество дней, что не отработаны, равнялось бы десяти.

Требуемая сумма вычисляется путем умножения числа дней в отпуске на средний ежедневный доход сотрудника.

Дополнительно скорректировать расчеты потребуется, если во время отпуска сотрудника всем увеличили заработную плату. Нужно учитывать дату выполнения повышения зарплаты.

Алгоритм действий в данной ситуации таков — от даты завершения отдыха считаются дни, что не отработаны, устанавливается, какое количество дней совпадает с периодом, когда зарплата была увеличена.

Требуемая сумма вычисляется так:

Документальное оформление

Не существует стандартной формы приказа об удержании отпускных. Фирма оформляет его в свободной форме.

В документы необходимо прописать:

К примеру, приказ можно сформулировать так:

«Для погашения долга, который образовался по причине увольнения <ФИО сотрудника> по <основание увольнения по Трудовому кодексу Российской Федерации> до завершения рабочего года, в счет которого ему предоставили ежегодно оплачиваемый отпуск,

приказываю: удержать из <источник удержания> <ФИО работника> деньги за <число неотработанных дней> неотработанных дней ежегодно оплачиваемого отпуска в размере <удерживаемая сумма>.

Трудящемуся необходимо предоставить возможность ознакомления с документом под подпись.

Забираем излишки

Сумма, которая получена в результате подсчета, и сумма, которую возможно удержать из заработка сотрудника, иногда не одинаковы.

Размер удержаний ограничивается статьей 138 Трудового кодекса России. Он равняется двадцати процентам от зп сотрудника.

В определенных ситуациях разрешается превышение принятого ограничения до размера, который не больше одной второй заработка.

Нужно принять во внимание, что, кроме авансовых отпускных, у наемника могут иметься и другие обязательства (по исполнительным документам, в связи с компенсацией ущерба и так далее).

Тогда и они вместе с авансовыми отпускными не должны быть больше максимальной суммы удержания.

Бухгалтерскому отделу нужно определить, какую часть полученной суммы можно удержать из заработка сотрудника.

Если другие обязательства у него отсутствуют, а величина авансовых отпускных меньше одной пятой суммы, которая предоставляется ему при увольнении, сложностей не будет – выделенные авансом деньги можно удержать полностью.

Если ограничение, которое установлено статьей 138 Трудового кодекса России, не дает возможности нанимателю удержать всю сумму, возможно:

Каждый из вышеперечисленных методов располагает собственными особенностями.
Добровольное погашение задолженности предполагает пересчет НДФЛ (налоги на доходы физических лиц).

Прощение задолженности влечет изменение обязательств по налогу на прибыль. Судебный путь разрешение вопроса, как свидетельствует практика, не всегда в пользу нанимателя.

Остается надеяться, что трудящийся знает о гражданской ответственности и добровольно погасит долг.

НДФЛ и взносы

В НК РФ отсутствует особое правило для определения налоговой базы по НДФЛ, если ранее зачисленные отпускные, с которых уже оплачен налог, в дальнейшем подвергаются удержанию из увольнительных выплат.

Ввиду этого существуют различные мнения, касающиеся действий фирмы. Руководитель может, как снизить налоговую базу по НДФЛ (в таком случае появляется переплата).

Также он может не выполнять уменьшения, потому что деньги удерживаются из сумм, которые выплачиваются за вычетом налогов.

В стандартной ситуации, когда выплаты больше удерживаемой суммы, фирме лучше не отражать долг перед работником по возвращению НДФЛ, а сразу подсчитать налог от суммы выплат, учитывая удерживаемые средства.