Принимать зарубежных партнеров волнительно и очень ответственно. Особенно, если они прибывают с официальным визитом. Чтобы не ударить в грязь лицом, к торжественному мероприятию следует тщательно подготовиться.

Правила протокола в настоящее время кажутся несколько старомодными. Но не соблюдать их так же глупо, как не снимать шляпу при входе в церковь или обувь при входе в мечеть. В сущности, не всё уж так бессмысленно в этих торжественных пустяках...

Ф ранцузский дипломат Жюль Камбон

Составлять программу пребывания зарубежных гостей и организовывать для них прием необходимо на основе общепринятой протокольной практики. Деловой протокол устанавливает нормы и правила поведения, помогает внести ясность в отношения сторон, а значит, быстрее прийти к соглашению по всем вопросам. Неправильная рассадка гостей, нарушение порядка переговоров могут испортить отношения между деловыми партнерами. Чтобы этого не произошло, постарайтесь учесть все нюансы.

ТИПЫ ВИЗИТОВ

Для начала определите, какого типа визит планируется. По степени торжественности приема традиционно различают:

• официальные визиты;
• рабочие визиты;
• частные визиты.

Кроме того, выделяют государственные визиты (визиты глав государств) и визиты проездом.

Подробнее рассмотрим официальный и рабочий визиты.

Официальный визит отличается особой значимостью и торжественностью. Он включает большое количество церемоний и мероприятий. В ходе официального визита обычно решаются вопросы долгосрочного сотрудничества, определяются основные направления совместной работы по важным перспективным проектам.

Рабочий визит подразумевает, что гости прибывают с конкретными деловыми целями: провести переговоры, консультации, рабочие встречи, подписать договоры и соглашения. В отличие от официального, рабочий визит занимает не так много времени и все мероприятия в его рамках проводятся при более скромном протокольном оформлении.

ПОДГОТОВКА К ВИЗИТУ

Визит иностранной делегации согласовывается сторонами заранее, чтобы на подготовку осталось достаточно времени. В особо торжественных и ответственных случаях в страну предварительно прибывают представители зарубежной компании, чтобы принять участие в подготовке приема, проверить состояние всех объектов и мест посещения, оценить условия размещения и обслуживания.

Стороны должны обсудить:

• точные сроки визита;
• численность и состав делегаций;
• порядок въезда в страну (пограничный, таможенный контроль);
• программу визита;
• организационно-финансовые вопросы (оплату гостиницы, питания, транспорта и т.п.).

Необходимо определить все статьи расходов, составить предварительную смету приема, включить в нее непредвиденные траты и согласовать с руководством.
Важно! Позаботьтесь о том, чтобы прибытие и отъезд зарубежной делегации не пришлись на выходные или праздничные дни. В противном случае обеспечить необходимый уровень торжественности будет непросто.

Документы на въезд

Перед визитом представителей иностранного государства нужно быстро и юридически грамотно решить ряд вопросов: позаботиться об оформлении въездных документов, учесть особенности пограничного и таможенного контроля, миграционного учета. В некоторых случаях гостям может понадобиться официальное приглашение или помощь с выдачей въездной визы.

Программа визита

Обычно составляются две программы:

• общая – для гостей;
• подробная (рабочая) – для организаторов приема.

Если визит официальный, в общую программу может включаться программа для супруг членов делегации. Общая программа представляет собой расписанный по дням и часам график мероприятий для зарубежных партнеров. В начале визита организаторы вручают гостям общую программу на русском языке и на родном языке гостей. Она включает в себя:

• встречу делегации;
• деловую часть программы (переговоры, рабочие встречи, беседы);
• приемы (завтраки, обеды и т.д.);
• культурную программу;
• проводы делегации. Подробная программа описывает организационные моменты, связанные с приемом:
• пограничный и таможенный контроль;
• состав встречающих и провожающих;
• участие представителей прессы, радио, телевидения (по необходимости);
• вручение цветов;
• доставку багажа;
• транспорт для гостей;
• рассадку по автомобилям;
• сопровождение ГИБДД (по необходимости);
• размещение в гостинице или резиденции;
• питание;
• работу переводчиков;
• порядок выступлений на переговорах и т.п.

После окончательной проработки программы визита, ее необходимо дополнить справочными и пояснительными материалами – составить планы встречи и проводов делегации, всех официальных протокольных мероприятий, размещения гостей с адресами, телефонами и номерами закрепленных за ними автомашин

По каждому пункту программы должно быть указано имя ответственного лица с контактными данными.

Состав встречающих

Определять состав лиц, встречающих иностранных партнеров, необходимо по следующим правилам:

• Вместе с главой принимающей делегации гостей встречают 2–3 представителя компании. Это могут быть руководители отдельных служб, специалисты, а также переводчик,
• Ранги и должности глав обеих делегаций должны соответствовать друг другу, т.е. если приезжает глава иностранной компании, то его должен встретить глава принимающей компании,
• Если глава зарубежной делегации приезжает с супругой, то его встречает глава принимающей делегации также с супругой.

Официальный визит: программа для супруг делегатов

Если глава делегации прибывает с супругой, организаторы визита могут составить для нее отдельную программу, по аналогии с программой для супруга, или предусмотреть мероприятия в общей программе – запланировать посещение музеев, выставок, памятников культуры и искусства, а также школ, домов ребенка, интернатов (по желанию гостьи).
Кроме того, в программу для женской части делегации может входить официальное чаепитие в честь гостей.

ВСТРЕЧА ГОСТЕЙ: В АЭРОПОРТУ, НА ВОКЗАЛЕ, НА ВЪЕЗДЕ В ГОРОД

Представители принимающей стороны обычно приезжают на место встречи заранее и дожидаются прибытия гостей. При встрече мужчины вручают дамам цветы, полностью упакованные в целлофан, чтобы пыльца не испачкала одежду и не вызвала аллергию.

В некоторых аэропортах можно договориться о подаче автомобиля прямо к трапу самолета.

Встреча происходит у трапа самолета (у вагона поезда):

• У здания аэропорта (вокзала) выстраивается кортеж автомобилей и автобусов для делегации;
• В аэропорту (на вокзале) поднимаются флаги страны гостей, Российской Федерации и Москвы или того региона, куда прибывает делегация;
• У трапа самолета и перед входом в vip-зал аэропорта (или перед выходом из вагона поезда) расстилаются ковровые дорожки. Встречающие выстраиваются в одну линию у начала ковровой дорожки в соответствии с протокольным старшинством.

Оркестр подчеркнет торжественность момента при встрече иностранных гостей.

Когда официальная делегация прибывает в Москву или иной регион на автомобильном транспорте, встреча происходит на въезде в город. Официальное протокольное мероприятие не предусматривается. При встрече возможна краткая беседа протокольного характера, о которой стороны договариваются заранее. Кроме того, официальный визит обычно сопровождается протокольной фотосъемкой.

Флаги

Несколько флагов поднимают одновременно на отдельных флагштоках в алфавитном порядке по названиям стран. Соотношение размеров флагштока и флага – 1:6.
Статус флагов определяется в следующем порядке (от высшего к низшему):

• флаги международных организаций;
• государственные флаги;
• флаги органов федеральной исполнительной власти Российской Федерации;
• флаги субъектов Российской Федерации;
• флаги муниципальных образований;
• флаги организаций, предприятий, объединений;
• прочие флаги (в том числе официально не утвержденные и декоративные).

С учетом статуса флагов необходимо соблюдать следующие правила:

• полотнища флагов одного статуса должны быть одинакового размера;
• флаги высшего статуса не должны быть меньше флагов низшего статуса;
• флаги низшего статуса не поднимают выше флагов высшего статуса;
• полотнища флагов не должны касаться земли или пола.

Флаг официальной делегации любого государства занимает почетное место относительно флага Российской Федерации.
При нечетном количестве флагов Государственный флаг Российской Федерации располагается в центре, его поднимают на более высоком флагштоке, остальные флаги – в зависимости от их статуса:

• вторая позиция – слева от Государственного флага;
• третья – справа от него;
• четвертая – слева от второй позиции;
• пятая – справа от третьей и т.д.

При четном количестве флагов (более двух) Государственный флаг Российской Федерации размещается левее центра, остальные флаги – в зависимости от их статуса:

• вторая позиция – справа от центра;
• третья – слева от Государственного флага;
• четвертая – справа от второй позиции и т.д.

Государственный флаг и флаг на второй позиции поднимают на более высоких флагштоках.
При большом количестве равнозначных флагов, их размещают в алфавитном порядке.
Флаги на стенах и переговорных столах устанавливают по аналогии с флагами на флагштоках. При этом:

• Флаг на стену вывешивается в развернутом виде полотнищем вправо от спины сидящего за столом.
• Флаг на стол ставится на специальной подставке по правую руку от сидящего.
• Флаги на подставках должны быть на одинаковой высоте и одинакового размера.

Приветствие и представление

Порядок знакомства делегаций включает приветствие, рукопожатие и представление.

• Первым приветствует всех и представляется глава принимающей делегации. Если с ним приехала его супруга, то он представляет и ее;
• Следующим представляется глава прибывшей делегации и представляет свою супругу;
• Глава принимающей делегации представляет сопровождающих его лиц – членов делегации, которые приехали встречать гостей по рангам (по нисходящей);
• Глава прибывшей делегации таким же образом представляет членов своей делегации.

