Пресс-конференция и пресс-тур

Практическое руководство

Москва – 2014 г

Пресс-конференция.

Одной из основных форм общения и установления личных контактов с журналистами является пресс-конференция. Это официальная встреча с прессой, на которой журналистам сообщают необходимую информацию и отвечают на их вопросы по заранее объявленной теме. Пресс-конференцию надо не просто провести, но и получить необходимые отзывы в СМИ.

Когда есть смысл созывать пресс-конференцию?

Пресс-конференцию выгодно созывать в том случае, если информация, предназначенная для СМИ, «тянет» на проведение развёрнутой кампании в прессе и требует общения с целым пулом журналистов одновременно.

Пример.

Приведём пример обоснованного созыва пресс-конференции в рамках проведения антикризисной кампании.

Несколько лет назад петербургский завод имени Степана Шаумяна оказался на грани кризиса. Спрос на автомобильное масло, которое завод производил, резко упал. Причина была в том, что питерский рынок заполонили частные торговцы, у которых цены на автомобильное масло были значительно ниже. Представители завода провели лабораторные исследования масел – заводского и того, что продают частники.

Результаты исследований оказались впечатляющими. Автомобильное масло, продаваемое частниками, по качеству не соответствовало элементарным нормам. Причём у всех! Полученная информация уже сама по себе была пригодна для проведения кампании в СМИ. Выбор формы общения с журналистами не оставлял сомнений - пресс-конференция.

Анонсирующий релиз под заголовком «Завод Степана Шаумяна объявляет войну автомобильной мафии» сработал как нельзя лучше! Материалы, полученные представителями СМИ на пресс-конференции от руководителей завода, подтверждённые заключениями экспертов, превратились в злободневные статьи, телевизионные и радио сюжеты. Почти вся питерская пресса написала об этом. Спрос на автомобильное масло, выпускаемое заводом Шаумяна, резко повысился. Предприятие успешно преодолело кризис.

О каких «мелочах» необходимо помнить?

Для представителей СМИ пресс-конференция начинается уже тогда, когда они отправляются по указанному в Вашем пресс-релизе адресу. Понятно, что место встречи они непременно найдут. Однако от того, как долго они будут искать, зависит настроение журналистов, которое, в свою очередь, может отразиться на тональности их публикаций. Поэтому, если пресс-конференция не проводится в каком-нибудь хорошо известном месте, следует приложить подробную информацию или план с указанием проезда. Также укажите виды городского транспорта, которыми можно воспользоваться, чтобы без проблем добраться до места проведения мероприятия. Изготовьте указатели в виде объявлений на входе в здание с информацией о том, где будет проходить пресс-конференция (этаж, комната). Сделайте внутри здания стрелки с текстом: «Пресс-конференция». Прикрепите соответствующие таблички на двери зала. Поставьте указатель «Регистрация» на стол, где фиксируется прибытие журналистов. Уместен указатель «Гардероб», особенно если он расположен не на виду.

Всем организаторам пресс-конференции необходимо иметь нагрудные «бейджи» с именем и фамилией, а также названием структуры (организации), которая проводит мероприятие. Журналисты должны видеть, к кому они могут обратиться по процедурным и другим вопросам.

На стол, за которым будут сидеть ведущие мероприятие, необходимо поставить таблички с фамилией, именем и отчеством каждого ньюсмейкера . Можно ограничиться именем и фамилией, но в этом случае имя должно быть обязательно поставлено перед фамилией , а не после неё (правильно - Пётр Градов, а не Градов Пётр). Эти данные должны быть указаны достаточно крупно и повторены на обратной стороне таблички (чтобы участник без труда смог найти своё место за столом ведущих). Должности ньюсмейкеров на табличках писать не обязательно. Всё равно, как бы Вы не старались, буквы получатся слишком мелкими, чтобы их можно было хорошо рассмотреть из зала. Должности должны быть указаны в пресс-релизе или других документах, составляющих пресс-кит.

Очень часто, помимо анонсирующего пресс-релиза, отправляемого в СМИ, возникает необходимость в дополнительном личном приглашении на пресс-конференцию конкретных журналистов или редакторов. В этом случае, адресату посылается именное приглашение.

Пример.

(Текст именного приглашения на пресс-конференцию).

Уважаемый_ _____________________________________

Приглашаем Вас принять участие в пресс-конференции, посвящённой подведению итогов российско - британского семинара «Музеи Санкт-Петербурга в новых экономических условиях», которая состоится 15 сентября 2011 г. в 18.00 по адресу: .

По окончании пресс-конференции – фуршет.

Оргкомитет

(Автобус в г. Пушкин отправляется 16.30 от МФ «Культурная инициатива»,).

Контактная информация _____________________

В каком случае журналисты довольны пресс-конференцией?

· Если она созвана в связи с событием действительно значимым для целевой аудитории печатного издания (телепрограммы, радиопрограммы).

· Если в ней принимают участие влиятельные люди.

· Если организаторы пресс-конференции прислали релиз в редакцию как минимум за неделю до её проведения (в ежемесячное издание - за месяц), и напомнили об этом событии ещё за день – два.

