Отдел кадров (ОК) - это структура в организации, отвечающая за управление персоналом. Обязанности менеджеров по персоналу закреплены должностной инструкцией специалиста по кадрам и включают в себя не только подбор сотрудников, но и правильное ведение документации.

Структура

Структура отдела и количество его сотрудников зависит от общей численности работников на предприятии и особенностей его деятельности. Как правило, в компаниях с численностью до 100 человек достаточно 1-2 работников, а от 100 до 500 человек - 3-4 менеджеров.

Если предприятие крупное (свыше 500 человек), то есть смысл создать целую службу, в которой будет задействовано 7-10 работников. В малых фирмах отдела кадров может и вовсе не быть - обязанности выполняют бухгалтера или директор компании.

Менеджер работает строго по должностной инструкции инспектора по кадрам, которая содержит его права и обязанности, а также предъявляемые требования.

Общие положения

На должность кадровика принимается лицо с высшим образованием, но к стажу работы требования не предъявляются.

Кадровик должен знать:

• законодательство и методические материалы по управлению персоналом;
• нормы техники безопасности, охраны труда и противопожарной защиты;
• технику анализа персонала и как определять в нем потребность;
• правила проведения аттестации;
• правила делопроизводства и оформления трудоустройства;
• порядок ведения и хранения документации;
• правила использования справочника ЕТКС (единого тарифно-квалификационного справочника) .

В своей деятельности инспектор по кадрам руководствуется уставом организации, приказами и правилами внутреннего трудового распорядка.

Должностные обязанности

Должностные обязанности специалиста по кадрам закреплены рабочей инструкцией.

Повседневные обязанности кадровика регламентируются Положением Министерства труда от 21.08.1998.

Подбор персонала

Основной функцией инспектора является подбор персонала, прием и рассмотрение резюме. Как правило, поиск ведется путем размещения информации о свободных вакансиях в службе занятости населения и СМИ (средствах массовой информации). Менеджер по персоналу, применяя методики отбора, проводит тестирования и определяет пригодность претендента на должность.

Дополнительные функциональные обязанности

Кроме поиска работников, инспектор по кадрам занимается и другой работой.

Дополнительные обязанности кадровика могут включать:

• прогнозирование потребности в персонале, формирование трудового резерва;
• анализирование состава персонала по разным признакам (профессия, возраст, образование и другие);
• организация рационального учета работников и их движения;
• разработка мероприятий по переподготовке сотрудников и повышению квалификации;
• оценка комфортности условий труда для персонала.

Кроме того, кадровик может выполнять дополнительные поручения руководителя, например, составлять отчетность.

Воинский учет

Инспектор ведет учет военнообязанных лиц, трудоустроенных в его организации. При необходимости, он оформляет документы для постановки на учет или прохождения службы в армии и самостоятельно предоставляет их в военкомат.

Функциональные особенности должностей

Как правило, структура отдела кадров состоит из сотрудников, выполняющих определенную работу.

Инспектор

На должность инспектора принимаются лица со средним образованием, без предъявления требований к стажу.

Инспектор выполняет следующие задачи:

• документальное оформление операций (принятие, увольнение, перевод);
• подготовка и ведение личных дел работников;
• заполнение и хранение трудовых книжек;
• отслеживание и оформление очередных отпусков;
• обработка больничных листов;
• подготовка документов для выхода работника на пенсию или в декретный отпуск.

Обычно инспекторам поручают отслеживание «текучки» кадров и выявление ее причин.

Ведущий специалист

К ведущим специалистам относятся лица с достаточной профессиональной подготовкой, высшим образованием и опытом работы не менее одного года. Обязанности, возлагаемые на такого сотрудника, аналогичны обязанностям инспектора. Однако ведущий специалист по кадрам отличается тем, что может работать сверхурочно согласно трудовому законодательству.

Начальник отдела

Эту должность может занимать только лицо с высшим образованием, отработавшее в данной сфере не менее трех лет.

