"Отдел кадров бюджетного учреждения", 2011, N 11

В предыдущем номере журнала мы рассмотрели тему организации рабочего места кадровика. Но прежде работодатель должен определить, сколько же таких мест требуется создать в кадровой службе. Особенно это касается крупных организаций, в которых для ведения кадровой работы нужен целый штат сотрудников. В настоящей статье мы, как обещали, поговорим о том, какими способами определяется количественный состав кадровых работников бюджетных учреждений в зависимости от категорий и какими документами при этом руководствоваться.

Квалифицированным работникам отдела кадров известно, что нормирование трудовых отношений в бюджетных учреждениях имеет свои специфические особенности и существенно отличается от норм для работников организаций иных видов. Кроме специального законодательства, регламентирующего деятельность бюджетных учреждений, среди общих для всех работников в России предписаний также имеются особые, определяющие условия труда в организациях с этой организационно-правовой формой управления.

Например , в ТК РФ содержится ряд правил, регулирующих конкретно взаимоотношения работников с работодателями-организациями, финансируемыми из федерального, "субъектного" и муниципального бюджета <1>. Среди норм, регламентирующих правовое положение организаций с разными уровнями бюджетного финансирования, также есть и общие для всех, и специальные, применяемые в зависимости от уровня финансирования.

<1> См., например, ст. ст. 6, 34, 45, 119 и 133 ТК РФ. Общее количество таких норм - 23 статьи.

Однако в части нормирования труда (см. ч. 1 ст. 160 и ст. 211 ТК РФ) действуют общие законы и подзаконные акты, применяемые к юридическим лицам независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности. Кроме того, подлежат применению принятые компетентными органами власти специальные подзаконные акты о нормировании труда, если они не противоречат закону (ст. 161 ТК РФ).

В связи с тем что ни гл. 22 "Нормирование труда", ни гл. 34 "Требования охраны труда" ТК РФ не содержат оговорок об особом регулировании нормирования труда работников бюджетных учреждений, на них распространяются общие и специальные правила, указанные выше. В настоящей статье мы рассмотрим этот вопрос подробнее, приведем несколько примеров и заострим внимание на отдельных нормах и рекомендациях, особо значимых для труда кадровиков.

Нормирование труда: базовые понятия

Из ст. ст. 159 и 160 ТК РФ (основополагающих для регулирования правоотношений работников с работодателями в сфере нормирования труда) ясно следующее. Работникам гарантируются государственное содействие в системной организации нормирования труда и установление норм труда в соответствии с достигнутым уровнем техники, технологии, организации производства и труда, а именно норм выработки, норм времени, нормативов численности и др. Нормы труда могут пересматриваться по мере совершенствования или внедрения новой техники, технологии и проведения организационных либо иных мероприятий, обеспечивающих рост производительности труда, а также в случае использования физически и морально устаревшего оборудования.

Руководствуясь общей концепцией, изложенной в ст. 160 ТК РФ, министерства и ведомства РФ разрабатывают подзаконные акты, детализирующие общие правовые подходы к установлению норм труда в подведомственных им бюджетных организациях с учетом особенностей той или иной отрасли экономики. Для отдела кадров бюджетных учреждений нет особого нормативного акта, содержащего методику определения штатной численности. Поэтому руководителям бюджетных учреждений следует руководствоваться Рекомендациями по определению штатной численности работников бюджетных организаций на основе нормативов по труду <2>. Согласно этим Рекомендациям для установления штатной численности работников бюджетных учреждений применяются определенные расчетные нормативные инструменты. При помощи данных инструментов рассчитываются нормы времени, выработки, нагрузки, управляемости, обслуживания, численности и типовые штаты.

<2> Изданы ФГУП "Научно-исследовательский институт труда и социального страхования" Федерального агентства по здравоохранению и социальному развитию (М., 2006). Документ официально опубликован не был. Находится на сайте http://www.opengost.ru и в справочно-правовых поисковых системах.

Норма времени - это величина затрат рабочего времени, установленная для выполнения единицы работы работником или группой работников соответствующей квалификации в определенных организационно-технических условиях.

Норма выработки (нагрузки) - это установленный объем работы, который работник или группа работников соответствующей квалификации обязаны выполнить в единицу рабочего времени в определенных организационно-технических условиях.

Норма управляемости - численность работников, находящихся в подчинении у одного руководителя.

Норма времени обслуживания - это величина затрат времени на обслуживание единицы объема работы.

Норматив численности - это установленная численность работников определенного профессионально-квалификационного состава, необходимая для выполнения конкретных производственных, управленческих функций или объемов работ. Разновидностью нормативов численности являются типовые штаты, установленные на основе норм времени обслуживания, нагрузки.

Любые нормативные материалы по труду, применяемые для расчета штатной численности, утверждаются в установленном порядке, если они типовые, или непосредственно руководителем организации, если они локальные. "В установленном порядке" - значит согласно правилам, которые содержатся в ст. ст. 161 и 162 ТК РФ. Так, в ст. 161 сказано, что для однородных работ могут устанавливаться типовые (межотраслевые, отраслевые, профессиональные и иные) нормы труда. Они разрабатываются и утверждаются в порядке, установленном уполномоченным Правительством РФ федеральным органом исполнительной власти <3>. Правительство РФ определило этот порядок, наделив полномочиями по разработке и установлению необходимых для регулирования производительности труда типовых нормативов и норм труда федеральные органы исполнительной власти, на которые возложены управление, регулирование и координация деятельности в отрасли (подотрасли) экономики. Данные органы утверждают нормы в соответствии с правилами подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти. Типовые профессиональные, отраслевые и иные нормы труда утверждаются федеральным органом исполнительной власти по согласованию с Минздравсоцразвития. Типовые межотраслевые нормы труда утверждаются самим Минздравсоцразвития. Пересмотр типовых норм труда в случаях, предусмотренных законодательством РФ, осуществляется в порядке, установленном для их разработки и утверждения.

