Для документального оформления всех кадровых операций в организации необходимы определенные знания и умения.

Делопроизводство на предприятии регулируется самостоятельно разработанной и утвержденной директором инструкцией. Она является внутренним нормативным актом и обязательна для соблюдения всеми сотрудниками хозяйствующего субъекта. Разрабатывает и контролирует ее исполнение отдел кадров.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Законодательство требует составления множества документов, закрепляющих все стороны трудовых отношений сотрудника с работодателем.

Опытные и начинающие кадровики должны повышать квалификацию. В помощь им созданы интернет-сайты, на которых представлены теоретические курсы кадрового делопроизводства.

Кадровые бумаги отражают деятельность персонала, подтверждают стаж сотрудников, играющий первостепенную роль при начислении пенсии. Руководство отвечает за документальный фонд предприятия.

Главные детали в контроле на бумаге

Грамотная организация кадрового учета требует знания нормативной базы, отслеживания ее изменений, ориентации в формах используемых документов.

С какой целью осуществляется

Порядок ведения кадрового учета регламентируется законодательством. На крупных предприятиях с большим штатом сотрудников, как правило, формируется кадровая служба. Ее работники оформляют соответствующие документы в соответствии с требованиями нормативной базы РФ.

Бумаги могут иметь унифицированную форму либо разрабатываться на предприятии и утверждаться в локальных актах.

Кадровое делопроизводство - это деятельность, направленная на разработку и ведение документов, связанных с учетом персонала, рабочего времени, расчетов по оплате труда.

Кадровые вопросы включают в себя следующие позиции:

• оформление приема на работу;
• внутреннее перемещение работников;
• увольнение;
• регулирование отношений между руководителем и сотрудниками;
• организация трудового процесса;
• иные.

Правильная организация кадрового учета способствует решению ряда задач.

Его основные цели представлены в таблице:

Направление кадровой работы	Выполняемые задачи
Учетно-контрольное	прием, учет, увольнение персонала.
Планово-регулятивное	подбор, перемещение, адаптация работников.
Отчетно-аналитическое	изучение сотрудников, оценка их труда; аналитическая работа; составление отчетов.
Координационно-информационное	подготовка, обучение, переподготовка персонала; прием работников по служебным и личным вопросам; обработка письменных обращений трудящихся; архивная и справочная деятельность.
Организационно-методическое	документирование работы сотрудников; работа с персоналом подразделений; кадровое планирование и руководство.
Документальное	ведение личных дел, трудовых книжек; составление приказов, бумаг для персонифицированного учета; оформление больничных, пенсионных свидетельств и т. д.

В Москве и других крупных регионах РФ организации, имеющие отдельные подразделения, могут вести кадровый учет онлайн. Для этого разработаны соответствующие программы, позволяющие производить обмен документами в электронном виде.

Законодательная база

Законодательные основы кадрового делопроизводства содержатся в ТК РФ.

Эта деятельность регулируется целым рядом нормативно-правовых актов:

• Указания по заполнению и применению первичных документов по учету и оплате труда (постановление Госкомстата № 1 от 05.01.04);
• унифицированные документы и требования к их составлению (постановление Госстандарта № 65-ст от 03.03.03);
• Типовая инструкция по делопроизводству для федеральных органов исполнительной власти (приказ Минкультуры РФ № 536 от 08.11.05);
• Правила работы архивов (решение Коллегии Росархива от 06.02.02);
• Правила делопроизводства для ФОИВ (постановление Правительства РФ № 477 от 15.06.09);
• Закон об информации, ее защите и информационных технологиях № 149-ФЗ от 27.07.06;
• Закон о рассмотрении обращений российских граждан № 59-ФЗ от 02.05.06;
• Закон о государственном языке РФ № 53-ФЗ от 01.06.05;
• Закон об архивном деле № 125-ФЗ от 22..10.04;
• Закон о коммерческой тайне № 98-ФЗ от 29.07.04;
• Приказ о трудовых книжках № 117н от 22.12.03;
• Постановление о принятии инструкции по заполнению трудовых № 69 от 10.10.03;
• Постановление о трудовых книжках № 225 от 16.04.03;
• инструкции Генштаба вооруженных сил РФ.

Обязательные документы

ТК РФ обязывает организации иметь свою законодательную базу, включающую ряд обязательных локальных нормативных документов.