Начальник отдела по работе с персоналом занимается:

• разработкой положения о кадровой политике;
• оценкой потребности в работниках;
• управлением штатом согласно полномочий;
• организацией аттестации и анализом ее итогов;
• организацией процессов приема персонала, его увольнения и переводов;
• контролем за выполнением обязанностей;
• поощрением своих подчиненных.

Его кандидатура назначается руководителем компании, которому будущий начальник и будет подчиняться.

Делопроизводитель

Делопроизводитель занимается оформлением документации, поэтому должен знать:

• нормативные акты и положения по ведению делопроизводства на предприятии;
• основные положения и стандарты Единой государственной системы делопроизводства;
• структуру предприятия и его подразделений;
• правила использования вычислительного оборудования;
• правила внутреннего распорядка;
• нормы охраны труда;
• трудовое законодательство.

На должность делопроизводителя принимаются лица без высшего образования и стажа, но с подготовкой по установленной программе.

В обязанности делопроизводителя входит:

• прием, регистрация и распределение входящей корреспонденции, а также ее учет;
• передача документов на исполнение от руководителя;
• отправка документации по адресатам;
• подготовка документов к отправке в архив.

Делопроизводитель обязан обеспечивать сохранность всех документов, с которыми ему приходиться работать.

Права

Инспектор имеет право запросить у работника информацию и документацию, необходимую для выполнения своих обязанностей.

Начальник отдела может требовать от руководителя обеспечения технических условий, необходимых для исполнения обязанностей отдела.

Начальник может предлагать руководству решения:

• по совершенствованию работы с персоналом;
• по привлечению лиц, нарушивших трудовой распорядок, к дисциплинарной и материальной ответственности.

Также он может дополнительно просить руководителя о поощрении своих отличившихся работников.

Ответственность

Кадровик, как и любой другой работник, несет разного рода ответственность.

Инспектор несет ответственность:

• за причинение материального ущерба организации;
• за правонарушение в пределах своей деятельности;
• за ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей.

Любая ответственность закрепляется определенными документами, с которыми работника знакомят при трудоустройстве.

Образец должностной инструкции

В каждой организации должностные инструкции могут отличаться по содержанию. Однако процесс оформления у всех одинаков. Внешне типовая инструкция выглядит следующим образом.

Правила ознакомления с документом

При вступлении в должность новому работнику необходимо ознакомиться с должностной инструкцией. Согласно ч. 3 ст. 68 Трудового Кодекса РФ специалист должен прочитать ее и поставить свою подпись.

Кроме того, инспектору дают на ознакомление и другие документы:

• правила внутреннего трудового распорядка;
• нормативные акты, связанные с его трудовой деятельностью;
• положение по охране труда;
• положение о защите персональных данных и коммерческой тайне;
• правила делопроизводства;
• иные документы по кадровому учету.

Ознакомиться с ними новый работник должен в момент оформления трудового договора.

Требования к кадровику

При приеме на работу претенденту необходимо уметь ориентироваться в нормах трудового законодательства, правилах кадровой системы и во внутренней документации предприятия. Кроме того, он должен уметь подготавливать документы и вести книги по трудоустройству.

Какими компетенциями должен обладать

Кроме вышеназванных основ, инспектор должен уметь выполнять и другую работу, специфика которой определяется на предприятии.

При поступлении на работу работник ОК должен знать:

• методические рекомендации по управлению персоналом;
• основные принципы психологии и социологии;
• правила использования вычислительной техники;
• методы анализа и оценки персонала;
• правила проведения квалификационных испытаний;
• источники привлечения работников.

На каждом предприятии могут быть свои обязанности кадровика, зависящие от специализации организации, численности работников и многих других факторов.

Профстандарт

Кадровые служащие попадают под нормативы, утвержденные документом № 691-н от 06.10.2015. Профстандарт специалиста по кадрам содержит необходимые требования к умениям менеджера по работе с персоналом и его обязанности на рабочем месте.