<3> Постановление Правительства РФ от 11.11.2002 N 804 "О Правилах разработки и утверждения типовых норм труда".

В ст. 162 ТК РФ указано, что локальные нормативные акты, предусматривающие введение, замену и пересмотр норм труда, принимаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников. О введении новых норм труда работники должны быть извещены не позднее чем за два месяца. Это же правило по аналогии применяется при замене и пересмотре действующих норм труда.

Ознакомившись с базовой терминологией и иными основополагающими правилами, рассмотрим в общих чертах процесс определения штатной численности кадровиков бюджетных учреждений.

Процесс установления штатной численности кадровиков

В Рекомендациях разъясняется, что бюджетные учреждения должны применять по аналогии нормы следующих руководящих актов (если их положения не содержат оговорки об исключении из сферы их применения "бюджетников"): Нормативы численности работников отделов подготовки кадров (бюро, секторов) на предприятиях <4>, Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров (далее - Укрупненные нормативы) <5>, Нормативы предельной численности работников кадровых служб и бухгалтерий федеральных органов исполнительной власти <6> (далее - Нормативы численности).

<4> Утверждены Постановлением Госкомтруда СССР, Секретариата ВЦСПС от 06.07.1989 N 223/13-15.
<5> Утверждены Постановлением Минтруда СССР от 14.11.1991 N 78.
<6> Утверждены Постановлением Минтруда России от 05.06.2002 N 39.

Из этих нормативов следует, что они предназначены для определения и обоснования штатной численности работников указанных структурных подразделений, оптимального подбора, расстановки и использования кадров, правильного распределения работ между исполнителями, а также установления должностных обязанностей.

Как правило, все официально принятые нормативы численности содержат три раздела: общая часть, раздел об организации труда и нормативная часть. Кроме этого, в них обязательно приводится пример расчета нормативной численности работников, в частности, кадровой службы. Обратим внимание читателей также на то, что в методиках расчета численности кадровиков отмечается: в случаях, когда численность обслуживаемых работников менее 100 человек, а курируемое количество подведомственных организаций, имеющих самостоятельный баланс, менее пяти, могут быть применены местные и отраслевые нормативы численности работников кадровой службы.

Рассмотрим действия руководства организации по определению количественного состава отдела кадров.

Организационная составляющая нормирования труда кадровиков

Деятельность работников отдела кадров регламентируется специальным и общим законодательством РФ, их должностными инструкциями, положениями о структурных подразделениях бюджетных учреждений. Поэтому прежде всего нужно, руководствуясь Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих <7> (далее - Квалификационный справочник служащих), разработать или привести в соответствие с его положениями имеющиеся в организации должностные инструкции кадровиков и положение об отделе кадров. Учтите, что должностные инструкции кадровиков целесообразно издавать как отдельный локальный акт, регулирующий права и обязанности отдельных категорий работников отдела кадров. Если же инструкция составляет часть трудового договора, то каждое ее изменение потребует соблюдения правил ст. 72 ТК РФ.

<7> Утвержден Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 N 37.

К сотрудникам, потенциально связанным с работой по управлению персоналом, в крупных бюджетных учреждениях могут относиться:

• заместитель директора по управлению персоналом;
• начальник отдела кадров;
• начальник отдела подготовки кадров;
• менеджер по персоналу;
• заведующий бюро пропусков;
• специалист по кадрам;
• инженер по подготовке кадров;
• психолог;
• социолог;
• физиолог;
• инспектор по кадрам;
• дежурный бюро пропусков;
• табельщик.

При создании или приведении указанных локальных актов в соответствие с Квалификационным справочником служащих нужно эти документы творчески переработать, оставив в них только те трудовые обязанности, которые должен выполнять отдел кадров исходя из императивных требований законодательства. К обязательным согласно Нормативам численности относятся следующие функции отдела кадров:

• организация и координация работы по подбору и расстановке кадров;
• осуществление персонального учета личного состава, ведение личных дел работников;
• учет, ведение, хранение и выдача трудовых книжек;
• подготовка к утверждению и ведение штатного расписания;
• формирование кадрового резерва для замещения руководящих должностей структурных подразделений;
• консультирование работников по вопросам, относящимся к кадровой службе;
• организация проверки сведений, сообщаемых гражданином при поступлении на работу (в случаях, определенных законом);
• организация и проведение совещаний и семинаров с работниками кадровой службы;
• подготовка трудовых договоров, приказов о приеме и увольнении, поощрении работников;
• проведение аттестации работников;
• участие в проведении конкурсов на замещение вакантных должностей;
• подготовка необходимых документов и присвоение квалификационных разрядов работникам;
• организация работы по подготовке и переподготовке кадров, повышению квалификации;
• координация работы по подбору и расстановке кадров подведомственных учреждений и организаций;
• обеспечение контроля за соблюдением законодательства РФ, касающегося кадровой политики;
• рассмотрение писем, жалоб и заявлений граждан по вопросам, относящимся к компетенции кадровой службы;
• подготовка материалов и представление к награждению отличившихся работников.

Как в положении об отделе кадров, так и в должностных инструкциях кадровиков должны быть отражены их обязанности, компетенция отдела кадров, и их нужно утвердить у руководителя учреждения.

Следующий этап - подготовка процедуры нормирования численности работников этого структурного подразделения.

Нормативная составляющая

Во-первых, он вправе воспользоваться нормативом численности, определенным как типовые штаты, установленные на основе норм времени обслуживания, нагрузки. Для этого применяются по аналогии Нормативы численности. В них есть Пример расчета нормативной численности работников кадровой службы и таблица норматива предельной численности таких работников, в которой указано, как зависит количественный состав отдела кадров от числа работников бюджетного учреждения.

Во-вторых, можно детально определить минимальное количество категорий кадровых работников, необходимое для выполнения предполагаемого объема работ. Для этого нужно воспользоваться Нормативами численности работников отделов подготовки кадров (бюро, секторов) на предприятиях (при установлении такого норматива исходят из того, какой объем работ будут выполнять инженеры по подготовке кадров в конкретной бюджетной организации) и Укрупненными нормативами.