К ним относятся:

Устав	Основной учредительный документ. В нем прописана правовая форма предприятия, учредители, сфера деятельности, порядок приема и увольнения руководителя, его полномочия. Многие внутренние нормативные акты компании составляются на основании положений Устава.
Правила распорядка труда (далее - Правила)	Наличие документа предусматривают ст. 189, 190 ТК РФ. Он устанавливает порядок приема на работу и увольнения сотрудников, права, обязанности сторон соглашения, режимы труда и отдыха, систему поощрений и взысканий, прочие вопросы касательно трудовых отношений на предприятии. Правила утверждает директор. При наличии в организации профсоюза, учитывается его мнения по поводу принятия документа. В организациях, где персонал трудится ненормированный рабочий день, должен существовать Перечень соответствующих должностей и профессий. Он оформляется в виде приложения к Правилам.
Инструкция о защите персональных данных	Согласно ст. 87 ТК РФ в ней установлены требования, обязательные для выполнения при обработке персональной информации о работниках, обеспечение их защиты, использования, хранения. Персональной считается информация об отдельно взятом труженике, нужная работодателю для трудовых отношений. Работники должны быть ознакомлены с документами, определяющими порядок обработки их данных.
Положение об охране труда	Оно находится в отделе кадров. Каждого работника ознакамливают с документом. На предприятиях с численностью сотрудников более 50 человек должна присутствовать должность специалиста по охране труда.
График сменности	Применяется в компаниях со сменным графиком труда. Документ является срочным и действует определенный период на усмотрение работодателя.
Бумаги по нормированию труда	В них отражаются необходимые временные затраты на изготовление продукции (выполнение работ) одним сотрудником или группой и установление на их основе трудовых норм.

Нормативные акты

После принятия руководителя, устанавливается количество должностей, требуемых для нормальной работы организации. С учетом полученных цифр, производственного цикла и других особенностей деятельности предприятия готовится .

Для оформления документа обычно используют бланк унифицированной формы. Скачать образец бесплатно можно из интернета. Работодатель вправе корректировать расписание на свое усмотрение.

В документе должности перечисляются в иерархическом порядке: начиная с директора и заканчивая вспомогательным персоналом. Для каждой из них указывается число единиц по штату, оклад и надбавки.

На следующем этапе формируется рабочее расписание. Оно представляет собой графики работы для всех сотрудников. При наличии смен, создаются подробные графики сменности. В документе кратко описываются требования к внешнему виду работников, поведению, распорядку дня и т. д.

Далее разрабатывается форма трудового договора. При этом должны учитываться основные нормы ТК РФ и внутренних нормативных документов компании. Трудовое соглашение обычно составляет юрист организации или привлеченный со стороны.

Документ должен включать следующие позиции:

• сведения о юрлице: название, адрес, телефон, ФИО и должность руководителя;
• данные паспорта сотрудника;
• должность сотрудника, типы договора (постоянный или срочный) и рабочего места (основное или дополнительное);
• перечень основных обязанностей со ссылкой на инструкцию к данной должности;
• сведения об оплате труда, доплатах, льготах, предоставлении отпусков;
• рабочий график, оплата переработки;
• причины для прекращения действия договора и иные условия;
• подписи и реквизиты сторон, печать предприятия.

Для проверки и оптимизации работы кадровиков руководство может провести внутренний или независимый аудит. Это способствует уменьшению риска административных наказаний, споров и жалоб со стороны персонала.

Этапы организации кадрового делопроизводства с нуля

Для формирования кадрового учета удобно использовать следующую пошаговую инструкцию:

Подготовка необходимого	Для организации кадровой службы сначала нужно приобрести мебель, оргтехнику, канцтовары и т. д. Обязательно потребуется кадровая программа, например, «1С: ЗУП» и справочная правовая система. Благодаря этому работники отдела будут отслеживать последние изменения законодательства и получат доступ к необходимым документам. Сейф нужен для хранения трудовых и важных бумаг.
Оформление руководителя	Директор является исполнительным лицом любой компании. Он подписывает документацию. Для наделения его всеми полномочиями он принимается на работу по трудовому соглашению. Издается соответствующее распоряжение, которым он назначает сам себя.
Назначение ответственного за кадровую работу	В небольшой компании эти функции может исполнять руководитель. Если делопроизводством занимается отдельный работник, с ним оформляют трудовой договор. На его основании готовится приказ. Если обязанности возложены на одного из принятых ранее сотрудников, оформляют дополнительное соглашение и приказ.
Составление внутренних актов	Они подписываются директором и хранятся в специальной папке вместе с приказами. К локальным документам относятся бумаги, перечисленные выше (раздел «Нормативные акты»).
Документирование приема персонала	На каждого работника следует завести папку для подшивки всех бумаг, связанных с его данными и трудовой деятельностью (трудовое соглашение, приказ о приеме, личная карточка).
Заполнение трудовых книжек	В данные документы сотрудников вносятся записи о приеме, переводах, поощрениях и т.д. Работодатель обязан завести новую книжку на сотрудника, который ранее никогда не работал. Трудовые и журнал их регистрации есть в отделах канцтоваров. Храниться данные бумаги должны в сейфе.