Если среди встречающих есть женщины, то их представляют по рангам и в первую очередь.

Во время представления мужчины, как правило, обмениваются рукопожатиями, женщины делают это по обоюдному желанию.

• При обмене рукопожатиями женщина первая подает руку мужчине. Таким же приоритетом пользуются люди старшего возраста по отношению к молодым и руководители делегации по отношению к остальным ее членам.
• Cледует протягивать для рукопожатия правую руку. Исключение не делается даже для левшей.
• Протягивать вместо руки несколько пальцев или кончики пальцев нетактично.
• Мужчина при рукопожатии снимает перчатку с правой руки. На женщин это правило распространяется, только когда они приветствуют друг друга. Если одна из женщин сняла перчатку для рукопожатия, то другая следует ее примеру.
• Если женщина или старший по положению (возрасту) не предлагает руки, следует слегка поклониться.

Теплая встреча – основа для дружеской атмосферы в процессе работы, поэтому глава компании должен встретить и приветствовать зарубежных гостей на торжественном приеме. Остальное время гостями могут заниматься другие сотрудники.

При официальном визите порядок приветствий и представлений тот же.

Обращение

С первых минут визита соблюдайте правила этикета при обращении к прибывшим гостям. Формы обращения, принятые во многих странах, бывают достаточно сложны, определяются национальными традициями и культурными особенностями.

• К гражданину другой страны принято обращаться «господин» и называть его по фамилии, например, «господин Джонсон».
• К мужчинам, имеющим государственный статус, воинское звание, дипломатический ранг, ученую степень, в большинстве стран обращаются без упоминания имени и фамилии: «господин президент», «господин полковник», «господин секретарь». Исключением является Германия, где в подобном случае всё же присоединяется фамилия: «господин доктор Вольф».
• К женщинам нужно обращаться по фамилии мужа. При сложных и труднопроизносимых именах можно прибегнуть к международной форме «мадам».
• Обращение «сэр» может употребляться по отношению к людям старшего возраста, к тем, кто занимает более высокое положение, а также к достаточно известным, высокопоставленным особам во избежание частого повторения их официальных званий, рангов.

ПУТЬ ДО ГОСТИНИЦЫ

Гостей необходимо обеспечить транспортом, чтобы они могли свободно перемещаться во время визита. Кроме того, нужно помочь им оформить, получить и доставить багаж из аэропорта или с вокзала в гостиницу.

Официальный визит: по машинам!

После торжественной церемонии встречи глава принимающей делегации сопровождает гостей в автомашине в соответствии с программой визита. Если глава зарубежной делегации прибывает с супругой, ее сопровождает в отдельной автомашине супруга главы принимающей делегации.

• На автомобиле главы иностранной делегации устанавливают флажки родной страны гостя, Российской Федерации и Москвы или иного региона, куда прибыла делегация.
• При посадке автомобиль останавливается правой стороной к тротуару. Если его невозможно подать таким образом, пассажир, который садится на почетное место, пользуется левой дверцей.
• При высадке автомобиль подъезжает так, чтобы гости выходили через правую дверцу. Первым выходит наиболее почетный гость, а за ним все остальные.
• Перед посадкой и высадкой гостям необходимо открыть дверь, а затем закрыть ее за ними. Эту обязанность выполняет водитель, переводчик или кто-то из сопровождающих лиц.

Багажом гостей занимается специальный сотрудник.

Сопровождая зарубежных делегатов в гостиницу, не стоит оставлять их у входа – это невежливо, у гостей могут возникнуть проблемы при заселении. Но и провожать их до номеров не следует – они могут воспринять это как обязанность пригласить вас на чашку чая или кофе. Лучше всего попрощаться с гостями в вестибюле гостиницы, договорившись о времени встречи.

Рассадка в автомобилях

Первое почетное место – на заднем сидении справа по ходу движения автомобиля. На него садится наиболее почетный гость, а рядом с ним с левой стороны – второй по статусу гость. Возле водителя садится переводчик.

Если в качестве транспортного средства используется личный автомобиль, а в роли водителя выступает глава принимающей компании, то почетным местом для гостя будет место рядом с водителем. Это место считается почетным и во время экскурсии по городу как наиболее удобное место для обзора.

РАЗМЕЩЕНИЕ ГОСТЕЙ

Членов иностранных делегаций можно разместить в гостевой резиденции или гостинице, это нужно предварительно согласовать с прибывающей стороной.

Основные критерии при выборе гостиниц:

• лицензия и высокий классификационный уровень (4–5 «звезд»);
• безупречная репутация;
• богатый опыт проведения протокольных мероприятий;
• сертификат на все услуги (изготовление и продажу собственной продукции, напитков и т.п.);
• профессионально подготовленный и проверенный персонал высшей квалификации. Повара, официанты, метрдотели и другие работники должны иметь подтверждающие квалификацию документы и медицинские книжки с «допуском» к работе (отметками о проверке, анализах и т.п.);
• комфортные и красивые залы для переговоров, в том числе и закрытых (конфиденциальных);
• места для пресс-конференций и встреч с журналистами, общественностью и т.п.;
• транспортное обслуживание гостей и приглашенных;
• удобные парковки автотранспорта;
• дополнительные услуги: стирка, глажка белья, химчистка, парикмахерская, фитнес-центр, сауна и т.п.;
• собственное медицинское обслуживание – первая медицинская помощь и врачи-специалисты (скорой помощи);
• авиа- и железнодорожные кассы, места продажи театральных и концертных билетов, билетов на выставки, экскурсии.
• техническое оснащение залов:
  – яркое освещение;
  – система звукоусиления;
  – система звукозаписи и видеозаписи;
  – система синхронного перевода (на 3–5 языках);
  – возможность ретрансляции для прессы протокольных мероприятий из ресторанных залов и представительских помещений в холлах и вестибюлях гостиницы;
  – система вентиляции и кондиционирования воздуха;
  – система хранения ценных вещей;
  – лифты для подъема и сопровождения официальных гостей (в том числе и отдельные запасные лифты).

С администрацией гостиницы, в которой предполагается разместить высоких гостей, нужно договориться по поводу средств связи, интернета, компьютерных услуг, размножения документов, размещения и питания сопровождающих лиц и водителей (при необходимости), стоянок специального автотранспорта.

Официальный визит: размещение гостей

• Над резиденцией или зданием гостиницы, где будет жить глава зарубежной делегации, может быть поднят флаг страны, которую он представляет.
• У входа почетного гостя встречает директор гостиницы и сопровождает его в номер, при этом лифт заранее задерживается на первом этаже.
• Сотрудник поэтажной службы гостиницы встречает почетного гостя на соответствующем этаже, приветствует и показывает направление движения по коридору к номеру. Номер должен быть заранее открыт, и в нем – включено все освещение, выставлены цветы, фрукты, напитки, открыты шторы и занавески на окнах.
• Директор гостиницы либо его заместитель кратко поясняет гостю, какие достопримечательности видно из его номера, отвечает на возможные вопросы.

Личные вопросы, просьбы и предложения к высокому гостю запрещены.

Представителям принимающей стороны, которые сопровождают почетных гостей по программе визита необходимо знать основные нормы и правила протокола, оказывать почетным гостям искреннее уважение, радушие, внимание и гостеприимство.

ПЕРЕГОВОРЫ

Как подготовиться к переговорам:

• Определите время, отведенное на переговоры;
• Заранее согласуйте с гостями вопросы участия прессы, аудио- и видеозаписи, синхронного перевода в ходе переговоров, использования специальной связи, интернета, компьютерных услуг, размножения документов.
• На месте рассадки каждого гостя поставьте кувертную карточку с его именем и должностью. Как правило, на фронтальной стороне карточки находится надпись на языке принимающей страны или на английском языке (иногда в скобках приведена транскрипция), а на тыльной стороне – надпись на родном языке гостей.
• На столе для каждого участника подготовьте необходимые канцелярские принадлежности (блокноты, ручки), бутылку воды (не принято ставить воду с газом), стакан.

Среди сотрудников протокольной службы возникают споры, нужно ли класть салфетку под стакан. Общего мнения пока не найдено, поэтому на разных мероприятиях можно встретить оба варианта, а порой и третий – салфетка накрывает стакан. Бутылки ставятся группами по длине стола.

Кроме того, на столах могут стоять цветы в низких вазах. В зависимости от формы стола они располагаются в центре или по его краям.

Если переговоры длятся долго, в перерыве можно подать угощение: чай, кофе, бутерброды, фрукты.

В ходе переговоров или на последующем приеме принято обмениваться визитными карточками.