· Если пресс-конференция началась вовремя. Без задержек.

· Если пакет материалов (пресс-кит), полученный журналистом на пресс-конференции, помогает сориентироваться в теме, а не утонуть в ней .

· Если докладчики (выступающие) говорят коротко, внятно, озвучивают конкретные факты и не уходят от острых вопросов.

	При выборе места проведения пресс-конференции лучше отдайте предпочтение тому, которое находится в непосредственной близости от метро, имея в виду тот факт, что большинство журналистов будут добираться до места проведения общественным транспортом .
	Основной интерес для журналистов на пресс-конференции представляют «живые источники информации», то есть, те компетентные люди, которые владеют важными сведениями по заявленной теме. Представители прессы всегда сосредоточены на поиске новых и малоизвестных фактов. Им могут быть также интересны дополнительные детали, примеры, цифры помогающие раскрыть тему. Словом, всё то, что может сделать их журналистский материал содержательным и украсить его любопытными подробностями.
	Опыт показывает, что продолжительность плановой пресс-конференции не должна превышать по времени один час.
	Количество выступающих (открывающих пресс-конференцию докладчиков) не должно быть более двух-трёх человек. Регламент 3-5 минут каждому. Максимум 8-10 минут. Пресса, как правило, уже «в теме», поэтому основное время должны занимать ответы на вопросы журналистов.

План подготовки и проведения пресс-конференции.

Определение цели пресс-конференции. Определение целевых СМИ. Определение места, даты и времени проведения. Подготовка пресс-релиза и других раздаточных материалов. Рассылка в СМИ анонс-релизов и приглашений. Переговоры с конкретными журналистами и редакторами (в том числе о сотрудничестве на коммерческой основе). Предварительная репетиционная работа с участниками, которые будут выступать на пресс-конференции. Встреча и регистрация журналистов, пришедших на пресс-конференцию. Распространение раздаточных материалов, составляющих пресс-кит. Ведение пресс-конференции. При необходимости, общение с журналистами после пресс-конференции. Рассылка итогового пресс-релиза в СМИ, представители которых были приглашены, но не пришли. Практика показывает, что ваш материал может быть опубликован. Отслеживание выхода материалов и подготовка подборки статей по итогам пресс-конференции.

Пресс-тур.

Пресс-туром принято называть комплексное выездное мероприятие, подготовленное организацией (компанией) специально для журналистов, целью которого является ознакомление представителей СМИ с деятельностью предприятия, региона и. т.д.

Пресс-тур по времени может быть рассчитан как на несколько часов, так и на несколько дней. Всё зависит от того, какими возможностями обладают устроители этого мероприятия, и какие задачи они перед собой ставят.

Пресс-туры не проводят без поводов. Так что, наличие соответствующего общественно значимого повода, способного хоть как-то заинтересовать СМИ - обязательно. Например, открыли новое производство, запустили новую технологию, завершили строительство.

Пресс-тур всегда предполагает посещение журналистами нескольких объектов или мероприятий, даже если продолжительность встречи с прессой составляет 5-6 часов.

Пример.

(Программа пресс-тура, планируемая продолжительность - шесть часов).

13.10 – 14.10 Кофе – брейк.

14.20 - Отъезд на перекрёсток Московского проспекта по адресу…

14.50 – 15.20 Передача в дар городу и установка светодиодных светофоров

нового поколения. Подарок принимают___________________.

15.20 - Отъезд.

Отдел по связям с общественностью

Пример.

(Итоговый релиз пресс-тура, рассчитанного на три дня).

«Группа ГАЗ» обновляет дизельные двигатели!

На ярославском моторном заводе началось серийное производство высокоэкологичных двигателей ЯМЗ-650 по французской лицензии. Проектная мощность производства – 20 тыс. двигателей в год. Объём инвестиций вложенных в проект – 60 млн. евро.

Тяжёлый дизельный двигатель ЯМЗ-650 мощностью 303 кВт (412 л. с.) и объёмом 11 литров – это российская модификация французского двигателя DCi-11, лицензию на производство которого «Группа ГАЗ» приобрела у фирмы Renault Trucks (Франция) в 2009 году.

С 4-го квартала 2011 года по первую половину 2012 года двигатели ЯМЗ-650 будут собираться из комплектующих мировых производителей. Со второй половины 2012 года начнётся процесс производства узлов и деталей на российских предприятиях, в том числе, входящих в «Группу ГАЗ».

Основные потребители нового двигателя – РУП «МАЗ» (Республика Беларусь), (Россия), ХК «АвтоКрАЗ» (Украина), а также предприятия стран СНГ.

На пресс-конференции, посвящённой запуску в производство нового дизельного двигателя (проведённой в рамках пресс-тура), выступали: Председатель Правления «Группы ГАЗ» Сергей Занозин, генеральный директор Виктор Кадылкин, генеральный директор РУП «МАЗ» Николай Костень, Председатель Правительства Ярославской области Ирина Скороходова, президент Renault Trucks (Франция) Stefano Chmielewski. На мероприятии присутствовали журналисты из деловых и специализированных автомобильных изданий, представляющие федеральные СМИ, а также СМИ Ярославля и республики Беларусь.