Данная инструкция подойдет и для чайников, не имеющих опыта в данном вопросе.

Как ведётся учёт

Для ведения учета нужно правильно организовать документооборот.

Для этого необходимо сделать следующее:

• разработать внутреннюю нормативную базу;
• подготовить штатное расписание для каждой единицы штата;
• произвести штатную расстановку;
• подготовить трудовые соглашения;
• разработать формы по личному составу;
• оформить карточки Т-2;
• утвердить бланки заявлений для сотрудников;
• подготовить внутренние приказы.

Все кадровые действия должны подтверждаться . Их перечень закрепляется в нормативных актах.

Дополнительные моменты

Кадровый учет с нуля начинается с приема персонала. Важно правильно оформить на работу соискателей, подготовить необходимую документацию.

Штатное расписание и отпуска

Одним из обязательных типовых документов, которые должны существовать на предприятии является штатное расписание (ф. Т-3).

• список структурных подразделений и должностей;
• количество единиц штата по каждой должности;
• оклады, надбавки по должностям;
• фонд зарплаты организации.

Подразделения указываются в документе по степени их важности для работы организации. Внутри них должности работников должны приводиться также в порядке значимости. Названия должностей в трудовых соглашениях и штатном расписании должны совпадать.

Штатная расстановка - это форма расписания с внесенными ФИО работников в соответствии с занимаемыми должностями.

График отпусков (ф. Т-7) отражает информацию о времени предоставления ежегодных отпусков всем работникам. Составляется на год. Его утверждает директор по согласованию с профорганом. Документ должен оформляться минимум за 2 недели до нового года. Занесенные в него данные обязательны для исполнения, как сотрудниками, так и работодателями. Исключение составляют льготники.

График включает следующие реквизиты:

• название подразделения;
• наименование должности;
• ФИО и табельный номер труженика;
• число дней отпуска;
• даты ухода в отпуск по плану и факту;
• основание переноса отпуска, предположительная дата.

За 2 недели до отпуска сотруднику сообщают об этом. Издается распоряжение, с которым сотрудника ознакамливают под роспись. В ноябре можно подготовить приказ для всех руководителей подразделений, обязывающий их сдать в бухгалтерию графики отпусков до 1 декабря. Это облегчит подготовку общего графика.

Оформление сотрудников

Полноценная работа организации начинается с набора сотрудников. Заполнение вакансий сопровождается оформлением документов.

Обязанности кадровика при приеме сотрудников заключаются в следующем:

• регистрация в специальном журнале заявления от соискателя;
• ознакомление новичка с действующими инструкциями и локальными актами;
• оформление трудового соглашения и контроль подписания его сторонами;
• выдача экземпляра договора сотруднику и проставление отметки об этом на бланке организации;
• оформление и регистрация приказа в книге учета;
• заполнение личной карточки, подшивка документов в дело (заявления, копий личных бумаг, приказа, договора);
• передача документов расчетчику для начисления зарплаты сотруднику.

При построении системы кадрового делопроизводства изначально следует определиться, какие документы обязательно должны оформляться, а какие нужны для конкретной сферы деятельности.

К необходимым бумагам относятся:

• распоряжения по личному составу (на прием, перевод и т. д.);
• кадровые приказы (на отпуска, премии, командировки и т. д.);
• карточки Т-2;
• трудовые;
• соглашения;

В прочие обязательные бумаги входят следующие:

• штатное расписание;
• положение по ОТ;
• журнал регистрации командировок;
• правила внутреннего распорядка;
• прочие.

Должностные инструкции и Колдоговор вести не обязательно, однако эти документы есть почти у каждого работодателя.

