ПитерСофт: BPM – это продукт, в котором:

Сначала специальный пользователь рисует схемы исполняемых в информационной системе бизнес-процессов,

Потом настраивает их связь с учетной системой (например, 1С:ERP 2),

Потом все пользователи запускают свои процессы на выполнение,

Руководитель контролирует ход их выполнения,

Анализируются полученные данные по процессам,

Принимаются решения по оптимизации процессов, исходя из анализа.

ПитерСофт: BPM способен автоматизировать бизнес-процессы всех областей деятельности предприятия. Продукт позволяет создать единую процессную информационную модель данных всего предприятия в целом.

Зачем вообще нужно внедрять продукт "ПитерСофт: BPM"? Рассмотрим следующий пример:

В классической учетной системе есть документ "Расходная накладная". Он имеет два состояния: "не проведен" и "проведен". Во 2 случае отгрузка считается произведенной, клиент становится должен денег, а товара (или готовой продукции) на складе уже нет. В плане учета задача решена.

Но на самом деле, в процессе передачи товара клиенту участвует несколько служб, и каждая должна своевременно выполнить свою задачу, иначе произойдут ошибки. Т.е. процесс должен быть построен и выполнен правильно. В данном случае, задействован менеджер, который договаривается о том, что клиенту будет произведена поставка в такое-то время и на таких-то условиях (доставка или самовывоз). Бухгалтерия должна выписать документы. На складе должна быть подобрана правильная номенклатура.

Логисты должны своевременно заказать транспорт и произвести доставку. А бухгалтерия потом должна получить подписанные возвратные документы. И последовательность задач не должна быть перепутана, и стартовать каждая из задач должна своевременно и с нужной информацией.

В этом случае можно бесперебойно небольшим количеством сотрудников обеспечить большое количество отгрузок.

Телефон используется, только если что-то пошло не так. Все задачи пользователям приходят в системе BPM и там же ставится отметка об их выполнении. В любой момент времени менеджер знает, что происходит в данный момент с заказом номер 24975.

Классическая учетная система не решит процессных вопросов. Это задача системы BPM.

Каким компаниям это может понадобиться?

Это предприятие, в котором:

• существуют рутинные процессы, автоматизация которых может сэкономить время;
• уже решены срочные вопросы учета и требуется автоматизация взаимодействия между сотрудниками различных подразделений;
• работает более 10 сотрудников, являющихся пользователями ПК и работающих в рамках решения общих задач;
• у сотрудников есть своя специализация (это не вариант, когда "все делают все");
• сотрудники разделены территориально, находятся в разных помещениях;
• требуется организация работ по высоким стандартам, например, ISO9000

Какие еще процессы можно автоматизировать?

Автоматизировать можно любые процессы. Но лучше автоматизировать те, которые являются самыми интенсивными и где есть наибольшие потери информации и времени.

По функциям это:

• Согласование договоров;
• Закупка материалов;
• Согласование выплаты денежных средств;
• Прием заказов;
• Прием и управление рекламациями;
• Обеспечение производства;
• Подготовка командировки;
• Авансовые отчеты;
• Инвентаризация на складе;
• Процесс приемки товара;
• Прочие процессы

Список бизнес-функций, которые можно автоматизировать в рамках процессного управления, можно писать бесконечно. В любой отрасли есть свои уникальные процессы, автоматизация которых может существенно облегчить жизнь и управление их руководителю.

Почему "ПитерСофт" умеет внедрять BPM?

Сотрудники "ПитерСофт" сначала изучают предметную область Заказчика, какой бы она ни была сложной, потом предлагают решение для автоматизации. Когда требуется сделать постановку учета в незнакомой для нас предметной области, мы это делаем.

Подробнее

Для того, чтобы автоматизировать любое предприятие, необходимо понимать, какие информационные потоки протекают на предприятии, какие учетные механизмы применяются, какие пользователи какие данные в какой момент времени должны вносить, чтобы предприятие могло получить необходимую отчетность.

Эксклюзивная индивидуальная работа "под ключ"

Иногда бывает так, что предприятие имеет особенности, не позволяющие использовать "типовую" схему работы. В этом случае, для проведения правильных настроек, нужно досконально разобраться в нюансах и тонкостях деятельности предприятия. Часто сотрудники предприятия заказчика сами не знают, как необходимо отражать свою деятельность в информационной системе, или сотрудники различных подразделений не могут договориться о схемах взаимодействия друг с другом, как разделить полномочия и зоны ввода информации в систему.