Перед торжественным запуском нового двигателя на заводе, в присутствии гостей и журналистов, был отслужен водосвятный молебен на начало нового дела. На второй день пресс-тура журналисты были приглашены на полигон, где была организована тестовая поездка на автомобиле МАЗ с новым двигателем ЯМЗ-650.

Организационную и информационную поддержку пресс-тура осуществляло агентство по связям с общественностью Vanguard PR.

Галина Саяпина Координатор по внешним связям агентства Vanguard PR. Тел.: ________________________________________ ______@___________ www ._________________

Организация пресс-тура

Пресс-тур должен иметь четкую задачу по распространению информации о компании. В ходе этого мероприятия журналистам необходимо получить новые ценные для аудитории факты.

Как и другие мероприятия медиарилейшнз пресс-тур должен быть хорошо организован. Его не стоит превращать в обычную выездную вечеринку с прекрасной бесплатной едой и выпивкой (если только речь не идет именно о развлекательной прогулке). При плохой организации обманутые в своих ожиданиях или раздраженные журналисты могут подготовить совсем нежелательные материалы.

Организация пресс-тура начинается с планирования. Сначала определяются задачи, которые необходимо решить. Далее выбирается вид пресс-тура, место, время (даты и протяженность), транспорт, маршрут, место и условия размещения, определяется круг приглашаемых журналистов (возможно и других гостей), разрабатывается программа, решаются вопросы безопасности, изготавливаются необходимые материалы, назначаются ответственные сотрудники и т. д.

Программа предусматривает подробную детализацию, исключающую временные паузы, задержки, нестыковки и т. д. В нее могут входить, например, такие пункты:

– сбор (время и место),

– отправление (время и место),

– завтрак (время и место),

– встреча с … (время, место, имя, фамилия, должность),

– посещение … (время, место),

Журналисты должны постоянно ощущать заботу о себе – со встречи в месте сбора до прощания в заранее определенной точке. Представителю компании необходимо в любой момент быть рядом и суметь подсказать где можно припарковать автомобиль, в какой автобус (поезд и т. д.) нужно садиться, какие места занимать, где находится туалет, во сколько будет остановка, с кем предусмотрена следующая встреча, что предусмотрено в вечерней культурной программе, где можно получить маршрутную карту, другие информационные материалы и т. д.

Маршрут не должен быть слишком длинным, утомительным. Предварительно его необходимо тщательно проработать. Если журналисты будут двигаться самостоятельно, то необходимо расставить указатели-таблички. Во избежание путаницы и суматохи лучше организовывать группы, к которым прикреплять гидов.

Если демонстрируется какое-то оборудование, оно должно быть достаточно чистым и безопасным для журналистов. Обслуживающий персонал также должен быть одет в приличную спецодежду, быть дружелюбным по отношению к экскурсантам и готовым к тому, что кто-то из журналистов захочет задать несколько вопросов.

Стоит размещать журналистов рядом с представителями компаний, чтобы они могли неформально общаться на протяжении всего пресс-тура.

У организаторов не должно быть более комфортных мест и условий, чем у журналистов. Это не останется незамеченным.

Лучше не пытаться сэкономить на дешевом транспорте, жилье, питание и т. д. Это также будет раздражать журналистов. Не важно какой длительности был пресс-тур, организовывался ли легкий завтрак или роскошный фуршет, журналисты всегда обратят внимание на то, что было в тарелке.

Посещение места события, с одной стороны, дает сотрудникам редакций свежие впечатления, определенную свободу отбора фактов, с другой стороны, требует особой ответственности организаторов – журналисты могут заметить то, чему представители компании не уделили должного внимания.

Прежде всего представители компании должны взглянуть на мероприятие глазами журналистов. Ведь работники прессы скорее всего обратят внимание и на то, к чему привыкли или чего не хотят замечать сотрудники компании. Любые мелочи могут отвлечь журналистов от главного, «смазать» информационную картинку.

Пресс-тур для журналиста начинается с получения персонального приглашения. Даже если на день открытых дверей приглашаются все желающие и объявление публикуется в СМИ, работников редакций следует приглашать отдельно. В приглашении описывается суть предстоящего пресс-тура (информация, которую с его помощью можно будет получить), обозначаются даты и место, указывается на полную или частичную бесплатность мероприятия и т. д. К приглашению прикладывается подробная программа пресс-тура, а также инструкция, как добраться до места сбора, что желательно с собой взять, как подтвердить свое участие и т. д.

Конечно, приглашения должны быть разосланы заблаговременно.

Для того, чтобы журналисты могли работать с как можно более полной и точной информацией, для них должны быть подготовлены необходимые материалы: перечни людей, с которыми предстоит встретиться в течение пресс-тура, их биографии, пресс-релизы, фото и видеоматериалы. К каждому конкретному пресс-туру нужно разрабатывать свой специфический медиакит.

