Федеральный закон «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» был принят в 2013 году. Несмотря на то, что закону в этом году исполняется уже 5 лет, он продолжает оставаться одним из самых актуальных и востребованных. На нашем сайте вы можете найти целый раздел, посвященный как закону ФЗ 44 в целом, так и отдельным его положениям. Всего закон содержит 114 статей, поэтому информации для изучения много.

Порядок создания контрактной службы по 44 ФЗ

Для начала необходимо разобраться в понятии контрактной службы по ФЗ 44. Контрактная служба — это группа специалистов, которая отвечает за реализацию всего цикла госзакупок. Порядок ее создания прописан в статье 38 главы 3 об осуществлении закупок закона ФЗ 44.

Вам будет интересно; ФЗ 220 в последней редакции

Если за год объем госзакупок согласно графику составил более 100 млн рублей, заказчик обязан создать контрактную службу. Выделять ее в качестве отдельного структурного подразделения организации закон не обязывает (ч. 1 ст. 38 ФЗ 44).

Последние изменения в законе о службе по контракту в России читайте

Если же итоговый годовой объем госзакупок не превысил указанной суммы, заказчик вправе самостоятельно решать — создать контрактную службу или назначить должностное лицо, ответственное за осуществление закупок и исполнение контракта, т. е. контрактного управляющего (ч. 2 ст. 38 ФЗ 44).

Требования к контрактной службе согласно закону

Контрактный управляющий и абсолютно все работники контрактной службы, вне зависимости от выполняемых ими функций, должны иметь высшее образование. Сотрудник, не имеющий высшего образования, для получения допуска к госзакупкам должен получить дополнительное профильное образование (ч. 6 ст. 38 ФЗ 44). Речь идет о специальных курсах повышения квалификации.

К числу принципов деятельности контрактной службы относят:

• Привлечение высококвалифицированных кадров со специальными знаниями и опытом в области госзакупок;
• Свободный доступ к сведениям о совершенных действиях и достигнутых результатах;
• Подписание контрактов на выгодных условиях, обеспечивающих эффективность;
• Соблюдение законодательства;
• Личная ответственность.

В своей деятельности контрактная служба обязана руководствоваться нормативно-правовым законодательством России: Конституцией РФ, непосредственно законом 44-ФЗ, гражданским и бюджетным законодательством, иными актами (постановлениями правительства, приказами министерства и пр.) и регламентом самого заказчика.

Вам будет интересно: ФЗ 161 в последней редакции. подробности

Состав

Как уже было сказано, обслуживать закупки поставщика, итоговый годовой объем госзакупок которого не превышает ста миллионов рублей, может одно должностное лицо — контрактный управляющий.

Если же сумма, приходящаяся на госзакупки, выше — заказчик обязан организовать контрактную службу. Структура и численность ее работников определяется самим заказчиком, однако минимальный состав ограничен двумя сотрудниками . Данное условие продиктовано типовым положением.

Контрактная служба может быть создана в качестве специального отдела, так и путем утверждения постоянного состава работников, выполняющих соответствующие функции. Вне зависимости от способа формирования контрактной службы, ее должен возглавлять руководитель, который определяет служебные обязанности и личную ответственность каждого из своих подчиненных.

Регламент, устанавливающий правила организации деятельности контрактной службы заказчика при планировании и проведении закупок товаров, работ и услуг, должен основываться на типовом положении, разработанном Министерством экономического развития России — федеральным органом исполнительной власти, регулирующим контрактную систему в сфере закупок (ч. 3 ст. 38 ФЗ 44).

Данный документ в значительной степени дублирует суть и содержание статьи 38 ФЗ-44. В регламенте деятельности службы содержатся дополнительно следующие сведения:

• Общие положения: цели и условия создания, законодательная база, принципы функционирования, структура, численность и обязанности сотрудников;
• Полномочия при осуществлении обязанностей и функций;
• Ответственность работников службы.

Законом предусмотрена возможность централизации закупок путем создания специального органа или учреждения, задача которых состоит в определении поставщиков для заказчика (ч. 1 ст. 26 ФЗ 44). Однако все остальные полномочия, осуществляемые в процессе проведения закупок, такие как обоснование закупок, определение условий (в том числе цены) и подписание контракта и др., должны осуществляться заказчиком и его контрактной службой. Последняя несет ответственность исключительно в рамках собственных полномочий (ч. 5 ст. 38 ФЗ 44).

Скачать ФЗ 44 с последними изменениями

Крупному государственному заказчику необходимо иметь команду специалистов, сопровождающую контракт на всех этапах. Создание контрактной службы делает процесс проведения госзакупок эффективным и надежным.

Предлагаем вам от 05.04.2013 N 44 ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» в последней редакции.

Вы обязательно должны создать контрактную службу, если ваш СГОЗ превышает 100 млн руб. ().

Остальные заказчики определяют самостоятельно, нужна ли контрактная служба или достаточно назначить контрактного управляющего (З, Письмо Минэкономразвития России от 31.03.2017 N ОГ-Д28-4077).

Как организовать работу контрактной службы

В первую очередь необходимо выбрать форму создания службы - отдельным структурным подразделением либо без образования такого, затем подготовить положение о контрактной службе, которое определит ее функции. Закрепить принятые решения необходимо приказом.

Определите форму создания контрактной службы

Выделять контрактную службу в отдельное структурное подразделение необязательно. В зависимости от ваших штатных возможностей, объема и интенсивности закупок определите самостоятельно, нужно ли выделять контрактную службу в отдельное структурное подразделение или целесообразно наделить функциями контрактной службы действующий состав работников.