Официальный визит: переговорный процесс

• На столе переговоров устанавливаются малые флаги страны гостей, Российской Федерации, Москвы или того региона, куда прибыла делегация. За спинами глав делегаций могут быть установлены большие флаги.
• У подъезда делегацию встречает представитель принимающей стороны. Он провожает гостей до помещения, где будут проходить переговоры. В начале встречи происходит обмен приветственными словами.
• Перед началом переговоров главы делегаций должны представить их участников. Далее всё идет согласно повестке.
• Если стороны планируют подписать документы в торжественной обстановке, они определяют ведущего и двух ассистентов для церемонии.
• Когда в переговорном процессе предусмотрены перерывы, в отдельном помещении для гостей готовят угощение. Если такой возможности нет, блюда вносят в помещение, где ведутся переговоры. Угощение ставится персонально лишь перед главами делегаций. Остальные обслуживаются сами.
• По итогам мероприятия, как правило, предусматривается обмен памятными сувенирами.
• После переговоров проводится пресс-конференция. Обычно она длится от 20 минут до 1 часа. Если пресс-конференция не проводится, участники переговоров могут ответить на несколько вопросов журналистов. Это не должно занимать более 15 минут.

Рассадка за столом переговоров

Участников переговоров необходимо рассадить в соответствии с общепринятыми правилами, с учетом их рангов и служебного положения. Принимающая сторона разрабатывает и заранее согласовывает с прибывающей стороной схему рассадки участников встреч и бесед за столом переговоров согласно протокольному старшинству.
Как правило, главы делегаций располагаются по центру стола друг напротив друга, а далее – остальные участники делегации по рангам.

Если в переговорах участвуют три и более сторон, то они рассаживаются по алфавиту по часовой стрелке вокруг круглого или прямоугольного стола.
Если же это переговоры двух лиц, то они садятся друг напротив друга, по левую сторону от каждого располагается переводчик. На некоторых мероприятиях переводчик садится чуть сзади. Принимающая сторона обычно садится спиной к окну и лицом к входу.

КУЛЬТУРНАЯ ПРОГРАММА

В ходе визита гостям можно предложить посетить театры, музеи, организовать для них экскурсии или прогулки по городу. Их продолжительность зависит от интересов, возраста и состояния здоровья членов делегации.
В случае официального визита высшего уровня предусматривается возложение цветов.

Официальный визит: посещение театра

• В театре вместе с высоким гостем в ложе находится глава принимающей делегации.
• По обеим сторонам ложи вывешиваются государственные флаги Российской Федерации и страны гостей. Перед началом представления исполняются государственные гимны страны гостей и Российской Федерации.
• В ложе заранее раскладываются программы и либретто, отпечатанные на русском языке и языке страны гостей.
• Всех членов делегации рассаживают в соответствии с протокольным старшинством.
• Во время антракта предусматривается угощение (шампанское, фрукты).
• По окончании представления на сцену выносятся корзины цветов от имени гостей и принимающей стороны. А также может состояться встреча с ведущими артистами или постановщиками.

ДЕЛОВЫЕ ПРИЕМЫ

Прием от имени руководства принимающей компании в честь зарубежных гостей – обязательная часть программы визита. Деловые приемы играют большую роль, поскольку на них продолжаются те же дискуссии, что и за столом переговоров, только в более непринужденной и раскованной обстановке. Следовательно, организации приемов, манере поведения и формам общения на них следует уделять пристальное внимание и не забывать о правилах делового этикета.

Согласно международной практике приемы подразделяются на дневные и вечерние, а также приемы с рассадкой за столом и без нее. Дневные приемы принято считать менее торжественными, чем вечерние.

Дневные приемы:

• «бокал шампанского» («бокал вина»);
• завтрак.

Вечерние приемы:

• фуршет;
• коктейль;
• обед (обед-буфет);
• ужин.

Завтрак, обед и ужин проводятся со строгой рассадкой. При организации приемов «обед-буфет» или «чай» рассадка достаточно свободная, хотя столы, как правило, сервируются заранее.

Приглашения

Приглашения на приемы рассылаются не позднее, чем за 1–2 недели до приема. Они должны быть отпечатаны типографским способом на бланках или карточках на русском языке и национальном языке гостей.

Для приемов по случаю национального праздника или в честь какого-либо государственного деятеля или делегации заказываются специальные бланки.
В зависимости от конкретных обстоятельств, приглашения рассылаются с курьером или почтой. Приглашение официальным лицам и видным деятелям рекомендуется всегда рассылать с курьером.

ВРУЧЕНИЕ ПАМЯТНЫХ ПОДАРКОВ И ПРОВОДЫ

Памятные подарки должны соответствовать роду занятий, отвечать интересам и стилю того, кому предназначены. При выборе подарка важно учитывать национальные традиции страны, которую представляет гость, его возраст, хобби.

Лучше заранее осведомиться, что именно интересует конкретного человека (коллекционирует он редкие марки или холодное оружие), каковы его взгляды и убеждения. Например, В.В. Путин однажды получил в подарок от премьер-министра Японии Синдзо Абэ спиннинговый набор для рыбалки.

Если гость – сторонник Greenpeace, не стоит проявлять оригинальность и вручать ему живого медвежонка.

Вероисповедание представителей иностранной делегации также нужно учитывать. Например, такой подарок как икона будет крайне неуместен в адрес гостей из мусульманской страны.

В 2013 году В.В. Путин, находившийся с визитом в Ватикане, вручил Папе Римскому икону Божьей Матери и получил в подарок майолику с изображением Ватиканских садов.

Когда они встретились в июне 2015 года, Папа Римский подарил В.В. Путину медаль с изображением ангела мира и справедливости, а президент России преподнес духовному лицу панно с изображением храма Христа Спасителя и несколько томов «Православной энциклопедии».
Можно сделать зарубежным партнерам подарок с национальным колоритом: чайный сервиз работы гжельских мастеров или хохломскую роспись. Частым презентом являются произведения искусства.

Большое значение имеет упаковка подарков. Она должна быть не слишком броской, красивой и аккуратной. Как правило, подарки заворачиваются в плотную бумагу нейтральных тонов и перевязываются цветными лентами. В некоторых случаях расцветка лент совпадает с цветами государственного флага страны, где проходит визит, или с корпоративными цветами принимающей компании.

Нужно избегать повторения подарков. Это считается серьезным нарушением этикета.

Официальный визит: памятные подарки

При официальных визитах протокольные службы обеих сторон заранее договариваются об одновременной передаче памятных сувениров.

Согласно протоколу, женщине можно дарить коробку конфет, книгу, букет цветов, шоколад, а мужчине – фирменную ручку или галстук. Однако эти правила иногда нарушаются. Нередко в качестве подарка гостям преподносят оружие: меч, саблю или даже автомат.

Кроме того, дарят музыкальные инструменты (особенно редкие или национальные), предметы ручной работы, часы (наручные именные или настенные), раритетные вещи (печатную машинку, советскую периодику конкретного периода и т.п.)

Что касается ответных подарков, стоит предупредить гостей, что в соответствии с законодательством Российской Федерации государственным чиновникам можно принимать памятные сувениры, стоимость которых не превышает трех тысяч рублей.

Делая личный подарок официальному лицу, нужно убедиться, что адресат сможет оставить его себе. Например, большая часть подарков, полученных президентом Российской Федерации, отправляется в президентскую библиотеку. Согласно установленному порядку, все подарки, сделанные первому лицу государства, являются собственностью государства. По закону президент может взять себе только тот подарок, стоимость которого не превышает размера пяти минимальных месячных оплат труда (МРОТ).

Порядок проводов зарубежной делегации соответствует порядку ее встречи. Если визит официальный, то в аэропорту (на вокзале) поднимаются флаги страны гостей, Российской Федерации и Москвы или региона, где состоялась встреча. Может быть организован небольшой фуршет.

Когда гости отъезжают на автомобилях, глава принимающей делегации должен проводить их на своей автомашине до черты города (границы региона).

Внести некоторые непринципиальные изменения в порядок проводов можно лишь по желанию гостей.

Татьяна Баранова – в разное время занимала позиции персонального и бизнес-ассистента, административного директора, руководителя аппарата, главы семейного офиса и другие. Административный стаж – более 9 лет. Работала в структуре «Газпрома», принимала участие в подготовке предвыборной компании президента, трудилась под началом бизнесмена из первой пятерки Forbes.

Помимо основного переводческого образования получила Гарцбургский диплом Академии экономики и управления, прошла повышение квалификации в области международного делового протокола и этикета (МГИМО).

Что получит каждый ученик:

Практические знания и навыки в области делового протокола и этикета,
Сертификат, подтверждающий прохождение интенсива в Школе персональных ассистентов,
Презентации лекций: пересматривайте учебные материалы в любое удобное время и освежайте знания.

Стоимость обучения: 14 000 рублей

Прием гостей – дело всегда хлопотное. Особенно если гости - серьезные деловые люди, потенциальные партнеры по бизнесу. И от того, какой прием им будет оказан, зависит многое.

Целью визита представителей других фирм может быть выяснение возможностей установления контактов; проведение переговоров; подписание документов; организация семинаров, ярмарок, выставок и т.д.

Цель визита делегации, ее персональный состав и уровень представительства, с точки зрения протокола - самые существенные моменты, которые определяют уровень делегации и особенности ее приема. Другими словами, форма приема делегации зависит от цели визита делегации и статуса ее главы.

Разработка программы пребывания. До приезда иностранной делегации принимающая сторона должна разработать две программы ее пребывания в стране:

Общую программу, предназначенную для гостей;

Подробную программу, которая включает технические детали, необходимые для принимающей стороны, заинтересованных лиц и организаций.