В конце пресс-тура обычно раздаются подарки, повышающие настроение гостям. Это могут быть образцы продуктов, изготавливаемых на посещаемом объекте или какие-то фирменные сувениры компании.

Если в пресс-туре участвует большое количество журналистов, то заранее стоит разбить их на группы, прикрепив к каждой из них представителя компании.

Чтобы пресс-тур был проведен на высоком уровне, особое внимание следует уделить подготовке сопровождающего персонала. У каждого представителя компании должен быть бадж с указанием имени и фамилии. Если пресс-тур проходит в месте массового скопления людей, то нужно иметь специальный флажок или другой опознавательный знак. Если вокруг очень шумно, то представителю компании стоит предоставить мегафон. Транспорт необходимо оснастить соответствующим оборудованием, чтобы все слышали, что говорит гид.

Все представители компании или специально нанятые гиды, должны пройти необходимую подготовку, чтобы в любой момент помочь журналистам. В том числе и ответить на какие-то вопросы, связанные со спецификой оборудования или технологий, используемых на посещаемом объекте. Также представители компании должны знать, что делать в непредусмотренных ситуациях (авария, приступ болезни и т. д.)

Нас (и любых других журналистов) часто просят написать о компании. При этом говорят примерно так: приезжайте к нам (за тридевять земель) - и будет вам счастье рассказать про нас, всех из себя замечательных. В сегменте эко/органик/ЗОЖ компании часто подразумевают, что журналисты поедут к ним за свой счет: купят билет на поезд или отправятся на собственном авто за 200 км по российским супердорогам. Всё - ради материала, непременно, хвалебного. И такое бывает, да! Но всё же... не лучше ли подумать об организации пресс-тура?

За 2 месяца лета журналисты LookBio посетили четыре предприятия и решили написать материал о том, какие бывают пресс-туры, тем самым как бы намекая на то, что пресс-тур - это необходимость для предприятия, и если уж и организовывать пресс-тур, то делать его надо идеальным.

1. Пресс-тур "самолет-комната-самолет"

Это отмирающий класс журналистских путешествий. Чаще всего их устраивают государственные службы, которым надо привезти толпу журналистов за тридевять земель, заставить их включить диктофон и написать одну строчку, звучащую из уст представителя власти: "все будет хорошо".

Если бы журналиста так далеко не завезли, то он бы этой строчки не написал, но раз уж он летел 6 часов лоукостером "Победа", потом ехал два часа на Газели без кондиционера в жару, приехал в администрацию города N, где ему дали попить, то грех не написать строчку: "Все будет хорошо".

Вывод: не надо так экономить, что, в конце концов, может написать человек после перелета "Победой"? Правильно! Десять негативных отзывов о сервисе. Ему тупо не до вас и вашей компании, он делится своей бедой в социальных сетях.

2. Пресс-тур от Гудвина

Ранним-ранним утром ты едешь в далекое, но прекрасное место. Все описание пресс-тура манило тебя и обещало тру лайф, смачные подробности и хороший репортаж.

По приезде ты понимаешь, что тебя не ждали. Кто-то действительно купил билет, кто-то вызвал такси и привез тебя на место, а в подписи к приглашению в пресс-тур даже указана чья-то фамилия. Но... У калитки тебя встречает неприветливый сторож, который не хочет пускать на территорию ни тебя ни еще пару коллег, отправленных месту назначением тем же волшебником.

И вот вы уже все вместе звоните и даже находите того самого невидимого волшебника Гудвина. Его голос помогает тебе пройти на территорию объекта, но тебя по-прежнему здесь не ждут.

Думается, проще было узнать информацию, придя покупать сюда корову или ремонтировать вентиляцию, чем нарядившись журналисткой с диктофоном и фотоаппаратом.

Дальнейшее блуждание по объекту в поисках хоть кого-нибудь, кто даст комментарий, вызывает недоумение и раздражение: зачем было тащить журналистов в такую даль, зачем тратить деньги, если даже поговорить не с кем. Я понимаю, если бы мы наткнулись в деревне Урюпино на неизвестный шедевр Рембранта, то может и не надо ничего пояснять. Но мы натыкаемся на стада коров, грохочущие цеха, комбайнеров и мусорные баки. Без пояснений никак не выйдет.

После таких туров рождаются немые фотогалереи. Это у тех, кто может хорошо фотографировать, а у таких как я - призеров конкурса "самый нелепый ракурс", выходит сага об неувиденном и неуслышанном.

3. Будете у нас на Колыме

Этот пресс-тур надо отнести к разряду спонтанных. Приглашение туда получается на каком-нибудь мероприятии и мимоходом. Приобнимет тебя владелец заводов, коров, лугов, полей и, на радостях, что скоро снимет галстук, говорит: "Всегда можете к нам приехать, будем рады, все покажем".

Ну, и летом, когда новостной и любой другой информационный фон скуден, ты вдруг видишь билет на Колыму за 5 тысяч рублей. Берешь его и мчишься в дальние-дали.