Особенности профессии

Образец должностной инструкции специалиста по кадровому делопроизводству

Образец должностной инструкции составлен с учетом профстандарта

1. Общие положения

1.1. На должность специалиста по кадровому делопроизводству принимается лицо:

1) имеющее среднее профессиональное образование по программам подготовки специалистов среднего звена;

2) имеющее дополнительное профессиональное образование по программам профессиональной переподготовки, программам повышения квалификации.

1.2. Специалист по кадровому делопроизводству должен знать:

1) нормативные правовые акты Российской Федерации, регулирующие права и обязанности государственных органов, профессиональных союзов и других представительных органов работников по предоставлению учетной документации;

2) законодательство Российской Федерации о персональных данных;

3) порядок оформления, ведения и хранения документов по персоналу;

4) порядок учета движения кадров и составления установленной отчетности;

5) основы документооборота и документационного обеспечения;

6) технологии, методы и методики проведения анализа и систематизации документов и информации;

7) порядок расчета стажа, льгот, компенсаций, оформления пенсий работникам;

8) структуру организации;

9) основы архивного законодательства и нормативные правовые акты Российской Федерации в части ведения документации по персоналу;

10) локальные нормативные акты организации, регулирующие порядок оформления распорядительных и организационных документов по персоналу;

11) нормы этики и делового общения;

12) базовые основы информатики, структурное построение информационных систем и особенности работы с ними;

13) трудовое законодательство и иные акты, содержащие нормы трудового права;

14) Правила внутреннего трудового распорядка;

15) требования охраны труда и правила пожарной безопасности;

16) ……… (другие требования к необходимым знаниям)

1.3. Специалист по кадровому делопроизводству должен уметь:

1) разрабатывать проекты организационных и распорядительных документов по персоналу;

2) оформлять кадровые документы в соответствии с требованиями трудового законодательства Российской Федерации и локальными нормативными актами организации;

3) вести учет и регистрацию документов в информационных системах и на материальных носителях;

4) организовывать хранение документов в соответствии с требованиями трудового, архивного законодательства Российской Федерации и локальными нормативными актами организации;

5) анализировать кадровые документы и переносить информацию в базы данных и отчеты;

6) выявлять ошибки, неточности, исправления и недостоверную информацию в документах, определять легитимность документов;

7) работать с информационными системами и базами данных по ведению статистической и отчетной информации по персоналу;

8) разрабатывать проекты кадровых документов;

9) разрабатывать план корректировок установленного порядка оформления документов по персоналу и реализовывать принятые изменения;

10) контролировать присутствие работников на рабочем месте;

11) оформлять учетные документы, представляемые в государственные органы, профессиональные союзы и другие представительные органы работников;

12) анализировать правила, процедуры и порядок, регулирующие права и обязанности государственных органов и организации по вопросам обмена документацией по персоналу;

13) вести деловую переписку;

14) соблюдать нормы этики делового общения;

15) ……… (другие навыки и умения)

1.4. Специалист по кадровому делопроизводству в своей деятельности руководствуется:

1) ……… (наименование учредительного документа)

2) Положением о ……… (наименование структурного подразделения)

3) настоящей должностной инструкцией;

4) ……… (наименования локальных нормативных актов, регламентирующих трудовые функции по должности)

1.5. Специалист по кадровому делопроизводству подчиняется непосредственно ……… (наименование должности руководителя)

1.6. ……… (другие общие положения)

2. Трудовые функции

2.1. Документационное обеспечение работы с персоналом:

1) ведение организационной и распорядительной документации по персоналу;

2) ведение документации по учету и движению кадров;

3) администрирование процессов и документооборота по учету и движению кадров, представлению документов по персоналу в государственные органы.

