В условиях кризиса рост конкуренции на промышленных рынках заставляет компании искать новые рынки сбыта. Часто такой рынок находится за рубежом. При этом, чтобы найти потребителей вне пределов своей страны, необходимо принимать участие в зарубежных выставочных мероприятиях, конференциях и пр.

Зарубежные выставки мало чем отличаются от выставок в России. Однако экспоненту придется позаботиться о наличии необходимого количества переводчиков или изначально набирать сотрудников в команду стендистов со знанием языка. Также трудности могут возникнуть с демонстрационным оборудованием – при пересечении границы в декларации указывается цель перевозки машин и станков, так что реализовать такое оборудование прямо на выставке не удастся.

Деловой этикет на зарубежных выставках

Пренебрежение деловым этикетом со стороны стендистов является одной из самых распространенных ошибок, которые приводят к провалу участия в выставке. При этом вина может лежать как на организаторе обучения специалистов во время подготовительного периода, так и на самих сотрудниках, которые не игнорируют эти правила по различным причинам.

Для начала необходимо досконально изучить со стендистами деловой этикет и национальные особенности общения, характерные для страны, в которой проводится выставка. Такие нюансы касаются приветствия, обмена визитными карточками, вручения промо-сувениров и т.д. В большинстве случаев это не составляет проблемы.

Что касается самих стендистов, то еще до выставки необходимо отдельно оговаривать такие вещи как недопустимые позы, положение рук, ног – некоторые привычные в повседневном поведении вещи могут отпугивать потенциальных посетителей стенда, особенно это касается молодых людей, которым присуща развязная манера поведения.

В перечень самых распространенных ошибок в поведении стендистов является принятие пищи на рабочем месте. У каждого сотрудника должны быть перерывы на отдых и еду. Часто стендисты ограничиваются на стенде только напитками, но при этом оставляют на видном месте чашки – стенд моментально превращается в гибрид рабочего кабинета и кухни, что также не прибавляет солидности ни стенду, ни бренду. На стенде не должно быть никаких посторонних запахов, мусора, одежды, сумок и пр. Также стоит избегать посторонних разговоров – все внимание должно быть сосредоточено на целевых посетителях. В идеале на стенде должно быть огороженное место для переговоров с важными клиентами – чтобы обсуждать условия деловой сделки, стоит создать для этого необходимый антураж и позаботиться о сохранении коммерческой тайны.

Обеспечить выполнение всех требований к стендистам возможно только постоянным контролем. Именно поэтому необходимо назначить человека, который будет осуществлять руководство экспозицией, во время его отсутствия на стенде его обязанности должны выполнять назначенные заместители. Только личная ответственность и четкое распределение обязанностей позволит обеспечить требуемый уровень работы сотрудников на стенде.

Широкое распространение получило мнение о том, что на стенде обязательно должна быть красивая женщина – это привлекает внимание мужчин к стенду. Это утверждение весьма спорное, поскольку внимание привлекает сама симпатичная представительница слабого пола. В любом случае все сотрудники на стенде должны иметь высокую квалификацию, достойный уровень знания иностранного языка. Как вариант, технических специалистов, которые не владеют иностранным языком, должны сопровождать квалифицированные переводчики. Кстати, поиск переводчиков со знанием тематики выставки стоит поискать на самом выставочном мероприятии. Переводчик без знания технических терминов на выставке – не лучшее решение, поскольку такой непрофессионализм снижает уровень компании в глазах посетителей стенда.

Как показывает практика, организация международных выставок и завоевание доли иностранного рынка представляет собой не менее сложное занятие, чем продвижение товаров и конкурентная борьба на промышленном рынке России. Именно поэтому для успешного проведения выставки и нахождения заказчиков стоит тщательно продумать свои конкурентные преимущества, которые смогут заинтересовать иностранных заказчиков.

Варламова Виктория Владимировна,
главный эксперт--консультант компании ПРАВОВЕСТ

Участие в международных выставках - это хороший способ для многих российских организаций заявить о себе, о своей продукции, наладить контакты с иностранными партнерами, повысить рейтинг организации. Для этого организация, как правило, пользуется услугами иностранных партнеров, направляет своих представителей в командировку за рубеж, несет расходы на создание рекламных стендов, распространение рекламной продукции и др. Участие в международной выставке обходится недешево, поэтому необходимо учитывать все нюансы налогообложения таких расходов.

