Российское законодательство постоянно меняется, а происходит это из-за того, что власти страны и чиновники снова и снова придумывают новые законы, которые затем, после этого, вступают в силу и начинают действовать по всей стране. Сегодня, 8 декабря 2019 года, стало известно о том, что на российской территории решили отменить трудовые книжки в привычном всем виде. Сейчас этот документ, как считает правительство РФ, уже себя изжил. В теории, он предназначен для того, чтобы работодатели делали в такой книжке записи о том, что какие-то люди у них работают, но на практике происходит это далеко не всегда. Считанные часы назад стало известно о том, что Госдума РФ в окончательном третьем чтении приняла новый закон, согласно которому все записи о трудовом стаже граждан населения будут храниться в электронном виде на специальный правительственных серверах, отвечает за работу которых конечно же «Ростелеком».

Согласно новому закону, который уже приняли, с 1 января 2020 года на российской территории появятся электронные трудовые книжки, а до 30 июня 2020 года все российские компании и ИП должны будут предупредить своих работников о том, что они переходят на цифровой формат таких. Впрочем, за сотрудниками закрепили право самостоятельно решить, какой книжкой пользоваться – электронной или же традиционной бумажной. Тем не менее, с последним вариантом все не так просто, потому что уже с 1 января 2021 года работодатели перестанут нести ответственность за хранение таких книжек, в связи с чем с этого самого дня такие начнут храниться исключительно у их владельцев. Более того, с этого же самого момента все сотрудники смогут получать только электронные книжки, тогда как бумажные, в том числе в случае утери, получить уже не получится никоим образом.

Получается, что с 2021 года на российской территории уже не будет никаких трудовых книжек, а все данные о стаже работы будет храниться в электронном виде, куда будут обязаны вносить информацию российские компании. За правильностью внесения всех данных в такие книжки будет следить ПФР, то есть работникам каких-либо компаний или же организаций так и вовсе не придется прилагать никаких усилий, потому что данный процесс будет происходить без их участия. Все, что нужно – официальный договор об устройстве на работу. В случае, если работодатель заполнит какие-то данные неверно, сделав это случайно или умышленно, его заставят под угрозой санкций все исправить, сделав это в сжатые сроки. Отмечается, что новый закон затрагивает по меньшей мере интересы 60 млн россиян, а также 8,4 млн компаний и индивидуальных предпринимателей (ИП).

Новый закон распространяется на всю Россию без каких-либо исключений, поэтому даже в небольших населенных пунктах физических бумажных книжек о трудоустройстве, в которых можно посмотреть историю работы, не будет. Данный новый законопроект создавался с учетом интересов бизнеса, который уже много лет просил власти страны отказаться от традиционных средств хранения такого рода данных, потому что они являются низкоэффективными по современным меркам. Как к такому новшеству отнесутся россияне – покажет время, но, наверное, все от него будут только в плюсе, ведь иметь трудовую книжку станет не нужно, а чем меньше документов, тем проще жить.

Много споров и тревог вызвали недавние предложения отменить трудовые книжки. Как теперь учитывать стаж, отображать карьерные взлёты и многое-многое другое. Развеять самые распространённые страхи и сомнения мы попросили специалиста по трудовому праву Елену Герасимову.

Здравствуйте, Елена.

Здравствуйте.

Возможно, уже в следующем году отменят трудовые книжки, но пока это инициатива. Давайте, для начала поговорим, с чем это связано и в чем основные плюсы и минусы?

На самом деле даже не в следующем году, а через более протяженное время. То есть предполагается, что будет такой некий переходный период, когда трудовые книжки будут вестись необязательно, а в дальнейшем, где-то через 12-15 лет произойдет уже окончательно, к 2025 примерно, окончательная отмена трудовых книжек. А в промежуточный период книжки будут вестись по желанию работника. На сегодняшний момент возникает много технических вопросов, например, в которых трудовая книжка мешает или по крайней мере с ней очень неудобно вести трудовые отношения. Например, иногда бывает ситуация, что работодатель, зная, что трудовая книжка обязательна, угрожает работнику, манипулирует работником, требуя от него чего-либо, угрожает, что, а я внесу тебе в трудовую книжку плохую запись об увольнении по статье, как это у нас называется, то есть об увольнении по виновному основанию. Вот с исчезновением трудовой книжки, например, такая возможность пропадет.