2.2. ……… (другие функции)

3. Должностные обязанности

3.1. Специалист по кадровому делопроизводству исполняет следующие обязанности:

3.1.1. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 1 п. 2.1 настоящей должностной инструкции:

1) осуществляет обработку и анализ поступающей документации по персоналу;

2) разрабатывает и оформляет документацию по персоналу (первичную, учетную, плановую, по социальному обеспечению, организационную, распорядительную);

3) осуществляет регистрацию, учет и текущее хранение организационной и распорядительной документации по персоналу.

3.1.2. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 2 п. 2.1 настоящей должностной инструкции:

1) осуществляет подготовку проектов документов по процедурам управления персоналом, учету и движению персонала;

2) осуществляет организацию системы движения документов по персоналу;

3) проводит сбор и проверку личных документов работников;

4) осуществляет подготовку и оформление по запросу работников и должностных лиц копий, выписок из кадровых документов, справок, информации о стаже, льготах, гарантиях, компенсациях и иных сведений о работниках;

5) выдает работнику кадровые документы о его трудовой деятельности;

6) доводит до сведения персонала организационные, распорядительные и кадровые документы организации;

7) ведет учет рабочего времени работников;

8) осуществляет регистрацию, учет, оперативное хранение документов по персоналу, подготовку к сдаче их в архив.

3.1.3. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 3 п. 2.1 настоящей должностной инструкции:

1) осуществляет организацию документооборота по учету и движению кадров;

2) осуществляет организацию документооборота по представлению документов по персоналу в государственные органы;

3) выполняет постановку на учет организации в государственных органах;

4) осуществляет подготовку:

По запросу государственных органов, профессиональных союзов и других представительных органов работников оригиналов, выписок, копий документов;

Уведомлений, отчетной и статистической информации по персоналу;

Информации о заключении трудового или гражданско-правового договора на выполнение работ (оказание услуг) с гражданином, замещавшим должности государственной или муниципальной службы, перечень которых устанавливается нормативными правовыми актами Российской Федерации.

3.1.4. В рамках выполнения своих трудовых функций исполняет поручения своего непосредственного руководителя.

3.1.5. ……… (другие обязанности)

3.2. ……… (другие положения о должностных обязанностях)

4. Права

Специалист по кадровому делопроизводству имеет право:

4.1. Участвовать в обсуждении проектов решений, в совещаниях по их подготовке и выполнению.

4.2. Запрашивать у непосредственного руководителя разъяснения и уточнения по данным поручениям, выданным заданиям.

4.3. Запрашивать по поручению непосредственного руководителя и получать от других работников организации необходимую информацию, документы, необходимые для исполнения поручения.

4.4. Знакомиться с проектами решений руководства, касающихся выполняемой им функции, с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценка качества исполнения своих трудовых функций.

4.5. Вносить на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по организации труда в рамках своих трудовых функций.

4.6. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей.

4.7. ……… (другие права)

5. Ответственность

5.1. Специалист по кадровому делопроизводству привлекается к ответственности:

За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации, законодательством о бухгалтерском учете;

За правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей деятельности, - в порядке, установленном действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;

За причинение ущерба организации - в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

5.2. ……… (другие положения об ответственности)

6. Заключительные положения

6.1. Настоящая должностная инструкция разработана на основе Профессионального стандарта " ", утвержденного Приказом Минтруда России от 06.10.2015 N 691н, с учетом ……… (реквизиты локальных нормативных актов организации)

6.2. Ознакомление работника с настоящей должностной инструкцией осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора). Факт ознакомления работника с настоящей должностной инструкцией подтверждается ……… (подписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой частью настоящей инструкции (в журнале ознакомления с должностными инструкциями); в экземпляре должностной инструкции, хранящемся у работодателя; иным способом)

6.3. ……… (другие заключительные положения)

_____________ (наименование организации)	УТВЕРЖДАЮ ________________________________ (орган юридического лица (учредители) ________________________________ (лицо, уполномоченное утверждать
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ инспектора по кадрам 00.00.0000 № 00	________________________________ должностную инструкцию) ____________________________________ (подпись) (фамилия, инициалы)

I . Общие положения

1. Инспектор по кадрам относится к категории специалистов.