Для этого используется наш опыт и те лучшие практики, которыми мы обогатились за время работы с другими заказчиками. Мы проводим постановку или оптимизацию схем учета, постановку бизнес-процессов или их оптимизацию, создаем правила работы подразделений в рамках учетной системы. Согласованное с заказчиком видение этих правил мы воплощаем в настройках информационной системы.

Сотрудники "ПитерСофт" разбираются во всех видах учета (производственный, складской, финансовый, оперативный, управленческий, бухгалтерский, налоговый и др.).

Подробнее

Руководителям любого производственного предприятия каждый день необходимо принимать управленческие решения, исходя из сложившейся на предприятии ситуации. Лучше всего актуальное положение дел отражается в количественном выражении, т.е. нужно знать, есть ли на расчетных счетах деньги на закупку материалов и выплаты зарплаты, есть ли достаточное количество материалов на складах, чтобы выпустить требуемую партию в срок, есть ли у поставщика материалы по той цене, которая войдет в калькуляцию заказа и так далее. Данные в количественном выражении всегда актуальны только тогда, когда на предприятии работает учет, иначе приходится работать только интуитивно, "по наитию". Для большого предприятия такая работа неприемлема. Значит, необходимо вести и складской учет, и финансовый, и оперативный, и учет резервов, и бухгалтерский и т.д. Все эти виды учета сходятся в единую систему под названием 1C:ERP 2.

Почему ERP? По определению, т.к. ERP – система управления ресурсами и процессами предприятия.

Сотрудники "ПитерСофт" знают продукт "ПитерСофт: Управление процессами", т.к. являются его разработчиками.

Подробнее

В 2007 году на рынок нами была выпущена BPM-система "ПитерСофт: Управление процессами", которая разрабатывается и гибко настраивается под специфику предприятия заказчика и позволяет управлять бизнес-процессами внутри отдельных подразделений, управлять бизнес-процессами взаимодействия предприятия в целом и процессами взаимодействия со всеми контрагентами.

Сотрудники "ПитерСофт" имеют большой опыт внедрения BPM и смежного решения 1С:Документооборот.

Подробнее

Автоматизация процессного управления – это ключевая компетенция компании "ПитерСофт".

За 10 лет клиентами стали более 300 предприятий, в общей сложности были автоматизированы более 20 000 рабочих мест по технологии управления процессами. Перечислим некоторые из проектов по внедрению BPM системы: Фонд имущества Санкт-Петербурга, Северо-западная рыбопромышленная компания – Мурманск, Газтехлизинг, производственная компания "Красный Яр", ЦНИИ судового машиностроения, Прионежская сетевая компания, ГК "Содружество" и др.

Продукт входит в программу обучения более 10 ведущих ВУЗов России. По сей день продукт продолжает совершенствоваться, аккумулируя самые современные технологические новинки.

Подробнее

Сотрудники "ПитерСофт" выполняют проекты, обучая сотрудников Заказчика работе с программным продуктом "ПитерСофт: Управление процессами". При этом, решая те или иные задачи автоматизации, мы наращиваем свой опыт и познаем различные варианты работы с программными продуктами. Также, мы всегда критично относимся к своим знаниям, к требованиям к системе, к задачам, которые ставит Заказчик. Когда нам есть, что подсказать, мы делаем это. Не в наших правилах слепо соглашаться с тем, что нам кажется неправильным. В этом случае мы постараемся убедить Заказчика принять более верный с нашей точки зрения вариант. Но бывает, что и Заказчик убеждает нас, и мы добавляем в этом случае новую практику в свою копилку знаний, расширяя свой кругозор. Оттачивая свое мастерство, мы становимся еще более полезными для Заказчика консультантами.

Система ценностей

Подробнее

Когда ты являешься мастером своего дела, появляются такие понятия и потребности, как профессиональная гордость за те результаты, которые предоставляются заказчику. Хочется сделать такой продукт, чтобы заказчик оценил класс предлагаемых профессиональных услуг. Мы уважаем своих заказчиков. Поэтому в случае, когда у наших клиентов возникают новые потребности – развитие внедренной системы, новое внедрение на родственном предприятии, сопровождение системы, они стремятся продолжить работу с нами. И мы вместе работаем годами, и мы получаем новых клиентов по рекомендациям. Мы осознаем, что хорошо и честно работать – выгодно и правильно во всех смыслах.

Продукт работает в одной базе с учетной системой и для пользователя нет границы между учетной системой и системой BPM. Это единое целое. Настройка происходит без программистов.

"ПитерСофт: Управление процессами" способен автоматизировать бизнес-процессы всех областей деятельности предприятия. Продукт позволяет создать единую процессную информационную модель данных всего предприятия в целом.