А что будет вместо трудовой книжки?

Как говорит Министерство здравоохранения, в течение нескольких лет велась работа по разработке единой электронной системы, которая позволила бы объединить данные воедино: и Пенсионного фонда, и Фонда социального страхования, и данные, насколько я понимаю, Государственной налоговой инспекции, в которой как раз есть информация о размере заработной платы. И вот это вот объединение в единую базу данных позволит решать те вопросы, для которых нужна была трудовая книжка.

Предположим, такая ситуация. Работодатель, как часто бывает, канул в лету, и человек, который на него работал, никак не может доказать этот факт. Что ему делать?

Если вопрос о том, как доказывать трудовые отношения, встанет уже после отмены трудовой книжки, на самом деле для человека ничего не изменится, Потому что точно так же сохраняется обязанность и сохранится навсегда и, надеюсь, в Трудовом кодексе, обязанность заключать трудовой договор с работником в двух экземплярах, один из которых должен передаваться работнику, и оформлять другие документы о работе: приказ о приеме на работу, все приказы, которые фиксируют изменения статуса работника, приказ об увольнении.

А как без трудовых книжек будут оплачивать больничные листы, начислять пенсии, рассчитывать всевозможные надбавки и так далее?

Если с пенсий вроде бы на сегодняшний момент можно и при ныне действующей системе, электронной системе, при ныне действующей системе персонифицированного пенсионного учета рассчитать размер пенсий, то с пособиями на сегодняшний день ситуация сложнее. Пока эти пособия выплачивает работодатель. Вот, если будет произведен переход к этой единой электронной системе, в которую будет стекаться информация из всех государственных фондов, которые ведут учет и получают отчеты от работодателей, если эта информация будет аккумулироваться в одном месте, тогда Фонд социального страхования сможет перейти к тому, чтобы рассчитывать вот эти пособия самостоятельно.

В трудовую книжку так же вносятся сведения о награждениях, званиях, например "Ветеран труда". Что будет с этой информацией?

Придется просто подтверждать это документами первичными то,что называется, да. То есть, если это, скажем, какое-то премирование или объявление благодарности, то приказом об объявлении благодарности по месту работы, о присвоении различных званий тоже соответствующими документами. Другое дело - нужно будет всю свою жизнь собирать вот эти вот приказы достаточно тщательно, трудовые договоры, приказы обо всем. Обо всем, обо всем, она представляется достаточно тяжелой задачей. И главная рекомендация - хранить свою трудовую книжку всегда даже после того, как они будут отменены, там станут необязательными в течение еще какого-то достаточно продолжительного времени в самых непредвиденных ситуациях, как мне кажется, трудовая книжка еще может пригодиться.

В настоящее время в соответствии с трудовым законодательством РФ трудовая книжка является основным документом, подтверждающим трудовую деятельность и стаж работника. Во всех организациях трудовые книжки ведутся на всех работников, работающих свыше 5 дней.

Что нужно знать о трудовой книжке

Трудовая книжка прошла сложный исторический путь.

Впервые трудовые книжки были введены в 1918 году КЗоТом РСФСР , в котором в ст. 80 указывалось, что каждый трудящийся обязан иметь трудовую книжку, при этом к указанной статье имелось приложение, регламентирующее прядок ведения трудовых книжек.

20.04.2016 в Государственную думу был внесен проект Федерального закона N 1050405-6 «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части особенностей регулирования труда лиц, работающих у работодателей - субъектов малого предпринимательства, которые отнесены к микропредприятиям».