Создание контрактной службы без выделения отдельного подразделения - простой способ организации: сотрудники выполняют функции контрактной службы без отрыва от основной работы. Минэкономразвития также указывает на возможность совмещения функций работника контрактной службы и иных должностных обязанностей (Письмо Минэкономразвития России от 30.12.2015 N Д28и-3860). Такую службу может возглавить руководитель заказчика или один из его заместителей.

Контрактная служба в виде отдельного структурного подразделения , например отдела закупок, привлекательна тем, что сотрудникам не придется совмещать разные трудовые функции, что позволит более равномерно распределить нагрузку. В этом случае необходимо предусмотреть и отдельную должность для руководителя контрактной службы. Такие особенности организации контрактной службы установлены п. 9 Типового положения N 631.

Подготовьте положение о контрактной службе

Действовать контрактная служба должна в соответствии с основным документом - положением или регламентом, название определите самостоятельно. Это обязательный документ, без него контрактная служба не может функционировать. Разработайте его на основании Типового положения N 631 ().

Положение о контрактной службе в форме обособленного отдела закупок подготовьте так же, как и для контрактной службы без выделения отдельного подразделения. Позже вы утвердите это положение приказом, в котором и установите необходимую вам форму создания службы.

Возьмите Типовое положение N 631 в качестве образца, однако обратите внимание, что некоторые из его норм не соответствуют актуальной редакции Закона N 44-ФЗ. Например, Типовым положением предусмотрено полномочие контрактной службы проверять правомочность участников закупки, в то время как из Закона N 44-ФЗ требование о правомочности участников исключено (пп. «а» п. 8 ст. 1 Федерального закона от 04.06.2014 N 140-ФЗ, пп. 2 («ж») п. 13 Типового положения N 631). В этом случае руководствуйтесь нормами Закона N 44-ФЗ.

В положении о контрактной службе закрепите порядок действий службы на всех этапах закупочной деятельности, а также установите условия взаимодействия службы с комиссией по осуществлению закупок, подразделениями заказчика, иными участвующими в процедурах лицами (например, специализированной организацией или независимыми экспертами).

Для эффективного распределения нагрузки установите в положении, могут ли работники вашей контрактной службы быть членами комиссии по осуществлению закупок.

Определите функциональные обязанности контрактной службы.

При планировании закупок контрактная служба:

• разрабатывает план, план-график закупок и готовит при необходимости изменения в них; См. также:
• размещает в ЕИС план, и внесенные в них изменения;
• обосновывает закупки;

Продолжение списка

• организует и участвует в консультациях с поставщиками в целях определения состояния конкурентной среды на соответствующих рынках товаров, работ, услуг, определения наилучших технологий и других решений для обеспечения нужд заказчика.

При организации закупок контрактная служба:

• разрабатывает и размещает в ЕИС извещение, документацию о закупках и проект контракта;
• формирует и направляет приглашения принять участие в определении поставщиков закрытыми способами;
• готовит обоснование НМЦК;
• организует закупок;

Продолжение списка

• обеспечивает деятельность комиссий по осуществлению закупок;
• привлекает экспертов, экспертные организации.

При проведении закупок контрактная служба:

• обеспечивает осуществление закупок, в том числе заключение контрактов;
• рассматривает банковские гарантии;
• участвует в рассмотрении дел об обжаловании результатов определения поставщиков.

При заключении, исполнении контракта контрактная служба:

• организует заключение контракта;
• организует приемку поставленного товара, выполненной работы (ее результатов), оказанной услуги, а также отдельных этапов исполнения контракта;
• организует проведение экспертизы поставленного товара, результатов выполненной работы, оказанной услуги, а также отдельных этапов исполнения контракта;

Продолжение списка

• обеспечивает создание приемочной комиссии;
• организует оплату поставленного товара, выполненной работы (ее результатов), оказанной услуги, отдельных этапов исполнения контракта.

При изменении и расторжении контракта контрактная служба:

• взаимодействует с поставщиком (подрядчиком, исполнителем);
• организует включение в РНП информации о поставщике (подрядчике, исполнителе);
• направляет требования об уплате неустоек (штрафов, пеней);
• организует осуществление уплаты денежных сумм по банковской гарантии;
• формирует материалы для претензионно-исковой работы.

Указанные функции установлены и п. п. 11, 13 Типового положения N 631.

Издайте приказ о создании контрактной службы

Для того чтобы завершить процесс создания службы и утвердить положение о контрактной службе, издайте приказ. Включите в него информацию о лице, которое назначаете руководителем, и в случае, если создаете службу без выделения подразделения, - список сотрудников, которые войдут в ее состав. Укажите также срок подготовки руководителем документов, определяющих должностные обязанности и персональную ответственность сотрудников контрактной службы в соответствии с п. 10 Типового положения N 631.

Утвердите такой приказ не позднее начала финансового года, в котором ваш СГОЗ превысит 100 млн руб. Если такое превышение происходит в результате утверждения дополнительных объемов финансирования - не позднее даты доведения соответствующего решения. Это следует из .

Кто должен входить в состав контрактной службы

Вне зависимости от формы создания контрактной службы в нее должен входить руководитель и работник. Количественный состав контрактной службы не может составлять менее двух работников (п. 7 Типового положения N 631). Рекомендуем включить в состав минимум троих, это позволит избежать некоторых спорных ситуаций, связанных с принятием решений, а также сбалансировать процесс работы службы с учетом отпусков и больничных. Иных обязательных требований к структуре контрактной службы законом не установлено.

В случае необходимости вы можете увеличить или уменьшить численность контрактной службы в зависимости от интенсивности ваших закупок.