После установления перечня обязательной документации, следует изучить уставные бумаги. На их основании нужно разработать другие документы. Их перечень зависит от характера деятельности юрлица и особенностей условий труда. Например, при необходимости обеспечения работников униформой и СИЗ нужно подготовить распоряжение о порядке и сроках их выдачи, каким сотрудникам они необходимы.

Документально должны подтверждаться компенсации и льготы за работу в особых условиях: на вредных производствах, ненормированную, ночную и т. д. Далее оформляют Положение о кадровом делопроизводстве. В нем отражают список необходимых для работы организации бумаг, порядок их оформления и хранения.

Законодательство не обязывает разрабатывать такое Положение, однако оно существенно облегчит работу кадровикам. На работу в новую организацию сначала принимается директор, затем он набирает остальной персонал.

Состава и количество требуемых должностей отражает штатное расписание. В правилах распорядка отражаются все графики работы, требования к сотрудникам и т. д. Типовое трудовое соглашение разрабатывается на основании норм ТК РФ.

Перед применением учетных журналов их следует подготовить: пронумеровать листы, прошить, скрепить печатью. На последний лист прошивки приклеивают бумажку. На ней указывают число страниц, директор или ответственный исполнитель расписываются, ставится печать. На первой странице журнала пишут наименование организации и дату начала его ведения.

Одним из важнейших документов кадрового учета является трудовая книжка. Для их ведения приказом назначается ответственное лицо, которое их заполняет и отвечает за сохранность.

Часто задаваемые вопросы

Организация кадрового учета имеет определенные тонкости и нюансы:

Порядок восстановления	Процедура не отражена в законодательстве. Обычно она состоит из следующих шагов: Изучение актуальных нормативов. Определение списка требуемых документов. Составление плана дальнейшей работы организации. Определение ответственных за документы лиц. Формирование штатного расписания. Проверка правильности приема сотрудников, перемещений, кадровых перестановок, увольнений. Определение законности режима труда на предприятии.
Особенности у ИП с наемными работниками	Предприниматель принимает персонал на работу по стандартному сценарию. Договор заключается в несколько этапов: Получение необходимых бумаг. Оформление заявления. Составление и подписание соглашения. Формирование приказа на прием. Заведение карточки Т-2. Внесение записи в трудовую. Свои особенности имеет трудоустройство граждан, разговаривающих на английском языке.
Ведение на малом предприятии	В данных организация кадровыми вопросами может заниматься сам руководитель или специальный отдел. Работодатель может передать кадровый учет на аутсорсинг. Все вопросы будет решать сторонняя специализированная организация. Сложности с документооборотом возникают, если организация крупная, имеет структурные единицы и большой объем документации. В этом случае обязанности по передаче бумаг может возлагаться на курьера. При этом часто представители организации-исполнителя не посещают офис заказчика, т. е. работа производится полностью дистанционно.
Упрощение учета на микропредприятиях	Все условия труда закрепляются в соглашении с работником. В 2019 году руководители данных компаний и ИП вправе отказаться от составления локальных нормативных актов. В течение 4 месяцев с момента утраты статуса микропредприятия, руководство обязано оформить «традиционную» кадровую документацию.

Курсы кадрового делопроизводства в учебном центре «ГЦДПО» в Москве - обучение начинающих кадровиков «с нуля» и профессиональное повышение квалификации. Основы организации кадровой службы, ведения делопроизводства и управления персоналом (правовые, административные и психологические аспекты).

Кадровое делопроизводство (КДП) - основа управления человеческими ресурсами любой организации, вне зависимости от форм собственности и численности предприятия.

Знание Трудового кодекса РФ и способов применения норм трудового права - это ключевые требования, предъявляемые к сотрудникам кадровой службы, бухгалтерам и руководителям любого уровня.

Практически любой кадровый документ имеет юридическую (коммерческую) ценность. С помощью кадровых документов, используемых в качестве письменных доказательств, работодатель может доказать свою позицию в суде.

В ходе обучения кадровому делу вы:

• получаете актуальную нормативно-правовую базу (основу КДП);
• формируете комплекс навыков, необходимых для успешного выполнения должностных обязанностей сотрудника кадровой службы;
• получаете знания и навыки о способах и методах применения норм трудового права;
• рассматриваете «сложные случаи» применения норм трудового права;
• выполняете практические задания;
• развиваете компетенции актуальные для современного рынка.