В соответствии с данным законопроектом в ТК РФ вносится новая глава 48.1 «Особенности регулирования труда лиц, работающих у работодателей - субъектов малого предпринимательства, которые отнесены к микропредприятиям».

На стадии обсуждения законопроекта рассматривалось 5 редакций проекта вносимой главы 48.1: редакция № 1 от 09.10.2015, редакция № 2 от 20.04.2016, редакция № 3 от 13.05.2016, редакция № 4 от 14.06.2016, редакция № 5 от 22.06.2016.

Между собой они имели существенные отличия. Прежде всего в редакциях № 1 и 2 предусматривалось, что по соглашению сторон трудового договора работодателями — субъектами малого предпринимательства, которые отнесены к микропредприятиям, сведения о работе могли не вноситься в трудовую книжку работника, а при заключении трудового договора впервые трудовая книжка работнику могла не оформляться. В этих случаях в трудовой договор производилась бы запись о дате и основании прекращения трудового договора. Однако в последующих редакциях № 3, 4, 5 указанное положение отсутствовало.

Возможна ли отмена трудовых книжек в России в 2017 году?

03.07.2016 был принят Федеральный закон № 348-ФЗ «О внесении изменения в Трудовой кодекс Российской Федерации в части особенностей регулирования труда лиц, работающих у работодателей - субъектов малого предпринимательства, которые отнесены к микропредприятиям», который вступает в законную силу с 01.01.2017.

В нововведенной главе 48.1 Трудового кодекса РФ положений, устанавливающих иной порядок ведения трудовых книжек для субъектов малого предпринимательства, не имеется, трудовые книжки должны вестись на всех работников.

То есть для всех работодателей предусмотрен общий порядок ведения трудовых книжек на всех работников, работающих свыше 5 дней, кроме работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями.

Поэтому трудовые книжки в России в 2017 году отменены не будут.

До 17 февраля 2020 года все компании должны подать первые отчеты о своих работниках в рамках отмены бумажных трудовых книжек и перехода на сдачу отчетности в Пенсионный фонд РФ в электронном виде. Как правильно это сделать, поясняет известный российский эксперт по трудовому праву Валентина Митрофанова.

На днях Пенсионный фонд России утвердил форму, порядок заполнения и электронный формат отчета о трудовой деятельности работников взамен уходящих в небытие бумажных трудовых книжек. Использовать форму, которая называется СЗВ-ТД, придется уже с 17 февраля.

Валентина Митрофанова

Учредитель и руководитель группы компаний IPK Group (Институт профессионального кадровика, IPK Consulting). Более 20 лет стажа. Практикующий консультант в области кадрового делопроизводства и трудового законодательства, ведущий российский бизнес-тренер. Имеет два высших профессиональных образования - экономическое и юридическое. Кандидат экономических наук. Большой опыт участия в инспекционных проверках, проводимых инспекцией по труду, ФСС, Пенсионным фондом, налоговой инспекцией и др. Опыт судебной практики по вопросам трудовых конфликтов как со стороны работодателя, так и со стороны работников.

Напомню об основных шагах, которые кадровики должны предпринять в 2020 году в связи с переходом от бумажной трудовой книжки к сдаче отчетности по трудовой деятельности работников в электронном виде. Новый ФЗ-439, так называемый закон об отмене трудовых книжек, вступил в силу 1 января 2020 года. В нем дана дорожная карта, которая описывает, что должны сделать кадровики в рамках этого закона.

В первую очередь необходимо пересмотреть локальные нормативные акты. У многих это правила внутреннего распорядка, в которых обычно указывается, какие документы работник предъявляет при приеме на работу, какие документы работодатель ему выдает при прекращении трудовых отношений, положение о внутренней службе, должностные инструкции для тех, кто работает с трудовыми книжками, и т.д. Но, возможно, есть и другие локальные нормативные акты. Так вот в них необходимо внести правки.