Таким образом, расходы на участие в выставке являются ненормируемыми и в полном объеме учитываются при исчислении налога на прибыль. Экономическую обоснованность расходов на участие в выставке помимо первичных документов и документов, оформленных в соответствии с обычаями делового оборота иностранного государства, на территории которого проходила выставка (договоры, проездные документы, счета за гостиницу, акты выполненных работ и др.), должны подтверждать внутренние документы организации. Такими документами могут быть: приказ руководителя о принятии решения об участии в выставке, смета расходов на участие в выставке, отчет о результатах участия в выставке и др.

Заключаем договоры с иностранными партнерами

Как правило, подготовка к выставке поручается специализированной фирме. Если у организации нет постоянно действующей выставочной экспозиции, то выставочное оборудование проще взять в аренду. Такую услугу часто предоставляют организаторы выставок (иностранная фирма).

Расчеты между иностранной фирмой и участником выставки обычно производятся в валюте, иногда в российских рублях - при работе с партнерами из ближнего зарубежья. В соответствии с п. 10 ст. 272 НК РФ расходы, выраженные в иностранной валюте, для целей налогообложения пересчитываются в рубли по официальному курсу, установленному Центральным банком Российской Федерации на дату признания соответствующего расхода.

НДС. Если российская организация пользуется услугами иностранных партнеров, то, прежде чем заключить договор, нужно определить место реализации таких услуг и работ в соответствии с российским законодательством. Когда на основании ст. 148 НК РФ местом реализации признается территория РФ, на российскую организацию возлагаются обязанности налогового агента по НДС и в договоре с инофирмой следует оговорить сумму налога, которая будет удержана при перечислении ей денежных средств .

По общему правилу местом реализации работ (услуг) признается место осуществления деятельности продавца, которое определяется на основе государственной регистрации . Исключение составляют работы и услуги, предусмотренные пп. 1-4 п. 1 ст. 148 НК РФ.

С этой точкой зрения согласны и налоговые органы. Они считают, что обязанности налоговых агентов при приобретении услуг, оказываемых иностранной компанией, возникают у участника выставки только в том случае, если такие услуги не подпадают под перечень исключений . Иными словами, если в договоре на оказание услуг по организации выставки иностранный партнер выделяет отдельной строкой виды и стоимость предоставляемых услуг, то место реализации каждой услуги определяется отдельно.

Если организация приняла решение согласиться с мнением Минфина РФ или в соответствии с точкой зрения налоговой службы решила определять место реализации каждой услуги, поименованной в договоре отдельно, и какая--либо услуга признается оказанной на территории РФ, то в контракте с иностранным партнером нужно оговорить сумму НДС. Одновременно с перечислением денег организатору выставки российская организация обязана удержать и заплатить налог в бюджет . Налоговой базой у налогового агента в данном случае является сумма дохода от реализации услуг с учетом НДС . Пересчет налоговой базы осуществляется в рубли по курсу ЦБ РФ на дату перечисления денежных средств иностранному лицу (в том числе, если эти расходы являются авансовыми или иными платежами) 16 . Налогообложение производится по «обратной ставке» 18/118 17 . Удержанный и уплаченный НДС можно принять к вычету после оказания услуг (выполнения работ) иностранным партнером при условии, что такие услуги (работы) приобретены налогоплательщиком НДС для облагаемых операций .

Очень часто иностранные партнеры не хотят отражать в договоре российский НДС или указывают в договорах «свой» налог на добавленную стоимость, который участник выставки должен им перечислить в полном объеме. Как поступить организации, если она опасается претензий со стороны налоговых органов?

По мнению Минфина и налоговой службы, если в договоре НДС не учтен, то российскому налоговому агенту при исчислении налога на добавленную стоимость следует применять ставку налога в размере 18% к стоимости услуг (без учета российского налога на добавленную стоимость) и уплачивать налог в бюджет за счет собственных средств . Уплаченный НДС к вычету принять нельзя, так как он не был удержан из денежных средств, подлежащих перечислению иностранному лицу , а уменьшить налогооблагаемую прибыль, как ни странно, на эту сумму можно. Минфин разрешил учитывать такой НДС в составе прочих расходов на основании пп. 1 п. 1 ст. 264 НК РФ как суммы налогов, начисленные в установленном законодательством Российской Федерации порядке .