Цель курса кадрового делопроизводства

• Сформировать практические навыки оформления служебной документации, в соответствии с требованиями законодательства вне зависимости от форм собственности предприятия.

Задачи курса кадровиков:

• Сформировать (актуализировать) знания и навыки ведения кадрового документооборота.
• Сформировать (актуализировать) знания и навыки оформления кадровой документации согласно нормативным требованиям.
• Сформировать (актуализировать) знания и навыки ведения учетных форм для работы с фондами.
• Сформировать (актуализировать) знания и навыки систематизации и архивации документов.
• Определить способы работы с трудовыми мигрантами, учитывая последние изменения трудового законодательства.
• Отработать полученные знания на практических ситуациях.

В результате обучения на кадровых курсах:

• формируется знания и практические навыки ведения кадрового делопроизводства в современной организации.

Дистанционное обучение

Данный курс можно изучить очно и дистанционно!

«Курсы кадрового делопроизводства. Организация и управление кадровой службой». Для дистанционного обучения необходимы персональный компьютер и доступ в Интернет. Поэтапно предоставляются учебные и методические материалы, а уровень знаний предмета определяется с помощью итогового онлайн-теста. Время на подготовку к итоговому тесту не ограничивается. Цена дистанционного курса - 7000 руб. Преимущество онлайн обучения - не нужно подстраиваться под расписание занятий - вы занимаетесь тогда, когда вам это удобно.

Учебная программа курса

Занятие 1. Постановка кадрового делопроизводства в организации

• Нормативно-правовая база.
• Локальные нормативные акты организации.
• Организационная структура
• Штатное расписание.

Занятие 2. Процедура оформления приема на работу

• Правила оформления
• Трудовой договор
• Правила оформления трудовой книжки
• Правила оформления личной карточки работника.
• Правила ознакомления работника
• Особенности приема несовершеннолетних граждан
• Особенности приема Генерального директора
• Особенности приема иностранных граждан

Занятие 3. Режим труда и отдыха

• Понятия и определения
• Ненормированный рабочий день
• Сверхурочная работа
• Сокращенный рабочий день
• Работа в ночное время
• Сменная работа
• Суммированный учет рабочего времени
• Совместительство и совмещение

Занятие 4. Оформление кадровой документации. Практическое занятие

Занятие 5. Отпуск

• Виды отпусков
• Процедура оформления ежегодного основного оплачиваемого отпуска
• Процедура оформления учебного отпуска
• Процедура оформления отпуска по беременности и родам и отпуска по уходу за ребенком
• Расчет больничного листа

Занятие 6. Служебная командировка

• Понятие служебной командировки
• Разработка Положения о служебных командировках.
• Оформление служебной командировки

Практическое занятие

Занятие 7. Перевод и увольнение работника

• Служебный перевод
• Оформление перевода
• Перемещение
• Основания увольнения работника
• Процедура увольнения
• Дисциплинарное взыскание

Занятие 8. Воинский учет

• Понятие воинского учета
• Организация воинского учета

Практическое занятие

Итоговая аттестация

Есть много курсов кадрового делопроизводства, которые ориентированы на действующих сотрудников отделов персонала: они помогают обновить знания законодательства, узнать о нововведениях в работе с программным обеспечением и документами.

Также на образовательном рынке представлены курсы по изучению кадрового делопроизводства с нуля с изучением 1С , воинского учета, организации кадровой работы в коммерческих, государственных и производственных предприятиях. Иногда учебные центры гарантируют трудоустройство после окончания учебы.

Обучение, как правило, очное (дневное, вечернее или по выходным). Также есть дистанционные программы.

Продолжительность курсов: от 18 до 80 академических часов (календарно от 2 до 30 дней). Большинство учебных программ краткосрочные и длятся 24-32 ак. часа.

Стоимость обучения кадровому делу варьируется от 3 до 34 тысяч рублей. Цена зависит от объема программы, ее углубленности и уровня сложности. «Средний» курс стоит в пределах 5-7 тысяч рублей.

На курсах вы научитесь

Курсы делопроизводства и документооборота научат вас:

• вести документооборот и составлять организационно-распорядительные документы;
• правильно обращаться и хранить документацию;
• разбираться в трудовом законодательстве;
• рассчитывать финансовые начисления сотрудникам;
• вести табель учета рабочего времени;
• работать с различными модулями программы 1С.