Здесь возможны варианты: повезет или нет. Если повезло, то чудесные люди покажут замечательные свои начинания, расскажут о процессе и ты неторопливо вникнешь в особенности разведения червяков в органическом земледелии, методы борьбы с тлей и колорадским жуком. Это очень важно и ценно, потому что с наступлением осени время как будто исчезнет и ты начнешь со скоростью печатной машинки отписывать пикирующие новости.

Если не повезло, то хозяин тебя не узнает. Нет, а ты правда думала, что он помнит всех журналистов? Ну, пригласил человек. Фигура речи, риторическое приглашение, не более - скажу я себе и отправлюсь на постой в ближайшую гостиницу, раздумывая какой бы репортаж написать из этой местности.

4. Идеальный пресс-тур

Конечно, в нем кормят и везут регулярным рейсом Люфтганзы или - так и быть - Аэрофлотом. Автомобиль с кондиционером и провожатым, который по дороге рассказывает базовые вещи, которые помогут журналисту разобраться в вопросе.

Да, перед пресс-туром журналисту выслали информацию о компании или о цели мероприятия, а также программу тура. Идеально, если программа тура соблюдается без отступлений от графика.

Пить и есть журналист хочет всегда. До 19.00 давайте безалкогольные напитки, а после можно и алкогольные - предела благодарности не будет. Кормить лучше три раза в день.​ Еще желательно давать журналистам поспать. Восемь часов - идеально. Но заметьте, журналисты тоже люди, и, кроме восьми часов на сон им нужно немного времени, чтобы помыться, позвонить домой, связаться с редакцией и даже - и такое бывает! - иметь возможность сходить в туалет.

Выход в интернет лучше обеспечить или предупредить, где он будет. Розетки для подзарядки ноутбуков, планшетов и телефонов очень нужны.

Если вы хотите, чтобы журналист написал по итогам материал, то лучше подумать, о чем он может написать и дать ему данные. Мы не можем придумать материал, нам, правда, надо знать цифры, объективные оценки, ваши планы, устройство бизнеса, точку зрения и массу других подробностей, которые так любят читатели.

Будьте готовы к искренности и не рассказывайте заученные ответы, их нельзя поставить в статью. Если не хотите говорить, не тратьте деньги на пресс-тур, вышлите пресс-релиз и, может быть, вам повезет, его напечатают.

Сформулируйте, что вы хотите от пресс-тура, какого рода материалы. Журналистам, чаще всего, нужна свежая информация. Подумайте, что вы можете предоставить. После некоторой новой информации могут идти пояснения. Да, еще наши читатели очень любят истории. Как прадед основателя фирмы прилег в лесу и ему приснилась блеющая коза, и он стал разводить коз. Или как компании никак не удавалось выпечь калач, а потом кто-то случайно добавил ржаной муки в пшеничную и калач удался. Не забывайте про байки, они украшают скопление фактов.

Хорошо, если в пресс-туре будет фотограф, который сможет потом предоставить снимки. Бывают казусы, когда в пресс-туре нельзя снимать. Тогда предупредите об этом заранее и подумайте, какими материалами журналист сможет проиллюстрировать свой репортаж.

Выделите время для журналистов пообщаться со спикером, чтобы задать ему вопросы, интересные читателям конкретного издания.

После идеального пресс-тура хочется всегда приехать еще раз, писать о компании только хорошее и дружить с пиар-отделом. Конечно, мы боремся за объективность, но когда тебе с любовью посвятили пару дней жизни, разве можно не взять лишний раз комментарий или не проверить злословие конкурирующей фирмы?

В заключении скажу, что нынче пресс-туры стали редкими, оттого и хочется, чтобы они были успешными и приятными. Любопытство - наша профессия, поэтому, какого бы вида пресс-тур вы не задумали, мы приедем, но от идеального пресс-тура проку больше!

Определение 1

Пресс-тур – это тщательно запланированное представителями PR-службы мероприятие, которое предназначается специально для журналистов и может продолжаться от нескольких часов до нескольких дней.

Это мероприяите проводится для того, чтобы получить объективные публикаций в СМИ, а поводом для проведения пресс-тура может выступать необходимость ознакомить общественность с реальной деятельностью организации и любое важное событие, в котором фирма принимает активное участие.

Тип данных мероприятий может быть различным, начиная от глобальной популяризации конкретного события, новой коллекции, бренда, открытия новой гостиницы или для привлечения хорошего и стабильного туристического потока в определенный регион.Такие мероприятия приобрели популярности в сфере туризма.

Стоит отметить, что в настоящее время пресс-тур практически всегда содействует необходимому рекрутированию лояльной обоймы корреспондентов, что значительно повышает возможность возникновения благоприятного и успешного общения с обществом.

Отдел по связям с общественностью заранее оговаривает с руководством ключевые цели проведения предстоящего пресс-тура. Это означает, что указанное мероприятие следует посвящать только чему-то значительному или перспективному развитию компании. Также крайне важно ознакомление общественности с помощью массовой коммуникации с планами конкретной организации, в результате чего происходит поиск крупных инвесторов.