Данные разъяснения вызывают недоумение. Если НДС нельзя принять к вычету, потому что он не удержан согласно требованиям Налогового кодекса, как такой налог может признаваться исчисленным в соответствии с законодательством? Нигде в НК РФ мы не найдем норм, обязывающих налогового агента платить НДС за счет собственных средств при приобретении работ и услуг у иностранных партнеров. Взыскание налога за счет средств налогового агента также противоречит положениям ст. 8 НК РФ. Подтверждается это и судебной практикой .

Однако, несмотря на то, что точка зрения Минфина, указанная в Письмах от 18.07.2006 № 03-03--04/2/175, от 24.03.2006 № 03--04--03/07, по мнению автора, не соответствует нормам законодательства, организации могут ею воспользоваться. В случае возникновения претензий со стороны налоговых органов организации будут освобождены от ответственности (штрафа), а с 2007 г. даже от уплаты пеней .

Направляем своих представителей на выставку

О преимуществах товаров, работ или услуг никто не знает лучше сотрудников. Поэтому именно их организация направляет в командировку на выставку.

Расходы на командировки признаются на основании документов, оформленных в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документов, оформленных согласно обычаям делового оборота, применяемых в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документов, косвенно подтверждающих произведенные расходы (в том числе приказ о командировке, проездные документы, отчет о выполненной работе в соответствии с договором) 26 .

Расходы на проезд и проживание можно учесть в полном размере на основании подтверждающих документов.

Часто бывает, что белорусские, украинские или казахские партнеры в счетах или других документах указывают сумму налога на добавленную стоимость. При этом организации должны понимать, что для российских налогоплательщиков «иностранный» НДС является косвенным налогом, уплаченным в соответствии с законодательством иностранного государства, и, по мнению автора, должен включаться в стоимость приобретенных у иностранных фирм услуг. Однако Минфин РФ предлагает учитывать такой налог отдельной суммой в составе прочих расходов на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ . К вычету будет приниматься только НДС, предъявленный на территории РФ .

Для исчисления налога на прибыль суточные, выплачиваемые работникам за время нахождения в командировке, признаются расходами в пределах норм, установленных Постановлением Правительства РФ № 93 29 . Для целей исчисления ЕСН, взносов в ПФР и НДФЛ никаких официальных норм законодательством не определено. Ранее налоговые органы и Минфин РФ настаивали на том, чтобы для исчисления «зарплатных» налогов организации руководствовались Приказом Минфина РФ от 02.08.2004 № 64н «Об установлении размеров выплаты суточных и предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран» 30 . Однако Приказом Минфина РФ от 12.07.2006 № 92н в этот документ внесены изменения, уточняющие, что он применяется только бюджетными организациями.

В соответствии со ст. 168 ТК РФ порядок и размер компенсации расходов на командировки устанавливают работодатели. Значит, по мнению автора, суточные не облагаются НДФЛ и ЕСН в пределах норм, определенных в организации коллективным договором или локальным нормативным актом.

Аналогичная точка зрения была высказана в Решении ВАС РФ от 26.01.2005 № 16141/04 и недавно поддержана налоговой службой .

Поэтому организации необходимо утвердить Положение об оплате командировочных расходов и установить в нем соответствующие нормы компенсаций. Если организации удобно руководствоваться нормами, определенными для налога на прибыль, то в таком документе можно указать, что компенсация будет выплачиваться работникам за время нахождения в командировке по нормам, установленным Постановлением Правительства РФ № 93.

Датой признания расходов на командировки при методе начисления будет признаваться дата утверждения авансового отчета .

Но с этим можно поспорить, ведь ни ст. 264 НК РФ, ни иные нормы действующего законодательства не раскрывают перечень затрат, включаемых в расходы на участие в выставках, ярмарках, экспозициях.

Следовательно, при классификации затрат и определении возможности отнесения их к расходам, уменьшающим налоговую базу по налогу на прибыль, целесообразно руководствоваться фактическим использованием тех или иных предметов в указанных целях. Такое же мнение было выражено ФАС Волго-Вятского округа от 13.01.2005 № А43--1729/2004--32-152. Для обоснования этой точки зрения необходимо, чтобы затраты на распространение сувенирной продукции были включены в смету расходов на участие в выставке. Вместе с тем при отражении расходов на распространение этой продукции в полной сумме не исключены претензии со стороны налоговых органов.