Автоматизация бизнес-процессов – это перевод типовых бизнес-задач и стандартных операций под контроль программно-аппаратного комплекса. В результате высвобождаются ресурсы, что позволяет увеличить производительность труда и эффективность стратегического управления. Для оптимизации работы организации используют системы моделирования и оптимизации исполнения бизнес-процессов. Как вы видите, актуальность автоматизации бизнес процессов очень высока.

Виды автоматизации

Автоматизация важных бизнес-процессов может проводиться в двух направлениях:

• Работа над основными бизнес-процессами (общение с клиентами, управление продажами). Цель автоматизации данной сферы – повышение качества выпускаемой продукции, увеличение объема продаж, повышение доходности бизнеса.
• Упрощение поддерживающих процессов. В качестве таких процессов может выступать бухгалтерский учет, делопроизводство, отчетность. Автоматизация этих действий не повлияет на увеличение доходов напрямую, однако поможет уменьшить время на выполнение рутинной работы.

Удобная система, в которой часто выполняется автоматизация бизнес-процессов – Битрикс 24, а также другое программное обеспечение: «1С: Бухгалтерия», «1С: Зарплата», «АудитЭксперт», «Мастер Финансов Анализ», «Фингранд».

Задачи автоматизации бизнеса

Автоматизация исполнения рутинных бизнес-процессов на предприятии с применением Битрикс 24 или других систем выполняется для решения следующих задач:

Поддержка оперативной деятельности организации, упрощение контроля и учета;

• Быстрая подготовка различной документации для деловых партнеров. Пример: счет-фактуры, накладные, акты сверки;
• Оперативное получение отчетов с информацией о состоянии дел в организации за любой отрезок времени;
• Сокращение затрат на персонал, повышение эффективности рабочего процесса благодаря освобождению работников от рутинных действий;
• Минимизация влияния на важные бизнес-процессы человеческого фактора;
• Повышение качества обслуживания;
• Безопасное хранение информации.

Преимущества автоматизации бизнес процессов

Автоматизация бизнес-процессов предприятия с использованием Битрикс 24 или другого программного обеспечения поможет повысить качество выпускаемой продукции, оптимизировать управление компанией.

Внедрение автоматической системы для моделирования и исполнения важных процессов обеспечит следующие преимущества:

• Ускорение обработки информации, упрощение решения повторяющихся задач;
• Автоматизация ручного труда;
• Повышение прозрачности бизнеса;
• Увеличение согласованности работы сотрудников, повышение качества работы;
• Контроль больших объемов информации;
• Уменьшение числа ошибок, повышение точности управления, возможность параллельного выполнения нескольких задач;
• Оперативное принятие решений в типовых ситуациях.

Автоматизация бизнес-процессов – это возможность для руководителя оперативно получать подробную информацию в виде аналитических отчетов, благодаря чему управление компанией происходит с максимальным учетом внутренних и внешних показателей организации.

Как выполнить автоматизацию бизнес-процессов?

Автоматизация бизнес-процессов, пример которой вы без труда найдете в многочисленных материалах, выполняется с использованием современных технологий. В таблице мы собрали основные примеры автоматизации и оптимизации бизнеса.

Инструмент	Особенности
Облачные технологии	Отсутствие необходимости в собственном сервисе компании. Оптимально подходит для малого бизнеса благодаря низкой стоимости.
Автоматизация инструментов маркетинга	Использование CRM-систем, программ для автоматизации BI-систем и контекстной рекламы.
M&M, межмашинное взаимодействие	Обеспечивает минимальное участие человека в моделировании и исполнении процессов, в которых он не всегда может адекватно, оперативно реагировать на изменения.
Big Data	Бизнес-аналитика на основе большого количества данных. Решение для крупных компаний: для обработки значительных объемов данных нужно специализированное оборудование.
Анализ информации в режиме реального времени	Возможность выполнения полностью синхронизированных операций благодаря эволюции систем автоматизации бизнеса в системы обработки транзакций в реальном времени.

Автоматизация бизнес-процессов является важным условием успеха организации любых масштабов, независимо от сферы деятельности или структуры. Быстро меняющаяся экономическая ситуация, необходимость снижения рисков, высокие скорости принятия решений – все это требует современных подходов. Благодаря использованию автоматики появляется возможность высвободить ценные ресурсы и сосредоточить максимум усилий на ключевых направлениях деятельности.

Бизнес-процессы предприятия

В бизнес-процессы включается последовательность этапов, шагов, функций и прочих действий, а также все взаимодействующие между собой участники организации (руководители, сотрудники, клиенты). Работа любого предприятия представляет собой ряд связанных бизнес-процессов.