Замечание 1

Для экспертов по связям с внешним миром желательно сразу же после принятия решения о точном проведении пресс-тура получить от руководства приказы, в которых четко определены задачи, а также прописаны фамилии лиц, отвечающих за его непосредственную подготовку.

Технология проведения пресс-туров

В ходе проведения пресс-туров необходимо все тщательно продумать и распланировать. Так, заранее приглашается представители разнообразных компаний, турагентств, министерств, которым необходимо обеспечить и покрыть большинство расходов. Иногда взамен на гарантированный договор с редакцией требуется размещение интересной информации о мероприятии.

Основная подготовка данного мероприятия состоит из ряда стандартных этапов:

• конкретное описание важных целей;
• определение точного времени проведения;
• выбор обслуживающего персонала;
• определение центральных объектов;
• выбор маршрута;
• составление перечня приглашенных корреспондентов;
• оповестить те СМИ, чье присутствие необходимо в зависимости от темы;
• перепроверить количество принявших приглашение;
• рассылка журналистам предварительного анонса;
• уточнение окончательного списка всех участников.

Все ключевые обязанности по предоставлению эффективной и функциональной работы и осуществлению важных контактов с представителями хозяйственного сектора организации проводят эксперты отдела по связям с общественностью.

Этот же отдел занимается поддержанием непрерывной связи со СМИ на основании уже имеющейся в компании базы сведений и регулярных контактов с ними, а затем предоставляет отчет руководству в виде поименного списка журналистов, присутствие которых в определенный день было бы полезно и желательно.

Как показывает практика, приблизительно 50 % корреспондентов, которые изначально были включены в перечень, по разным причинам не приходят на пресс-конференцию в день ее проведения. Зачастую, многие просто благодарят за приглашение и выражают искреннее сожаление по поводу невозможности его принять, тем не менее демонстрируют некую заинтересованность и просят прислать всю информацию, связанную с этим событием.

Специалисты советуют всегда удовлетворять такую просьбу журналистов и не игнорировать их желания. Все принятые решения и соответствующие договоры, заключаемые благодаря данному мероприятию, оформляются исключительно на бумаге.

Замечание 2

В настоящее время все более востребованной и популярной становится достаточно интересная разновидность пресс-тура - fam-туры, или fam-трипы -ознакомительные, познавательные и развлекательные туры.

Это фактически привычный нам пресс-тур, в программу которого входят культурно-развлекательные программы. Fam-трипы означают неофициальную, непринужденную атмосферу, в результате чего возможно получить яркие и красочные впечатления, мотивирующую реальную обстановку.

Бюджет пресс-тура

В основном бюджете пресс-тура существует несколько видов обязательных расходов, часть которых может не входить в маркетинговый прописанный прайс. При этом, можно получить очень искаженные данные по действительным значениям бюджета, если не учитывать все предстоящие расходы. Следовательно, правильный расчет финансовой эффективности пресс-тура будет не принят руководством. И так, бюджет пресс-тура включает следующие показатели:

• услуги кадрового агентства по организации мероприятия;
• визы;
• страховки;
• питание;
• культурная и развлекательная программа;
• билеты;
• проживание в отеле
• трансферы (такси, автобусы, поезд, общественный транспорт);
• услуги по обязательной редактуре и корректуре.

Как и любое другое мероприятие для СМИ, пресс-тур может решать сразу несколько принципиально важных задач. Главные из них заключаются в своевременном информировании общественности о работе определенной компании, получении дополнительных и центральных публикаций, а также в ознакомлении с предстоящим запланированным событием.

Кроме того, у таких встреч всегда можно найти массу положительных моментов: поддержание хороших дружеских отношений с журналистами, знакомство и общение корреспондентов со спикерами, расширение существующей базы журналистов, инициация важных тем и иные договоренности.

Концепция и цель проекта

Вообще ресурсоемкость проведения пресс-тура в полной мере компенсируется его РИ-эффективностью, так как именно в поездках, в процессе осуществления совместной трудовой деятельности, устанавливается доверительное и неформальное общение, в результате чего возникают тесные долгосрочные контакты и крепкие межличностные связи с корреспондентским пулом, что в ближайшем будущем посодействуют получению реальных дивидендов для РИ-эксперта и организации.

Пример 1

В качестве примера можно указать следующие: Публикации в СМИ и глобальной сети Интернет, посвящённые новинкам, брендам, инновациям и нанотехнологиям являются экологическим аспектам деятельности любой компании, приносящие благоприятные результаты по завершению проекта.

Главные цели проведения пресс-тура можно выделить в такие критерии:

• публикация материалов в СМИ по заданной тематике;
• установление дружеских отношений с корреспондентами;
• раскрытие уникальных возможностей в сфере информационного взаимодействия
• краткое описание главных идей и сути проекта;
• налаженная работа с журналистами;
• актуализация личных контактных данных участвующих в поездке корреспондентов;
• повышение уровня знания журналистов о бренде и новинках организации.