2. На должность инспектора по кадрам принимается лицо, имеющее среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование, специальную подготовку по установленной программе и стаж работы по профилю не менее 3 лет, в том числе на данном предприятии не менее 1 года.

3. Инспектор по кадрампринимается на должность и освобождается от должности директором организации.

4. Инспектор по кадрам должен знать:

- законодательные и нормативные правовые акты, методические материалы по ведению документации по учету и движению персонала;

- трудовое законодательство;

- структуру и штаты предприятия;

- порядок оформления, ведения и хранения трудовых книжек и личных дел работников предприятия;

- порядок установления наименований профессий рабочих и должностей служащих, общего и непрерывного стажа работы, льгот, компенсаций, оформления пенсий работникам;

- порядок учета движения кадров и составления установленной отчетности;

- порядок ведения банка данных о персонале предприятия;

- основы делопроизводства;

- средства вычислительной техники, коммуникаций и связи;

- правила внутреннего трудового распорядка;

- правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

5. В своей деятельности инспектор по кадрамруководствуется:

- законодательством РФ,

- Уставом организации,

- приказами и распоряжениями работников, которым он подчинен согласно настоящей инструкции,

- настоящей должностной инструкцией,

- Правилами внутреннего трудового распорядка организации,

- __________________________________________________.

6. Инспектор по кадрамподчиняется непосредственно начальнику отдела кадров.

7. На время отсутствия инспектора по кадрам (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное директором организации в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права, обязанности и несет ответственность за исполнение возложенных на него обязанностей.

8. __________________________________________________________.

II . Должностные обязанности.

Инспектор по кадрам:

1. Ведет учет личного состава предприятия, его подразделений в соответствии с унифицированными формами первичной учетной документации.
2. Оформляет прием, перевод и увольнение работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями и приказами руководителя предприятия, а также другую установленную документацию по кадрам.
3. Формирует и ведет личные дела работников, вносит в них изменения, связанные с трудовой деятельностью.
4. Подготавливает необходимые материалы для квалификационных, аттестационных, конкурсных комиссий и представления работников к поощрениям и награждениям.
5. Заполняет, учитывает и хранит трудовые книжки, производит подсчет трудового стажа, выдает справки о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников.
6. Производит записи в трудовых книжках о поощрениях и награждениях работающих.
7. Вносит информацию о количественном, качественном составе работников и их движении в банк данных о персонале предприятия, следит за его своевременным обновлением и пополнением.
8. Ведет учет предоставления отпусков работникам, осуществляет контроль за составлением и соблюдением графиков очередных отпусков.
9. Оформляет карточки пенсионного страхования, другие документы, необходимые для назначения пенсий работникам предприятия и их семьям, установления льгот и компенсаций.
10. Изучает причины текучести кадров, участвует в разработке мероприятий по ее снижению.
11. Подготавливает документы по истечении установленных сроков текущего хранения к сдаче на хранение в архив.
12. Осуществляет контроль за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях организации и соблюдением работниками правил внутреннего трудового распорядка.
13. Составляет установленную отчетность.

14. Соблюдает Правила внутреннего трудового распорядка и иные локальные нормативные акты организации.

15. Соблюдает внутренние правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

16. Обеспечивает соблюдение чистоты и порядка на своем рабочем месте,

17. Выполняет в рамках трудового договора распоряжения работников, которым он подчинен согласно настоящей инструкции.

1. __________________________________________________________________________.

III. Права.

Инспектор по кадрам имеет право:

1. Вносить на рассмотрение директора организации предложения:

- по совершенствованию работы связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями,

- о поощрении подчиненных ему отличившихся работников,

- о привлечении к материальной и дисциплинарной ответственности подчиненных ему работников, нарушивших производственную и трудовую дисциплину.