Общая программа включает в себя информацию о следующих вопросах:

1. Встреча делегации.

2. Деловая часть программы (переговоры, встречи, беседы).

3. Приемы (завтраки, обеды и т.д.).

4. Культурная программа.

5. Поездки по стране.

6. Проводы делегации.

Что касается подробной программы, то в ней во избежание срывов и накладок необходимо отразить все организационные моменты, связанные с приемом иностранной делегации. Встреча делегации требует от принимающей стороны проработки, прежде всего таких вопросов, как:

Персональный состав встречающих;

Участие (в случае необходимости) представителей прессы, радио, телевидения;

Преподнесение цветов;

Приветственные речи;

Обеспечение транспортом;

Размещение в гостинице и т.д.

Каждый пункт подробной программы требует детальной проработки с обязательным указанием ответственных исполнителей.

В случае если глава делегации пребывает с супругой, то принимающая сторона должна предусмотреть специальную программу или отдельные мероприятия в общей программе для супруги гостя и супруг лиц, сопровождающих его.

При разработке программы следует учесть, что, несмотря на деловой характер визита, во время пребывания делегации принято организовывать неофициальные встречи как хозяевами, так и гостями. Первая такая встреча всегда организуется принимающей стороной.

При организации встречи в ресторане необходимо выбрать стол, находящийся вдали от оркестра, входных дверей, служебного помещения.

Для того чтобы и гости могли воспользоваться возможностью организовать ответную встречу для вашей делегации, необходимо запланировать в программе один свободный вечер.

В программе каждого дня необходимо оставлять свободное время для второго завтрака и личных дел.

Делегации, пребывающие с краткосрочным визитом на два-три дня, лучше принимать в течение рабочей недели, но не в субботы и воскресенья, в противном случае необходимо предусмотреть программу и на выходные дни.

Вечерние прогулки по западным столицам обычно приятны, что не всегда скажешь о прогулках по нашим городам. Поэтому, приглашая иностранцев в свой город, желательно продумать, чем их занять по вечерам.

Вместе с тем при составлении программы внимание принимающей организации, конечно, должно быть сосредоточено на основной цели визита делегации. Самое главное в программе – это ее сбалансированность. С одной стороны, она должна удовлетворять профессиональным интересам делегации, а с другой – носить познавательный характер.

Порядок встречи делегации. Итак, программа составлена, пора встречать делегацию. Здесь тоже следует иметь ввиду необходимость соблюдения некоторых протокольных правил.

Глава встречающей делегации по статусу должен соответствовать главе делегации пребывающей. Другими словами, если прибывает глава фирмы, то его соответственно должен встречать глава принимающей фирмы.

Глава принимающей делегации обычно прибывает на встречу в сопровождении 2-3 человек. Если гостя сопровождает супруга, то и глава принимающей фирмы должен быть с супругой.

Первым представляется глава принимающей делегации, затем он представляет супругу.

Вторым представляется гость – глава делегации – и представляет свою супругу.

Затем глава принимающей делегации представляет своих сотрудников – членов делегации – в соответствии со статусом (по нисходящей). Если среди встречающих есть дамы, то их представляют в первую очередь.

Затем глава прибывающей делегации таким же образом представляет своих коллег.

Встречая делегацию в аэропорту или на вокзале, глава принимающей стороны вручает цветы всем дамам, входящим в состав делегации (цветы должны быть упакованы в целлофан).

Очевидно, что теплая встреча – важный элемент во взаимоотношениях между людьми, который способствует созданию дружеской атмосферы в процессе работы. Поэтому гостей должен встретить, приветствовать на торжественном приеме и проводить глава фирмы. Остальное время гостями могут заниматься другие сотрудники предприятия.

Итак, после взаимных представлений и приветствий хозяева и гости рассаживаются по автомобилям и отправляются в гостиницу, в которой забронированы номера. В международной протокольной практике места в автомобилях делятся на почетные и менее почетные (рис. 2).

Рис. 2. Размещение пассажиров в машине

3 – переводчик

Первым почетным местом считается место на заднем сиденье справа по ходу движения автомобиля. Машина подается таким образом, чтобы правая дверца была обращена к тротуару. Первым садится и выходит пассажир, занимающий наиболее почетное место.

Если гость прибыл с супругой, то расположение пассажиров выглядит иначе (рис. 3).

Рис. 3. Размещение в машинах делегации, прибывшей с супругами

1 – глава иностранной делегации; 2 – глава встречающей делегации;

3 – переводчик; 1* – супруга главы иностранной делегации; 2* – супруга главы нашей делегации; 3* - переводчик.

Многоместные машины также предполагают своеобразное расположение пассажиров (рис. 4).

Рис. 4. Размещение пассажиров в многоместной машине

Если в автомобиле нужно разместить еще одного пассажира, ему предлагают занять место между двумя пассажирами, занимающими почетные места (рис. 5).

Рис. 5. Размещение третьего пассажира в машине

В многоместной машине с откидными сиденьями места распределяются так, как показано на рис. 6.

При следовании на какие-либо церемонии в автомашине, как правило, занимают только заднее сиденье. Если в автомашину садится еще один пассажир, то он занимает, либо откидное сиденье, либо место между двумя почетными лицами, чтобы не мешать сидящему на почетном месте во время движения и при выходе (рис. 7).

Рис. 6. Рис. 7.

Расположение пассажиров при следовании на приемы

Если условия не позволяют подать автомашину правой стороной к тротуару, пассажиры входят в нее через левую дверцу. По прибытии автомобиль паркуется таким образом, чтобы выйти из него можно было с правой стороны.

В том случае, когда в качестве транспорта используется такси, предложение почетному гостю сесть на переднее место рядом с водителем считается нарушением протокола. Если же в качестве транспорта используется личный автомобиль, а водитель – встречающий член делегации, тогда самым почетным для гостей местом будет место рядом с ним. Перед тем как гости сядут в автомобиль или захотят выйти из него, необходимо открыть дверцу автомобиля, а затем закрыть ее. Эту обязанность могут выполнять члены встречающей делегации (а также водитель, переводчик, один из сопровождающих лиц).

Заказывая для гостей места в гостинице, следует заранее поинтересоваться, сколько ожидается мужчин, сколько женщин и есть ли среди них супружеские пары. Необходимо также заблаговременно решить вопрос о том, кто будет платить за номера – приглашающая сторона или гости. Это касается и приобретения билетов в увеселительные заведения, если в гостинице существует этот вид услуг.

Теперь как вежливые хозяева, вы должны убедиться в том, что размещение гостей проходит в соответствии с намеченным планом. Как сделать это в наиболее тактичной форме?

Оставить гостей у входа в гостиницу невежливо – ведь у них могут возникнуть какие-то вопросы при оформлении документов.

Провожать гостей до их номеров тоже неудобно, поскольку, таким образом, вы вынуждаете гостеприимных людей пригласить вас на чашечку чая или кофе, а они в данный момент совершенно не готовы.

Лучше всего попрощаться с гостями в вестибюле гостиницы, договорившись с ними о визите вежливости (протокольном визите).

Визит вежливости принимающей стороне. Прежде чем приступить к деловой части визита, почетный гость (глава прибывшей делегации) наносит визит вежливости принимающей стороне. Этот визит является своего рода ответным жестом вежливости прибывшего гостя. Необходимость совершения протокольного визита объясняется тем, что главы делегаций должны еще раз уточнить программу пребывания и внести какие-либо коррективы в нее, если это необходимо.

Окончательное право выбора конкретного времени и места встречи предоставляется гостям. Обычно такие встречи происходят в помещении принимающей организации.

В назначенное время гостя в вестибюле встречает секретарь или помощник, который проводит его к руководителю учреждения. Руководство принимающей организации может само встречать гостей только в исключительных случаях, когда приезжают особо почетные гости.

В кабинете руководителя желательно иметь специально отведенные для приема гостей места: диван и мягкие кресла вокруг журнального столика. Почетным местом для гостя считается диван. Принимающий садится в кресло с левой стороны от дивана, так чтобы гость оказался по правую руку. Если же гость и принимающее лицо вместе садятся на диван, гость опять-таки должен оказаться по правую руку от хозяина (рис. 8).

Рис. 8. Правила рассадки гостя и хозяина в кабинете

Гость садится только после того, как сел руководитель принимающей организации (хозяин кабинета). Если гость прибыл с дамой, самое почетное место по правую руку от хозяина кабинета должно быть предоставлено даме, а второе почетное место – по леву руку от хозяина кабинета – гостю. Не следует принимать гостей, сидя за письменным столом или во главе стола, а также усаживать гостей напротив окон, которые выходят на солнечную сторону улицы. Это создает атмосферу определенного неравенства сторон и может быть расценено как проявление неуважения.

Поскольку протокольный визит длиться 20-30 минут, уже через 5-7 минут может быть подано угощенье: чай, кофе, фрукты, конфеты, печенье и т.д. Спиртные напитки не подаются.

Инициатива ведения беседы принадлежит принимающей стороне.

Когда уйти с приема, решают гости. Знаком окончания аудиенции может послужить и длинная пауза в беседе. После окончания визита принимающая сторона провожает гостей до коридора, лифта или лестничной площадки. Следующая их встреча состоится за столом переговоров.