За точку отсчета нужно брать весь тот объем работ, который определен в законодательстве для работников по подготовке кадров, а именно:

• планирование непрерывного обучения кадров;
• организация непрерывного профессионального и экономического обучения рабочих;
• организация индивидуального обучения рабочих;
• организация непрерывного обучения руководителей, специалистов и служащих;
• участие в организации обучения по повышению общеобразовательного уровня работников (совместно с отделом кадров);
• контроль за ведением учебного процесса;
• организация и оформление прохождения производственной практики учащихся и студентов;
• организация общественно полезного, производительного труда школьников и работа по профориентации молодежи;
• организация практического обучения молодых специалистов в период прохождения ими стажировки;
• участие в организации и проведении смотров (конкурсов) профессионального мастерства;
• участие в анализе результатов обучения;
• составление сметы затрат на все виды обучения;
• составление отчетов о профессиональном и экономическом обучении кадров.

Далее из этого списка выделяются те позиции, которые реально будут выполняться в конкретном бюджетном учреждении, не имеющем, например, договорных отношений на проведение в нем производственной практики учащихся и студентов. Исходя из результата и создается положение о подготовке кадров, а потом на его базе разрабатываются должностные инструкции работников по подготовке кадров.

Затем с помощью методики определения штатной численности работников по подготовке кадров, содержащейся в Нормативах численности работников отделов подготовки кадров (бюро, секторов) на предприятиях, и с учетом количества ежегодно обучаемого персонала бюджетного учреждения определяется число полных или неполных ставок в штатном расписании для этой категории работников. При незначительном объеме таких работ, например только на 0,25 ставки, имеет смысл (в силу ст. ст. 60.2, 150 и 151 ТК РФ) уполномочить на их выполнение специалиста по кадрам, получив на это его согласие.

Для самостоятельного расчета категорий и штатных единиц сотрудников отдела кадров потребуется использовать Укрупненные нормативы. Они предназначены для определения затрат рабочего времени на работы по комплектованию и учету кадров, табельному и военному учету и рекомендуются для установления заданий, а также обоснования численности лиц, занятых этими работами. В частности, в этом руководстве содержатся нормативы оперативного времени в человеко-часах на принятую единицу измерения объема работы, в которую входят следующие виды работ:

• оформление документов при приеме на работу рабочих и служащих;
• оформление документов при увольнении рабочих и служащих;
• оформление и учет трудовых книжек;
• оформление документов по учету движения кадров;
• составление статистической отчетности по учету личного состава;
• составление справок, участие в разработке планов и другие работы, выполняемые работниками по комплектованию и учету кадров;
• работы по табельному учету;
• работы в бюро пропусков;
• работы в военно-учетном столе;
• работы, связанные с АСУП-кадры;
• прочие.

С помощью методик, приведенных в этом документе, можно определить количество штатных единиц, необходимых для работы по комплектованию и учету кадров (выполняет инспектор по кадрам), по табельному учету (табельщик), в бюро пропусков (дежурный бюро пропусков), в военно-учетном столе (инспектор).

Для наглядности рассмотрим пример расчета нормы времени и определения годовой трудоемкости нормируемых работ и численности работников по формулам из Укрупненных нормативов. Методика состоит из двух этапов.

I этап. Определяем нормы времени на выполнение единицы нормируемой работы по формуле:

К
Нвр = Топ (1 + ---),
100

где Нвр - нормы времени на выполнение конкретного нормируемого вида работы, чел.-ч;

Топ - норматив оперативного времени на выполнение данной работы, установленный по сборнику, чел.-ч;

К - коэффициент, учитывающий затраты времени на организационно-техническое обслуживание рабочего места, отдых (включая физкультурные паузы) и личные потребности, а также подготовительно-заключительные работы, в процентах от оперативного времени. По результатам анализа карт фотографий и самофотографий рабочего времени работников К принимается равным 8%.

Чтобы рассчитать норму времени на выполнение, например, операции "оформление документов при приеме на работу одного служащего", подставим в формулу данные из соответствующих таблиц Укрупненных нормативов (таблицы разработаны Центральным бюро нормативов по труду Всесоюзного центра производительности труда и потому имеют статус научно обоснованных). Нвр = 0,74 x (1 + 8 / 100) = 0, 74 x 1,08 = 0,8 (чел.-ч).

Далее нужно было бы брать из Укрупненных нормативов по очереди данные на все операции, которые выполняет кадровик согласно должностной инструкции и положению об отделе кадров. Мы для примера посчитаем норму времени на выполнение операции "оформление и учет трудовых книжек" при условии выписки одной трудовой книжки, внесения одной записи и снятия одной копии с десятью записями: Нвр = (0,11 + 0,07 + 0,62) x (1 + 8 / 100) = 0,9 (чел.-ч).

II этап. Когда подобным образом просчитаны все выполняемые кадровиком операции, можно узнать годовую трудоемкость нормируемых работ. Она определяется с учетом объема каждого вида выполняемых работ по формуле:

N
Тн = SUM Нвр. i x Vi,
i=1

где Тн - годовая трудоемкость нормируемых работ, чел.-ч;

Нвр. i - норма времени на выполнение конкретного вида нормируемой работы (комплекса операций), чел.-ч;

Vi - объем конкретного вида нормируемых работ (комплекса операций, операций), выполняемых за год, чел.-ч;

i = 1, 2... n - виды нормируемых работ (комплекса операций, операций).

Затем по подобной формуле устанавливается годовая трудоемкость работ (Тнн), не предусмотренных в таблицах Укрупненных нормативов. Но перед этим экономисты по труду или нормировщики, то есть специалисты по организации труда <8>, владеющие, в частности, методами определения производительности труда, учета и анализа показателей по труду, должны определить нормы времени на выполнение этих операций.