Вы можете сформировать компетентный состав службы, опираясь на специфику наиболее часто закупаемых товаров, работ, услуг - например, привлекая профильных специалистов.

Кто может быть руководителем контрактной службы

При формировании контрактной службы вам необходимо назначить руководителя, который эту службу возглавит.

Руководителем контрактной службы без образования структурного подразделения назначьте руководителя заказчика или одного из его заместителей. Если контрактная служба образована в виде отдельного структурного подразделения, то руководителя такого подразделения и назначьте руководителем контрактной службы (п. 9 Типового положения N 631).

Руководителю контрактной службы обязательно иметь высшее или дополнительное профессиональное образование в сфере закупок ().

Особенности правового статуса руководителя контрактной службы установите в положении о контрактной службе, а закрепить максимально подробно должностные обязанности, полномочия и ответственность следует в должностной инструкции.

Кто может быть работником контрактной службы

Работники контрактной службы выбираются из числа сотрудников заказчика. На это указывает Минэкономразвития России в Письме от 16.11.2016 N Д28и-2993.

Все работники контрактной службы должны иметь высшее образование или дополнительное профессиональное образование в сфере закупок ().

Помимо требований к образованию рекомендуем учитывать также особые требования профессиональных стандартов - «Эксперт в сфере закупок» и «Специалист в сфере закупок». Применяйте их при формировании контрактной службы для эффективного распределения трудовых функций.

Структуру контрактной службы определяет рамочное (типовое) положение, но каждый заказчик ее устанавливает самостоятельно. Разберем, какие функции возложить на контрактную службу и как назначить полномочия для контрактного управляющего.

Структура контрактной службы

Как совершенно новая система государственных закупок, контрактная система вменила заказчикам новую обязанность по созданию контрактной службы или назначению контрактного управляющего.

В случае если совокупный годовой объем закупок заказчика не превышает 100 млн руб. , то заказчик самостоятельно принимает решения о способе реализации данной обязанности. То есть назначение контрактного управляющего - это право, а не обязанность.

Серьезная проблема любого заказчика — организация внутреннего контроля закупочной деятельности. А он просто необходим, чтобы упредить случайные или намеренные нарушения при закупках, которые потом могут обнаружить внешние контролеры. Какие правовые механизмы есть для этого? Автор считает, самый оптимальный из них — расширение полномочий контрактной службы и контрактного управляющего.

Контрактный управляющий по 44-ФЗ

В случае если заказчик выбрал назначение контрактного управляющего, то на такого работника возлагаются обязанности как в соответствии с занимаемой им должностью, так и в соответствии с его назначением контрактным управляющим.

В учреждении может быть назначено несколько контрактных управляющих. При этом, если их несколько, вам необходимо прописать то, какие обязанности выполняет каждый из них.

Для надлежащего оформления необходимо издать локальный акт о назначении.

Один, например, отвечает за закупку продуктов. Другой - за планы-графики. Третий - за внесение сведений в реестр контрактов.

Но на практике встречается очень редко, чтобы было несколько контрактных управляющих.

Как сделать карьеру в закупках: что профстандарт требует от контрактных управляющих

Чтобы в контрактной службе наказание за ошибки несли действительно те, кто допустил их, создайте таблицу должностных задач. И утвердите ее как приложение к регламенту контрактной службы. Как сделать и заполнить ее —

Российская практика показывает, что большинство заказчиков, доход которых не превышает установленного лимита, принимает решение о создании контрактной службы (а не назначении контрактного управляющего), что обусловлено отсутствием в нашей стране должной мотивации и материального поощрения контрактного управляющего как должностного лица, несущего практически единолично всю ответственность за закупки конкретного заказчика. Назначение же контрактного управляющего приводит к текучке кадров на этой позиции.

Этика общения специалиста в сфере закупок: требования и нормы профстандарта

«Каков ваш опыт работы» и «прошли ли вы переобучение» — важные, но не единственные вопросы заказчика, к которому вы придете устраиваться на работу. Узнайте, о чем еще вас спросят при собеседовании на позицию контрактного управляющего

Ведь в случае создания контрактной службы предполагается равномерное распределение обязанностей между ее членами, а при назначении контрактного управляющего, такое должностное лицо единолично осуществляет все функции и полномочия.

На время отсутствия контрактного управляющего заказчиком издается приказ о назначении лица временно исполняющего его обязанности.

Чтобы определить поставщика, подрядчика или исполнителя, прежде всего необходимо запланировать электронные процедуры. Получить электронную подпись. Выбрать площадку, которая наилучшим образом подойдет вашей организации, и зарегистрироваться. Далее сформировать документацию и извещение, провести процедуры и определить поставщика и заключить контракт с учетом особенностей каждого из способов закупки.
Смотрите решения для каждого электронного способа: аукцион, конкурс, запрос котировок, запрос предложений.

Структура и численность контрактной службы определяется и утверждается заказчиком, но не может составлять менее двух человек.

Может ли заместитель начальника отдела правового обеспечения быть руководителем контрактной службы?

Контрактная служба может организовываться путем создания отдельного структурного подразделения или путем утверждения заказчиком постоянного состава своих работников, выполняющих функции контрактной службы (без образования отдельного структурного подразделения). Поэтому не всегда нужно менять штатное расписание.

Поскольку контрактная служба ведет закупки с момента их планирования и до момента исполнения контрактов и составления отчетности, предполагается, что в состав контрактной службы должны входить представители юридического и финансового структурных подразделений заказчика и, безусловно, в полном составе представители структурного подразделения, ответственного за организацию госзакупок.

Контрактная служба может представлять собой некую надстройку.