Существует четыре основных вида бизнес-процессов:

• Ключевые. Создают ценность товаров/услуг, повышают их цену на стадии монтажа, производства или другой промежуточной ступени;
• Поддерживающие. Представляют ресурсы, важные для ключевых процессов, поддерживают инфраструктуру компании;
• Процессы развития. Предоставляют возможности для усовершенствования будущей работы предприятия. В процесс включают обучение или повышение квалификации персонала, а также планирование дальнейшей деятельности компании;
• Управляющие. Решают задачи компании при помощи оперативного управления, планирования, обучения, мотивации персонала.

Автоматизация бизнес-процессов предприятия пройдет успешно лишь в случае, если руководитель умеет эффективно управлять этими процессами. Директор должен выстраивать работу компании так, чтобы бизнес-процессы выполнялись строго по составленной схеме и без сбоев. В идеале не должно уходить много времени на обработку документации.

Существует множество эффективных способов организации бизнеса. Наиболее рациональный вариант – комплексная автоматизация процессов на базе собственной или адаптированной модели информационной системы. Использование систем автоматизации позволяет увеличить прибыльность производства и значительно сократить издержки.

Актуальность автоматизации бизнес процессов

Существует ряд симптомов, которые указывают на необходимость комплексной автоматизации бизнес-процессов (в их числе и процессов снабжения) компании:

• Фирма работает с перебоями, сотрудники не могут координировать действия и выполнять их слаженно;
• В компании имеют место регулярные задержки, искажения и потери информации;
• При выполнении повседневной работы специалисты компании не могут отодвигать собственные интересы на второй план;
• Задачи фирмы выполняются неэффективно, клиентоориентированность развита очень слабо;
• У сотрудников нет четкого понимания того, как их деятельность сказывается на показателях организации;
• Нет явного распределения, кто из сотрудников отвечает за конкретные цели и функции предприятия;
• Отсутствуют временные рамки для выполнения задач;
• Компания не всегда работает в интересах клиентов.

Если хотя бы несколько из описанных признаков присутствуют в вашей компании – значит, требуется автоматизация бизнес-процессов, чтобы сделать деятельность предприятия более продуктивной и успешной.

1. Определение целей автоматизации.

Прежде чем начать действия по автоматизации процессов бизнеса, необходимо поставить перед собой конкретные стратегические цели. Обдумайте, чего вы хотите достичь, какие задачи вам должна помочь решить автоматизация управления бизнес-процессами. Например, автоматизация бизнес процессов управления снабжением отличается от автоматизации работы с клиентами. Если в первом случае вам надо заняться оптимизацией логистики, прием\отправка груза и т.д. То во втором случае вам необходимо отслеживать другие показатели: звонки, эффективность воронки продаж и т.д.

1. Формализация бизнес-процессов.

Для описания бизнес-процессов требуется определить, какие в них присутствуют подпроцессы, как движется информация, в какой последовательности выполняются мероприятия, какие есть ограничения и какими ресурсами вы сможете воспользоваться.

1. Оптимизация бизнес-процессов.

После разработки модели специалисты анализируют их, чтобы затем перевести из желаемой в реальную. Затем составляется план по достижению заданных целей с использованием процессов. В итоге выстраивается бизнес-процесс, из которого исключены лишние операции и задержки.

1. Разработка технического задания.

Определяются точные задачи, которые не могут быть решены без участия владельца.

1. Кодирование информации, разработка должностных инструкций.

Организация, которая занимается внедрением автоматических решений, выполняет кодирование информации. На данном этапе рекомендуется также начать разработку служебных инструкций, чтобы упростить обучение персонала в будущем.

1. Обучение сотрудников.

Этот этап требуется только тогда, когда структура рабочего процесса изменяется или планируется изменять состав сотрудников.

1. Опытная эксплуатация.

Оценить продуктивность системы автоматизации можно только одним способом: применить ее на практике. Этот этап поможет отладить рабочий процесс и избежать ошибок.

Бизнес-процессы: трудности перехода

Система автоматизации бизнес-процессов не всегда внедряется быстро и легко: в процессе могут возникать определенные проблемы и трудности. Рассмотрим наиболее часто встречающиеся из них.

Затягиваются сроки реализации проекта.

Часто это случается, когда процессы не разбиты на управляемые блоки и контрольные точки не выделены. Решить эту проблему можно выделением общих логических схем, установкой последовательности операций внедрения системы автоматизации процессов бизнеса.

Отсутствуют логические рамки проекта.

Процесс не будет затягиваться, если в утвержденном документе будут четко прописаны временные ограничения. В роли последних могут выступать проектные решения или технические задачи.