1. Запрашивать от структурных подразделений и работников организации информацию, необходимую ему для выполнения своих должностных обязанностей.
Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности. Требовать от руководства организации оказания содействия, в том числе обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей. Иные права, установленные действующим трудовым законодательством.

IV . Ответственность.

Инспектор по кадрам несет ответственность в следующих случаях:

1. За ненадлежащее исполнениеили неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в пределах, установленных трудовым законодательством Российской Федерации.

За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, - в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством российской Федерации. За причинение материального ущерба организации - в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации. _____________________________________________________________.

Должностная инструкция разработана в

соответствии с____________________________

(наименование, номер и дата документа)

_________________________________________

(должность)

____________________________________ (подпись)(фамилия, инициалы) 00.00.0000.

СОГЛАСОВАНО:

Начальник юридического отдела

__________________________________

(подпись)(фамилия, инициалы)

Ключевая задача кадровой службы предприятия – работа с персоналом. Если не вникать, может показаться, что функции кадровика сводятся к ведению документов. Но так ли это на самом деле? В статье разберем основные вопросы о работе сотрудника отдела кадров: обязанности, функционал, права и ответственность.

Из статьи вы узнаете:

Должностные обязанности кадровика

Слово «кадровик» прочно закрепилось в корпоративном лексиконе – почти на каждом предприятии есть сотрудник, которого так называют. Причем функционал кадровика в разных компаниях может быть различным. Где-то в его обязанности входит лишь подготовка документации, а где-то это специалист широкого профиля, который занимается поиском, отбором, обучением и интеграцией персонала.

Все потому, что «кадровик» - это обобщенное обиходное название целого семейства специальностей. В едином Квалификационном справочнике (утвержден Постановлением №37 от 21.08.1998) к кадровому делу отнесены 17 профессий. Их объединяют схожие квалификационные требования, но в деталях обязанности работника отдела кадров зависят от специфики конкретного предприятия, числа сотрудников, политики управления персоналом и многих других факторов.

Кроме того, с 2015 года действует профстандарт «Специалист по управлению персоналом» (введен в действие Приказом №691н от 06.10.2015), где описаны, в том числе, функциональные обязанности.

Перечисленные документы служат основой для формирования должностных инструкций отдела кадров и требований, предъявляемых к работникам на конкретных должностях.

Учебные программы разрабатывают авторитетные эксперты в сфере трудовых отношений. Получив дополнительное профобразование, вы сможете подготовиться к новым форматам проверок ГИТ, Роскомнадазора и Прокуратуры, оформлять документы в соответствии с новыми требованиями Роструда, увольнять сотрудников без претензий и судебных споров и многое другое.

Если обобщить, то, чем занимается кадровик, можно сгруппировать в несколько крупных категорий:

Организация и ведение документооборота:

• Оформление трудоустройства, переводов и увольнений (подготовка приказов, ведение и хранение трудовых книжек и личных карточек).
• Учет рабочего времени в табелях , предоставление отпусков, командировок, больничных.
• Разработка и контроль соблюдения графика отпусков.
• Подготовка и подача в контролирующие органы обязательных отчетов.

Формирование штата:

• Анализ ситуации со штатной численностью на предприятии, выявление потребностей в персонале.
• Участие в разработке штатного расписания и кадровой политики.
• Поиск и интервьюирование сотрудников, формирование кадрового резерва.

Работа с персоналом:

• Оценка эффективности, разработка и внедрение мероприятий по развитию персонала.
• Проведение аттестаций.
• Организация тимбилдингов и других корпоративных мероприятий.

Какие должности есть в отделе кадров

Каждая из описанных категорий предполагает большой объем работы, для выполнения которой нужны специализированные знания и навыки. Одному человеку сложно справиться со всем сразу. Как правило, отдел кадров (ОК) объединяет несколько специалистов:

• Начальник ОК . Он координирует работу службы, руководит специалистами отдела, контролирует их деятельность. Подчиняется руководителю компании.
• Инспектор по кадрам. На этом специалисте обычно лежит делопроизводство и другая бумажная работа.
• HR-менеджер. В должностные обязанности этого кадровика входит работа с персоналом: поиск, отбор, мероприятия по повышению мотивации.