Выставка обычно рассматривается как кратковременное мероприятие, периодически проводи­мое обычно в одном и том же месте, в рамках которого зна­чительное число фирм (экспонентов) различных стран с помощью образцов (экспонатов) демонстрируют новые то­вары, идеи или услуги одной или нескольких отраслей для информирования потенциальных потребителей о сво­ей фирме и ее продукции в целях содействия продажам. Международная ярмарка (торговая яр­марка или ярмарка-выставка) рассматривается как крат­ковременное мероприятие, периодически проводимое, как правило, в одном и том же месте, в целях привлечения значительного числа фирм (экспонентов) разных стран од­ной или нескольких отраслей, представляющих образцы своих товаров (экспонатов) для их демонстрации, озна­комления и заключения торговых сделок.

Основной задачей выставки является демонстра­ция достижений в одной или нескольких областях челове­ческой деятельности.

Вместе с тем можно привести множество примеров, когда выставка проводится как престижное мероприятие, по своим целям ничем не отличающееся от ярмарки. Поэтому обычно делают акцент не на различии международ­ных выставок и ярмарок, а на тех общих возможностях, которые предоставляются фирме благодаря ее участию в их работе. Здесь имеется в виду наличие определенных возможностей, которые предоставляются на международ­ных ярмарках и выставках эффективно решать маркетин­говые проблемы, стоящие перед фирмой, и прежде всего проблемы, относящиеся к обоснованию эффективной то­варной и ценовой политики, политики распределения и продвижения на внешних рынках. Данные задачи можно успешно решать, если тщательно обосновать необходи­мость участия в тех или иных ярмарках и выставках, на должном уровне организовать подготовку и участие в их работе, а также эффективно использовать результаты, по­лученные во время ярмарок и выставок.

Основными целями участия в ярмарках и выставках могут быть:

 создание высокого имиджа товара;

 активизация использования отдельных инструмен­тов политики продвижения;

 создание высокого имиджа фирмы.

Каждая фирма может участвовать в работе выбранной международной ярмарки или выставки либо в качестве са­мостоятельного экспонента, либо в рамках создаваемого несколькими фирмами совместного стенда или экспозиции.

При самостоятельном участии фирмы в работе между­народной ярмарки или выставки она создает собственный стенд, обеспечивает на должном уровне его работу и несет полную ответственность за конечные результаты участия в работе данной ярмарки или выставки. В этом случае фирма, как правило, берет на себя все расходы за подго­товку и участие в работе выставки или ярмарки. Частично или полностью указанные расходы могут быть компенси­рованы государством. Участие в работе международной ярмарки или выставки имеет непосредственное отноше­ние к созданию и поддержанию имиджа государства.

Безусловно, самостоятельное участие фирмы в работе международной ярмарки или выставки является более эффективным. Во время работы международной ярмарки или выстав­ки экспонент реализует все имеющиеся у него возможнос­ти для достижения ранее сформулированных им целей. Для этого он прежде всего использует имеющийся у него стенд, а также осуществляет действия и мероприятия, вы­ходящие за пределы стенда и необходимые для обеспече­ния эффективного участия в данной ярмарке или выставке.

После завершения работы каждой международной яр­марки или выставки следует подвести итоги участия фир­мы в ее работе. Прежде всего необходимо ознакомить ра­ботников фирмы с первыми результатами участия в яр­марке или выставке. В частности, необходимо проинфор­мировать о:

 количестве посетивших ярмарку или выставку и про­исшедших изменениях по сравнению с предыдущими го­дами;

 приемлемости местоположения стенда;

 обоснованности архитектурных решений по стенду;

 правильности выбора экспонатов;

 затраченных средствах на подготовку и участие в яр­марке или выставке;

 проведенных маркетинговых исследованиях;

 контактах с посетителями ярмарки или выставки;

 работе со средствами массовой информации;

 сообщениях в средствах массовой информации об участии фирмы в работе ярмарки или выставки и др.