Ресурсы привлекаются не своевременно, а их качество оставляет желать лучшего.

Персонал компании не принимает нововведения.

Воспользуйтесь различными информационными ресурсами, чтобы сообщить сотрудникам об автоматизации процессов бизнеса. Особое внимание уделите важности внедрения. Если уладить конфликт не удастся, увольте организатора протеста.

Отсутствует реальное тестирование функциональных возможностей автоматизированных бизнес-процессов.

Для организации рабочего процесса требуется выделять положительные результаты. Для этого проанализируйте результаты после определенного временного периода, при необходимости доработайте полученные показатели до идеала.

Нет эффективной системы управления.

Решить эту проблему поможет приглашенный специалист по конфликтологии. Он поможет разрешить конфликты и споры между работниками и урегулировать сложные ситуации.

У проекта низкий приоритет, и его выполнение происходит по остаточному принципу.

Найдите и устраните причины небрежного отношения к проекту. Если ситуация не изменяется – замените исполнителя.

Цели проекта не определены, отсутствуют критерии достижения целей или оценки результатов.

Критерии оценки требуется составлять индивидуально, учитывая направление проекта. Определив конкретные цели проекта, вы упростите реализацию поставленных задач и быстрее добьетесь положительных результатов.

Автоматизация бизнес-процессов управления снабжением или других процессов в конечном итоге поможет вам оптимизировать работу предприятия, сделать ее эффективной.

Бизнес-процессы в компании - это последовательность действий и операций, которые нужны для создания продукта или оказания услуги. Например, продажа товара через интернет-магазин состоит из ряда операций:

1. получение заявки от клиента;
2. уточнение менеджером деталей заказа по телефону;
3. получение оплаты от клиента;
4. резервирование товара на складе;
5. передача данных заказа в логистическую службу.

Чаще всего эти действия совершают люди, но иногда им помогают программы - тогда говорят об автоматизации бизнес-процессов . Для чего это нужно? Во-первых, чтобы ускорить процесс и сэкономить время сотрудников, а во-вторых, чтобы исключить ошибки человеческого фактора.

Например

В случае с тем же интернет-магазином: если процесс не автоматизирован и менеджер вручную проверяет почту с заявками, то клиент может прождать звонка от менеджера несколько часов или дней. А может и вовсе не дождаться, если письмо с уведомлением затеряется в груде других писем. Если же процесс автоматизирован, то программа сама назначает ответственного менеджера, высылает ему уведомление в программе, и он может перезвонить покупателю уже через минуту.

Таким образом, автоматизация бизнес-процессов - это делегирование сложных или рутинных задач и функций специальной программе, как правило, CRM-системе. Бывает трудно самостоятельно понять, какие процессы можно автоматизировать. В этом случае лучше начать с полного аудита компании.

7 причин автоматизировать бизнес-процессы

Есть минимум семь выгод, которые вы можете получить благодаря CRM-автоматизации бизнес-процессов:

1. Меньше переработки, больше продуктивности. Если работники «вкалывают» по 8 часов подряд, то они устают и работают не так хорошо, как хотелось бы. Убираем из их рабочего дня ненужную рутину, например, создание однотипных документов, ручное обновление данных о сделках, рассылку типовых писем и СМС, обработку заявок - и вот, сотрудники справляются с той же работой в два раза быстрее, а потому могут работать не на количество, а на качество.

2. Все заняты своим делом. Ваша команда сможет не зарываться в мелких задачах, а сосредоточиться на самом важном. Менеджеры работают с клиентами, руководство занимается разработкой стратегии развития - все заняты лишь своим основным делом.

3. Человеческий фактор сведен к минимуму. Человеку свойственно ошибаться. Банальная опечатка - и вот уже внесены неверные данные о клиенте или о сделке. Потерялся стикер с напоминанием - менеджер забыл сделать важный звонок. И вообще, зачем заставлять людей сводить вручную отчёты, подсчитывать стоимость услуг и делать другие задачи, которые вмиг сделает компьютер? Оставим людям то, с чем они справляются лучше, а остальное куда эффективнее сделает программа.

4. Экономия на зарплате. Программе не надо платить зарплату и отчислять за нее взносы в ПФР. Вы можете сэкономить, не нанимая людей на чисто механическую работу. Зачем брать отдельного сотрудника только на рассылку сообщений клиентам или писем тем, кто сделал заказ на сайте?

5. Статистика в реальном времени. Когда проведена комплексная автоматизация CRM, вы можете в пару кликов посмотреть, что происходит, как меняются ваши показатели, как это влияет на ваш бизнес. И принимать решения будет куда проще - в отличие от ситуаций, когда одни данные у вас содержатся в документе Word, другие в таблице Excel, третьи на стикере, а четвёртые и вовсе лишь в голове у менеджера.