То есть все те локальные нормативные акты, в которых упоминается порядок работы с трудовой книжкой, нужно пересмотреть и скорректировать. Если у вас в нормативных актах упоминается трудовая книжка, то везде необходимо будет внести техническую правку наподобие той, которая используется в официальных документах: там, где раньше было написано трудовая книжка, теперь должно быть написано либо «и», либо «или» - это важно - сведения, подтверждающие трудовую деятельность согласно ст. 66.1 ТК. Если ваши нормативные локальные акты не нуждаются в такой корректировке, то я рекомендую документально это зафиксировать в виде служебной записки либо в виде акта для проверяющих комиссий.

Следующий шаг - обеспечить техническую готовность компании для передачи отчетности в Пенсионный фонд о стаже работников в электронном виде. На сайте ПФ размещены требования, которые необходимо будет соблюдать для технического обеспечения. Думаю, проблем у компаний, которые уже работают с электронной отчетностью, не должно возникнуть.

Одна из основных обязанностей, которая установлена в этом году для работодателя, - это выдача работникам уведомлений. При этом речь идет не о коллективном уведомлении, а о персональном. То есть каждый сотрудник компании должен получить от отдела кадров уведомление до 30 июня 2020 года.

Важный момент этого уведомления - содержание. Необходимо не просто сообщить, что до конца года работник должен определиться, хочет ли он, чтобы работодатель вел его трудовую книжку в бумажном варианте или достаточно того, чтобы компания подавала сведения о его трудовом стаже в электронном виде, нужно, согласно закону, известить работников обо всех изменениях, которые происходят в законодательстве и связаны с отменой бумажных трудовых книжек. То есть это уведомление должно быть информативным, чтобы люди понимали, что происходит с системой, как она будет работать, как они будут теперь подтверждать свой стаж, что будет, когда работник откажется от ведения бумажной версии. Закон это требует для того, чтобы работник мог принять обдуманное решение в части ведения или неведения бумажной трудовой книжки. Мы все понимаем, что для людей это ситуация определенного дискомфорта.

Страна с трудовой книжкой прожила более 100 лет, первые появились в 1918 году. Это до сих пор было основным документом, который подтверждает трудовой стаж, льготный стаж, право на пенсию. Переживать сейчас отмену - это довольно серьезное событие для многих людей в стране, поэтому кадровики должны снять эти страхи, разъяснить ситуацию в этом самом уведомлении. Срок для этого установлен вполне щадящий, никто не запрещает начать выдавать уведомления уже сегодня, не ждать конца июня. Я бы рекомендовала начинать делать это уже сейчас просто потому, что эта тема будет появляться в СМИ и люди все равно будут приходить к кадровикам с вопросами, что происходит, спрашивать совета.

Надо ли регистрировать выдачу таких уведомлений, остается на усмотрение компании и зависит от того, какая система документооборота и регистрации уже действует в компании. Если вы считаете, что будете защищать свои интересы тем, что выдадите два уведомления - оба под роспись сотрудника и одно оставляете себе, - можно и так.

Обратите внимание, что в уведомлении мы пишем не только о том, что поменялось законодательство, но самое главное - мы говорим работнику, что он должен сделать выбор: либо отказаться от ведения бумажной трудовой книжки, либо уведомить отдел кадров, чтобы он продолжал вести трудовую книжку в бумажном виде. При этом закон сформулирован так, что работник не делает выбор в пользу бумажной трудовой книжки или электронной подачи данных в Пенсионный фонд. В электронном виде подавать данные будут на каждого вне зависимости от того, ведется ли бумажная версия трудовой книжки. То есть выбор у работника только в том, продолжать ли вести трудовую книжку в бумажном виде или отдел кадров может вернуть ее ему.

Что касается технических моментов. Обязательно расскажите людям, как они должны подать заявление о своем выборе, кто в компании ответственен за его принятие. Для упрощения я бы даже посоветовала сделать формы таких заявлений, потому что люди все равно будут приходить и спрашивать, как это делать. Главное, чтобы работники понимали порядок, куда нести заявление, кому отдавать, чтобы процедурный вопрос был решен.