<8> Специалисты по организации труда обязаны иметь высшее профессиональное (экономическое) образование и пройти специализацию, овладев, например, знаниями о социальном развитии коллектива, методах определения численности работников, основах технологии производства, возможностях применения вычислительной техники для осуществления расчетов и учета показателей по труду и правилах ее эксплуатации (см. Квалификационный справочник служащих).

И лишь потом определяется общая годовая трудоемкость работ, выполняемых отделом кадров, по формуле:

То = Тн + Тнн.

На ее основе, взяв из Укрупненных нормативов сведения о полезном фонде рабочего времени одного работника за год или рассчитав его самостоятельно, можно, вычленив из общего То или рассчитав особое Тоо, указывающее на годовую трудоемкость отдельных видов работ, определить расчетную численность кадровиков по направлениям их деятельности.

Приведем расчет численности инспекторов по кадрам условной организации:

Ч = То / Фп,

где То - суммарная трудоемкость работ инспекторов в год, чел.-ч (5500 - из таблицы 1 Укрупненных нормативов);

Фп - полезный фонд рабочего времени одного работника за год (принято 1910 ч).

Тогда Ч = (5500 + 70) / 1910 = 2,9 чел., где 70 (чел.-ч) - годовая трудоемкость работ, не предусмотренных Укрупненными нормативами. Получаем, что в условной организации требуется для выполнения работ по комплектованию и учету кадров штат инспекторов по кадрам в количестве трех человек.

Расчет численности табельщиков проще. Она определяется путем деления среднесписочной численности работников на норму обслуживания, установленную по нормативам времени. Для этого нужно применить формулу:

Ч = Чос / Нобс,

где Чос - среднесписочная численность работников, чел.;

Нобс - норма обслуживания, определенная из соответствующих сборников нормативов или полученная расчетным путем, чел..

Итак, нормирование труда - это достаточно сложная задача, так как за основу расчетов нужно брать соответствующие методики, содержащие довольно-таки непростые математические формулы. При неиспользовании типовых штатов необходимо привлекать к этой работе специалистов по нормированию труда.

Н.А.Бриллиантова

профессор,

заместитель заведующего

кафедрой трудового права

и права социального обеспечения АТиСО,

ученый секретарь

докторского диссертационного совета

при АТиСО

В.В.Архипов

практикующий юрист

Введение 3

Глава 1 Основные понятия: «штат» и «штатное расписание» 5

Глава 2 Методика расчета штатного расписания 9

2.1 Расчет штатного расписания 9

2.2 Внесение изменений в штатное расписание 25

Заключение 27

Приложение 29

Список использованной литературы 30

ВВЕДЕНИЕ

В условиях необходимости стабилизации и подъема экономики, роста эффективности труда руководителей, специалистов и служащих и усиления их воздействия на конечные результаты работы организаций возрастает потребность в обоснованном установлении их численности, в выявлении резервов для сокращения излишней численности работников за счет более рационального использования фонда рабочего времени и установления оптимальной их нагрузки, которая позволяла бы сохранить не только прежний уровень эффективности их труда, но и повысить его.

Указанные обстоятельства усиливают необходимость совершенствования системы межотраслевых, отраслевых и местных нормативных материалов.

В связи с этим особое значение имеет многоцелевое, эффективное применение межотраслевых и отраслевых нормативов по труду в бюджетных организациях.

Нормативная база бюджетной организации должна быть комплексной, т.е. состоять из разных видов норм и нормативов различных уровней укрупнения. Она должна иметь многоцелевое назначение, а именно: обеспечение обоснованного установления штатной численности работников организации и их функциональных подразделений, распределение численности работников по должностям, профессиям, установление нормированных заданий, определение трудоемкости работ, подготовка должностных инструкций и штатных расписаний.

В соответствии с изменениями в экономическом и социальном развитии страны существенно меняется и политика в области нормирования и оплаты труда, социальной поддержке и защиты работников. Многие функции государства по реализации этой политики возложены непосредственно на предприятия, которые самостоятельно устанавливают формы, системы и размеры оплаты труда, материального стимулирования его результатов. Понятия нормирование и оплата труда тесно взаимосвязаны. Для начала нужно дать определение каждому из них.

Нормирование труда – это часть организации труда на предприятии. Под нормированием труда понимают процесс установления научно-обоснованных норм затрат труда на выполнение работ. Научно-обоснованные нормы предполагают учет технических и технологических возможностей производства, учет особенностей применяемых предметов труда, его физиологически оправданную интенсивность, нормальные условия труда.

Понятие «оплата труда» наполнилось новым содержанием и охватывает все виды заработков (а также различных видов премии, доплат, надбавок и социальных льгот), начисленных в денежных и натуральных формах (независимо от источников финансирования), включая денежные суммы, начисленные работникам в соответствии с законодательством за не проработанное время (ежегодный отпуск, праздничные дни и тому подобное).

Таким образом, трудовые доходы каждого работника определяются его личным вкладом с учетом конечных результатов работы предприятия, регулируется налогами и максимальными размерами не ограничиваются. Минимальный размер оплаты труда работников всех организационно-правовых форм собственности устанавливаются законодательством. Уставной юридической формой регулирования трудовых отношений, в том числе в области оплаты труда работников, становится коллективный договор предприятия, в котором фиксируются все условия оплаты труда, входящие в компетенцию предприятия. Оплата труда работников предприятия производится, как правило, на основе должностных окладов, которые устанавливаются в соответствии с должностью и квалификацией. Схема должностных окладов отражается в штатном расписании предприятия. До введения в действие постановления Госкомстата России правового акта федерального уровня, который бы устанавливал форму и порядок составления штатного расписания для всех без исключения организаций, не существовало. Поэтому каждая организация составляла этот локальный нормативный акт по-своему. На протяжении длительного времени обязательность штатного расписания, особенно для малых и средних компаний любой сферы деятельности (в том числе и промышленности), вообще ставилась под сомнение. Постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 года № 26 утверждена унифицированная форма Т-3 «Штатное расписание» (приложение 1). Поэтому в своей работе я попробую разобраться, как правильно составить штатное расписание и работать с ним.