6. Клиенты не теряются. Система вовремя отреагирует на любой входящий запрос и сразу назначит на него ответственного - в итоге число потерянных заявок резко сократится. Также система напомнит вовремя предложить клиенту дополнительные услуги или связаться с ним для повторной продажи.

7. Сделки завершаются быстрее. Система может ставить задачи на каждом этапе продаж - и менеджер не запутается и всё будет делать вовремя: отправлять коммерческие предложения, перезванивать, выставлять счета.

Что можно автоматизировать?

Автоматизация CRM может касаться самых разных задач - от рассылки смс до формирования документов.

Задача	Как она решается в CRM
Рассылка уведомлений	CRM может автоматически рассылать клиентам уведомления о статусе их заказа, например,
Поддержание актуальности данных	CRM может обновлять данные в карточках объектов, например, поменять статус сделки при достижении определённой суммы.
Помощь менеджерам	CRM подсказывает менеджерам, что нужно сделать на следующем этапе воронки продаж, а также .
Подготовка документов	CRM может по шаблонам в соответствии с заданными требованиями.
Работа с сайтом	CRM автоматически захватывает .
Распределение задач	CRM может автоматически распределять задачи между менеджерами, например, назначить более опытного на сделку с более высокой суммой.

Сценарии автоматизации в CRM

Мы проанализировали опыт автоматизации CRM-системы в 150 компаниях, которые используют , и выбрали для вас топ-15 лучших сценариев. Это 15 способов облегчить свою работу и сэкономить время.

Что интересно, для настройки автоматизации не нужны специальные знания или помощь программиста. Все можно подключить буквально за пару минут.

Источник: giphy.com

База ежедневно пополняется новыми контактами, а заявок не становится больше? Возможно, менеджеры просто не «отрабатывают» новых клиентов.

Настройте систему, чтобы она автоматически открывала заявку при добавлении нового контакта в CRM. Чем всё закончится - переходом в сделку или проигрышем, зависит уже от сотрудника, но забыть про клиента не получится точно!

Настройка сценария

• контакт был создан.

• создать заявку;
• введите название, укажите этап и назначьте ответственного;
• поставьте галочку в чекбоксе «Сделать объект автоматизации объектом заявки», чтобы объектом заявки стал созданный контакт.

Автопостановка задачи при выполнении условия

Теряете много «теплых» лидов из-за того, что сотрудники забывают или не хотят перезванивать им после первого недозвона?

Создайте автоматический сценарий, и система будет создавать новую задачу для менеджера после первого недозвона клиенту: «Перезвонить через 2 часа» Напоминание в системе не даст упустить сделку 🙂

Наполнение сделки продуктами и автоматический расчет стоимости

Менеджеры берут таймаут во время разговора с клиентами, чтобы рассчитать окончательную стоимость сделки? К сожалению, через полчаса заказчик может не взять трубку или уже работать с другой компанией.

Застрахуйтесь от потери клиента, настроив систему таким образом, чтобы она помогала вам быстрее рассчитывать стоимость продуктов и услуг. Например, если вы делаете ремонт, то при разговоре с клиентом выясняете и указываете в карточке сделки: комната 5× 6 метров, потолки - 3 м, стены - кирпич, и программа сама добавляет продукты в сделку (штукатурка и обои в нужном количестве, услуги мастеров), и сразу же выдает вам общую сумму.

Настройка сценария

Создайте формулу, результатом вычисления которой станет необходимое количество продукта (в нашем случае мы вычисляем площадь комнаты, чтобы определить необходимое количество подложки и ламината).

В блоке «Условия» задайте условия:

• сделка была создана;
• воронка равна «Ремонт под ключ».

В блоке «Действия» настройте событие:

• добавить продукт;
• укажите по какому правилу проверять продукты на дубли;
• выберите продукты, которые необходимо прикрепить к сделке;
• в поле «Количество» выберите, какое значения подтянуть (в нашем случае с ламинатом и подложкой это площадь комнаты).

Обратите внимание: вы должны указать способ расчета сделки по сумме продуктов в настройках воронки, чтобы система автоматически посчитала полную сумму сделки.

Повышайте лояльность клиентов

Начисление бонуса или скидки по условию

На вашем сайте есть информация о бонусах или скидках, а менеджеры порой забывают учесть их при расчете стоимости сделки? Вероятность того, что клиент останется недоволен, велика.