Главная задача в таком виде экскурсии состоит в правильном формировании мнения общественности о «послах бренда». Даже если это на данный момент кажется нереальным и недостижимым, то блокировать широкое распространение через журналистов или разнообразные издания заведомо неверной информации не стоит.

Следует в течение всего времени стремиться получить возможность доказать свои принципы и рассказать общественности о реальной ситуации, которая происходит в конкретной фирме.

Если организация пресс-конференции и пресс-тура была масштабной и всеобъемлющей, ее результатом в обязательном порядке станет достаточно глубокое освещение определенной тематики в печатных и электронных СМИ, появление повышенного интереса представителей масс-медиа и общественности к ньюсмейкеру, а также повышение авторитета компании, в ряде случаев – стремительное увеличение покупательского и клиентского спроса.

Подытожив, хочется отметить, что хорошо спланированный пресс-тур считается одной из самых результативных и эффективных форм прямого взаимодействия с журналистами. Одним из основных преимуществ этого мероприятия является его достаточно неофициальный характер, то есть предоставленная всем участникам возможность увидеть любое событие изнутри, даже принять активное участие в нем. Это, в свою очередь, приведет к большей вероятности возникновения лояльных и правдивых публикаций в СМИ.

ПРЕСС-ТУР - экскурсия для журналистов по заводу-производителю или торговому предприятию с целью широкого и достоверного информирования потенциальных покупателей о компании и ее товаре; часто служит самостоятельным информационным поводом для появления информации в средствах массовой информации.

Встречается и такое обозначение пресс-тура, как fam trips или ознакомительные поездки.

Пресс-тур это всего лишь один из инструментов PR, который позволяет познакомить и раскрыть потенциал компании и её технологий, снять существующие предубеждения и продемонстрировать преимущества. Дальше всё будет зависеть от качества подготовки аргументации, материалов, качества презентации информации и самого пресс-тура.

Планирование пресс-туров и выбор информационных поводов для их проведения

Выбор информационных поводов для формирования годовой программы проведения пресс-туров и включения в рекламный бюджет (раздел связи с общественностью) целесообразно делать в течение всего года, предшествующему планируемому. В рамках формирования ежегодного бюджета организации необходимо провести процедуру утверждения годового бюджета на организацию пресс-туров и бюджета на каждый в отдельности. Выпуск приказа генерального директора или другого лица, обладающего полномочиями, о проведении пресс-тура с указанием лиц ответственных за его организацию и проведение, а также с указанием сроков выполнения

Какие темы могут быть интересны журналистам? Остановимся на некоторых из них:

· Выставки

· Презентация нового продукта (мировая или для большого кластера)

· туристический бизнес (гостиницы, курорты, страны)

· обучение (ВУЗы и колледжи)

· медицина (курсы лечения, клиники)

· посещение производств

· виноделие (винодельческие хозяйства и виноградники)

· рестораны

· строительство объектов

· применение новой технологии

· применение новых технологий управления производством

· разрешение природоохранных проблем

· открытие региональных представительств и филиалов;

· развитие социальной сферы;

· открытие постоянно действующей экспозиции на территории компании

В бюджете пресс-тура есть несколько видов расходов, часть которых не входит в маркетинговый бюджет. При этом, если мы не будем учитывать все расходы, то получим искажённые данные по итоговым значения бюджета и, как следствие, при расчёте финансовой эффективности пресс-тура.

· Услуги агентства по организации пресс-тура

· Страховки

· Питание

· Культурная программа

· Авиа- жд- билеты

· Проживание в гостинице

· Подарки журналистам

· Трансферы (автобусы, такси, поезд, общественный транспорт (если запланирован)). Возможно и включение трансферов в России (в- и из- аэропорта)

· Услуги по переводу, редактуре и корректуре (например, пресс-релизов штаб-квартиры, которые подготовлены специально к мероприятию)

· Этапы подготовки и проведения пресс-тура. Техническое задание (ТЗ) на пресс-тур

видение разделов, которые стоит описать:

Концепция проекта

Цели проекта. В качестве примера можно указать следующие:

· Публикации в СМИ и интернете (указываем страны, которые входят в зону наших интересов и ответственности), посвящённые бренду, новинкам, технологиям, инновациям, преимуществам и экологическим аспектам деятельности Компании

· Установление дружеских отношений с журналистами. Раскрытие новых возможностей в области информационного взаимодействия

· Даём краткое описание главных идей и сути проекта

· Определяем количество участников поездки (журналисты от каждого региона/ страны + количество сотрудников PR-агентства (если используется) + представители самой компании (имеем в виду пока только российский офис, т.е. те, кто «везут»)

· Даём комментарий по предстоящим событиям и описываем аргументы в пользу необходимости участия. Например, возможность участия в пресс-мероприятиях, посвящённых презентации новинок техники, бренду, инновациям и экологическим аспектам деятельности Компании, с целью получения информации «из первых рук» и повышения лояльности (лучше – вовлечённости) журналистов

· Определяем ожидаемые результаты по завершению проекта

· Налаженное взаимодействие с журналистами (перечисляем планы по проведению личных переговоров, намеченных путей по расширению сотрудничества, проверка правильности контактов по разным направлениям распространения новостей (новости, технологии, IT, экология, энергосбережение, финансы и т.п.).