Это в том случае, если она идет без образования структурного подразделения. Например, она может быть создана приказом руководителя, которым на отдельных сотрудников бухгалтерии. АХО, отдел закупок (если такой существует) возложены функции КС. При этом если включение отдельных сотрудников в состав КС связаны с изменением или расширением трудовых функций, а следовательно с изменением трудового договора, то такое включение может осуществляться только с согласия базовых сотрудников и при условии внесения изменений в их должностные инструкции.

Контрактную службу возглавляет руководитель этой службы. В случае если она создается как отдельное структурное подразделение, ее возглавляет руководитель, назначаемый на должность также приказом руководителя заказчика либо уполномоченного лица, исполняющего его обязанности. Контрактную службу, созданную без образования отдельного подразделения, возглавляет руководитель заказчика или один из заместителей руководителя заказчика, что подтверждается письмом Минэкономразвития России от 04.06.2015 № Д28и-1514.

Проверки выявляют нарушения этого. К примеру, в учреждении назначен руководителем КС главбух или начальник АХО, которые не являются замами руководителя.

Начальник юридического или финансового отделов не может быть руководителем контрактной службы, созданной без образования отдельного структурного подразделения, в случае если такой сотрудник не обладает статусом зам. руководителя организации.

Очень редко на практике встречается, когда руководителем КС назначается руководитель учреждения.

По своей сути контрактная служба выделяет в особый ранг всех работников заказчика, задействованных в процессе закупок, за исключением работников, осуществляющих вскрытие конвертов с заявками участников закупки, рассмотрение и оценку заявок, а также приемку исполнения контракта.

Не может подписывать контракт то должностное лицо, на которого выдана ЭЦП, которое не имеет приказа о передаче полномочий от руководителя. Если руководитель уходит в отпуск, то и.о. Может быть 2 ЭЦП на случае поломки, утраты. Последний срок… Флешка потерялась.

ВАЖНО! У заказчика должна еще быть комиссия по закупкам .

В отличие от контрактной службы, перманентность работы комиссии по осуществлению закупок зависит от решения заказчика. Согласно которому она может быть либо постоянно действующей структурой (единая комиссия по осуществлению закупок), осуществляющей функции по осуществлению закупок путем применения любого из способов определения поставщика (кроме единственного поставщика), либо создаваться отдельно для различных способов определения поставщика (конкурсные, аукционные, котировочные комиссии, комиссии по рассмотрению заявок на участие в запросе предложений и окончательных предложений). Закупочная комиссия может создаваться в т. ч. отдельно для каждой закупки.

Основная цель работы комиссии по осуществлению закупок - определение поставщика (подрядчика, исполнителя) - означает необходимость вскрытия конвертов с заявками, оценку, рассмотрение и сопоставление заявок участников закупки, что предопределяет возможность и логичность включения в состав закупочной комиссии как внутренних, так и внешних специалистов в сфере госзакупок.

Интересно, что реализация данного права заказчика возможна в рамках создания им комиссии по осуществлению закупок, согласно порядку работы которой ее состав является постоянным, кроме одного из ее членов - профильного специалиста, который назначается до осуществления каждой закупки в соответствии с особенностями необходимого заказчику конкретного товара, работы или услуги.

Функциональные обязанности контрактной службы определяют негласное правило, согласно которому в ее состав входят работники заказчика, а какая-либо необходимость привлечения сторонних физических лиц отсутствует.

Следовательно, контрактная служба является постоянно действующим «закупочным органом» заказчика.

Что делает комиссия	Что делает контрактная служба (контрактный управляющий)
Вскрывает конверты с заявками на участие в конкурсе	Разрабатывает план закупок (план-график), в т. ч. готовит изменения в них
Ведет протокол вскрытия конвертов с заявками на участие	Готовит и размещает в ЕИС процедурную документацию (извещение, документацию, проекты контрактов)
Подписывает протокола вскрытия конвертов	Обеспечивает закупочный процесс, включая заключение контрактов
Рассматривает и оценивает заявки на участие в конкурсе (запросе котировок, аукционе первых и вторых частей) и принимает решение о допуске	Участвует в рассмотрении дел об обжаловании результатов процедур и готовит материалы для претензионной работы
Подписывает протокола рассмотрения и оценки заявок и протокол подведения итогов	Организует на стадии планирования консультации с поставщиками
Оформляет протокол рассмотрения заявок	Иные полномочия, предусмотренные контрактной системой

Функции, прописанные в ст. 38 Закона № 44-ФЗ

Контрактная служба, контрактный управляющий осуществляют следующие функции и полномочия:

1. разрабатывают план закупок, осуществляют подготовку изменений для внесения в план закупок, размещают в единой информационной системе план закупок и внесенные в него изменения;
2. разрабатывают план-график, осуществляют подготовку изменений для внесения в план-график, размещают в единой информационной системе план-график и внесенные в него изменения;
3. осуществляют подготовку и размещение в ЕИС извещений об осуществлении закупок, документации о закупках и проектов контрактов, подготовку и направление приглашений принять участие в определении поставщиков (подрядчиков, исполнителей) закрытыми способами;
4. обеспечивают осуществление закупок, в том числе заключение контрактов;
5. участвуют в рассмотрении дел об обжаловании результатов определения поставщиков (подрядчиков, исполнителей) и осуществляют подготовку материалов для выполнения претензионно-исковой работы; (в ред. Федерального закона от 04.06.2014 N 140-ФЗ)
6. организуют в случае необходимости на стадии планирования закупок консультации с поставщиками (подрядчиками, исполнителями) и участвуют в таких консультациях в целях определения состояния конкурентной среды на соответствующих рынках товаров, работ, услуг, определения наилучших технологий и других решений для обеспечения государственных и муниципальных нужд;
7. осуществляют иные полномочия, предусмотренные настоящим Федеральным законом.