1. Основные понятия: «штат» и «штатное расписание»

Штат – это состав работников организации, определяемый руководством на определенный период.

Различные источники дают различные определения понятию «штатное расписание», но, в принципе, суть их сводится к следующему: штатное расписание - это организационно-распорядительный документ, в котором отражается структура организации, содержится перечень должностей с указанием их количества и размеров должностных окладов. Также в штатном расписании отражается размер надбавок и доплат, существующих в данной организации, применительно к конкретным должностям.

Штатное расписание - локальный нормативный акт, в котором в сводном виде фиксируется сложившееся на предприятии разделение труда между работниками, отраженное в должностных (рабочих) инструкциях, а также указывается фонд заработной платы.

Штатное расписание является весьма удобным инструментом для работодателя, выполняющим сразу несколько функций. Так, штатное расписание:
- позволяет четко проследить организационную структуру компании (ее

структурные подразделения);

Закрепляет штатную численность структурных подразделений и количество штатных единиц по каждой должности (профессии);
- позволяет проследить систему оплаты труда для работников структурных подразделений;

Устанавливает и закрепляет размеры надбавок;

Облегчает отслеживание вакансий и осуществление подбора персонала на данные вакансии.

Штатное расписание, как правило, группирует должности по подразделениям и позволяет сравнивать эти подразделения по численности занятых в них работников, набору должностей и квалификационных групп (т.е. по их квалификационному составу), уровню оплаты одноименных должностей и квалификационных групп. Данная группировка позволяет осуществлять анализ загрузки работников, объем и качество выполняемых ими работ, целесообразность разделения труда, а так же вопросы нормирования и качества труда.

Штатное расписание - кадровый документ, который есть в большинстве организаций.

В ТК РФ штатное расписание упоминается в ст. 15, содержащей определение трудовых отношений и в ст. 57, согласно которой существенным условием трудового договора является трудовая функция, а именно: работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации, конкретный вид поручаемой работнику работы.

Штатное расписание используется не только для определения уровня оплаты труда, но и для закрепления структуры управления предприятием; нормирования численности работников, в том числе в профессионально-квалификационном разрезе; контроля за административно-управленческими расходами, как основание для установления доплаты за увеличение объема работ. Как нормативный документ штатное расписание может выполнять функцию социальной защиты: индивидуальные условия оплаты по трудовому договору с работниками не должны быть ниже предусмотренных штатным расписанием и коллективным договором.

Целесообразно в разрабатываемое штатное расписание закладывать возможное совмещение профессий работников с выплатой вознаграждений (персональных надбавок) в размере от 50 до 100% от гарантированного размера заработной платы по совмещаемой должности. Это гарантированно дает экономию затрат на содержание рабочих мест. Штатное расписание с учетом инфляции и ротации кадров необходимо корректировать 1-2 раза в год, путем индексации окладов и тарифных ставок. Существуют три самых распространенных способа индексации заработной платы сотрудников:

Путем установления заработной платы и персональных надбавок в долларах с расчетом рублевого эквивалента ежемесячно по среднему курсу ЦБ РФ;

Путем привязки заработной платы к минимальному размеру оплаты труда работников бюджетной сферы с помощью коэффициентов по различным должностям;

Путем установления заработной платы в рублях с введением индексного коэффициента на уровень инфляции. Например, если годовая инфляция 5%, то размер коэффициента – 1,05 для всех работников.

В целях сохранения коммерческой тайны (размера заработной платы и перечня должностей) штатное расписание (форма Т-3) обычно составляется в двух экземплярах для директора и главного бухгалтера. Во все остальные подразделения доводятся только соответствующие части штатного расписания, а в отделы кадров – информация по вакантным должностям.

Необходимо отметить, что формирование штатного расписания достаточно сложный процесс, состоящий из нескольких этапов и требующий привлечения не только специалистов службы персонала, но и экономистов. В разных организациях функции по составлению штатного расписания выполняются разными структурными подразделениями. Возлагая на работников какого-либо структурного подразделения ответственность за формирование штатного расписания, руководство нередко отталкивается от размера организации. На сегодняшний день в России существуют как большие организации с численностью персонала свыше 500 человек, так и малые предприятия, численность которых не превышает 50 сотрудников. Есть также предприниматели без образования юридического лица, у которых работают наемные работники. Поскольку в большинстве малых предприятий и у индивидуальных предпринимателей нет ни отделов кадров, ни отделов организации и оплаты труда, то составлением штатного расписания занимаются сотрудники бухгалтерии, руководители или сами предприниматели. В средних предприятиях (от 100 человек), как правило, присутствует отдел кадров или служба персонала и, соответственно, функции составления и внесения изменений в штатное расписание передаются им (но нередки случаи, когда составлением и изменением штатного расписания опять же занимаются сотрудники бухгалтерии). В крупных компаниях, имеющих в своем составе как отделы кадров или службы персонала, так и отделы организации и оплаты труда, разработкой штатного расписания занимаются названные подразделения.

Численность работников по штату — это официально утвержденное количество сотрудников, необходимое для достижения целей организации.

Кто входит в штатную численность работников

Для ответа на этот вопрос сначала выясним, какая количественная характеристика имеется в виду. В практической деятельности могут использоваться такие разновидности:

1. Нормативная. Это некий эталон. В его основе лежат нормативы и определенные на их основе нормы.
2. Плановая. Это прогнозный показатель. Он отражает потребность в кадрах на будущий период и выявляется на основе анализа периодов прошлых.
3. Среднесписочная. Это результат анализа количества сотрудников за период. Он не учитывает подрядчиков и внешних совместителей.
4. Штатная. Это число членов трудового коллектива в соответствии со штатным расписанием.
5. Фактическая. Это количество работников, трудящихся на предприятии в конкретный момент.
6. Явочная. Это число сотрудников в момент анализа пребывающих на рабочем месте (фактическая за минусом отпускников, болеющих, декретниц и т. п.).