Создайте сценарий, по которому система сама рассчитает и применит скидки, чтобы не упустить клиентов и повысить их лояльность!

Настройка сценария

Для начала создадим формулу с расчетным списком: если пользователь выберет «Да» в поле «Рассчитать скидку», то сумма к оплате уменьшится на 5%.

Не пропускайте ничего важного

Фиксация даты события

Менеджеры забывают вовремя продлевать договоры, напоминать клиентам о подошедших сроках техобслуживания или повторного визита к врачу?

WEB-инструменты и BPM-концепции - все эти термины обрушиваются на современных предпринимателей, стремящихся к модернизации своего бизнеса. Непонятные сокращения, неясные иностранные термины… И правда, что это вообще такое - ERP-, BPM-, CRM-системы?

Новинки на пользу широким массам

В последнее время информационные технологии, вычислительные мощности стали важным элементом повседневной жизни. Не обошли они стороной и сферу представляет собой довольно сложный процесс написания такого программного комплекса, который позволит взять под контроль все происходящее внутри компании и по возможности снизить вероятность человеческого фактора совершения ошибок.

Традиционные модели управления предприятиями постепенно становятся пережитком прошлого. Автоматизация бизнес-систем в наши дни - обязательное мероприятие, с которым лучше не тянуть, так как во многом от этого зависит гибкость компании, ее способность выживать на рынке, подстраиваться под меняющиеся условия даже в ситуации жесткой конкуренции.

Общая терминология

Бизнес-процесс - совокупность этапов, позволяющих упорядочить и реализовать стратегию по достижению сформулированных руководителями предприятия целей. Применяя эффективные инструменты автоматизации бизнеса, можно стандартизировать все операции по получению задуманного. Это сделает взаимодействие с клиентами более эффективным, отделы организации будут находиться в постоянном диалоге, а прибыль увеличится. Одновременно с этим клиентура будет довольна, прежние заказчики останутся, так как качество обслуживания будет достаточно высоким, а новые будут приходить в том числе и по рекомендации прежде обслуженных.

Основные цели автоматизации бизнес-процессов - это превращение рабочего процесса в эффективный, результативный, прибыльный способ выживания на рынке товаров и услуг. Разработка систем менеджмента с применением функциональных и удобных решений позволяет управлять всеми протекающими в компании процессами.

Как это работает?

Когда предпринимателю нужно принять решение, стоит понимать, что выбор системы автоматизации бизнеса - задача непростая и очень ответственная. Необходимо по возможности отдавать предпочтение эффективному продукту, специализированному на той сфере, в которой предприятие функционирует. Считается, что удобны в использовании и эффективны в работе варианты, допускающие моделирование всех протекающих внутри организации процессов, вне зависимости от сложности. Если это реализовано на облачных серверах, что дает возможность доступа в режиме онлайн, такая автоматизация бизнес-процесса будет наиболее эффективной.

Визуальные инструменты делают работу с системой более удобной, проще контролировать качество введённой информации, полноту наполнения, а также давать оценку эффективности каждого сотрудника предприятия. Корректные сведения, которые предоставляются руководителю через автоматизацию бизнес-процессов, становятся базой для принятия управленческих решений.

Полезно для всех

Не менее важны технологии автоматизации бизнеса для менеджеров компании, получающих таким образом инструмент, через который в любой момент можно отследить ответственного по задачам, а также всех участников процесса. Одновременно есть возможность рассчитать время, затраченное на выполнение работ. Эта информация необходима для дальнейшего планирования деятельности.

При разработке систем автоматизации бизнеса в продукт обязательно включают автоматическое напоминание, позволяющее контролировать срочные задачи. Сообщения генерируются в заданном программой режиме, можно настроить выдачу сведений о различных событиях, имеющих важность для персонала организации, клиентов. При разработке системы необходимо особенное внимание уделить оформлению - интерфейс должен быть понятным на интуитивном уровне, чтобы сотрудники смогли быстро включаться в работу с ним и не совершать ошибки.

Все для продажников

Одно из основных направлений внедрения системы автоматизации - улучшение работы компаний, специализирующихся на продажах, причем в первую очередь работать в новом продукте предстоит персоналу, ответственному за сделки. Автоматизация позволяет распределить рабочее время и повысить результативность каждого нового дня. Бизнес-процессы, программируемые в системе, разбиваются на отдельные этапы, и менеджер, пользующийся продуктом, всегда может получить справочную информацию, связанную с текущим шагом.