Требования к сотрудникам контрактной службы

В соответствии с ч. 23 ст. 112 Закона № 44-ФЗ до 1 января 2017 г. контрактным управляющим может быть лицо, имеющее профессиональное образование или дополнительное профессиональное образование в сфере размещения заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд.

На сегодняшний момент существует совместное письмо Минэкономразвития России № 5594-ЕЕ/Д28и, Минобрнауки России № АК-553/06 от 12.03.2015 «О направлении методических рекомендаций».

Рекомендуется устанавливать минимальный срок освоения программ вне зависимости от используемых технологий обучения не менее 108 ч, за исключением случаев, установленных п. 2.4 Методических рекомендаций (п. 2.3 Методических рекомендаций).

Таким образом, для большинства сотрудников повышение квалификации должно составлять не менее 108 ч. Исключение составляют руководители организаций-заказчиков - для них не менее 40 ч.

О том, как выбрать подходящие курсы по закупкам и где пройти обучение с выдачей удостоверения государственного образца,

Какие требования предъявляют к контрактным управляющим работодатели

Пример описания вакансии

Контрактный управляющий (уровень квалификации 6)

Департамент культуры города Москвы "Измайловский Парк культуры и отдыха" Москва

Зарплата: до 45 000 руб., опыт работы от 3 до 6 лет, высшее образование

Должностные обязанности:

1. разрабатывает план закупок, осуществляет подготовку изменений для внесения в план закупок, размещает в единой информационной системе план закупок и внесенные в него изменения;
2. разрабатывает план-график, осуществляет подготовку изменений для внесения в план-график, размещает в единой информационной системе план-график и внесенные в него изменения;
3. осуществляет подготовку и размещение в единой информационной системе извещений об осуществлении закупок, документации о закупках и проектов контрактов, подготовку и направление приглашений принять участие в определении поставщиков (подрядчиков, исполнителей) закрытыми способами;
4. обеспечивает осуществление закупок, в том числе заключение контрактов;
5. участвует в рассмотрении дел об обжаловании результатов определения поставщиков (подрядчиков, исполнителей) и осуществляет подготовку материалов для выполнения претензионной работы;
6. организует в случае необходимости на стадии планирования закупок консультации с поставщиками (подрядчиками, исполнителями) и участвует в таких консультациях в целях определения состояния конкурентной среды на соответствующих рынках товаров, работ, услуг, определения наилучших технологий и других решений для обеспечения государственных и мун

Требования:

Знание Федерального закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ " О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд".
Опыт работы не менее трех лет в сфере закупок

В 2015 году СГОЗ нашего учреждения превысил 100 млн руб. Возникла обязанность создать контрактную службу. Региональное министерство в соответствии с финансированием установило требование к количеству сотрудников в подразделении - не более трех человек. Раньше я справлялась с закупками самостоятельно, а тут пришлось искать, кого включить в контрактную службу. При этом дополнительных штатных единиц в учреждении предусмотрено не было. Время поджимало, закупки проводить без контрактной службы мы не могли. Чтобы выполнить формальное требование, мы включили бухгалтера, экономиста и программиста в состав службы. Руководителем контрактной службы назначили меня. И тут начались проблемы.
Бухгалтер отказалась работать в контрактной службе, сослалась на загрузку и невыполнение нами стандартного порядка - мы не предупредили сотрудников заранее, не внесли изменения в трудовые договоры и должностные инструкции. Следовательно, я, как руководитель, была не вправе требовать от сотрудников заниматься закупками и отвечать перед контролерами. В итоге, чтобы соблюсти все требования, нам пришлось задержать закупки на два месяца - срок, за который необходимо предупредить работников об изменениях. После неудачного опыта мы прошли все этапы официального согласования с сотрудниками, подготовили шаблоны и схему создания контрактной службы. Поделюсь своим опытом.
Первое: за два месяца до начала работы контрактной службы предупредите сотрудников, которые уже заняты в организации, об изменении трудовой функции. Второе: внесите изменения в трудовые договоры и должностные инструкции , издайте приказ о переводе в другое структурное подразделение, где закрепили персональные обязанности сотрудников контрактной службы. Третье: чтобы распределить обязанности, издайте приказ и разработайте , за основу возьмите . Типовое положение дополните необходимыми обязанностями и правами. Например, пропишите:

Главный вывод из ситуации, который я для себя вынесла, - работа руководителя не только в распределении задач, но и в правильном планировании. Мало решить, кто выполняет ту или иную функцию, важно правильно и заранее оформить решение. Чтобы вам было проще, поделюсь шаблонами, которые помогли и мне:
— приказ о создании контрактной службы ;
— извещение для сотрудника об изменении трудовых функций ;
— приказ об изменении должностной инструкции ;
— дополнительное соглашение к трудовому договору ;
— Положение о контрактной службе ;
— приказ о распределении обязанностей между работниками контрактной службы .
Поможет также рекомендация Системы Госзаказ: Как создать контрактную службу .
Мало передать функцию, важно подготовить сотрудников для новых задач. Для этого направьте работников на повышение квалификации.