Как безопасно решить семь вечных проблем кадровиков. Ответы Валентины Андреевой

Как понять, сколько специалистов по работе с персоналом нужно предприятию? Закон никак не ограничивает работодателей – можно собрать большую службу для работы с персоналом или ограничиться одним специалистом-универсалом на полную или частичную занятость. А можно воспользоваться рекомендацией Минтруда (Постановление №78 от 14.11.1991), где приведены такие нормативы для предприятий со штатом:

• До 500 человек – 1 совместитель.
• 500-2000 человек – 1 сотрудник.
• 2000-4000 человек – 2 сотрудника (далее +1 специалист на каждые 3000 человек).

Некоторые руководители полагают, что в основные обязанности кадровика на предприятии входит и воинский учет работников . Но это не так. Правительственное Постановление №719 от 27.11.2006 предписывает иметь в штате отдельных специалистов для этой работы, если число стоящих на воинском учете сотрудников превышает 500 человек. Это может быть и совместитель, но функции следует разграничивать.

Должностная инструкция кадровика

Законодательно утвержденной ДИ специалиста по персоналу нет - каждый работодатель решает, что делает кадровик в его компании, опираясь на цели и задачи своей экономической деятельности. Обязательное условие - соблюдать профстандарт и положения Квалификационного справочника.

Предлагаем вам типовой образец должностной инструкции для отдела кадров, который вы можете взять за основу и адаптировать под свою компанию.

Требования к кадровику при приеме на работу

Минимальные профессиональные требования к работнику ОК определяются Квалификационным справочником и профстандартом. Набор критериев зависит от должности, на которую претендует соискатель, и набора обязанностей, которые она предусматривает.

К рядовым работникам требования менее строгие. Так, соискателю должности инспектора по кадрам нужно минимум среднее или средне-специальное образование, специализированная профподготовка (курсы) и 3-летний стаж в области работы с персоналом.

Права и ответственность работников кадровой службы

Служебные обязанности кадровика в организации во многом определяют и его права. Они обычно прописаны в должностной инструкции. Как правило, это:

• Право на внесение предложений по реорганизации кадровой работы в адрес руководителя компании.
• Право доступа к персональной информации, необходимой для выполнения служебных обязанностей.
• Право представлять интересы организации перед органами контроля.

Сфера ответственности кадрового работника ограничена, как правило, ДИ и правилами внутреннего распорядка. Так, специалист отдела кадров может нести ответственность за:

• Причинение материального ущерба работодателю (частичная ответственность).
• Нарушение тайны персональных данных.
• Ошибки в обязательных отчетах или их несвоевременную подачу.
• Нарушение трудовой дисциплины и правил ВТР.

Невыполнение своих должностных обязанностей в отделе кадров.

Специалист по кадрам – квалифицированный работник, прошедший обучение. Он работает как с людьми, так и с документами, знает актуальное законодательство и кадровое делопроизводство. Также он несет ответственность за нарушение правил работы с персональными данными. Ознакомьтесь с должностной инструкцией специалиста по кадрам.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ СПЕЦИАЛИСТА ПО КАДРАМ

I. Общие положения

1. Специалист по кадрам по кадрам относится к категории специалистов.

2. На должность специалиста по кадрам назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы.

3. Назначение на должность специалиста по кадрам и освобождение от нее производится приказом

4. Специалист по кадрам должен знать:

4.1. Законодательные и нормативные правовые акты, методические материалы по вопросам управления персоналом.

4.2. Трудовое законодательство.

4.3. Структуру и штаты предприятия, его профиль, специализацию и перспективы развития.