Для кого

Обучение с нуля подойдет всем желающим освоить профессию кадровика. Курсы повышения квалификации в области кадрового делопроизводства подойдут специалистам, которые хотят актуализировать свои знания, освоить новые навыки и продвинуться по карьерной лестнице.

Свидетельства об окончании

По завершении учебы слушатели получают свидетельство установленного образца или иной аналогичный документ.

Курсы в России и СНГ

• Владивосток
• Иваново
• Калининград
• Киров
• Магнитогорск

– это деятельность, направленная на систематизацию документов персонала и проведение работы с ними.

Кадровый отдел существует во всех организациях и обеспечивает бесперебойную работу с документами, а так же своевременный учет всех изменений со стороны предприятия и его сотрудников.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации :

Необходимая литература

Для того чтобы, быстрее провести обучение делопроизводству и применить знания на практике, специалисты рекомендуют обратить внимание на следующие печатные издания:

Организация кадрового делопроизводства с нуля

Организация кадрового делопроизводства с нуля должна выстраиваться поэтапно следующим образом:

• Установка специальных программ для компьютера, рассчитанных для того чтобы проводить грамотную документацию и прочие дела, касающиеся кадрового делопроизводства.

На сегодняшний день существует множество программ, рассчитанных для этих нужд. Однако руководители организаций традиционно выбирают 1С .

Это связано с тем, что специалисты по установке и обслуживанию этой программы есть в любом крупном или мелком городе, а вот те, кто смог бы обслуживать инновационные разработки не всегда могут быть вызваны по телефонному звонку.

• Изучение важных документов организации.

Все представленные договоры и документы должны соответствовать, а не противоречить уставу организации. Это несет в себе важную часть, прежде всего для устранения разногласий с руководящим составом или с сотрудниками.

• Приобретение или самостоятельное изготовление журнала регистрации.

Документы, которые будут содержаться в делопроизводстве фирмы, должны быть согласованы с вышестоящим руководством.

Нужно уточнить, какие из них будут обязательными, а какие можно отложить, потому что обращение к ним будет производиться в редких случаях. Важно знать, какие из них будут располагаться в трудовом распорядке, а какие в бланках .

• Оформление директора. Необходимо проверить правильное заполнение всех бумаг, в которых должно быть отражено, с какого числа работает руководитель в фирме.
• Создание штатного расписания и правил для внутреннего распорядка, распространяющиеся на всех без исключения сотрудников.

Как правильно составить штатное расписание читайте в нашей статье .

Если их в фирме нет, нужно создать эти документы. Эти документы должны быть полностью согласованы с руководителем организации и проверены по нормативным базам. То есть нужно выяснить, не противоречат ли нововведения закону.

• Создание типового трудового договора, который будет выгоден организации, но не будет противоречить законодательным нормам.
• Затем необходимы основные документы.

Кадровый персонал не может обойтись без создания следующих бумаг:

1. бланки по приказам;
2. договоры о материальной ответственности;
3. журнал регистрации;
4. книги по учету;
5. табель по рабочему времени.
6. После документов нужно позаботиться о том, кто и как должен вести .

Вопрос об их хранении и заполнении документов должен решаться вовремя и заранее. На начальном этапе, когда персонала на работе совсем мало, этим может заниматься учредитель фирмы . По этому поводу должен быть издан специальный приказ. При его отсутствии фирме будет назначен серьезный штраф.

Если в будущем появится человек, в чьи обязанности будет входить работа с документами, тогда будет издан новый приказ о назначении ответственного лица.

Последний этап – набор сотрудников для трудоустройства.

Для этой процедуры потребуется:

1. приказы о зачислении на работу;
2. оформление трудовых договоров;
3. наличие трудовых книжек;
4. карточки для сотрудников;
5. книга для того, чтобы учитывать трудовые книжки.

Это далеко не все, что нужно знать начинающему с нуля сотруднику, но такие действия являются лишь первыми азами в большом объеме информации, которую предстоит изучить в дальнейшем.

Инструкцию по кадровому делопроизводству можете найти .

Обязанности специалиста по кадрам

У специалиста, занимающегося делопроизводством, обширная сфера деятельности, охватывающая все моменты в организации, связанные с сотрудниками и их работой. Итак, основными задачами у сотрудника делопроизводства являются:

• Оформление документов, касающихся , больничного и иных справок.
• Формирование личного дела на каждого из сотрудников.
• Подготовка и разработка табеля по рабочему времени.
• Проведение и подготовка кадровых приказов.
• Расчет и последующее начисление .