Работник имеет право подать такое заявление до конца года, причем по закону до 31 декабря 2020 года включительно. При этом не только человек, который хочет отказаться от трудовой книжки, но и тот, который хочет, чтобы ее продолжали вести, должны написать такие заявления. Отделу кадров не обязательно собирать со всех заявления до 31 декабря. Закон говорит, что если до этого срока работник заявление не подал, то отдел кадров продолжает вести бумажную версию трудовой книжки. То есть это такой выбор по умолчанию.

Получая заявление от работника об отказе от бумажной трудовой книжки или ее оставлении, отделу кадров лучше его регистрировать, потому что информацию о выборе нужно будет предоставлять в ПФ, она будет фиксироваться в электронной трудовой книжке человека.

Если работник отказывается от бумажной трудовой книжки, то отдел кадров выдает ему ее. Здесь возникает некоторая спорность, когда выдавать, если заявление написано, например, в феврале 2020 года, а по закону он может подать его до 31 декабря. То есть выдать сразу или подождать конца года? Ответа в законе нет, но я не вижу в этом большой проблемы. Если работник написал, что больше не надо вести бумажную версию, то у него обратного пути не будет. То есть человек, который выбрал вести бумажную версию, может в любой момент отказаться от нее, а если человек отказался от бумажной, то обратно все вернуть у него права нет.

Инициаторы проекта считали, что к 2021 году более 80% работников откажутся от бумажной трудовой книжки, я пессимист и склоняюсь к тому, что, напротив, 80% выберут именно бумажную версию в силу и привычки, и страха перед цифровыми технологиями, если что - ты лишаешься подтверждающего твой трудовой стаж документа.

С 1 января 2021 года для людей, которых принимают на работу, новые бумажные трудовые книжки выдаваться не будут. Но останется институт оформления вкладышей в трудовые книжки, поэтому не торопитесь их выбрасывать. Мы все еще выдаем дубликаты трудовых книжек, если произошла потеря, не можем отказаться от журнала ведения учета трудовых книжек, потому что, даже если у вас все в компании откажутся от них, может так статься, что в следующем году к вам придет на работу человек с бумажной трудовой книжкой.

Работнику, которому мы выдаем трудовую книжку, вносится запись о том, что он подал заявление. Надеюсь, что Минтруд даст форму или разъяснение, как это нужно делать, но даже если не даст, то я рекомендую действовать в том же порядке, как вы закрываете трудовую книжку при увольнении.

Также кадровики ждут утвержденную Минтруда форму справки, которую компания должна будет выдавать работнику при увольнении. Проект есть, но требуется его утверждение.

Кроме того, в этом году начинается отработка алгоритма подачи сведений в ПФ о трудовом стаже работников в электронном виде. По сути, мы вносим в информационную базу ПФР сведения о наших работниках. Так, в 2020 году до 15-го числа каждого месяца мы будем подавать информацию только по тем работникам, по которым за предыдущий месяц произошли какие-то изменения.

Поясню, как говорится, на пальцах: январь 2020 года, компания, где работают 100 человек, приняла на работу Иванова, уволила Петрова и перевела на другую работу Сидорова. Первые сроки подачи сведений - до 15 февраля, но так как там выходные, то срок сдвигается на 17 февраля. Мы подаем сведения только на трех работников. Но подаем специфически. На Иванова мы подаем сведения только о приеме. По Петрову подаем все сведения о том, что с ним было в нашей организации, пока он в ней работал: то есть когда был принят, какие у него были переводы, в том числе и сведения, что в январе 2020 года он был уволен. По Сидорову - так же как и по уволенному, все сведения, начиная с приема на работу. Также мы будем в этой отчетности указывать о поданных работником заявлениях, в том числе о том, оставил ли он ведение бумажной трудовой книжки или отказался от нее.