Можно ли в каждом филиале создать свою контрактную службу

В 2016 году руководитель нашего медучреждения решил открыть филиал. К тому моменту у организации уже была контрактная служба как отдельное подразделение. Однако для нового филиала главный врач предлагал создать отдельную контрактную службу, которая бы занималась только закупками филиала. Предполагалось, что так будет проще отслеживать закупки. Поскольку в уже созданной контрактной службе юриста не было, руководитель подразделения обратился ко мне за консультацией.
Я, как юрист, пояснила, что создать несколько контрактных служб для одного заказчика нельзя. Филиал - не юридическое лицо. Филиалы действуют на основании положений, которые утверждает юрлицо, создавшее филиал. То есть филиал не является самостоятельным заказчиком по смыслу Закона № 44-ФЗ . Кроме того, Закон № 44-ФЗ и приказ Минэкономразвития России от 29 октября 2013 г. № 631 не предусматривают создание нескольких контрактных служб одним заказчиком.
Расскажу, как мы наладили работу одной контрактной службы для всех филиалов. В каждом филиале есть сотрудники, которые входят в состав контрактной службы и отвечают за закупки для филиала. В частности, работники филиала формируют потребности на следующий год в момент, когда контрактная служба готовит проект плана закупок - у нас это август текущего года, готовят техзадания, входят в приемочную комиссию, выполняют другие задачи. При этом отдельной службы для каждого филиала нет. Одна контрактная служба самостоятельно ведет план закупок и план-график, проводит закупки для собственных нужд и для нужд филиалов.
Сейчас у нас уже три филиала и одна контрактная служба. Меня взяли в контрактную службу как юриста. Я помогла наладить работу филиалов и сейчас занимаюсь претензионной работой.

Сколько человек включить в контрактную службу

С самого начала действия Закона № 44-ФЗ мы решили, что создаем контрактную службу. При этом знали, что в контрактную службу должно входить не менее двух человек, а максимальное количество людей заказчик определяет самостоятельно с учетом потребностей и финансовых возможностей. Поскольку конкурентные закупки проводили уже тогда, но только по Закону № 94-ФЗ, в контрактную службу взяли двух специалистов, которые на тот момент занимались закупками. В ходе работы Закон № 44-ФЗ претерпевал изменения, требования к сотрудникам контрактной службы также менялись, и мы поняли, что двух человек мало.
Сейчас наша контрактная служба состоит из четырех человек и руководителя. Поделюсь опытом, почему приняли решение расшириться именно до пяти сотрудников.
Когда определяли численность, исходили из общего финансового объема закупок и количества контрактов за последний год. При этом учли, что внебюджетные деньги также будем тратить по Закону № 44-ФЗ. Из опыта работы понимали, что один человек проводит 15 конкурентных закупок в месяц. Посчитали, что при наших объемах нужно три человека только на конкурентные закупки. На контракты с единственным поставщиком выделили отдельно сотрудника. Решили, что руководитель контрактной службы должен готовить план и план-график закупок, проверять все технические задания от сотрудников, контролировать работу подразделения, разрабатывать регламенты, заниматься организационной работой.
От себя дам совет: когда сомневаетесь, сколько человек взять, например, троих или четверых, остановитесь на меньшей цифре. В ходе работы станет ясно, справляются ли сотрудники с функционалом. Возможно, придется искать еще людей или предложить дополнительный функционал тем, кто уже работает. В любом случае работодателю проще найти еще одного человека, чем уволить того, что уже взял. К тому же дополнительный функционал - это дополнительная оплата для работника. Также полезными будут материалы от Системы Госзаказ:

Нужна ли каждому сотруднику ЭЦП

Когда создали контрактную службу, столкнулись с проблемой: делать ли каждому сотруднику ЭЦП или все документы подписать цифровой подписью руководителя. В итоге для себя решили сделать ЭЦП каждому работнику контрактной службы. Своей ЭЦП работник подписывает документы, которые создает в ЕИС, как правило, это извещения и отчеты. При этом контракты подписываем ЭЦП руководителя и только когда директор на рабочем месте. Расскажу, чем руководствовались.
Штрафы в закупках высокие, а каждый работник отвечает за свои конкретные задачи. Чтобы не возникло споров, кто из сотрудников нарушил закон, решили, что ЭЦП послужит доказательством, кто конкретно составил неверный документ или нарушил сроки. Кроме того, сотрудник, который ставит свою подпись под документом в ЕИС, мотивирован работать ответственно. Поэтому советую каждому работнику сделать ЭЦП.
При подписании контракта другое правило. Предложите руководителю два варианта: подписать контракт на электронной площадке своей усиленной электронной подписью либо отдельным приказом или доверенностью наделить руководителя контрактной службы полномочием подписывать контракты от имени заказчика. Если подпись ставит руководитель заказчика, в преамбуле документа укажите, что контракт подписывает заказчик в лице руководителя, действующего на основании положения или устава. При этом контракт подписывают ЭЦП руководителя. Допустим, по решению заказчика руководителя контрактной службы наделили правом подписывать контракт на электронных площадках от имени юрлица. Тогда в преамбуле контракта укажите, что документ подписывает заказчик в лице руководителя контрактной службы. Укажите реквизиты доверенности. Только при соблюдении этих условий контракт можно подписать усиленной электронной подписью руководителя контрактной службы.
Получить электронную подпись с первого раза поможет пошаговая инструкция .

Может ли юрист входить в контрактную службу и при этом заниматься работой, которая не связана с 44-ФЗ

Да, руководитель приказом вправе возложить функции работника контрактной службы на отдельных сотрудников, например на юриста. В контрактную службу нашей организации входило три работника. При этом ни у одного из сотрудников не было юридического образования. Когда дело доходило до претензионной работы, возникали трудности - работник контрактной службы не мог составить иск или жалобу. Штатные юристы от процедур в рамках Закона № 44-ФЗ отказывались, поскольку нагрузка в рамках основной работы высокая, а в должностной инструкции работы по 44-ФЗ не прописано.
Чтобы решить проблему, руководитель возложил всю претензионную работу на юридический отдел. Начальника юротдела включили в контрактную службы. Формально все специалисты юридического отдела не входят в состав контрактной службы, поэтому за претензионную работу в рамках Закона № 44-ФЗ отвечает только руководитель. Теперь у контрактной службы нашей организации проблем с юридической помощью в рамках Закона № 44-ФЗ нет.
Допустим, решили последовать нашему примеру - включить юриста в состав контрактной службы и при этом изменить или расширить трудовые функции работника. Тогда с согласия работника внесите изменения в должностную инструкцию .