Образец должностной инструкции кадровика-делопроизводителя скачивайте бесплатно.

Помимо основных задач, у сотрудников этой сферы деятельности существуют и дополнительные задачи , такие как:

• отслеживание рынка по заработной плате;
• отслеживание и приглашение кандидатов для трудоустройства;
• составление списка открытых вакансий в организации;
• разработка положений об и приеме на работу сотрудников компании.

Иногда работник этого отдела занимается оценочной деятельностью по работе сотрудников и составлением отчета по этой теме.

Важно знать, что в соответствии с действующим законодательством, кадровик не может разглашать персональные данные работника третьим лицам. Эта ответственность лежит полностью на нем.

Ошибки, допускаемые в отделе кадров

В любой работе могут быть допущены ошибки. Поэтому кадровое делопроизводство не является исключением. Поскольку это сложный процесс и запомнить большой объем информации многим начинающим сотрудникам сложно, то основные из них заключаются в следующем:

1. При оформлении и увольнении работника.

Прежде всего, это относится к оформлению. В приказе могут быть не прописаны условия по или характер выполняемой работы. Иногда ошибки допускаются в инициалах или фамилии сотрудника, а так же его рабочем подразделении. Здесь важно учитывать, что приказ, выполненный с допущением ошибок или изданный неуполномоченным на это лицом, является недействительным.

2. Работа с трудовыми книжками. По правилам, серию и номер этого документа нужно вносить в книгу учета движения трудовых книг, чего не все делают.
3. При заключении трудового договора. Основные упущения заключаются в отсутствии какого-либо из документов, необходимых для этой процедуры, или приеме на работу граждан, не способных заниматься указанным видом деятельности по состоянию здоровья.
4. Приказы. Локальный нормативный акт на предприятии может быть издан, но в нем отсутствует подпись руководителя компании. Это грубое нарушение, и такой документ не имеет силы.

Восстановление порядка в кадровом учете

Иногда в небольшой компании происходит так, что накапливается масса нарушений, и нет специалиста, способного решить этот вопрос. Если все-таки такой человек нашелся, и ему было поручено наведение порядка в документации, тогда ему нужно следовать следующей пошаговой инструкции :

1. Потребуются нормативные акты последней редакции, которые помогут решать многие правовые вопросы, а так же специальная литература по кадровой тематике и программы, облегчающие жизнь в кадровом делопроизводстве.
2. Пересмотр документов и проверка.

В наличии должны быть все необходимые документы, которые относятся к делопроизводству. К ним относят обязательные, специальные и необязательные.

Важно, чтобы все было в надлежащем виде и на своих местах.

Необязательными тоже стоит обзавестись для того чтобы обезопасить себя при проведении проверок в офисе.

3. Изучение пожеланий руководителя, а также того как обстоят дела в компании и соответствуют ли они заявленным приказам и локальным нормативным актам. В этот же этап входит внимательное изучение учредительных документов в организации.
4. Определение круга лиц, участвовавших в разработке недостающих документов и тех работников, которые в дальнейшем будут ответственны за документооборот и его сохранность.
5. Анализ штатного расписания, которое должно быть выполнено в унифицированной форме.
6. Проверка оформления руководителя, сотрудников и трудовых договоров в компании.
7. Важная часть – это изучение предыдущих приказов о приеме на работу и личных карточек на сотрудников, ошибок в них быть не должно.
8. Проверка трудовых книжек.
9. Проверка переводов и перемещений сотрудников в компании, увольнений, как прошлых, так и текущих.
10. Завершающим этапом проверяют рабочее время на каждого сотрудника.

Автоматизация в делопроизводстве

Кадровое делопроизводство со временем становится все сложнее, а компании все больше. Поэтому выходом из такой ситуации служит автоматизация в отделе кадров . На сегодняшний день практически в каждой организации вопросы по кадрам решают с помощью автоматических устройств.

Налаживание процесса автоматизации должно проходить в несколько этапов:

• Первый этап состоит в постановке цели для автоматизации. Чаще всего это налаженная работа и эффективность установленной системы.
• После определения эффективности, нужно заняться внедрением системы, то есть созданием автоматической базы.
• Далее необходимо обучить сотрудников работать на предоставленном оборудовании.
• Введение в систему данных из всех документов организации является основным этапом. В это время нужно создать шаблоны по отчетам.