Протокольные правила ведения переговоров. Деловой протокол – это совокупность правил и традиций, регулирующих порядок совершения официальных процедур.

Переговоры нужны, прежде всего, для того, чтобы совместно с партнером обсудить проблему, которая представляет взаимный интерес, и принять взаимовыгодное решение. При подготовке и проведении переговоров встает целый ряд проблем протокольного характера, от правильного решения которых в значительной мере зависят как успешный ход самих переговоров, так и будущее принятых на них договоров.

Процесс переговоров, как известно, имеет три основных стадии:

Подготовка к переговорам;

Процесс ведения переговоров;

Анализ результатов переговоров и выполнение достигнутых договоренностей.

Необходимость решения протокольных вопросов возникает в основном на первой стадии – в ходе подготовки к переговорам, когда происходит формирование делегации, определение места и времени проведения переговоров, подготавливается необходимое помещение и т.д.

Формирование делегации предполагает определение количества ее членов и персонального состава, а также назначение главы делегации. Руководством фирмы составляются списки сотрудников учреждения, которые будут участвовать в переговорах и вести переговоры. Эти сотрудники станут членами делегации. При формировании делегации на двусторонних переговорах, как правило, исходят из принципа примерного равенства их численного состава. Принцип равенства соблюдают и на уровне представительства на переговорах.

Язык, на котором планируется проведение переговоров, определяется по договоренности сторон. Им может быть язык как одной из сторон, так и третьей стороны.

Определение места и времени проведения переговоров. Место и время встреч определяется по взаимной договоренности ее участников. При этом ни одна из сторон не должна навязывать другой стороне своего предложения о месте и времени встречи. В особенности это касается инициатора встречи: хотя он может сообщить об удобных для него времени и месте встречи, окончательное решение по этому вопросу необходимо оставить за приглашенной стороной.

В случае изменения времени переговоров или переноса их на другие дни необходимо поставить об этом в известность всех участников переговоров.

Местом встречи может быть служебное помещение одного из участников или же нейтральная территория.

Предмет встречи желательно оговорить заранее, с тем, чтобы стороны могли подготовиться, подобрать и изучить необходимые документы и т.д.

Встречи, особенно с официальными представителями, желательно проводить в специально подготовленных помещениях. На столах не должно находиться никаких лишних документов. На них могут лежать блокноты, карандаши, спички, сигареты, пепельницы (если в данном помещении разрешается курить), бутылки с минеральной водой и фужеры (обязательно перевернутые). Бутылки ставятся группами по длине стола. Если нет минеральной воды – поставьте графины с кипяченой водой, но обязательно положите туда кубики льда. На столах могут стоять цветы в низких вазах. В зависимости от формы стола их ставят в центре или по краям стола. Согласно действующему у нас правилу употребление спиртных напитков «на нашей территории» не рекомендуется. Если встреча проходит у иностранцев и вам будет предложено выпить, отказываться нельзя, да и не зачем: иностранцы никогда не предложат «пить до дна». Во время беседы могут подаваться чай или кофе. Об этом надо позаботиться. Они должны быть поданы красиво. Необходимо иметь пару сервизов для представительства. В первую очередь надо поинтересоваться у дам, что они будут пить, и обслужить дам, независимо от их статуса в делегации (стенографистка, переводчица). Нет необходимости обильно угощать во время беседы – для этого будет прием. Надо сделать так, чтобы в поле зрения руководителей были часы, поскольку впрямую смотреть на часы не рекомендуется. В крайнем случае, можно снять часы и положить их рядом с собой. Максимальное время беседы – 2,5 часа. Нельзя затягивать беседу – лучше разбить ее на этапы.

Встречающий иностранную делегацию у подъезда или в вестибюле фирмы не должен быть членом принимающей делегации. Эту роль может исполнить работник протокольного отдела, секретарь учреждения и т.д. Он провожает делегацию до помещения, где будут проходить переговоры. Принимающая делегация в полном составе должна находиться в этом помещении.

Если переговоры идут в течение продолжительного времени, то в перерыве может быть подано угощение: чай, кофе, бутерброды, фрукты и т.д. Желательно угощать гостей в отдельном помещении. При отсутствии такой возможности, угощение подают в помещении, где ведутся переговоры. Угощение подают персонально только главам делегаций.

Участники рассаживаются за столом переговоров в соответствии с общепринятыми правилами и с учетом рангов и служебного положения участвующих лиц. Существует несколько вариантов рассадки за столом переговоров. Главы делегаций могут сидеть во главе стола (переводчики – сбоку), далее за столом располагаются остальные члены делегаций в соответствии с их служебным положением (рис. 9).

ГД Остальные члены делегации (по рангам)

Рис. 9. Рассадка делегации за столом переговоров

ГД – глава делегации; П – переводчик

Чаще используется второй вариант рассадки: главы делегаций сидят в центре стола, друг напротив друга, рядом с ними находятся переводчики и далее за столом располагаются члены делегаций в соответствии сих служебным положением (рис. 10).

Члены делегации ГД П Члены делегации

Члены делегации П ГД Члены делегации

Рис. 10. Рассадка за столом членов делегации

Если в переговорах участвуют три и более сторон, то они рассаживаются по алфавиту по часовой стрелке вокруг круглого или прямоугольного стола. Председательствуют по очереди (по алфавиту) или же на первом заседании председательствует хозяин, а далее главы фирм (по алфавиту).

Наконец, еще один вариант рассадки – когда за столом сидят только главы делегаций, а за ними остальные члены делегаций. В данном случае используется стол в форме «бублика», поскольку участвуют много сторон, и за обычным круглым столом всем сесть невозможно (рис. 11).

Члены делегаций

Члены делегаций Члены делегаций

Рис. 11. Рассадка членов делегации за круглым столом

Ведение беседы.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Подобные документы

Составление акта делового общения с клиентом, наличие и соотношение уровней общения. Назначение, стиль и состав официальной одежды. Пространственная и временная организация, ведение разговора и коммуникативное намерение. Программа приема делегации.

контрольная работа , добавлен 28.07.2010


Применение правил вербальной и невербальной обратной связи. Специфика проведения телефонного разговора. Основные типы стратегии ведения переговоров, их преимущества и недостатки. Специфика подготовки и проведения переговоров с иностранными партнерами.

контрольная работа , добавлен 26.02.2009


Основные этапы подготовки к переговорам. Особенности проведения переговоров. Переговоры в неофициальной обстановке. Тактика ведения переговоров, проверенная временем. Недостатки при ведении переговоров. Национальные особенности ведения переговоров.

реферат , добавлен 02.11.2009


Дипломатические приемы и церемонии, устраиваемые по случаю национальных праздников, исторических юбилейных дат, прибытия иностранных делегаций, глав государств. Этикет на официальных мероприятиях. Ответ на приглашение. Основные правила делового общения.

презентация , добавлен 20.02.2015


Общая характеристика и понятие делового общения и переговоров. Основные этапы ведения деловых переговоров. Методы ведения деловых переговоров. Основные практические рекомендации для эффективного ведения деловых переговоров в любой сфере деятельности.

реферат , добавлен 26.11.2014


Этика и психология деловых переговоров, методика их ведения. Культура организации делового общения на примере работ американского специалиста Дейла Карнеги. Основные функции и принципы переговоров. Этические правила ведения переговоров по телефону.

контрольная работа , добавлен 30.06.2009


Изучение этики и психологии ведения бесед и переговоров. Рассмотрение основных этапов ведения деловой беседы, психологически целесообразное ведение переговоров, психологический климат. Характерные черты народов разных стран и особенности их этикета.

контрольная работа , добавлен 16.01.2011


Особенности этикета деловой беседы. Методы ведения различных видов деловых переговоров. Разграничения между участниками дискуссий и обсуждаемыми проблемами. Влияние восприятия, эмоций, разности интересов на результаты переговоров. Взаимовыгодные варианты.

подробную программу, которая включает технические детали, необходимые для принимающей стороны, заинтересованных лиц и организаций.

Общая программа включает в себя информацию о следующих вопросах.

1. Встреча делегации.

4. Культурная программа.

5. Поездки по стране.

6. Проводы делегации.

Что касается подробной программы, то в ней во избежание срывов и накладок необходимо отразить все организационные моменты, связанные с приемом иностранной делегации. Так, в частности, встреча делегации требует от принимающей стороны проработки таких вопросов, как:

размещение в гостинице и т.д.

Встреча делегации в аэропорту (на вокзале) открывает визит. Протокол встречи предусматривает соблюдение ряда правил.

На встречу делегации следует выезжать в составе, соответствующем статусу приезжающих гостей. Однако протокол разрешает, чтобы в процедуре встречи вместо первого лица принял участие его заместитель. Главного встречающего сопровождают 2-3 члена принимающей делегации, включая переводчика. При этом количество встречающих не должно превышать число гостей.

В момент встречи с прибывшей делегацией главный представитель встречающих первым подходит к главе иностранной делегации и называет свою фамилию, имя, отчество, должность. В ответ представляется гость. Если он прибывает с супругой, то на встрече присутствует супруга главного. остальная часть текста, формулы, таблицы, изображения скрыты

constructor.zavalam.net

Программа разработана в связи с пребыванием иностранной делегации в количестве 5 человек — представителей компании «Хартман и Ко».