Современные системы содержат инструменты, позволяющие отслеживать все этапы взаимодействия с конкретным клиентом. Это помогает анализировать запросы, на основании чего можно предложить услугу, товар, актуальные для именно этого заказчика. Индивидуальный подход и учет потребностей высоко ценятся в настоящее время. Для анализа эффективности можно прибегнуть к автоматизации расчета воронки продаж. Похожий инструмент будет полезен и при выявлении узких мест в работе предприятия. Известны другие инструменты, помогающие подводить аналитику по бизнес-процессам. Предпринимателю стоит выбрать наиболее удобные с учетом специфики его предприятия и сформулировать задание для программистов, реализующих систему управления.

Управлять с умом

Принято говорить о трех классах систем автоматизации бизнес-процессов: развивающих, поддерживающих, первичных. Градация обусловлена степенью влияния на работу компании, зависимостью результата от корректности применения конкретной системы.

Эффективная автоматизация - это еще и инструментарий, через который можно контролировать лиды, определять потребности клиентуры как потенциальной, так и уже наработанной. Новый лид обязательно должен быть зарегистрирован, отображён в системе, чтобы в дальнейшем менеджер, ответственный за процесс, мог учитывать его в работе и корректировать свои шаги.

Все ради клиента

Основная идея работы любого заинтересованного в успехе предприятия - это удовлетворение нужд клиента, учет его потребностей и вкусов. Безупречность сервиса становится залогом сохранения наработанной аудитории, а обеспечить именно такой уровень обслуживания можно, если внедрить автоматизированную систему контроля за всеми хозяйственными операциями. Это поможет избежать ошибок, спровоцированных человеческим фактором, позволит держать в фокусе внимания все вопросы, сроки и важные аспекты. Мультиканальный сервис по обслуживанию клиентов - это довольно важный инструмент, позволяющий реализовать продуманную и эффективную систему.

Разработка предполагает программирование эталонного процесса, по которому будут строиться все запросы, обращения. При анализе поступившей информации можно использовать одно окно для обработки максимального объема данных. Используя удобную систему, операторы смогут вызывать договоры, связанные с клиентом, просматривать его историю, отслеживать сроки, контролировать наличие обратной связи и тратить на все эти операции минимум времени и усилий.

Документационное сопровождение

Иногда кажется, что документирование каждой операции - занятие скучное, нудное, отнимающее прорву времени и совершенно бесполезное. Разработчики современных инструментов для автоматизации предприятий учли такое общераспространённое мнение, поэтому у бизнесмена есть большой выбор программных продуктов, помогающих оптимизировать процесс документационного обеспечения.

Все официальные бумаги всегда есть под рукой в электронном виде, они структурированы и упорядочены, а специальные запрограммированные инструменты контролируют исполнение сроков. Можно отслеживать корреспонденцию, бухгалтерскую документацию, договоры, заключённые с клиентами и поставщиками. Многие продукты также содержат встроенные шаблоны, применение которых упрощает формирование новых документов. При заказе автоматизированной системы для предприятия бизнесмен предоставляет программистам такой базовый шаблон, который вносится в память.

Зачем это нужно?

Применяя автоматизированную систему, можно быстро и эффективно находить нужный документ среди общего объема информации. Многие программы допускают прикрепление сканированных копий, что также удобно и дает доступ к печатной форме вне зависимости от того, где находится человек, нуждающийся в документе.

Консолидация документов в электронном хранилище помогает держать контроль над данными и не сомневаться - ничто не потеряется. Удобство и быстрота поиска делают рабочий процесс более оперативным, а значит, эффективным. При расширении прав доступа можно работать с выбранным документом группой, что помогает справляться со сложными задачами, требующими коллективного решения. Если на предприятии часто ведется работа над коммерческими документами, необходимо выбрать такую систему автоматизации, которая включает возможности визирования. Это сделает более быстрым и эффективным этап согласования документации.

Смотреть в будущее

Период кризиса вынуждает предприятия прибегать к наиболее эффективным и мощным инструментам, в противном случае выжить на рынке просто невозможно. Комплексная автоматизация - это такой современный подход, благодаря которому издержки уменьшаются, результат работы становится более существенным, финансовая составляющая гораздо выгоднее у предприятия, нежели до применения автоматизированных решений.

Разработка системы - ответственная задача, предполагающая сначала выявление всех бизнес-процессов организации, определение их последовательности, градацию важности и сложности. Применение такого подхода позволяет объединить всех участников процесса, добиться взаимопонимания как внутри компании, так и при общении с клиентом. Работая над созданием автоматизированной системы, необходимо уделить внимание как основным процессам в работе организации, так и вспомогательным, поддерживающим инфраструктуру. Необходимо помнить, что именно бизнес-процессы становятся базой для планирования активности предприятия, развития персонала и улучшения результатов деятельности.