Участие в работе каждой конкретной международной ярмарки или выставки не всегда позволяет достичь сфор­мулированных целей. То, что результаты участия в ярмарке или выставке оказались хуже предполагаемых, является следствием це­лого ряда причин:

 неконкретно сформулированные цели участия фир­мы в работе ярмарки или выставки;

 некачественно представленная и оформленная экспо­зиция фирмы;

 неосведомленность потенциальных посетителей яр­марки или выставки об участии фирмы в ее работе;

 неподготовленность персонала фирмы;

 использование не в полной мере возможностей прове­дения маркетинговых исследований существующих проб­лем продвижения товара;

 не вполне обоснованно проведенный анализ участия фирмы в работе каждой конкретной ярмарки или выставки.

Из перечисленных выше причин неудач видно, что ус­пех фирмы в работе международной ярмарки или выстав­ки зависит не только от работников, непосредственно участвующих в их работе, но и от работы фирмы в целом и ее высшего руководства.

Компания ВТВ уже немало лет оказывает услуги по организации участия в международных выставках. С нашей помощью персонал вашей компании сможет принять участие в мероприятиях, которые проводятся в различных странах мира. Мы являемся эффективным помощником в развитии международных связей и налаживании отношений с новыми партнерами.

Участие компании в международной выставке – это один из способов рассказать о себе миру, представить собственную продукцию, найти выгодных поставщиков материалов. На таких выставках обмениваются опытом, представляют инновационные технологии. Ведение бизнеса – сложный многогранный процесс, и мы вам предлагаем воспользоваться одним из наиболее эффективных инструментов для его развития.

Выбирайте комплексные услуги по организации участия в выставках

Специалисты компании ВТВ готовы предложить комплексные услуги, которые включают в себя:

· готовность подобрать международные выставки в соответствии с профилем специализации компании заказчика,

· подачу заявки на участие и согласование с организаторами всех вопросов,

· оформление виз и других документов,

· бронирование билетов на удобное время и нужные даты,

· бронирование номеров в отелях,

· организацию трансфера, питания, экскурсионных программ и пр.

Обратившись в компанию ВТВ, вы сможете не сомневаться, что все будет организовано наилучшим образом. Вы можете и самостоятельно заниматься организационными вопросами, но поверьте, на это уйдет достаточно много времени. Мы же предлагаем не отвлекаться от профессиональной деятельности и поручить их опытным специалистам компании, которые уже много лет работают в данной сфере.

Мы сможем эффективно решить любые задачи

Наши специалисты тесно сотрудничают с перевозчиками и отелями. Это позволяет им обеспечивать по-настоящему выгодные цены их услуг. Мы заботимся, чтобы нашим клиентам в поездках было максимально комфортно, и продумываем все до мелочей. Мы прекрасно знаем, где комфортнее будет поселиться, сможем организовать любой необходимый трансфер. Питание мы предложим в соответствии с предпочтениями заказчиков.

Важным фактором, который специалистами нашей компании обязательно учитывается в работе, является бюджет, отведенный заказчиком на участие в выставке международного масштаба. Наши сотрудники не просто помогут принять участие в интересующем мероприятии, но и создадут условия для экономии денежных средств.

Профессиональная помощь – гарантия комфорта в любой стране

Для участия в международной выставке, которая планируется в определенной стране, вам просто необходимо обратиться к сотрудникам компании ВТВ. Мы уже много лет организовываем подобные участия и сумели накопить значительный опыт, позволяющий не упустить ни одного нюанса. Наши заказчики чувствуют себя за рубежом комфортно, что позволяет эффективно работать и решить в рамках выставки все поставленные задачи.

Любая поездка на выставку требует немалой подготовки. Только опытные специалисты смогут ее произвести на высшем уровне. С помощью компании ВТВ вы сможете посетить любую выставку, чувствовать себя комфортно и не отвлекаться ни на что от непосредственной профессиональной деятельности. Всем клиентам мы гарантируем персональный подход и комплексный учет их интересов. Обращайтесь к опытным профессионалам, если заинтересованы в комплексной поддержке и отсутствии форс-мажорных обстоятельств!

Участие в зарубежных выставках является непременной составной частью инструментария международного маркетинга любой компании. Такие выставки служат достижению самых разнообразных предпринимательских целей.