Цель приема делегации: проведение переговоров по заключению контракта на поставку продукции деревообработки

Ответственный за проведение приема: Атрошков Р.Е.

Лица, сопровождающие делегацию: Атрошков Р.Е., Петрицкий Д.Ж., Иванова Н.К.

Для пребывания в Республике Беларусь делегации специалистов из Германии предусматривается следующая программа:

Международные переговоры. Зачёт. Шпаргалки / Программа пребывания делигации

Программа пребывания делегации

До приезда иностранной делегации принимающая сторона должна разработать две программы ее пребывания в стране:

Общую программу, предназначенную для гостей;

Подробную программу, которая включает технические детали, необходимые для принимающей стороны, заинтересованных лиц и ор­ганизаций.

Общая программа включает в себя информацию о следующих вопросах.

1. Встреча делегации.

2. Деловая часть программы (переговоры, встречи, беседы).

3. Приемы (завтраки, обеды и т.д.).

4. Культурная программа.

5. Поездки по стране.

6. Проводы делегации.

Что касается подробной программы, то в ней во избежание срывов и накладок необходимо отразить все организационные моменты, связанные с приемом иностранной делегации. Так, в частности, встреча делегации требует от принимающей стороны проработки таких вопро­сов, как:

Персональный состав встречающих;

Участие (в случае необходимости) представителей прессы, радио, телевидения;

Размещение в гостинице и т.д.

Встреча делегации в аэропорту (на вокзале) открывает визит. Про­токол встречи предусматривает соблюдение ряда правил.

На встречу делегации следует выезжать в составе, соответствую­щем статусу приезжающих гостей. Однако протокол разрешает, чтобы в процедуре встречи вместо первого лица принял участие его замести­тель. Главного встречающего сопровождают 2-3 члена принимающей делегации, включая переводчика. При этом количество встречающих не должно превышать число гостей.

В момент встречи с прибывшей делегацией главный представитель встречающих первым подходит к главе иностранной делегации и называет свою фамилию, имя, отчество, должность. В ответ представляется гость. Если он прибывает с супругой, то на встрече присутствует супру­га главного встречающего. Происходит взаимное представление.

После этого главный встречающий представляет сопровождающих его лиц в соответствии с их служебным положением. Но если в их со­ставе есть женщины, он представляет их первыми. Глава иностранной делегации называет своих спутников. Дамам преподносятся цветы. После короткой процедуры взаимных приветствий гости в сопровож­дении встречающих в автомобилях направляются в гостиницу. Глав­ный гость и главный встречающий садятся в первую машину. По про­токолу, наиболее почетное место находится на заднем сиденье справа. Это место и предназначается главному гостю. Вторым почетным ме­стом считается заднее сиденье слева.

Переводчик занимает место на переднем сиденье рядом с шофером. Если при встрече используется личный автомобиль, а за рулем - встречающий равного с гостем ранга член российской делегации, он приглашает гостя сесть рядом с собой. В данном варианте это место считается самым почетным.

К моменту приезда делегации в гостиницу там все должно быть подготовлено сотрудниками организации (протокольный отдел, управление делами, секретарь-референт). В случае если глава делега­ции прибывает с супругой, принимающая сторона должна предусмот­реть специальную программу или отдельные мероприятия в общей программе для супруги гостя и супруг лиц, сопровождающих его. Про­граммы бывают также внешние (для иностранной делегации) и внут­ренние. Во внешней программе нет лиц, ответственных за прием, со­провождение, проведение мероприятий. Во внутренней программе указываются: дата, место, мероприятие, его цель, сроки, сопровож­дающие, ответственный за проведение мероприятия. Внутренняя про­грамма утверждается руководителем принимающей организации.

При составлении программы внимание принимающей организации должно быть сосредоточено на основной цели визита (переговоры, встречи, беседы и т.д.). Самое главное в программе - ее сбалансирован­ность. С одной стороны, она должна удовлетворять профессиональным интересам делегации, с другой - носить и общеобразовательный харак­тер. Корректировка программы возможна, но в исключительных случа­ях и в самом минимальном размере.

Для гостей, прибывших на переговоры, обязательно планируют развлекательную программу - посещение театров, концертов, ресто­рана (организация банкета), знакомство с достопримечательностями и т.п. В чужой стране приглашают хозяева. В своей - инициатор пере­говоров. Отсутствие приглашений обычно означает намек на потерю интереса к партнеру. Как правило, платит тот, кто приглашает, исключение составляет Германия. Надо уточнить, кто платит, поскольку может оказаться, что предполагается, что каждый за себя.

В ряде европейских стран принято за деловым обедом переходить к вопросам, составляющим предмет переговоров, только после кофе. Во Франции за обедом полагается говорить об искусстве, в Англии - о спорте и т.д. Эти ритуалы имеют добротную психологическую основу: после насыщения участники находятся в благодушном настроении и им легче договориться. Кофе же активизирует умственную деятельность.

Правила Приема, Инструкция По Приему Иностранных Делегаций

Инструкция о порядке приёма иностранных граждан в ТУСУР. 1.

• О приёме иностранных граждан и иностранных делегаций в СФУ См. также Правила приёма и пребывания иностранных граждан в.
• Настоящие Правила разработаны на основании Инструкции по обеспечению Прием иностранных делегаций и отдельных официальных лиц (далее.
• Инструкция о порядке допуска должностных лиц и граждан РФ к государственной Прием иностранных делегаций и граждан на территории УрФУ.
• Положение о приеме иностранных граждан и иностранных делегаций в утверждении Инструкции по обеспечению режима секретности в. РФ». ФЗ от деятельности и Правилами приема и пребывания иностранных граждан.

Общие положения. 1. Настоящая инструкция о порядке приема иностранных граждан в ТУСУР (далее – Инструкция) разработана в соответствии с требованиями действующего законодательства Российской Федерации по приему иностранных граждан в учреждениях (организациях).

1. Инструкция определяет единый порядок приглашения и приема иностранных граждан для стажировки, участия в семинарах, конференциях, выставках и других мероприятиях на территории ТУСУР, устанавливает обязанности должностных лиц, участвующих в приеме.

Прием иностранных представителей на предприятиях, выполняющих работы с программу приема и пребывания иностранной делегации. В программу в них, как правило, не включаются и в проведении мероприятий по приему.

Положение не регламентирует вопросы трудоустройства и обучения иностранных граждан в ТУСУР. 1. Подготовка и оформление официального приглашения иностранным гражданам (далее — подготовка), прибывающим в университет в составе делегаций, либо в индивидуальном порядке, для стажировки, участия в семинарах, конференциях, выставках и других мероприятиях, контроль за их пребыванием на территории Российской Федерации, возложены на специалистов Отдела международного сотрудничества (ОМС, ауд.

217 главного корпуса) ТУСУР, специально уполномоченных должностных лиц, а также на руководителей подразделений, участвующих в приеме. 1.

Приглашение и прием иностранных граждан в университет осуществляется на основании письменного решения ректора (Приложение №1). 1.

Сотрудники, допущенные к сведениям, составляющим государственную тайну, привлекаются к работе с иностранными гражданами в случае, если без их участия решение вопросов не представляется возможным. 1. Работники сторонних организаций допускаются к участию в приеме иностранных граждан в ТУСУР на основании письменных ходатайств руководителей организаций, представителями которых они являются. 1.

Прием иностранных граждан в организациях, расположенных на территории вуза (арендаторах), осуществляется по согласованию с ректором вуза (арендодатель). Данное условие включается в договоры аренды. 1.

Прием иностранных граждан в ТУСУР разрешен только на нережимной территории (перечень режимных территорий находится в Первом отделе). Прием иностранных граждан на режимных территориях университета ЗАПРЕЩЕН. 1.

За нарушение установленного в ТУСУР порядка приема иностранных граждан устанавливается персональная административная ответственность.

2. Порядок приглашения иностранных граждан и делегаций. 2. Руководитель структурного подразделения, приглашающий иностранных граждан (Инициатор), подает на имя ректора Заявку на приглашение и прием иностранного гражданина (Приложение №1). К заявке прилагается ксерокопия страниц паспорта иностранного гражданина, где отражены: фотография, дата рождения, дата выдачи и истечения срока действия паспорта.

Подписывает заявку Инициатор приглашения, согласовывает ее с проректором по инновационному развитию и международной деятельности и проректором на научной работе. На основании письменного решения ректора (оформленной заявки) ОМС готовит документы для оформления Приглашения на въезд иностранного гражданина в РФ.

3. Подготовка к приёму иностранных граждан и делегаций. 3. Сотрудник ОМС, на основании письменного решения ректора (оформленной заявки), оформляет официальное Приглашение в Управлении Федеральной миграционной службы (УФМС) РФ по Томской области и передает его Инициатору приглашения. Нормативный срок оформления приглашения в УФМС установлен законодательством в 30 суток. В отдельных случаях, в соответствии с международными соглашениями, оформление приглашения в УФМС не является обязательным, но и в этих случаях приглашение иностранным гражданам оформляется только через ОМС.