Таким образом, в 2020 году, подавая каждый месяц сведения, в базу будет занесено большинство сотрудников. Тем не менее если вдруг за 2020 год какие-то из ваших работников не войдут ни в один из ежемесячных отчетов, то подать о них сведения - когда они были приняты на работу, какие были переводы и т.п. - нужно будет до 15 февраля 2021 года. И я бы советовала установить контроль за тем, была ли передана информация по каждому работнику в ПФ или нет, чтобы понимать, о ком еще нужно будет сообщить до 15 февраля 2021 года.

Самое интересное начнется в 2021 году. Отдел кадров будет продолжать подавать отчеты ежемесячно до 15-го числа, но в них будет фигурировать только информация о переводах и поданных заявлениях, а вот информация о приемах и увольнениях нужно будет подавать в режиме онлайн, то есть на следующий день после того, как документально оформлены прием на работу или увольнение. Занятно, что этот проект проходит под эгидой упрощения кадровой работы, а по факту только в этом году объем работы увеличится на 5-7% в связи с новой формой отчетности, уведомлениями, заявлениями, а в 2021 году - на 10-12%, потому что в режиме онлайн будут подаваться сведения о приемах, ежемесячно о переводах, будет продолжаться история с ведением трудовых книжек для тех, кто их оставит. К этому нужно быть готовыми.

Еще в двух словах опишу логику работы новой системы. Есть единая информационная база, которую будет вести ПФР. Туда будет стекаться информация от работодателей о приемах, переводах, увольнениях, о присвоенных разрядах. Каким образом при новом трудоустройстве работник, который не ведет бумажную трудовую книжку, может подтвердить свой стаж? Ему нужно будет взять справку (ст. 66.1 ТК) в любом из трех органов, которые используют данные базы ПФР: в самом ПФР, в любом МФЦ, на сайте госуслуг. Разница только в форме справки: в МФЦ это будет бумажная справка с печатью, в ПФ справка может быть и бумажной, и электронной, на сайте госуслуг - только электронная.

Есть еще один вопрос, на который очень хочется получить ответ, но его пока нет. Откуда в единой базе ПФ возьмутся сведения о предыдущем стаже работника? Как туда попадут сведения о его текущем стаже, понятно, нынешний работодатель эти сведения туда внесет. А кто внесет предыдущие? Надеемся, что в этом году мы получим разъяснения по этому вопросу от ПФР.

Минтруд на своем сайте сообщил год, когда бумажные трудовые книжки перестанут действовать. Проект закона об отмене трудовых книжек уже готов.

Отмена бумажных трудовых книжек

Как отметил Минтруд, работодатели должны в обязательном порядке использовать трудовые книжки до 2027 года.

С 2027 года в России будут введены электронные трудовые книжки. Такой законопроект замминистра Любовь Ельцова представила на заседании рабочей группы Российской трехсторонней комиссии по регулирования социально-трудовых отношений.

С 2020 года работодатели параллельно с ведением бумажных трудовых книжек будут в режиме онлайн передавать данные о трудовой деятельности граждан в ПФР.

C 1 июля 2018 года - новые правила по трудовым книжкам

С1 июля кадры и бухгалтерия должны оформлять документы по новому ГОСТ Р 7.0.97-2016. Изменения касаются заверения трудовых книжек, а также копии всех внутренних документов компании.

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 вводит с 1 июля 2018 года два варианта, как заверять копии. Они зависят от того, как вы используете копии - для внутреннего пользования или отдаете в другую организацию.

Если вы делаете копии внутри компании, напишите: «Верно», должность лица, который ее заверяет, его подпись с расшифровкой и дату заверения.

Дополнительно к заверительной надписи укажите, где хранится оригинал документа: «Подлинник трудовой книжки находится в ООО “Весна” в деле № __ за ___ год». Новый ГОСТ требует заверять печатью копии, которые вы отдаете на сторону (п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016). Но если компания отказалась от печати, то поставить штамп невозможно. Вероятно, Росстандарт к 2018 году учтет эти недостатки и доработает ГОСТ.