Едва ли какой-нибудь другой из инструментов маркетинга обладает присущей им способностью представить во всей полноте предприятие и его продукцию, одновременно предоставляя возможность личного контакта с клиентами. Личные доверительные отношения между деловыми партнерами становятся сегодня самым весомым фактором для принятия решений, близость к покупателю как стратегический фактор успеха -- ключевой позицией и в международной, и во внутренней конкуренции. Зарубежные выставки могут к тому же дать множество необходимых отправных точек для осуществления предпринимательской политики. Для того чтобы участвовать в международных выставках с максимальным эффектом, необходимо выполнять достаточно очевидные приемы и правила.

Уникальность участия в зарубежной выставке как элемента маркетинговой политики компании состоит в том, что оно позволяет вести свою игру на чужой территории. Вы привозите свою экспозицию, но не разыскиваете клиента по местам его «дислокации» -- ваши потенциальные потребители сами приходят на выставку и посещают ваш стенд, хотя уговорить их стать вашими клиентами совсем не просто. Но именно в этом и заключается искусство успешного участия в выставке.

На выставке, как нигде, можно «обкатать» новую идею или новую продукцию. Образец, еще не запущенный в производство, по вызванному им интересу составит ваше представление о его рыночном потенциале. При этом не потребуется нанимать команду специалистов, чтобы спрогнозировать его покупательную способность.

Успех выставки для ее участника не имеет ничего общего с количеством посетителей выставки: этот показатель характеризует скорее успех организаторов.

Примерно 50% успеха зависит от правильной подготовки к выставке, а 25% - от грамотной послевыставочной проработки обозначившихся во время мероприятия возможностей.

Многие участники выставок жалуются, что отдача от мероприятия даже не компенсирует затраты на его проведение. Практика показывает, что это в немалой степени объясняется недооценкой многих факторов и ошибочными представлениями, которые питают участники на предварительной стадии.

Выставки -- не инструмент маркетинга, а его самая сложная форма. Хорошо подготовленный экспонент должен располагать всем арсеналом необходимых инструментов: почтовыми рассылками, маркетингом в СМИ, торговой рекламой, связями с общественностью и многими другими. Чем полнее этот арсенал, тем выше потенциал отдачи.

Самые большие затраты в бюджете, как правило, приходятся на выставочное оборудование, хотя наибольшей отдачи все ждут от выставочной рекламы и других инструментов маркетинга.

Успех не всегда зависит от величины и размеров экспозиции. Порой посетителю не хватает духа обойти огромный стенд супергиганта, зато он с удовольствием посещает два-три небольших стенда.

Ежегодно во всем мире проводится множество выставок, и очень трудно решить, в какой из них участвовать. Некоторым отраслям промышленности в ряде выставок участвовать просто необходимо. Весьма трудно составить себе представление о выставке, ни разу ее не посетив, и поэтому необходимо использовать каждую возможность для посещения различных выставок -- как в своей стране, так и за рубежом.

Желательно знать действительные масштабы выставки, число участников, тип посетителей. Необходимо сравнить эту выставку с другими, сходными по тематике и направлению, которые проводятся в вашей стране и за рубежом. Решая вопрос об участии в выставке, нужно посоветоваться с отделом реализации, у которого могут быть свои соображения.

Многие компании при выборе выставки совершают одну и ту же ошибку -- решение участвовать в ней принимается только потому, что там будут и другие. Дальновидные компании всегда сначала проводят тщательные исследования, прежде чем потратить время и деньги на участие в конкретной выставке. Они выдвигают ряд критериев успеха выставки в свете общих планов компании, которые также используются при оценке уже проведенных выставок. Времена и тенденции меняются. Выставка, принесшая удачу компании пять лет назад, на этот раз может оказаться неудачной и бесперспективной.

На этом этапе поможет изучение материалов, предоставленных фирмой, организующей зарубежные выставки (разделы выставки, состав участников, предполагаемые мероприятия и т. д.). Выставочная фирма сможет подсказать прогнозируемую численность и профиль ожидаемой аудитории, а также ответить на все дополнительные вопросы. Изучить время проведения (оно не должно совпасть с праздником или крупным событием) и другие подобные позиции.