3. Инициатор направляет Приглашение в адрес иностранного гражданина.

3. Инициатор назначает ответственного за пребывание иностранной делегации (граждан) сотрудника, который совместно с ОМС составляет программу приема иностранных граждан (делегации) (Приложение №2) и смету расходов, с указанием источников финансирования. В программе приема указываются:. страна, из которой прибывает делегация и на какой срок;.

состав делегации, гражданство ее членов (Ф. должность, место работы);. цель визита делегации;. Ф.

должность и контактные номера телефонов (в т. мобильный) сотрудника, ответственного за пребывание делегации;. все мероприятия, в которых будет принимать участие иностранный гражданин (делегация), время, место их проведения и сотрудник, ответственный за каждое конкретное мероприятие. В программе отражается порядок встречи и отправки делегации, место проживания и питания членов делегации.

Программа составляется на русском языке и, при необходимости, на языке страны, из которой прибывает делегация (граждане). 3. Версия программы на русском языке, после согласования с проректором по инновационному развитию и международной деятельности, проректором по научной работе, предоставляется на утверждение ректору университета не позднее, чем за 7 дней до планируемой даты прибытия делегации. К программе прилагается смета расходов по приему делегации с указанием источника финансирования. 3.

Оформленная программа и смета расходов передаются в ОМС для хранения. Копию утвержденной программы ОМС передает в Первый отдел. 3. В случае самовольного оставления иностранным гражданином места пребывания, ответственный за пребывание делегации обязан сообщить об этом в ОМС. Начальник ОМС, в свою очередь, информирует об этом проректора по научной работе, Первый отдел, а также УФМС по Томской области. 4.

Пребывание иностранных граждан на территории Российской Федерации. 4. Начальник ОМС, не позднее, чем за 5 дней до приема иностранных граждан, готовит и направляет уведомление в Министерство образования и науки РФ (Приложение №3). 4.

Ответственный за прием делегации сотрудник структурного подразделения, по прибытии иностранной делегации, в течение 24 часов (за исключением выходных и праздничных дней) обеспечивает предоставление иностранными гражданами необходимых документов в ОМС для регистрации и оформления пребывания в УФМС по Томской области. 4.

Иностранный гражданин, въехавший в РФ, должен встать на учет по месту пребывания в течение 7 рабочих дней со дня прибытия в РФ (пересечения государственной границы). Для постановки на учет иностранный гражданин должен предоставить в ОМС следующие документы:. паспорт, визу;. миграционную карту.

имеющую отметку органа пограничного контроля о въезде в РФ. 4. Пребывание иностранного гражданина на территории РФ определяется сроком действия выданной ему визы.

До окончания срока действия визы иностранный гражданин обязан выехать за пределы РФ. 4.

В случае необходимости пребывания иностранного гражданина на территории РФ сверх срока действия полученной визы возможно продление регистрации с последующим оформлением многократной визы. 4.

Для продления срока регистрации и оформления выездной визы иностранный гражданин должен предоставить в ОМС следующие документы:. обоснование (контракт, приказ) о необходимости продления пребывания в университете;. 5 фотографий 30х40мм, на матовой бумаге, без уголка, светлый фон;. квитанции об оплате госпошлины за оформление многократной визы.

5. Отчётность о пребывании иностранных граждан и делегаций. 5. По результатам приема иностранных граждан (делегаций) сотрудник, ответственный за прием (пребывание), в 3-дневный срок после приема составляет отчет о проведении приема иностранных граждан (Приложение №4).

В отчете указываются:. существо беседы;. к каким проблемам, выходящим за рамки программы пребывания, был проявлен интерес иностранными гражданами, в чем это выражалось;. факты передачи или получения служебной или технической документации (записки, письма, чертежи, технические паспорта, стандарты, формуляры, схемы, эскизы и т.

);. имевшие место попытки нарушения режима пребывания и т. выводы и предложения. 5.

Отчет составляется в 2 экземплярах и передается в ОМС и Первый отдел. 5. По получении отчета о приеме иностранных граждан начальник ОМС в 7-дневный срок готовит и направляет соответствующее сообщение в организацию – заказчика работ (при необходимости).

5. Учет пребывания иностранных граждан (по результатам регистрации последних в УФМС РФ по Томской области) осуществляет ОМС в специальном журнале учета.

6. Перечень нормативных документов. 1. Федеральный закон от 25 июля 2002 г. № 115-ФЗ «О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации».

2. Постановление Правительства РФ от 05. 01.

2004 г. № 3-1 «Об утверждении Инструкции по обеспечению режима секретности в РФ». 3. Федеральный закон ФЗ от 15 августа 1996 г. № 114-ФЗ «О порядке выезда из Российской Федерации и въезда в Российскую Федерацию».

4. Приказ МИД России от 17. 07. 2012 г. № 12077 «Об утверждении Положения о порядке оформления Министерством иностранных дел Российской Федерации приглашений на въезд в Российскую Федерацию иностранным гражданам и лицам без гражданства, а также принятия решений о выдаче виз иностранным гражданам и лицам без гражданства».

5. Федеральный закон от 02.

11. 2004 г. № 127-ФЗ (ред. от 29.

) «О внесении изменений в части первую и вторую Налогового кодекса Российской Федерации и некоторые другие законодательные акты Российской Федерации, а также о признании утратившими силу отдельных законодательных актов (положений законодательных актов) Российской Федерации». 6. Федеральный закон от 22.

08. 1996 г. № 125-ФЗ «О высшем и послевузовском профессиональном образовании» (с 01. 09. 2013 г. заменяется Федеральным законом от 29. 12.

2012 г. № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации»). 7. Постановление Правительства РФ от 25. 08.

2008 г. № 638 «О сотрудничестве с зарубежными странами в области образования». 8.

Приказ Министерства образования и науки РФ «Об утверждении Порядка приема граждан в образовательные учреждения высшего профессионального образования» от 28 декабря 2011 г. № 2895.

9. Устав Федерального государственного бюджетного образовательного учреждения высшего профессионального образования «Томский государственный университет систем управления и радиоэлектроники» от 25 мая 2011 г. № 1794.

huporysske.weebly.com

Программу пребывания иностранной делегации

Разработка программы пребывания иностранной делегации в нашей стране. Заранее необходимо продумать тип приема согласно цели пребывания, . Совместно с Управлением делами разрабатывает программу пребывания иностранной делегации и иностранного гражданина в Федеральной службе.

Программа Приема Иностранной Делегации Пример

Программа пребывания иностранной делегации. · смета расходов на прием и обслуживание иностранной делегации. · акт о списании расходов на. Подготовка к приему иностранной делегации. Позаботиться о получении въездных виз иностранными гражданами. Составить и утвердить программу пребывания делегации.. 3.2. Отдел по международным связям обеспечивает организацию приема иностранных делегаций, групп и отдельных граждан согласно имеющимся договорам. 3.3. Программы пребывания в Российской Федерации иностранных делегаций.

• 7. Организация культурной программы. 8. Обработка статистических данных, составление отчетов. Единый порядок организации приёма официальных делегаций, участников конференций и порядок проведения мероприятий с участием иностранных гостей РГСУ.
• ПРОГРАММА приема иностранных граждан (делегации). Состав делегации: 1. Имя, гражданство, должность. План проведения приема: Дата Время Мероприятие Место проведения Ответственный Участники.

Журнал «Секретарское дело»Марина Гладкая. Наша страна испокон веков славилась отменным гостеприимством. В Беларуси даже незнакомого человека принимают столь хлебосольно и душевно, что он с радостью готов возвращаться снова и снова. А уж когда речь заходит о тщательно подготовленном приеме иностранной делегации, тут все должно быть по высшему разряду.

Столь почетных гостей готовы чуть ли на руках носить, особенно с учетом современных экономических реалий (финансовый кризис, падение спроса на продукцию отечественного производства и др.). На данный момент от умения расположить к себе значимого зарубежного делового партнера зависит важнейшая составляющая коммерческого успеха предприятия. Следует понимать, что в условиях постоянного наращивания темпов производства и острой необходимости в поиске новых рынков сбыта, поставщиков и экспортеров, все большее количество белорусских предприятий стремятся выйти на международный рынок. Ввиду того, что переговоры играют ключевую роль в установлении контактов между партнерами, секретарь сталкивается в своей работе с ответственной миссией организации приема иностранной делегации, который требует особого внимания к вопросам протокола и этикета, неукоснительного соблюдения общепринятых правил и норм. Деловой протокол регламентирует порядок проведения всех видов встреч и переговоров, подписания договоров и соглашений, ведения деловой переписки, организации представительских мероприятий.

Телефонные переговоры, предшествующие прибытию в Республику Беларусь иностранных деловых партнеров, как правило, проводит сам руководитель предприятия. После получения согласия он сообщает о предстоящем визите своему секретарю. Тот, в свою очередь, должен уточнить дату и время прибытия делегации, место встречи, продолжительность пребывания, язык ведения переговоров, количество переводчиков, задействованных для обслуживания иностранных гостей. Секретарю также понадобится список участников с указанием занимаемых должностей. Это нужно для того, чтобы учесть старшинство членов делегации при проведении протокольных мероприятий.