Штатная и фактическая численность работников — это показатели, различающиеся на количество сезонных работников, практикантов и любых других кадров, привлекаемых временно, по особой необходимости.

Расчет штатной численности работников

Если с фактической и явочной все относительно ясно, то остальные виды требуют сложных вычислительных операций. Также понадобится знание нормативов. Взять их можно из справочников либо внутрифирменных локальных актов.

В отдельных случаях можно пользоваться нормативными документами. Примером являются «Рекомендации по определению штатной численности работников бюджетных организаций на основе нормативов по труду» (утв. Росздравом).

Начнем с формулы, опирающейся на норматив времени:

ШЧ = ОЗВг / ПНФ1 × КН,

• ОЗВг — общие затраты времени на все работы (или их вид, если считаем показатель по подразделению) за год;
• ПНФ1 — плановый нормативный фонд рабочего времени на одного сотрудника (годовой);
• КН — коэффициент невыходов.

Коэффициент невыходов — это индекс, который помогает учесть пропуски рабочего времени (больничные, внеочередные отпуска и т. п.).

КН = 1 + НВ / НФ1 × ССЧ,

• НВ — суммарное время невыходов за год;
• НФ1 — нормативный фонд рабочего времени на одного сотрудника (годовой);
• ССЧ — среднесписочная численность штатных работников, рассчитать которую нужно за последние два года.

Также можно использовать формулу, учитывающую и план по выпуску продукции:

ШЧ = ПОР / (ОЗВг × ПВ × КВН) × КН,

• ПВ — планируемая выработка;
• КВН — коэффициент выполнения норм;
• ПОР — планируемый объем работ.

А теперь посмотрим, как это применяется на практике.

Пример расчета

Возьмем для примера частную школу. Когда ее открывали, директор опирался на нормативы штатной численности работников образовательных организаций, утвержденные приказом регионального профильного ведомства. Для наглядности возьмем Приказ Департамента образования Тверской области № 409 от 31.05.2005.

В школе четыре класса, в которых обучаются 100 детей. В этом случае учреждению положено 17 сотрудников. Но директор решил, что затраты на персонал не окупают себя, и поручил бухгалтеру найти возможность для его сокращения.

Последний определил такие данные:

• ОЗВг — 3700 часов;
• НФ1 — 600 часов;
• ПНФ1 — 590 часов;
• ССЧ — 17 человек;
• НВ — 180 часов.

Предельная штатная численность работников — это то число, которое он получит, подставив эти данные в формулу.

КН = 1 + 45 / 600 × 17 = 2,3.

ШЧ = 3700 / 590 × 2,3 = 14,4.

Полученное число нужно округлить до целого (всегда в сторону увеличения, поскольку речь идет о людях). Получается 15 человек, поэтому для экономии ресурсов двоих можно сократить.

Как утвердить новый документ или внести изменения в существующий

Итак, необходимость кадровых преобразований очевидна. Теперь необходимо закрепить это. Для этого кадровая служба разрабатывает новое штатное расписание. Для этого можно использовать форму Т-3, утвержденную . Однако с 01.01.2013 она не является обязательной, поэтому допускается разработка собственной.

Рано или поздно предприниматель нанимает в компанию сотрудников. По мере роста бизнеса увеличивается и штатная численность организации. Чем больше персонала, тем сложнее становится определение того, какая же у вас фактическая численность работников. Нужно разобраться, для чего нужен этот показатель и как его рассчитать за 1 отчетный период.

Понятие штатного расписания упоминается в ст. 57 Трудового кодекса РФ. Штатное расписание является нормативным документом внутреннего характера, заполняется по форме Т-3 , установленной Постановлением Госкомстата №1. Оно может меняться в зависимости от расширения или изменения условий деятельности предприятия. По этому документу рассчитывается количество работников.

Виды численности персонала

Вам нужно знать, что существуют различные типы численности сотрудников, которые по-разному отражаются в налоговой декларации и других отчетах.

Виды численности сотрудников:

1. Нормативная численность.

Определяется нормами труда и объемом необходимых к выполнению работ. Ее значение должно быть идеализировано.

2. Плановая численность.

Она чуть более реалистична относительно текущего времени, чем нормативная, но все же приближена к ней. На такую численность влияют факторы производительности труда, переменчивая специфика самой организации.

3. Штатная численность.

В состав входят лишь те сотрудники, которые установлены штатным расписанием предприятия. К ним не относятся сезонные работники.

4. Фактическая численность работников.

Устанавливается на конкретную дату и включает всех фактически работающих на предприятии сотрудников.

5. Явочная численность.

Включает всех тех сотрудников, которые находятся на своем рабочем месте.

6. Среднесписочная численность.

Такой показатель высчитывается за отчетный период в виде среднего значения количества сотрудников, выполнявших работу полный или неполный день, относительно отработанного ими времени.

Расчет необходимой штатной численности сотрудников

Для определения необходимой штатной численности нужно учесть:

1. Планируемый объем работ на рассматриваемый период (например, выручка за год).
2. Фонд рабочего времени на этот же период (если в часах, то количество часов работы за весь рассматриваемый период).
3. Предполагаемая выработка (выручка) одного сотрудника в час.
4. Коэффициент выполнения запланированных норм (плановая выручка за предстоящий год делится на фактическую выручку прошлого года).

Кроме того, что работники предприятия пребывают на рабочем месте в отведенное время, они периодически уходят в отпуск, на больничный, берут отгулы. Поэтому вам необходимо определить коэффициент невыхода на работу своих сотрудников. Этот показатель рассчитывается в часах.

Формула для расчета коэффициента: 1 × % не вышедших на работу сотрудников от общего количества / 100.

Для определения нормативной численности применяется формула: (рабочее время × предполагаемая выработка × предполагаемая выручка × коэффициент выполнения запланированных норм) / плановый объем работ.