Кто отвечает за техзадание

Когда контрактная служба начала функционировать, столкнулись с проблемой — сотрудникам подразделения не под силу делать все технические задания, на это недостаточно ни времени, ни квалификации. Тогда решили, что у нас в организации за разработку техзадания будет отвечать инициатор закупки . Расскажу, как реализовали идею.
Мы создали контрактную службу без формирования отдельного подразделения. В службу входят сотрудники из разных отделов, например, начальник отдела закупок, начальник отдела снабжения, начальник информационного отдела. Сотрудник отдела разрабатывает техзадание по своему направлению деятельности. Например, работник отдела снабжения разрабатывает техзадание на поставку канцтоваров, айтишники - на поставку компьютеров и т. д. Я, как руководитель отдела закупок, проверяю, отвечает ли описание объекта закупки в техзадании требованиям Закона № 44-ФЗ.
У нас заведено так, и это работает: человек, который формирует техническое задание, входит в приемочную комиссию.

У каждого из сотрудников контрактной службы своя специализация. Как обеспечить взаимозаменяемость

В нашей организации каждый специалист контрактной службы занят конкретной задачей, например: один планирует, другой размещает извещения в ЕИС и принимает заявки, третий занимается контрактами с едпоставщиком. Когда один из сотрудников заболевал или уходил в отпуск, направление простаивало - никто не знал, как делать работу другого. Такая же проблема была и с членами единой комиссии. Случалось, что во время заседания больше половины комиссии уходило в отпуска. Мы решили проблему в три этапа.
Обучаем сотрудников контрактной службы всем процессам и придерживаемся принципа взаимозаменяемости. Так сотрудники еще и развиваются, что предполагает карьерный рост.
Обучаем работников на курсах повышения квалификации и в процессе работы. Узнаем, когда специалист уходит в отпуск, и заранее, например за месяц, посвящаем других в ключевые задачи, которые им придется выполнять во время отпуска сотрудника. Поскольку все процедуры проходят в рамках плана-графика, выявить предстоящий объем не составляет труда. За замещение должности доплачиваем - это дополнительный стимул.
Чтобы организовать процесс обучения, придерживайтесь схемы:

1. Ознакомьтесь с профстандартами в закупках, определитесь, по какой программе обучите сотрудников - Как применять профстандарты: переподготовка и аттестация сотрудников .
2. Посмотрите советы по обучению от Высшей школы Госзакупок: Как повысить квалификацию или пройти переподготовку в Высшей школе Госзакупок .
3. Решите, каким способом закупите образовательные услуги, проведите процедуру: Как закупить образовательные услуги .

Следим за графиком отпусков членов комиссии , создаем комиссию в новом составе на период отпусков. На время отпуска основного сотрудника членом комиссии назначаем специалиста контрактной службы, опять же, доплатив за функционал .
Кто может быть членом комиссии по закупкам, смотрите в рекомендации .
Разработали регламент , где расписали порядок , в котором взаимодействуют работники контрактной службы между собой.

Как быть, если не выделили деньги на обучение контрактной службы

В 2016 году мы проверили образование работников контрактной службы и обнаружили, что большинство людей обучено по Закону № 94-ФЗ. Встала задача - переобучить персонал. Нам не выделяют бюджетных средств на обучение контрактной службы. Поэтому мы обучили работников за счет приносящей доход деятельности. Один из работников контрактной службы пришел к нам в 2017 году уже с дипломом о профпереподготовке. Теперь все специалисты, которые занимаются закупками в нашей организации, отвечают профстандартам и требованиям закона.
Дам совет организациям, у которых внебюджета недостаточно. Есть способ снизить расходы - отучиться 16 часов, а не 108. Срок в 16 часов установило Минобрнауки России (п. 12 Порядка, утвержденного приказом от 1 июля 2013 г. № 499 ).
Чтобы получить дополнительное профобразование, работник проходит программу повышения квалификации и профессиональной переподготовки. Минэкономразвития и Минобрнауки России разработали методические рекомендации для организаций, которые готовят программы допобразования в закупках. В методических рекомендациях указано, что минимальный срок, который необходим, чтобы освоить программу, - 108 часов. Если обучается руководитель организации-заказчика, срок можно снизить до 40 часов. В то же время методические рекомендации применять не обязательно - документ носит рекомендательный характер. Образовательное учреждение самостоятельно рассчитывает количество часов, за которое студенты осваивают программу. Поэтому работникам контрактной службы достаточно переучиться в объеме 16 часов. Аналогичной позиции придерживается Минэкономразвития России в письмах от 11 декабря 2015 г. № ОГ-Д28-15401 , от 25 марта 2016 г. № ОГ-Д28-3885 .
Чтобы было проще решить, на какие курсы пойти, и провести закупку, воспользуйтесь рекомендациями Системы Госзаказ:

Как избежать текучки кадров из-за маленьких зарплат

Контрактная служба нашей организации столкнулась с проблемой - зарплаты маленькие, а штрафы большие. В результате - текучка кадров.
Мы решили удерживать специалистов доплатами. Стимулируем за то, что сотрудник качественно исполняет должностные обязанности. Премию платим в соответствии с действующими локальными актами о премировании. Порядок дополнительного материального стимулирования закрепили в положении о контрактной службе . Еще доплачиваем за материальную ответственность и присутствие в комиссии. Теперь сотрудники от нас не уходят и заинтересованы в дополнительной нагрузке.
Из своего опыта посоветую пять способов поощрить специалиста контрактной службы. Выбирайте, какой из способов подходит именно вам.
Способ 1. Доплачивайте за совмещение должностей
Допустим, работник совмещает свою основную должность, например юрист, экономист, бухгалтер, и должность сотрудника контрактной службы. Трудовое законодательство позволяет доплачивать работнику (письмо Минэкономразвития России от 30 декабря 2015 г. № Д28и-3860 ).
Чтобы оплатить дополнительную работу, оформите совмещение должностей или внутреннее совместительство.