Для корректного кадрового делопроизводства потребуются следующие программы :

1. предсистемы, то есть программы обеспечивающие учет;
2. HRM-системы. Это система решающая проблему с автоматизацией кадров. Это система хранящая информацию на каждого из работников;
3. WFM-система. У этих программ больше функций по сравнению с обычными программами для автоматизации;
4. HCM-системы решающие вопросы не только по количественному показателю персонала, но и по качественному. Такие программы улучшают работу крупных фирм, примерно на 15 процентов.

Конечно, можно отказаться от новых технологий и осуществлять проведение работ по старым способам. Однако прогресс не стоит на месте, и в дальнейшем может оказаться так, что из-за неправильного автоматического оснащения может произойти нарушение документооборота, которое может повлечь за собой штраф .

Как организовать кадровый учет в только что созданной компании – смотрите в видео-семинаре:

Описание курса:

Особенности оформления кадровых документов

Работу специалиста кадровой службы невозможно представить без оформления разных документов. Это одна из самых сложных и требующих большой концентрации и аккуратности сторон трудовой деятельности сотрудника. В его обязанности входит документальный учет рабочего времени персонала, расчета с ним, ведение архива, формирование системы управления и мотивации работников предприятия.

Ведение кадровой документации регламентируется законодательными и нормативными актами. Выполнение действующих требований – непосредственная обязанность специалиста, и ему необходимо четко разбираться в существующих стандартах, а для этого – проходить курсы кадрового делопроизводства. В Современной научно-технической Академии (СНТА) созданы программы, пройдя которые можно овладеть новые профессиональные навыки и получить востребованную специальность.

Обучение работе с кадровыми документами

Все, кто желает повысить свою компетентность и уровень квалификации, может поступить в СНТА, чтобы актуализировать базу знаний в области работы с кадровыми документами, а также освоить современные методики и технологии решения профессиональных задач. Дополнительное обучение позволит специалисту полностью соответствовать требованиям, которые предъявляются высококвалифицированным сотрудникам. По окончании курсов слушатель будет хорошо разбираться в таких вопросах, как:

• Трудовое законодательство Российской Федерации;
• Профессиональные стандарты;
• Заключение, изменение, прекращение трудовых отношений с работником;
• Основы делопроизводства: оформление документов, ведение архива;
• Локальная кадровая документация;
• Защита персональных данных;
• Социальное страхование;
• Пенсионное обеспечение;
• Ответственность кадровой службы;
• Контроль и аудит кадрового делопроизводства.

Повышение квалификации в удобной для вас форме

Курсы повышения квалификации и профессиональной подготовки в СНТА можно проходить в разной форме: очной, заочной или дистанционной. Учебный план соответствует принятым образовательным стандартам. Он включает в себя ряд общих и узконаправленных тем. Занятия рассчитаны на лиц, имеющих законченное высшее или средне-специальное образование (не обязательно профильное). Дополнительное образование в СНТА позволяет получить новые знания и с легкостью применять их в трудовой деятельности, выстраивая эффективную кадровую политику на любом предприятии.

Акции:

Получаемые документы:

Важно! В дипломе не указывается форма обучения (очная/заочная).
Диплом установленного образца

Условия поступления:

Обучение по направлению «Кадровое делопроизводство» дает возможность получить диплом о переподготовке. Также для отдельных направлений и специальностей предусмотрена выдача дополнительных документов, если их требуют ведомственные нормативно-правовые акты: сертификаты, книжки и т.д.

Для того чтобы стать студентом академии, необходимо соответствовать нескольким требованиям и выполнить некоторые действия:

• Иметь диплом о среднем профессиональном или высшем образовании по специальности
• Подайте заявку на обучение по программе профессиональной переподготовки или повышения квалификации по направлению «Кадровое делопроизводство» в электронном формате:
  - по электронной почте,
  - по форме обратной связи на сайте,
  - или позвоните по бесплатному круглосуточному телефону;
• Предоставить документы, подтверждающие личность и имеющийся уровень образования;
• После подписания договора пройдите курс обучения в дистанционном форме;
• Пройдите итоговое тестирование, и получите диплом о прохождении переподготовки или удостоверение о повышении квалификации по программе «Кадровое делопроизводство».