(Рабочее время × предполагаемая выработка × предполагаемая выручка × коэффициент выполнения запланированных норм) / плановый объем работ = нормативная численность работников.

В итоге штатная численность в оптимальном размере будет = нормативная численность × коэффициент невыхода на работу сотрудников.

Фактическая численность работников

Определение фактической численности происходит по , который ведется на предприятии, поэтому нужно учесть дату выхода на работу каждого сотрудника.

Для отчета перед Росстатом введено понятие «среднесписочная численность». Согласно п. 77 Приказа Федеральной службы государственной статистики №428, для учета берутся списочные сотрудники предприятия, внешние совместители, работники по договорам гражданско-правового характера. Рассчитывается такая численность путем выяснения среднего количества сотрудников, работающих полный рабочий день, относительно каждого календарного месяца. Отдельно считается количество сотрудников, которые работают на полставки.

Определение фактической численности происходит по табелю рабочего времени.

Часто случается так, что фактическая численность на предприятии больше штатной. Связано это с привлечением , работа которых нужна лишь периодически. Превышение штатной численности недопустимо лишь предпринимателям, которые работают на упрощенной системе налогообложения (УСН) или патенте (ПСН). На УСН количество работников не должно превысить 100, а на патенте – 15.

Численность работников организации определяет эффективность коммерческой деятельности. Нужно серьезно подходить к установлению штатного расписания. Кроме планируемых людей в штате, руководитель должен учесть и тех, которые будут на него работать по факту. Превышение работников в штате или, наоборот, их недобор говорит о том, что свое штатное расписание вам необходимо пересмотреть.

Научно обоснованное нормирование труда позволяет рассчи­тать потребную численность работающих по профессиям, квали­фикации, осуществить расстановку людей по подразделениям и тем самым заложить количественную базу для формирования системы управления персоналом.

В отечественных организациях для расчета численности рабочих применяются следующие виды норм: нормы времени, нормы выработки, нормы обслуживания, нормы времени обслуживания, нормы численности .

Норма времени - затраты времени на выполнение единицы работы одним рабочим или группой рабочих соответствующей квалификации. Норму времени, установленную на операцию или единицу из­делия, называют нормой штучного времени . Величина штучной нормы времени складывается из затрат времени на работу ма­шин и механизмов, действий рабочего и перерывов, без кото­рых невозможно выполнить заданную работу.

В общем виде состав штучной нормы можно представить следующей формулой:

Т о - основное время;

Т в - вспомогательное время;

Тоб - время обслуживания рабочего места;

Т отл - время на отдых и личные надобности;

Т пт - время неустранимых перерывов, ус­тановленных технологией и организацией производства.

Величина основного времени определяется расчетным путем с помощью соответствующих нормативов.

Величина вспомогательного времени, затрачиваемого рабо­чим на выполнение действий, без которых не­возможно осуществить основную задачу технологического про­цесса (установить деталь, включить, выклю­чить оборудование и т.п.), рассчитывается с помощью соответствующих нормативов времени либо на основании данных хронометражных наблюде­ний.

Величина затрат по обслуживанию ра­бочего места определяется по нормативам либо с помощью фото­графии рабочего времени. Величина и содержание Т об зависят от характера выполняемой работы, вида оборудования, типа произ­водства, установленного порядка в обслуживании рабочих мест. Оно делится на время технического обслуживания (Т тех), устанавливаемое в процентах от основного времени (а тсх), и время организационного обслуживания (Т орг), устанавливаемое в процен­тах от оперативного времени (а орг).

Для условий массового и крупносерийного производства норму штучного вре­мени можно определить с помощью формулы

, где

Т ш - оперативное время (Т оп = Т о + Т);

а отл - время на отдых и личные надобности, % от оперативного времени;

а орг - время организационного обслуживания, % от оперативного времени; а пт - время технологически неизбежных потерь, % от оперативного времени;

а тех - время на техническое обслужива­ние, % от основного времени.

Для условий серийного, мелкосерийного и единичного производства время на обслуживание рабочего места устанавливается сум­марно в % от оперативного времени. В этом случае формула нор­мы штучного времени выглядит следующим образом:

При проведении технико-экономических расчетов, состав­лении калькуляций, определении себестоимости продукции возникает необходимость в определении нормы штучно-каль­куляционного времени Т шк, величину которого можно опреде­лить с помощью формулы

Т пз - норма подготовительно-заключительного времени;

п - количество деталей в партии.

Подготовительно-заключительное время дается один раз на всю партию изделий. Величина Т пз устанавливается с помощью нормативов по укрупненным комплексам: ознакомление с ра­ботой, чертежами, технологией; наладка оборудования, уста­новка приспособлений, инструмента; пробная обработка дета­лей; получение инструмента, приспособлений; сдача готовой продукции. В массовом производстве понятия штучного и штуч­но-калькуляционного времени совпадают, так как подготови­тельно-заключительные работы, связанные с партией деталей, чаще всего отсутствуют.

Нормы выработки применяются для расчета численности работающих, планирования производительности труда, органи­зации заработной платы в таких видах производств, где продукт труда является однородным и может быть измерен в натуральных величинах (штуках, литрах, тоннах). Исходной величиной для расчета часовых, сменных, месячных норм выработки является норма штучного времени. При этом между нормой времени и нормой выработки существует обратно пропорциональная связь: любое уменьшение нормы времени сразу же приводит к соответ­ствующему увеличению нормы выработки, и наоборот. Математи­чески соотношение между ними можно выразить с помощью следующих формул:

- норма выработки
- продолжительность смены

,

где х - процент снижения нормы времени;

у - процент повыше­ния нормы выработки.

Расчет численности работающих по профессиям и квалифи­кации с помощью норм штучного времени и норм выработки не представляет сложности. Для этого в первом случае достаточ­но объем предстоящих работ, вычисленный в нормо-часах, по­делить на фонд времени работника.