Актуализированы личные контактные данные журналистов, участвующих в поездке

Повышение уровня знания журналистов о бренде, новинках, технологиях, инновациях, преимуществах и экологических аспектах деятельности Компании.

Повышение уровня лояльности. Главная цель – формирование «послов бренда». Даже если это не достижимо, то хотя бы блокировать распространение через этих журналистов или издания распространение заведомо недостоверной информации или иметь возможность получить информацию о наличии такого рода стремлении.

Утверждение самого проекта, как такового

· Проработка плана и его бюджета

· Согласование бюджета

· Утверждение концепции, плана работ, ответственных и бюджета Генеральным директором. Выпуск приказа

· Утверждение перечня СМИ

· Работа с ключевыми спикерами, в т.ч. и теми, кто будет в штаб-квартире или на производстве давать комментарии. Подготовка списка возможных вопросов и ответов (Q&A)

· Бронирование и последующий выкуп трансферной программы, ресторанов, билетов и мест в гостиницах

· Заказ подарков для журналистов

· Визы + страховки

· Утверждение окончательного варианта программы пресс-тура (Agenda)

· Пресс-тур

· Согласование материалов

· Выход материалов

· Получение отчетов

· Подготовка отчетов (вышедшие материалы с оценкой финансовой эффективности пресс-тура, итоговый финансовый отчет об исполнении бюджета, выводы и оценки по реализации плана и идей)

· Определяем сроки и основные вехи реализации проекта (для контроля)

· Необходимо определить - кто же является заинтересованными лицами в успешной реализации проекта? Возможно, это журналисты, департамент продаж, департамент маркетинговых коммуникаций

Какие могут понадобиться эксперты в ходе реализации проекта для оценки реализуемости замыслов и их предварительного бюджетирования? Возможно, - тревэл-координатор компании (бронирование и выкуп билетов и гостиниц, трансферы и часть культурной программы), PR-агентство (выбор СМИ, кандидатов среди журналистов, подготовка пресс-материалов, культурная программа), специалисты центрального офиса и производства (эксклюзивное интервью первых лиц компании, комментарии на производстве от ключевых спикеров), руководители маркетинга/маркетинговых коммуникаций, сотрудники PR-департамента, отвечающие за коммуникацию с первыми лицами и ключевыми спикерами в центральном офисе и на производстве + PR-менеджер (как носители опыта организации подобных поездок)

· значимое изменение цены на авиабилеты, при поздних сроках бронирования,

· дедлайны по предоставлению информации о приезде для бронирования гостиниц (задержка со сроками подачи информации может привести к отмене предварительного резервирования и отсутствию мест на момент подтверждения брони),

· пересечение с другими пресс-мероприятиями (риск не получить ключевых спикеров и занятость журналистов),

· временнЫе ограничения ключевых спикеров по участию в программе,

· запрет на съёмки на производстве (защита инновационных разработок от промышленного шпионажа)

· занятость или отсутствие из-за отпусков и командировок других сотрудников, участвующих в подготовке проекта

· Денежные средства,

· Людские ресурсы

· Тревэл-координатор (м.б. попросту в отпуске в ключевой момент),

· PR-агентство (определение конкретных людей и потребность в их временном ресурсе),

· ключевые спикеры могут иметь полностью распланированное расписание и тогда риск провала.

· Пресс-секретари и помощники ключевых спикеров. Журналистам нужны ключевые люди,

· PR-менеджер –должен иметь резерв в своём расписании под этот проект и на время отсутствия иметь план передачи своих функций заранее подготовленному сотруднику, определение координатора проекта с соответствующим временным ресурсом.

· Технические ресурсы с указанием их количества и стоимости

· автобусы,

· проекторы,

· мобильные телефоны со специальными сим-картами (Гудлайн)

Детальный план проекта (структурировано). Мы сами себе отвечаем на вопрос – что же и как надо сделать, чтобы достичь поставленной цели? Здесь идём по списку наших дедлайнов (утвердить у генерального принципиальную необходимость поездки с ориентировочным бюджетом, проинформировать о своих планах штаб-квартиру и производство, провести предварительное бронирование отелей и билетов, формирование культурной программы, определение состава журналистов, подготовка виз и документов, сувениры для участников, поездка, предоставление видео – и фото- материалов, редактирование и согласование материалов, публикации по итогам, подготовка пресс-отчета, подведение итогов)

Что нам нужно учитывать при подготовке и проведении? Записываем все известные нам факторы, которые влияют на процесс:

· Как участники проекта пресс-тура узнают о запуске проекта?

· Откуда каждый участник проекта пресс-тура узнает, что от него ожидается?

· каким образом будут представлены результаты проекта (формат отчёта и т.п.)?

· как и кто фиксирует – какие цели были достигнуты из запланированных?

· Какой опыт был получен и как он зафиксирован для использования в дальнейшем?

· Какие выводы мы делаем по результатам, а также как и где их фиксируем?