Способ	Условия	Оплата
Совмещение должностей	Приказ руководителя, письменное согласие работника в виде дополнительного соглашения к трудовому договору. Работу сотрудника контрактной службы человек выполняет в течение рабочего дня	Размер доплаты устанавливают в твердой денежной сумме либо в процентах от тарифной ставки или оклада
Внутреннее совместительство	Отдельный трудовой договор с работником, все документы, которые предусмотрены при приеме на работу. Работу сотрудника контрактной службы человек выполняет в свободное от основной работы время	Оплату устанавливают в трудовом договоре. При увольнении сотруднику положена компенсация за неиспользованный отпуск

Удобнее выбрать совмещение должностей, тогда не придется заключать трудовой договор. Кроме того, размер доплаты не ограничен ни минимальным, ни максимальным уровнем. Чтобы оформить совмещение, оформите дополнительное соглашение к трудовому договору. В документе пропишите:

• работу, которую сотрудник будет выполнять дополнительно, ее содержание и объем;
• срок, в течение которого сотрудник будет выполнять дополнительную работу;
• размер доплаты за совмещение должностей.

Например, включите в допсоглашение такую формулировку:

На основе заключенного соглашения издайте приказ о совмещении. Типовая форма документа не предусмотрена, поэтому составьте приказ в произвольной форме.
Требования к оформлению совмещения предусмотрены в статье 60.2 Трудового кодекса РФ.
Способ 2. Выпишите премию
Основание для премии - качественное исполнение работником должностных обязанностей. Премию выпишите в соответствии с действующими локальными актами о премировании в пределах бюджетных денег на оплату труда. Платить работнику за счет экономии на закупке нельзя. Порядок дополнительного материального стимулирования закрепите в положении о контрактной службе, например, так:

Способ 3. Заплатите стимулирующую надбавку
Работодатель вправе установить стимулирующую надбавку за интенсивность и высокие результаты работы. Утвердите в организации систему критериев и показателей эффективности контрактной службы, например:

• своевременная и оперативная работа по подготовке необходимой документации для проведения закупок и торгов;
• подготовка оперативной, в том числе внеплановой, отчетности и информации;
• соблюдение сроков подготовки и передачи проектов контрактов;
• соблюдение сроков обработки протоколов разногласий.

Способ 4. Оплатите дополнительную работу
Если дополнительные функции работника контрактной службы не закреплены в должностной инструкции, то речь идет о дополнительной работе. Оформите увеличение объема работы как расширение зоны обслуживания. Расширение зоны обслуживания - выполнение наряду со своей основной работой по трудовому договору дополнительного объема работ по одной и той же профессии или должности (ч. 2 ст. 60.2 ТК РФ ).
За дополнительную работу установите дополнительную оплату. Размер доплаты определите по соглашению сторон. Для этого составьте приказ и дополнительное соглашение к трудовому договору (ст. 60.2 , 151 Трудового кодекса РФ).
Способ 5. Оплатите сверхурочную работу
Допустим, сотрудник контрактной службы задерживается на работе, когда надо оперативно провести конкурентную закупку. Оплатите дополнительное время как сверхурочную работу - издайте приказ и получите согласие сотрудника контрактной службы. Согласие оформите в виде заявления.

Порядок прописан в статьях 99 , 149 Трудового кодекса РФ.
Первые два часа переработки оплатите не менее чем в полуторном размере, последующие часы - не менее чем в двойном . При этом в коллективном договоре, локальном нормативном акте или трудовом договоре вы вправе определить конкретный размер доплаты (ст. 152 Трудового кодекса РФ ).

Кто платит штраф за сотрудника, который уволился

Во время плановой проверки нашей организации контролеры выявили нарушения, которые совершил уволившийся перед проверкой сотрудник. Административное производство ведут в отношении работника, который совершил правонарушение, ведь увольнение - не основание освободить от штрафа. Однако в нашем случае штраф заплатил руководитель, так как в должностной инструкции бывшего сотрудника работодатель ответственность не установил. После такого опыта мы внесли в должностные инструкции работников контрактной службы изменения - прописали ответственность. Теперь за нарушение платит сам сотрудник, а не руководитель. При этом не нужно волноваться, когда сотрудник увольняется. Если ответственность прописали в должностной инструкции - накажут в любом случае виновного.
Чтобы не столкнуться с проблемой нашей организации, посоветую уже сейчас проделать четыре шага из инструкции:
1. Пересмотрите должностные инструкции работников контрактной службы.
2. Если в должностной инструкции нет пункта об ответственности, внесите его, например, так:
3. Предупредите сотрудника о том, что вносите изменения в должностную инструкцию - составьте уведомление .
4. Правки в должностную инструкцию внесите приказом .

Внимание: срок исковой давности - один год с момента, когда работник нарушил закон (ч. 1 ст. 4.5 КоАП РФ ).