, где

- объем работ данного вида и сложности

А во втором случае - объем работ, выраженный в натуральных единицах, поделить на соот­ветствующую норму выработки.

При расчете численности работающих необходимо различать явочную и списочную численность. Списочная численность превышает явочную, так как в ней учитываются планируемые невыходы на работу во время отпуска, болезни, по семейным обстоятельствам и т.п. Чтобы определить списочную численность Н сч, необходимо умножить явочную численность Н ч на коэффи­циент, учитывающий планируемые невыходы на работу:

, где

- коэффициент невыходов на работу

- списочная численность

- явочная численность

Нормы обслуживания применяются для нормирования труда и расчета численности основных рабочих-многостаночников, а также ряда профессий вспомогательных рабочих. При этом под нормой обслуживания понимается количество единиц оборудо­вания, производственных площадей, число рабочих мест или других объектов, которые должны обслуживаться одним рабо­чим или группой рабочих соответствующей квалификации.

В общем случае явочная численность работающих рассчитывается с помощью норм обслуживания по формуле

, где

Н о - норма обслуживания;

К см - коэффициент сменности работы на обслуживаемом оборудовании.

Нормы времени обслуживания позволяют учитывать трудоем­кость работ по обслуживанию единицы оборудования, произ­водственных площадей и других объектов в течение определен­ного периода. Подобного вида нормы применяются, например, для расчета численности слесарей и электромонтеров по межре­монтному обслуживанию оборудования. В этом случае они устанавливаются в единицах ремонтной сложности оборудова­ния или электроаппаратуры, обслуживаемых одним рабочим в одну смену. Количество ремонтных единиц обслуживаемого оборудования устанавливается с помощью системы планово-предупредительного ремонта. При этом учитывается и срок службы оборудования. В общем случае явочная численность работающих по межремонтному обслуживанию рассчитывается

, где

- количество ремонтных единиц в цехе

- норма времени обслуживания на ремонтную единицу в смену

- коэффициент сменности работы оборудования

Норма численности - число рабочих или дру­гих категорий работающих определенного профессионально-квалификационного состава, необходимых для обслуживания крупных агрегатов, складов и других объектов или выполнения опре­деленного круга работ.

Норма управляемости - число работников или подразделе­ний, которыми должен руководить один руководитель. Для ди­ректора завода, например, нормой управляемости является число его заместителей, а также число структурных подразделе­ний, находящихся в его непосредственном подчинении; для мастера - число рабочих или число бригадиров.

Норма соотношения являются разновидностью норм управляемости. Под нормой соотношения понимается число работников той или иной квалификации или должности, которое должно приходиться на одного работника другой квалификации или должности. С помощью норм соотношений устанавливаются прежде всего оптимальные соотношения между численностью ос­новных категорий управленческого персонала: руководителей, специалистов и других служащих, а также соотношения между отдельными должностными группами внутри этих категорий. Нор­мы соотношений выражаются отношением, приведенным к еди­нице, либо в виде размерных цепочек. К примеру, такое соотно­шение численности руководителей, специалистов и других служа­щих, как 1: 6: 10, означает, что в данном подразделении на одного руководителя приходится шесть специалистов и десять других служащих.

В реальных условиях при расстановке персонала необходимо учитывать разли­чия в численности явочного, списочного и среднесписочного состава работающих.

В явочный состав персонала включаются все работники, явившиеся на работу.

В списочный состав персонала включаются как работники, явившиеся на работу, так и работники, находящиеся в отпуске, командировке, не явившиеся по болезни, занятые выполнением государственных обязанностей и т.п.

Списочный состав персонала превышает по численности явочный состав примерно на 5-10%. Величина этого превышения устанавливается исходя из фактически сложившихся данных за предыдущие периоды и зависит от ряда факторов, прежде всего от демографического состава персонала и условий труда. Так, в организациях, где преобладает женский труд, где значитель­ный удельный вес в общей численности занимают лица пожило­го возраста, где неблагоприятны условия труда, различия в численности между списочным и явочным составом неизбежно возрастают.

Списочная численность персонала в связи с приемом и увольнением постоянно меняется и может быть дана только на определенную дату. Поэтому для характеристики численности персонала за месяц, квартал, год при планировании и учете определяют среднесписочную численность. Среднесписочная чис­ленность за месяц определяется путем суммирования списочно­го состава персонала за все дни месяца (включая выходные и праздничные дни) и деления результата на число календарных дней в месяце. При этом списочная численность персонала в выходные и праздничные дни берется по предшествующему ра­бочему дню.

Среднесписочная численность персонала за квартал (год) рассчитывается как сумма среднемесячной численности за этот период, деленная на соответствующее число месяцев. В спи­сочный состав персонала организации включаются все приня­тые на работу, связанную как с основной, так и с неосновной деятельностью. Включение в списочный состав производится со дня зачисления на работу.

В практике учета персонала различают также в зависимости от срока, на который заключен трудовой договор, постоянных, временных и сезонных работников.

К постоянным относятся работники, поступившие на работу без указания срока;

К вре­менным - поступившие на работу на заранее определенный срок;

К сезонным - поступившие на работу на период сезонных работ.

В результате непрерывно происходящего приема и увольне­ния работников состав персонала организации постоянно ме­няется. Это изменение называют оборотом кадров. При этом раз­личают оборот кадров по приему и оборот по увольнению. Величина оборота кадров определяется путем деления числа всех выбывших (оборот по увольнению) или всех принятых (оборот по приему) за определенный период на среднесписочную численность работающих за тот же период.

Для характеристики изменения численности персонала приме­няется также показатель сменяемости кадров. Он определяется как отношение меньшей величины из числа принятых или уволенных из организации заданный период к среднесписочной численно­сти и выражается в процентах.

Важной характеристикой стабильности трудового коллекти­ва является текучесть кадров, величина которой определяется путем деления числа уволенных по собственному желанию, за прогул и другие нарушения трудовой дисциплины за опреде­ленный период времени на среднесписочную численность ра­ботников за тот же период.