Стоимость экспозиции обычно оценивается в долларах или евро за квадратный метр. Сюда входят стоимость оборудования стенда, стоимость аренды, страховки, перевозки и зарплата работников стендов. Стоимость сооружения стенда может колебаться в значительных пределах, хотя престижные экспозиции требуют, как правило, лучшего оформления, а чисто торговые могут быть проще или размещены в витринах или на стендах, предлагаемых устроителями выставки. Обычно подрядчик сооружает стенд с таким расчетом, чтобы он прослужил до конца выставки, а затем разбирает его и забирает себе все, что еще может пойти в дело (это не относится к моделям, фотографиям, слайдам и т.д., которые можно использовать и в дальнейшем). Это, безусловно, самый простой способ сооружения стендов, но непрофессионалы часто возражают против него. Самая распространенная идея заключается в том, чтобы создать стенд, который можно использовать неоднократно. Это имело бы смысл, если бы все стенды были одной формы и размера.

Сегодня в выставочном деле используются специальные выставочные элементы и конструкции, производимые многими фирмами и позволяющие быстро и надежно собрать стенды любой конфигурации и назначения. Выставочные элементы и конструкции (включая электрооборудование, подиумы, витрины и т.д.) легко разбираются и собираются, транспортируются и используются многократно.

Существуют специальные фирмы, включая многие выставочные центры, которые имеют в своей собственности необходимое выставочное оборудование, позволяющее им монтировать стенды на заказ по проектам, разработанным организаторами выставок или экспонентами.

Приняв решение, следует подумать о форме экспозиции. Успешными бывают, как правило, экспозиции, где выставлены объемные экспонаты, которые можно рассмотреть со всех сторон. Фотографии, диаграммы, иллюстрации и текстовый материал можно эффективно использовать в поддержку объемного основного экспоната, но сами по себе они не имеют необходимой притягательной силы.

Сегодня, наряду с известными техническими средствами -- мультфильмы, звуковые записи, телефоны, по которым можно прослушать пояснения на нескольких языках, -- широко используются видеотехника и возможности виртуальной реальности для показа реальных возможностей техники, товаров и услуг, технологий и ноу-хау, производимых или предлагаемых экспонентом. Все более и более на выставках начинается использование всемирной сети Интернет. Кроме того, современные выставочные конструкции позволяют, по желанию экспонента, придавать стенду необходимую привлекательность и «индивидуальность». Грамотное использование существующего выставочного оборудования дает возможность придавать каждому стенду на выставке особые индивидуальные черты и, в то же время, создавать единый выставочный архитектурный ансамбль без излишеств.

Нужно заказывать выставочные услуги только у специализированной или у рекламной фирмы, имеющей в своем составе выставочное подразделение. Сотрудничество с выставочной фирмой дает такие преимущества, как снижение затрат при более высоком качестве, исполнение всего спектра выставочных услуг в срок.

Поэтому при реализации выставочного бюджета логично подходить к подбору выставочной фирмы, которая в первую очередь осваивает его главные составляющие: затраты на аренду выставочной площади и строительство стенда. А если фирма выполняет сервис полного цикла -- предоставляет выставочные площади, строит стенд, бронирует гостиницу, принимает стендистов, оформляет визы, организует презентации, делает полиграфические работы и сувениры, то это является дополнительным преимуществом.

Решение вопроса о подготовке рекламного материала и о том, раздавать ли его бесплатно всем посетителям или только избранным, зависит от типа выставки. Часто для свободного распространения издается небольшой проспект, а для специального -- более детальная брошюра. Рекомендуется подготавливать рекламный материал под каждую конкретную выставку. Весь рекламный материал должен содержать логотип выставки. Если выставка проводится за рубежом, то очень важно указать на печатной продукции страну издания, а в некоторых странах приходится платить налог на ввоз литературы, даже если удается доказать, что она будет распространяться бесплатно. Могут возникнуть и проблемы с языком. Особое внимание следует обращать на точность переводов на иностранные языки.

Организаторы выставки, как правило, приглашают представителей прессы в день открытия или накануне, и поэтому крайне важно быть готовыми к приему корреспондентов у вашего стенда. Желательно также за несколько дней до открытия провести отдельную пресс-конференцию, на которой вы сможете дать информацию о вашей экспозиции. Иногда экспозицию, подготовленную для престижной зарубежной выставки, представляют перед отправкой за рубеж местной прессе.

На большинстве выставок работает пресс-центр, где участники могут распространять пресс-релизы и рекламные материалы. В этом случае следует постоянно следить за наличием материалов и по необходимости их пополнять.

Руководство экспозицией должен осуществлять один человек, имеющий надежного заместителя. Им может быть организатор выставки, поскольку он знаком со всеми деталями.