За 2–3 дня до начала визита вышеперечисленные моменты уточняются по факсу или электронной почте. Среди документов, оформляемых в связи с приездом иностранной делегации, следующие: · ходатайство юридического лица о приглашении членов иностранной делегации; · приказ о назначении лица, ответственного за проведение мероприятия; · программа пребывания иностранной делегации; · смета расходов на прием и обслуживание иностранной делегации; · акт о списании расходов на прием и обслуживание иностранной делегации. Рассмотрим некоторые из них. Ходатайство юридического лица о приглашении членов зарубежной делегации.

Для того чтобы иностранные граждане могли к нам приехать, им необходимо получить визы Республики Беларусь на въезд на территорию страны. И одним из документов визовой поддержки, который подтверждает цель и условия визита, является оригинал ходатайства юридического лица, оформленный на фирменном бланке с указанием полного наименования данного юридического лица, его места нахождения и телефона, а также обязательства юридического лица по соблюдению иностранцем правил пребывания на территории Республики Беларусь, скрепленного печатью юридического лица. Программа пребывания.

Незадолго до приезда делегации необходимо составить и утвердить программу пребывания иностранных гостей. Вопросы, обязательные для включения в программу: · место встречи делегации (аэропорт или на вокзал) и состав встречающих; · особенности транспортного обслуживания; · размещение (а перед этим своевременное бронирование мест) в отеле; · работа переводчиков; · организация питания; · подготовка помещения для переговоров; · переговоры (время начала и окончания, вопросы повестки дня); · проведение экскурсии по предприятию; · проведение протокольных мероприятий (ленч, обед, фуршет и т. По каждому пункту указывается ответственный исполнитель: предельно четкое распределение обязанностей в работе с делегацией среди сотрудников принимающей стороны позволит избежать неразберихи в ходе всего визита. К тому же руководитель будет знать, кто конкретно отвечает за тот или иной пункт программы и с кого что спрашивать. Программа пребывания разрабатываются на все дни визита, утверждается руководителем организации и является документом, на основании которого составляется смета расходов и в дальнейшем производится их списание в бухгалтерском и налоговом учете. Дабы оптимизировать программу пребывания иностранных гостей, обязательно учитывайте места их проживания, питания и проведения переговоров.

Все они должны быть определены заранее и находиться недалеко друг от друга. Так, завтрак гостей предполагается там, где они проживают, обед - недалеко от места проведения переговоров или непосредственно в офисе принимающей стороны или рядом с одним из посещаемых объектов.

Оставляйте резерв времени для неофициальных, неформальных встреч, а также для личных дел гостей и свободного времени. Сосредоточьтесь на том, что основная цель визита - переговоры, встречи, подписание документов. Все остальное - второстепенно.

Итак, вы получили подтверждение прибытия иностранных партнеров. Следующим шагом должно стать проведение собрания всей группы, участвующей в приеме делегации, и анализ составленной ранее программы. На всех этапах работы с делегацией - при встрече, размещении в отеле, транспортном обслуживании, организации переговоров, культурной программе, протокольных мероприятиях - основная координирующая роль отводится секретарю, поэтому вы по определению являетесь центром концентрации информации и к вам будут обращаться за разнообразной помощью как сотрудники компании, так и гости. В соответствии с правилами делового этикета число членов переговорной группы не должно значительно превышать число членов зарубежной делегации. Если в состав группы со стороны зарубежной компании входит 4 человека, то с вашей стороны целесообразно включить в нее не более 3–4 человек. Это может быть руководитель компании, переводчик, коммерческий директор, секретарь, ведущий протокол переговоров. Помните, что если в состав делегации приглашенной стороны входит женщина, то обязательно присутствие женщины со стороны приглашающих.

Одним из самых главных правил при работе с иностранной делегацией является следующее: ранг и должность главы встречающей делегации должны соответствовать рангу и должности главы прибывающей делегации. Это означает, что если визит наносит руководитель зарубежной компании, то и встречать его должен руководитель вашей организации (в крайнем случае, его первый заместитель). Для встречи, как правило, прибывает глава принимающей делегации в сопровождении 2–3 человек. Если гость приезжает вместе с супругой, встречать его следует главе делегации со своей супругой. Иногда случается, что переговоры планирует проводить не руководитель компании, а его заместитель. В таком случае следует предусмотреть в программе короткую встречу зарубежных партнеров с руководителем компании, лучше всего в начале переговорного процесса. При встрече в аэропорту или на вокзале не принято вручать цветы, исключение составляют случаи, когда в делегации присутствует дама.

Для такого случай подойдет небольшой букет в красивой упаковке. В момент встречи не принято также обмениваться визитными карточками. Материал опубликован частично. Для чтения полного текста статьи необходимо приобрести журнал.

Программа пребывания делегации

До приезда иностранной делегации принимающая сторона должна разработать две программы ее пребывания в стране:

Общую программу, предназначенную для гостей;

Подробную программу, которая включает технические детали, необходимые для принимающей стороны, заинтересованных лиц и ор­ганизаций.

Общая программа включает в себя информацию о следующих вопросах.

1. Встреча делегации.

2. Деловая часть программы (переговоры, встречи, беседы).

3. Приемы (завтраки, обеды и т.д.).

4. Культурная программа.

5. Поездки по стране.

6. Проводы делегации.

Что касается подробной программы, то в ней во избежание срывов и накладок необходимо отразить все организационные моменты, связанные с приемом иностранной делегации. Так, в частности, встреча делегации требует от принимающей стороны проработки таких вопро­сов, как:

Персональный состав встречающих;

Участие (в случае необходимости) представителей прессы, радио, телевидения;

Преподнесение цветов;

Приветственные речи;

Обеспечение транспортом;

Размещение в гостинице и т.д.

Встреча делегации в аэропорту (на вокзале) открывает визит. Про­токол встречи предусматривает соблюдение ряда правил.

На встречу делегации следует выезжать в составе, соответствую­щем статусу приезжающих гостей. Однако протокол разрешает, чтобы в процедуре встречи вместо первого лица принял участие его замести­тель. Главного встречающего сопровождают 2-3 члена принимающей делегации, включая переводчика. При этом количество встречающих не должно превышать число гостей.

В момент встречи с прибывшей делегацией главный представитель встречающих первым подходит к главе иностранной делегации и называет свою фамилию, имя, отчество, должность. В ответ представляется гость. Если он прибывает с супругой, то на встрече присутствует супру­га главного встречающего. Происходит взаимное представление.

После этого главный встречающий представляет сопровождающих его лиц в соответствии с их служебным положением. Но если в их со­ставе есть женщины, он представляет их первыми. Глава иностранной делегации называет своих спутников. Дамам преподносятся цветы. После короткой процедуры взаимных приветствий гости в сопровож­дении встречающих в автомобилях направляются в гостиницу. Глав­ный гость и главный встречающий садятся в первую машину. По про­токолу, наиболее почетное место находится на заднем сиденье справа. Это место и предназначается главному гостю. Вторым почетным ме­стом считается заднее сиденье слева.

Переводчик занимает место на переднем сиденье рядом с шофером. Если при встрече используется личный автомобиль, а за рулем - встречающий равного с гостем ранга член российской делегации, он приглашает гостя сесть рядом с собой. В данном варианте это место считается самым почетным.

К моменту приезда делегации в гостиницу там все должно быть подготовлено сотрудниками организации (протокольный отдел, управление делами, секретарь-референт). В случае если глава делега­ции прибывает с супругой, принимающая сторона должна предусмот­реть специальную программу или отдельные мероприятия в общей программе для супруги гостя и супруг лиц, сопровождающих его. Про­граммы бывают также внешние (для иностранной делегации) и внут­ренние. Во внешней программе нет лиц, ответственных за прием, со­провождение, проведение мероприятий. Во внутренней программе указываются: дата, место, мероприятие, его цель, сроки, сопровож­дающие, ответственный за проведение мероприятия. Внутренняя про­грамма утверждается руководителем принимающей организации.

При составлении программы внимание принимающей организации должно быть сосредоточено на основной цели визита (переговоры, встречи, беседы и т.д.). Самое главное в программе - ее сбалансирован­ность. С одной стороны, она должна удовлетворять профессиональным интересам делегации, с другой - носить и общеобразовательный харак­тер. Корректировка программы возможна, но в исключительных случа­ях и в самом минимальном размере.

Для гостей, прибывших на переговоры, обязательно планируют развлекательную программу - посещение театров, концертов, ресто­рана (организация банкета), знакомство с достопримечательностями и т.п. В чужой стране приглашают хозяева. В своей - инициатор пере­говоров. Отсутствие приглашений обычно означает намек на потерю интереса к партнеру. Как правило, платит тот, кто приглашает, исключение составляет Германия. Надо уточнить, кто платит, поскольку может оказаться, что предполагается, что каждый за себя.

В ряде европейских стран принято за деловым обедом переходить к вопросам, составляющим предмет переговоров, только после кофе. Во Франции за обедом полагается говорить об искусстве, в Англии - о спорте и т.д. Эти ритуалы имеют добротную психологическую основу: после насыщения участники находятся в благодушном настроении и им легче договориться. Кофе же активизирует умственную деятельность.