4.4. Порядок определения перспективной и текущей потребности в кадрах.

4.5. Источники обеспечения предприятия кадрами.

4.6. Методы анализа профессионально-квалификационной структуры кадров.

4.7. Положения о проведении аттестации и квалификационных испытаний.

4.8. Порядок избрания (назначения) на должность.

4.9. Порядок оформления, ведения и хранения документации, связанной с кадрами и их движением.

4.10. Порядок формирования и ведения банка данных о персонале предприятия.

4.11. Порядок составления отчетности по кадрам.

4.12. Основы психологии и социологии труда.

4.13. Основы экономики, организации труда и управления.

4.14. Правила внутреннего трудового распорядка.

4.15. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности.

6. На время отсутствия специалиста по кадрам (отпуск, болезнь, командировка, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом директора предприятия, которое несет ответственность за надлежащее их исполнение.

II. Должностные обязанности

Специалист по кадрам:

1. Выполняет работу по комплектованию предприятия кадрами требуемых профессий, специальностей и квалификации.

2. Принимает участие в работе по подбору, отбору, расстановке кадров.

3. Проводит изучение и анализ:

3.1. Должностной и профессионально-квалификационной структуры персонала предприятия и его подразделений.

3.2. Установленной документации по учету кадров, связанной с приемом, переводом, трудовой деятельностью и увольнением работников.

3.3. Результатов аттестации работников и оценки их деловых качеств с целью определения текущей и перспективной потребности в кадрах, подготовки предложений по замещению вакантных должностей и созданию резерва на выдвижение.

4. Участвует в изучении рынка труда для определения источников удовлетворения потребности в кадрах, установления и поддержания прямых связей с учебными заведениями, контактов с предприятиями аналогичного профиля.

5. Принимает участие в разработке перспективных и текущих планов по труду.

6. Осуществляет контроль за размещением и расстановкой молодых специалистов и молодых рабочих в соответствии с полученной в учебном заведении специальностью и профессией, проведением их стажировок.

7. Принимает участие в работе по адаптации вновь принятых работников к производственной деятельности.

8. Участвует в подготовке предложений по развитию персонала, планированию деловой карьеры, обучению и повышению квалификации кадров, а также в оценке эффективности обучения.

9. Принимает участие в организации работы, методическом и информационном обеспечении квалификационных, аттестационных, конкурсных комиссий, оформлении их решений.

10. Анализирует состояние трудовой дисциплины и выполнение работниками предприятия внутреннего трудового распорядка, движение кадров, участвует в разработке мероприятий по снижению текучести и улучшению трудовой дисциплины.

11. Контролирует:

11.1. Своевременное оформление приема, перевода и увольнения работников.

11.2. Выдачу справок об их настоящей и прошлой трудовой деятельности.

11.3. Соблюдение правил хранения и заполнения трудовых книжек.

11.4. Подготовку документов для установления льгот и компенсаций, оформления пенсий работникам и другой установленной документации по кадрам.

11.5. Внесение соответствующей информации в банк данных о персонале предприятия.

12. Составляет установленную отчетность.

13. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

Специалист по кадрам имеет право:

1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.

2. По вопросам, находящимся в его компетенции вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению деятельности предприятия и совершенствованию форм и методов труда; замечания по деятельности персонала предприятия; варианты устранения имеющихся в деятельности предприятия недостатков.

3. Запрашивать лично или по поручению руководства предприятия от руководителей подразделений предприятия и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.

4. Привлекать специалистов всех (отдельных) структурных подразделений к решению задач, возложенных на него (если это предусмотрено положениями о структурных подразделениях, если нет - то с разрешения руководителя организации).

5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

IV. Ответственность

Специалист по кадрам несет ответственность:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Руководитель структурного подразделения
				(подпись)		(фамилия, инициалы)
СОГЛАСОВАНО:
Начальник юридического отдела
(подпись)		(фамилия, инициалы)
С инструкцией ознакомлен: